Gebruikers

Een onFact-account wordt gecreëerd op niveau van de onderneming en kan meerdere gebruikers omvatten (inbegrepen in de prijs van het abonnement). Er wordt een onderscheid gemaakt tussen gebruikers binnen de organisatie en externen die je toegang geeft tot je onFact-omgeving.

Gebruikers binnen je organisatie

Alvast één gebruiker zal sowieso aangeduid zijn; degene die zijn of haar gegevens heeft ingevoerd bij het aanmaken van de onFact-account.

Stel dat je bent ingelogd in onFact met deze account, dan zal je zien dat je in het venster 'Gebruikers' niet de mogelijkheden krijgt om je eigen account te bewerken.

Eigen account bewerken

Om je eigen account te bewerken, navigeer je rechtsboven naar je gebruikersnaam en kies je 'Persoonlijke instellingen'.

Aan de linkerzijde van dit scherm zie je je eigen gegevens staan. Door te klikken op de gele knop 'Bewerken', openen zich vier velden, waarvan er drie kunnen bewerkt worden:

• Voornaam

• Naam

• Taal

Wil je je e-mailadres wijzigen, dan moet je een nieuwe gebruiker aanmaken binnen je organisatie met dat nieuwe e-mailadres, en de account met je huidige e-mailadres verwijderen.

Nieuwe gebruiker toevoegen

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, klik je in het overzicht van gebruikers op de groene knop 'Gebruiker aanmaken'. Je kan hier vier velden invullen:

• E-mail

• Voornaam

• Naam

• Toegangsrol

De toegangsrol is opgedeeld in 'Eigenaar' of 'Medewerker'. Als 'Eigenaar' heb je standaard tot alle toepassingen in onFact toegang. Aan een 'Medewerker' kan je minder toegang verlenen.

Voorbeeld:

In het voorbeeld hierboven zijn de groene sliders apps en onderdelen van onFact waar de medewerker toegang toe heeft; de grijze sliders zijn voor de medewerker niet toegankelijk en ook niet zichtbaar in hun onFact-omgeving. Elke slider kan ingesteld worden op toegang of geen toegang. Secties 'Klanten' en 'Producten' zijn standaard voor iedere gebruiker beschikbaar.

Accountants en support gebruikers

Heb je je boekhouder toestemming gegeven om toegang te krijgen tot jouw onFact-omgeving via zijn gratis account voor boekhouders? Dan zal je in deze sectie die toestemming nog moeten bevestigen.

1. Je boekhouder maakt zich een account aan via onFact voor boekhouders.
2. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact en kies 'Instellingen bedrijf'.

3. Ga naar 'Gebruikers'.

4. Scroll naar onder; bij 'Accountants en support gebruikers' ga je een 'Externe gebruiker toevoegen'. Klik daarvoor op de groene knop.

5. Vul hier het e-mailadres in dat je van je boekhouder ontvangt (= het e-mailadres dat gelinkt is aan zijn boekhouderaccount).

Als dit e-mailadres niet correct is of de boekhouderaccount nog niet werd aangemaakt, zal het systeem een foutmelding geven wanneer je op 'Toevoegen' klikt, zie voorbeeld.

Als de connectie geslaagd is, verschijnt de extra gebruiker onderaan bij je gebruikers:

Je boekhouder zal nu volledige toegang tot je onFact-dossier hebben.