Koppeling met de boekhouder

Eén van de uitgesproken voordelen om te werken met facturatiesoftware is dat het eenvoudig is om je documenten te delen met je boekhouder. onFact heeft een specifieke website opgezet voor boekhouders. Hier vinden zij alle informatie omtrent de mogelijke koppelingen of boekhoudpakketten die kunnen geactiveerd worden. Er zijn namelijk verschillende manieren om documenten uit onFact (bv. facturen) digitaal aan je boekhouder te bezorgen:

• Rechtstreekse koppeling met een aanleverplatform of boekhoudpakket

• Aanleveren van je bestanden in UBL-formaat

• Je boekhouder rechtstreeks gratis toegang geven tot je onFact-omgeving

Koppeling met een aanleverplatform of boekhoudpakket

In onFact zijn er koppelingen mogelijk met onderstaande platformen of pakketten:

BaseconeExactOnlineSnelStartTwinfieldVenice / Unit4YukiZenvoices

We zijn constant in ontwikkeling: nieuwe koppelingen worden continu toegevoegd. Staat jouw pakket hier niet tussen? Contacteer [e-mail].

Aanleveren van bestanden in UBL-formaat

UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door een computer snel kan verwerkt worden. Een boekhoudprogramma kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je factuur) verwerken.

Als je je facturen vanuit onFact exporteert in UBL-formaat, kan je deze aan je boekhouder doorsturen. Hij kan ze dan eenvoudig inlezen in zijn programma.

Stap 1. Facturen, aankopen of creditnota's exporteren in UBL

1. Om te exporteren ga je in het overzicht van de facturen, aankopen of creditnota's rechtsboven naar de gele knop 'Filters'.

   1. Duid de gewenste periode aan, bv. 'vorig kwartaal'.

   2. Zorg dat alle statussen aangevinkt staan, zowel 'Concept', 'Verzonden' als 'Betaald', om er zeker van te zijn dat alle facturen geëxporteerd worden.

   3. Kies links bij 'Verwerkt in de boekhouding' voor 'Neen'.

   4. Klik op 'Filter toepassen'.

2. Je komt nu terug in het overzicht van je documenten. Maak een selectie van documenten door:

   1. Niets te selecteren: alle documenten in de tabel zullen worden opgenomen in de export.

   2. Een selectie te maken van een deel van de documenten.

   3. Via de knop bovenaan alles te selecteren, ook dan zullen alle documenten opgenomen worden in de export.

3. Klik rechtsboven op de blauwe knop 'Acties'.

4. Je kiest er voor de 'Export naar UBL voor boekhoudsoftware (SimplerInvoicing)'. Deze export zal ook resulteren in een ZIP-map.

5. Als je de map uitpakt, bevat deze alle geselecteerde facturen als afzonderlijke UBL-bestanden in xml-formaat. Deze kunnen door een boekhoudpakket ingelezen en verwerkt worden.

Stap 2. Aanduiden dat documenten verwerkt zijn in de boekhouding

Als je een selectie documenten aanduidt en deze via de blauw knop 'Acties' rechtsboven wil exporteren naar UBL, zal er een mededeling verschijnen: "Wil u xx documenten markeren als verwerkt in de boekhouding?".

Klik je op 'Ja', dan zal onFact onthouden dat je deze documenten al hebt geëxporteerd om aan de boekhouder te bezorgen.

Ga je nu volgende maal filteren op je documenten, dan kan je kiezen om enkel de documenten te tonen die nog niet verwerkt zijn in de boekhouding. Op die manier vermijd je dat je documenten gaat verzenden die reeds in de boekhouding zitten.

Stap 3. UBL-bestanden downloaden

Terwijl je de documenten markeert als 'verwerkt in de boekhouding', is de export aan het voorbereiden. Klik nogmaals op de blauwe knop 'Acties' en kies voor 'Downloaden'. Dan wordt het volledige exportbestand gedownload.

Waar je de gedownloade bestanden kan vinden is afhankelijk van webbrowser tot webbrowser. Bij Google Chrome is dit bijvoorbeeld onderaan in de balk. Dat bestand staat dan lokaal op de computer. Standaard wordt dit bestand opgeslagen in de downloads-map, maar deze locatie kan wel aangepast worden in de instellingen van de webbrowser, dus het is wel mogelijk dat jij hiervoor een andere locatie bepaald hebt.

Als je de map uitpakt, bevat deze alle geselecteerde facturen als afzonderlijke UBL-bestanden in xml-formaat. Deze kunnen door een boekhoudpakket ingelezen en verwerkt worden.

Toegang via gratis boekhoudersaccount

Je kan je boekhouder ook rechtstreeks toegang geven tot jouw onFact-omgeving; helemaal gratis! Op die manier kan jouw dossierbeheerder zelf de nodige facturen ophalen bij de kwartaalafsluiting, of je openstaande betalingen bekijken.

Om toegang te krijgen tot jouw onFact-dossier, zorg je ervoor:

1. dat je boekhouder een gratis account aanmaakt in onFact. Dit kan door aan te melden op de onFact website voor boekhouders en daar een account aan te maken.

2. dat jij toegang verleent aan je boekhouder om jouw dossier aan zijn kantoor te koppelen (lees hier hoe je dit doet) .

Meer informatie? Vraag je boekhouder om met ons contact op te nemen via [e-mail]. We bekijken samen welk type toegang je wil geven.