Welkom op het onFact-documentatieplatform! Hier vind je stap-voor-stap handleidingen voor alle features in onFact.

Ben je net met onFact gestart? Loop dan zeker eens door onze tutorial. Daar vind je alle basisstappen om je onFact-omgeving snel op te zetten. Nadien kan je de talrijke gratis uitbreidingen proberen.

Als je iets mist of je hebt bij een bepaalde stap/handeling nog vragen, aarzel dan niet om ons te contacteren. Onze klantendienst staat voor jou ter beschikking via e-mail of de livechat op onze website.

Veel plezier met onFact!

Waar vind je wat?

In de klantenmodule worden de klantenfiches beheerd. Deze klantenfiches bevatten alle informatie over de klant en kunnen gebruikt worden doorheen het programma, zoals bij het aanmaken van documenten.

Basismodule

Basis klantenfiche aanmaken

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':

Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.

Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Je kan de manier van nummeren ook zelf instellen; lees hier hoe je dat doet.

Je kan op klantniveau al aangeven onder welk btw-stelsel deze valt. Standaard staat het 'standaard percentage' van 21% btw ingesteld, maar je kan ook andere regimes aanduiden. De toegepaste btw-regeling kan ook pas bij het opmaken van de factuur worden ingevoerd.

Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je kan de klantenfiche, net zoals andere entiteiten in onFact, nadien nog bewerken via de gele 'Bewerken' knop.

Meer opties toevoegen per klant

De basisinformatie per klant kan uitgebreid worden met meer velden. Deze vind je aan het einde van de klantenfiche achter knop 'Meer opties'. Volgende velden zijn beschikbaar:

Voorbeelden van extra instellingen per klant:

• specifieke betaaltermijn

• korting (financiële korting of algemene korting)

Hier kunnen ook alternatieve e-mailadressen voor specifieke documenten worden opgegeven. Een klant kan bv. vragen om facturen of bestelbonnen niet naar info@bedrijf.nl te verzenden, maar naar boekhouding@bedrijf.nl.

Zelf extra informatievelden toevoegen

Het is ook mogelijk om eigen informatievelden aan te maken bij je contacten. In deze velden kan je extra informatie kwijt op contactniveau (leveranciers en/of klanten), die voor jouw bedrijfsvoering belangrijk is. Dit type veld kan ook weergegeven worden op je documenten (indien gewenst). Lees in de documentatie 'Aangepaste velden bij contacten' hoe je deze velden aanmaakt en gebruikt.

Overzicht klantenfiche

Onder de klantgegevens vind je 'Interne nota'; een vrij tekstveld. Je kan dit veld bv. gebruiken om bijzondere klantdetails in te voeren: klik op 'Bewerken' om info toe te voegen.

Onderaan de klantenfiche zal de algemene omzet verschijnen die aan deze klant gekoppeld is, alsook de omzet per product voor deze klant. onFact gebruikt hiervoor de data uit opgemaakte facturen + kassatickets - creditnota's.

Via de knop 'Volledig rapport' (boven de grafiek 'omzet per product') kan je de producten die aan deze klant verkocht zijn, in een rapport bekijken.

Contactpersonen beheren

Is je klant een bedrijf, dan kan je via contactpersonen een specifieke afdeling of contactpersoon binnen dat bedrijf toevoegen. Via de groene knop 'Contactpersoon toevoegen' kan je een nieuwe fiche openen.

Klanten importeren/exporteren

Klanten importeren

Op basis van een eenvoudig csv-bestand kan je een bestaande klantenlijst importeren in onFact. In drie stappen heb je je adressenbestand al geüpload. Dergelijke import is ook mogelijk met een lijst van leveranciers, of van producten. Hoe je een import uitvoert, lees je hier.

Klanten exporteren

Je kan ook met één klik vanuit onFact je ingevoerde klanten exporteren. Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv-bestand downloaden. Dit bestand kan geopend worden met Excel.

Bijlagen

Het is mogelijk om aan je klant een bepaald bijlagedocument te koppelen (bv. contract - ondertekend of in afwachting, bijzondere voorwaarden, ...).

In het voorbeeld hieronder wordt een ondertekend contract geüpload. Andere mogelijke toepassingen:

• Foto's van de opvolging van de werken, om deze nadien door te sturen naar je klant

• Een opgemaakt keuringsattest, om nadien samen met je factuur door te sturen naar je klant

Je kan ook op bedrijfsniveau bijlagen opladen. Dit is interessant voor bijvoorbeeld algemene voorwaarden. Lees hier hoe je dit kan instellen.

