Verzending via e-mail
De meeste documenttypes in onFact kunnen verzonden worden via e-mail. De e-mailverzending kan je gebruiken om documenten te verzenden:
- naar je klanten, bv. een offerte of factuur;
- naar je leveranciers, bv. een inkooporder voor nieuwe producten.
Om een document te verzenden vanuit onFact, ga je naar de samenvatting van het document. Daar zie je bovenaan een gele knop 'Verzenden via e-mail'.
Als je deze aanklikt zal er een nieuw venster openen waarin een e-mail wordt voorbereid:
Je kan hier het e-mailadres van de klant nog wijzigen, de tekst wijzigen, ...
Aan de rechterzijde worden twee bijlagen getoond: een PDF-versie van je factuur en een xml-versie. Stel dat je klant een andere ondernemer is die ook met een facturatieprogramma werkt, dan kan hij deze xml-versie van de factuur meteen inlezen en verwerken in zijn programma. Dit is dus een extra service naar je B2B-klanten toe.
Als je na verzending opnieuw in het samenvattingsvenster terechtkomt, zal je zien dat het document een nieuwe status 'Verzonden via e-mail' heeft gekregen.
In het voorbeeld hierboven zie je een berichtstatus: 'Afgeleverd' met groen vinkje. De mogelijke status kan 'afgeleverd', 'gelezen' of 'mislukt' zijn. Let op: de ontvanger kan de status 'gelezen' blokkeren in zijn privacy-instellingen. Het is dus niet omdat de e-mail niet op 'gelezen' staat, dat deze ook effectief niet gelezen is.
Als je klikt op het enveloppe-icoon, kan je het e-mailbericht zoals je het verzonden hebt, in detail oproepen. Zie voorbeeld:
Het is ook mogelijk om in één oogopslag alle verzonden e-mails vanuit onFact te bekijken. Deze kan je raadplegen via het enveloppe-icoon bovenaan de pagina (naast je e-mailadres). Hier bevindt zich het overzicht van alle e-mails die je vanuit onFact verzonden hebt, incl. hun status.
Als je de module 'Aankopen' hebt geactiveerd, kan je ook inkomende documenten van leveranciers per e-mail ontvangen in je onFact-mailbox. Hoe dit in zijn werk gaat, lees je in het hoofdstuk 'Aankopen'.
Een overzicht van je inkomende aankoopdocumenten zal verschijnen bij je verwerklijsten:
Voor alle technische instellingen omtrent het verzenden via e-mail, zie het hoofdstuk 'E-mailinstellingen'.