Inkooporders
Met een inkooporder kan je vanuit onFact bestellingen plaatsen bij je leverancier. De order kan nadien omgezet worden in een effectieve aankoop (ontvangst factuur).
'Inkooporders' vind je als een app in onFact. Om ze te activeren, doe je het volgende:
- 1.Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.
- 2.Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.
- 3.Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Inkooporders' te activeren in onFact.
Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het onFact-menu links 'Inkooporders' zien staan. De aanmaak van een inkooporder is gelijklopend als de andere documenten in onFact (zelfde opbouw als bv. factuur).
Nog geen factuur aangemaakt? Lees eerst in de documentatie rond factuur aanmaken - basismodule hoe je dit aanpakt.
Om een nieuwe inkooporder aan te maken, klik je op de groene knop 'Inkooporder aanmaken'.
Bovenaan de inkooporder kan je de gegevens invoeren van je leverancier.
- Je typt in de zoekbalk om een bestaande leverancier te selecteren;
- Je voert de gegevens van een nieuwe leverancier in, en selecteert nadien 'Opslaan als nieuwe leverancier';
- Je wijzigt gegevens van een bestaande leverancier (bv. nieuw adres) en selecteert nadien 'Leverancier updaten'.
Als je een inkooporder maakt aan een gekende leverancier van een gekend product, kan je werken met een aankoopprijs. Bij het invoeren van een product in onFact kan je steeds een aankoopprijs en een verkoopprijs invoeren. Als het om een herhaalde bestelling van dergelijke producten gaat, selecteer je hier je product in de lijn en zal de gekoppelde aankoopprijs op de inkooporder worden weergegeven.
Ken je de aankoopprijs van een (nieuw) product op basis van bv. een catalogus, dan kan je het nieuwe product gaan invoeren en de catalogusprijs overnemen.
Tip: heb je van je leverancier een productenlijst ontvangen met daarin zijn prijzen, dan kan je deze eenvoudig importeren in onFact (als nieuwe producten of als update van bestaande producten). Lees hier hoe je dit doet, of contacteer ons via [email protected].
Is de aankoopprijs nog niet exact gekend, voer dan een product in en laat het veld 'Prijs' gewoon leeg.
Onderaan de inkooporder is het mogelijk om een orderreferentie toe te voegen. Bij het aanmaken van zijn factuur kan de leverancier deze referentie eventueel overnemen.
Net zoals een factuur of ander document in onFact kan je de inkooporder naar je leverancier verzenden via e-mail.
Je kan echter ook aanduiden dat je de bestelde goederen effectief ontvangen hebt. Dit doe je via de blauwe 'Acties'-knop:
Bij ontvangst van de bestelde producten zal je allicht ook een factuur ontvangen. Op dat moment kan je de inkooporder eenvoudig omzetten naar een aankoop.
In de module 'aankopen' lees je meer over hoe je de factuur aan de aankoop koppelt en verder verwerkt in onFact.
Zodra een inkooporder verwerkt is tot aankoop, zal onFact de aantallen van bestelde goederen mee opnemen in het stockbeheer (voorraadbeheer). Werken met inkooporders is dus ook een manier om je stockbeheer bij te houden.