Eén factuur van meerdere leveringsbonnen

Sommige klanten zullen per tijdsperiode (bv. 1 maand) mogelijk meerdere leveringen van jouw bedrijf ontvangen. Het is dan handig om hen slechts eenmaal per maand een factuur daarvoor te sturen. In onFact kan je vanuit de klantenfiche makkelijk de producten en prijzen vanop meerdere leveringsbonnen, samennemen in één factuur.

Uitbreidingen

Talen en munteenheden

Het is mogelijk om op klantniveau een andere munteenheid of taalkeuze aan te duiden. Kies je bv. voor Frans, dan zullen alle opgemaakte documenten (offerte, bestelbon, factuur, ...) in het Frans aan deze klant opgemaakt worden. De vertalingen van deze standaard teksten zijn voorzien door onFact.

Het standaard onderschrift op de factuur zal bijvoorbeeld ook vertaald worden naar de taal van de klant. Heb je dit onderschrift echter gewijzigd of gebruik je een aangepaste versie, zorg er dan voor dat je een eigen vertaling voorziet.

Welke talen je allemaal wil aanbieden, beheer je via de app 'Anderstalige klanten' in onFact.

Staffelprijzen per klant instellen

Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Indien je per klantcategorie (bv. bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. In de klantenfiche kan je een klant toewijzen aan een bepaalde staffel. Lees hier hoe je staffelprijzen kan aanmaken.

MailChimp

Heb je de app 'MailChimp' geactiveerd, dan kan je klantenlijst met een lijst in MailChimp synchroniseren. Zo kan je via MailChimp eenvoudig nieuwsbrieven sturen naar je actuele klantenbestand. Lees hier hoe je deze toepassing kan gebruiken.

Om een onFact-account aan te maken ga je naar

• Heb je al een account? Voer dan je e-mailadres en wachtwoord in en klik op 'Inloggen'.

• Als nieuwe gebruiker klik je op 'Registreer' om je nieuwe account aan te maken.

Vul je bedrijfsnaam en e-mailadres in en kies een wachtwoord. Vergeet ook de algemene voorwaarden niet te aanvaarden en klik op 'Account aanmaken'.

Om meteen een eerste factuur te kunnen maken zijn enkele extra bedrijfsgegevens nodig. Deze zullen worden weergegeven op je factuur. Naarmate je meer gegevens invult zie je rechtsboven het voorbeeld vollediger worden. Als je gegevens zijn ingevuld klik je onderaan op de knop 'Voltooi je registratie'.

Je kan nu reeds enkele aanpassingen maken aan de template (= de lay-out van je documenten). Heb je in het aanmeldscherm je website ingevoerd? Dan stemt onFact meteen je template af op je bedrijfsstijl. Meer geavanceerde personalisatie-instellingen zijn beschikbaar na het doorlopen van de registratie.

Klik op de groene knop rechtsboven om je registratie te voltooien. Je komt terecht op het onFact dashboard:

Je bent nu klaar om in de volgende stap een eerste klant aan te maken.

In onFact maakt een product steeds onderdeel uit van een productgroep. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten. Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

Basismodule

Een productgroep toevoegen

Via de tab 'Producten' (menu linkerzijde) kom je in het overzicht van de productgroepen.

Bekijk hieronder hoe je een productgroep toevoegt:

Per productgroep kan je de omzet bekijken tijdens een bepaalde periode. Je kan ook cijfers tonen op basis van aantal verkopen:

Een product toevoegen

In de nieuw toegevoegde productgroep kan je meteen producten aanmaken.

Het productnummer wordt automatisch toegekend. Via de knop 'Bewerken' kan je hier ook de artikelcode van je product invoeren, of een ander type nummering.

Een product toevoegen vanuit een document

Het is ook mogelijk om een nieuw product aan te maken/op te slaan vanuit een document, bv. factuur of leveringsbon. Op die manier hoef je niet steeds terug te keren naar de productfiche.

Bij het aanmaken van een document verschijnen er een aantal productlijnen. In deze vakken kan je de basis productinformatie invoeren. Aan de linkerkant van een productlijn verschijnt een blauwe knop. Klik er op om een keuzemenu te openen.

Klik op de onderste keuze, '+ Product aanmaken'. Er opent zich een pop-up venster waar je de nodige productinformatie kan invoeren, analoog aan invoer via de productfiche.

Klik onderaan op de groene knop 'Toevoegen' om je product toe te voegen aan je productenlijst.

Als het product succesvol toegevoegd werd, verschijnt er een mededeling én wordt de koppeling met het product gemaakt. Onder de naam van je nieuw ingevoerde product, verschijnt de koppelingsmededeling: "Deze lijn wordt gekoppeld aan product (xyz)".

Uitbreidingen

Vertalingen

Voor anderstalige klanten worden de standaardteksten in onFact vertaald. Ingevoerde producten dien je echter zelf van een vertaling te voorzien.

