Gegevens importeren
Het is mogelijk om in onFact lijsten van klanten, producten en leveranciers op te laden. Uploaden gaat eenvoudig via een csv-bestand.
Een CSV-bestand (Comma Separated Values, door komma's gescheiden waarden) is een speciaal bestandstype dat je in een spreadsheetprogramma zoals Excel kan aanmaken of bewerken. Je kan je Excelbestand eenvoudig 'Opslaan als ... .csv' om er een csv-bestand van te maken. De waarden in een csv-bestand kunnen gescheiden worden door komma (,) of puntkomma (;).
De werkwijze voor klanten en leveranciers is gelijkaardig. In deze sectie zal er enkel over 'klanten' gesproken worden, maar de stappen gelden ook voor 'leveranciers'.
Voorbeeld basis klantenlijst in Excel:
Bevat jouw klantenlijst bv. een kolom 'Naam' en 'Voornaam', dan moet je deze samenvoegen in je .csv-bestand vooraleer te importeren in onFact.
Om je csv-bestand op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.
- 1.Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
- 2.Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
- 3.Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Je komt nu terecht bij de eerste importstap.
- 1.Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'
- 2.Duid aan om welk type gegevens het gaat: Klanten of Leveranciers
- 3.Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
- 4.Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet
- 5.Klik 'Volgende'
Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.
Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Naam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 0: Naam' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Naam'. Voor het veld 'Postcode' duid je 'Kolom 3: Postcode' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.
Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:
Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel klanten er zijn aangemaakt of geüpdatet.
De werkwijze voor het importeren van producten is gelijkaardig aan deze van klanten.
Voorbeeld basis productenlijst in Excel:
Om je csv-bestand op te laden in onFact, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.
- 1.Kies daar 'Instellingen bedrijf'.
- 2.Ga naar de tab 'Gegevens importeren'.
- 3.Klik op de groene knop 'Gegevens importeren'.
Je komt nu terecht bij de eerste importstap.
- 1.Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'
- 2.Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten
- 3.Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in
- 4.Geef eventueel een naam aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven (zie verder)
- 5.Duid aan wel scheidingsteken er is gebruikt voor decimalen (bv. aankooprijs = 74,50 euro)
- 6.Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet
- 7.Klik 'Volgende'
Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.
Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Basisnaam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 1: Omschrijving' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Basisnaam'. Voor het veld 'Aankoopprijs' duid je 'Kolom 5: Aankoopprijs' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.
Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:
Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel producten er zijn aangemaakt of geüpdatet.
Het is in onFact ook mogelijk om bestaande klanten of bestaande producten te updaten via de importfunctionaliteit. Om te weten welke werkwijze je volgt, moet je weten of je bij je initiële import een 'Uniek extern ID' importeerde, of niet.
Dit is het geval in het voorbeeld van de productenlijst. In onderstaande lijst heeft de klant zelf een productnummer toegekend ('SC00..').
Bij de import van dit bestand werd de kolom 'Productnummer' gekoppeld aan het onFact-veld 'Volgnummer' maar ook aan onFact-veld 'Uniek extern ID'. Deze producten zullen daardoor geen standaard onFact-nummering krijgen, maar volgen de opmaak 'SC00 ...' zoals aangeleverd.
Als dit csv-bestand nu bijgewerkt wordt en opnieuw geïmporteerd wordt in onFact, zal het 'Uniek extern ID' herkend worden. Informatie die gewijzigd is, zal overschreven worden voor het product dat gelinkt is aan dit ID.
Dit is het geval in het voorbeeld van de klantenlijst. In onderstaande lijst heeft de klant zelf geen klantnummer toegekend.
Bij de import van dit bestand zal onFact dus zélf een automatisch klantnummer toekennen. Als je dit csv-bestand zou updaten, weet onFact niet aan welke klant welke lijn gekoppeld is. Vooraleer je dus een nieuw csv-bestand kan uploaden, moet je eerst je gegevens uit onFact exporteren, inclusief het veld 'Uniek extern ID'. Hoe je je gegevens exporteert, lees je hier.
Dit geëxporteerde csv-bestand kan je aanpassen/updaten, om nadien opnieuw te importeren in onFact. Als dit csv-bestand nu bijgewerkt wordt en opnieuw geïmporteerd wordt in onFact, zal het 'Uniek extern ID' herkend worden. Informatie die gewijzigd is, zal overschreven worden voor de klant die gelinkt is aan dit ID.
Indien je gebruik maakt van de uitbreiding 'Anderstalige klanten' zal onFact je de mogelijkheid geven om bij import vertalingen van velden mee op te nemen. Voorbeelden: een productomschrijving in NL, FR en EN, een bijkomende omschrijving in NL en IT, ... Een meertalige éénmalige import vermijdt veel manueel vertaalwerk.
Je voorziet dan in het aan te leveren csv-bestand bv. extra kolommen met de betreffende vertaling:
Een import van producten zal automatisch een nieuwe productgroep aanmaken, met daarin de producten die je hebt geïmporteerd. Dan kan er zo uitzien:
De naam van deze productgroep kan je aanpassen:
- bij het importproces: wanneer er bij de eerste stap van de import gevraagd wordt naar een naam voor deze import, wordt standaard de importdatum ingevoerd. Je kan deze echter ook wijzigen naar de naam van je productgroep, bv. 'Onderdelen'.
- door 'Bekijken' te klikken en nadien in het overzichtvenster van je productgroep via 'Bewerken' de naam van de Productgroep aan te passen.
Wil je een import maken van producten die tot nieuwe of bestaande productgroepen behoren, dan voorzien je in je csv-bestand een kolom met als naam 'Productgroep'. Als waardes kan je:
- de naam gebruiken van een reeds bestaande productgroep, bv. 'Toestellen'. onFact zal dan die bepaalde producten bij de import toevoegen aan de bestaande productgroep 'Toestellen'.
- een nieuwe naam van een productgroep invoeren, bv. 'Onderdelen'. onFact zal bij import de producten die in je csv-bestand tot die productgroep behoren, aanmaken en onderbrengen in de nieuwe productgroep 'Onderdelen'.
Als je de applicatie 'Leeggoed' hebt geactiveerd, kan je in je te importeren csv-bestand ook een kolom opnemen met de leeggoedprijzen per product. Lees hier meer over leeggoed in onFact.
Als je de applicatie 'Stockbeheer' hebt geactiveerd, kan je in je te importeren csv-bestand ook een kolom opnemen met de stockaantallen per product. Lees hier meer over stockbeheer in onFact.
Als je de applicatie 'Staffelprijzen' hebt geactiveerd en de nodige staffels hebt aangemaakt, kan je in je te importeren csv-bestand ook een kolom opnemen met de staffelprijzen. Lees hier meer over staffelprijzen in onFact.