Productfoto

Het is mogelijk om in onFact een productfoto toe te voegen aan je product en deze ook te tonen op je documenten.

Rapport

Je kan per product een omzetgrafiek bekijken. Deze wordt weergegeven op basis van algemene omzet of aantal verkopen (keuze).

Staffelprijzen

Stockbeheer (voorraadbeheer)

Leeggoed

Maateenheden

Grootboekrekeningen

In onFact is het mogelijk om bv. je hele productenlijst in 1x te updaten in geval van prijswijziging. De meest eenvoudige manier is dan om te werken met een export van je producten, gevolgd door een import. Hoe gaat dit in zijn werk?

Gegevens exporteren

1. Ga naar Producten. Kies rechtsboven voor de blauwe knop 'Volledige productlijst'.

2. Nu zie je rechtsboven een nieuwe blauwe knop: 'Acties'. Als je op het pijltje klikt zal hij aangeven te exporteren naar een Excelbestand.

3. Daar kan je op klikken; er zal een bericht verschijnen dat je download klaar staat. Deze sla je ergens op.

Dit Excelbestand kan je filteren, sorteren, ... hoe je wil. In de kolommen m.b.t. prijs kan je de nieuwe prijs ingeven.

Het bestand moet natuurlijk wel opnieuw in onFact ingevoerd worden met de geupdate prijzen: dat gebeurt via Importeren.

Gegevens importeren

Gegevens importeren in onFact gebeurt op basis van een csv-bestand, dit is een afgeleide van Excel. Om een csv-bestand te maken, kies je bij je Excel-bestand 'Opslaan als' en selecteer je bestandstype 'csv'.

1. Ga opnieuw naar je volledige productlijst en klik op de blauwe knop 'Acties'.

2. Klik nu op de onderste keuze: 'Importeer producten'.

3. Klik rechtsboven op de importpagina op de groene knop 'Gegevens importeren'.

Je komt nu terecht bij de eerste importstap.

1. Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'

2. Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten

3. Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in

4. Geef eventueel een naam aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven (zie verder)

5. Duid aan wel scheidingsteken er is gebruikt voor decimalen (bv. aankooprijs = 74,50 euro)

6. Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet

7. Klik 'Volgende'

Gegevens koppelen aan onFact-velden

Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.

Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Basisnaam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 1: Omschrijving' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Basisnaam'. Voor het veld 'Aankoopprijs' duid je 'Kolom 5: Aankoopprijs' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.

Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:

Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel producten er zijn geüpdatet.

Wil je snel van start met onFact en de basisfuncties gebruiken? Doorloop dan deze tutorial en je kan aan de slag!

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':

Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.

Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'.

Je klant is succesvol aangemaakt en verschijnt nu in het klantenoverzicht:

Nog klanten toevoegen?

1. Klik rechtsboven op 'Terug'.

2. Je komt nu opnieuw in het klantenoverzicht terecht en kan van daaruit een volgende klant aanmaken.

3. Klik daarvoor opnieuw op 'Klant toevoegen'.

Je bent nu klaar om in de volgende stap de producten of diensten aan te maken die je wil verkopen.

Om een nieuw product aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Producten':

In maakt een product steeds onderdeel uit van een productgroep. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten.

Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

Productgroep aanmaken

Om te kunnen starten moet je dus eerst een productgroep toevoegen.

1. Klik rechtsboven op de groene knop 'Productgroep toevoegen'.

2. Je kan je Productgroep een naam geven en klikken op 'Toevoegen'.

In deze tutorial is de onFact-klant een telecombedrijf. Een eerste productgroep zijn 'Toestellen'.

In het overzicht van de productgroepen zie je nu een eerste groep 'Toestellen' staan.

Product aanmaken

Je kan nu individuele producten gaan toevoegen. Klik naast de naam van je productgroep op 'Bekijken'.

Je ziet dat er nog geen producten in de lijst staan: deze kan je aanmaken door rechtsboven op de groene knop 'Product toevoegen' te klikken. Het product krijgt automatisch een volgnummer. De productgroep staat vooraf ingevuld (heb je al meerdere productgroepen aangemaakt, dan kan je in het drop-down menu eventueel een andere productgroep selecteren).

Je geeft je product een naam, en optioneel een omschrijving. Je kan indien gewenst ook de aankoopprijs invoeren, de verkoopprijs en het gepaste btw-percentage.

Als alles aangevuld is, klik je onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je komt nu op de ingevulde detailfiche van je product (in dit voorbeeld: een router).

Om terug te gaan naar het overzicht van je productgroep klik je bovenaan op 'Terug'. Je zal nu zien dat je productgroep (voorbeeld: Toestellen) al één product bevat (voorbeeld: Router).

Om een extra product onder deze groep toe te voegen, klik je rechtsboven op de groene knop 'Product toevoegen'. Je vult een nieuwe fiche in en kan één of meerdere producten onder deze productgroep toevoegen.

Extra producten/groepen aanmaken

Wil je een andere productgroep toevoegen?

1. Klik in het menu aan de linkerzijde op 'Producten'. Je komt nu opnieuw in het overzicht van de productgroepen terecht.

2. Om een nieuwe productgroep aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Productgroep toevoegen'.

3. Je geeft ook deze groep een naam, en kan er andere producten aan toevoegen.

In het voorbeeld hieronder werd een tweede productgroep 'Arbeid' aangemaakt. Deze omvat bv. de diensten die het bedrijf levert; installatie en aansluiting van de toestellen.

Als de producten of diensten die jij nodig hebt zijn ingevoerd, ben je klaar om in de volgende stap een factuur te maken.

Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen':

Je hebt nog geen factuur gemaakt, dus het overzicht is leeg. Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.

Het facturatievenster opent zich nu en bestaat uit vier blokken met informatie over:

1. Je klant: aan wie factureer je?

2. Je producten/diensten: wat factureer je en aan welke prijs?

3. Het onderschrift: de vraag tot betaling aan de klant met rekeningnummer en betalingsreferentie.

4. De factuur zelf: volgnummer, datum, eventuele korting.

Je klantinformatie

Hier geef je aan aan wie je de factuur wil richten. Je kan hier de gegevens van een nieuwe klant invullen door in de velden te typen. Je kan echter ook een klant oproepen vanuit de klantenfiche die je eerder hebt aangemaakt (zie Stap 2: Klant aanmaken). Typ je bijvoorbeeld in het veld 'Klant' de naam 'Hendrik', dan zal onFact meteen op zoek gaan naar de klant met de corresponderende gegevens en de informatie uit de ingevoerde klantenfiche overnemen op de factuur.

Je ziet ook dat deze factuur nu gekoppeld zal worden aan de klantenfiche 'C00001', het nummer van de klantenfiche van Hendrik Leemans.

Je producten of diensten

Standaard werden er nog geen producten of diensten aan je factuur toegevoegd. Per nieuwe lijn kan je een nieuw product of dienst toevoegen. Dat doe je door in het tekstveld onder 'Dienst of product' aan te duiden wat je wil factureren. In het voorbeeld hieronder wil ik een router verkopen.

Net zoals bij het aanduiden van mijn klant, herkent onFact het product dat ik wil toevoegen uit zijn productdatabase. We hebben immers in de vorige stap '3. Product aanmaken' een router ingevoerd als product. Ook hier worden de gegevens over dit product overgenomen op de factuur. Onder dit product verschijnt een nieuwe blanco lijn, waar ik een tweede product kan toevoegen.

In het voorbeeld voeg ik een product toe, dat vooraf nog niet via mijn Producten werd aangemaakt. Je wil bv. nog wat klein materieel aanrekenen. Je kan dan manueel de omschrijving typen in het veld 'Dienst of product', en dan ook manueel een prijs invoeren.

Het onderschrift

Je klant ziet in het onderschrift op welke manier de factuur dient betaald te worden. Standaard vraagt het onderschrift om "het factuurbedrag binnen xx dagen over te schrijven op rekeningnummer xx onder vermelding van het factuurnummer xx."

Documenteigenschappen

Vooraleer je de factuur kan genereren, kan je nog enkele keuzes maken.

In deze sectie kan je:

• de datum van je factuur wijzigen, indien gewenst;

• een algemene korting toekennen over het gehele factuurbedrag;

• de betaaltermijn ingeven, en/of 'Einde maand' aanvinken.

Heb je dit alles doorlopen, dan kan je via de groene knop 'Toevoegen' je factuur genereren. Je ziet nu het overzichtsscherm van je gemaakte factuur:

Als je rechtsboven op de grijze knop 'Printversie' klikt, opent zich een nieuw venster waarin je de factuur kan bekijken:

Zie je nog een fout in de factuur, of wens je iets aan te passen? Dat kan.

1. Klik in het overzichtsscherm van je factuur in het menu naast 'Tijdlijn' op 'Factuur bewerken'.

2. Je kan de factuur onderdeel per onderdeel aanpassen via de potloodknoppen 'Bewerken' (bv. enkel de klantgegevens, of de gegevens over je vermelde producten/diensten, ...).

Factuur verzenden

Ben of was je tevreden over de factuur, dan kan je ze eenvoudig via e-mail verzenden. Daarvoor ga je opnieuw naar de samenvatting van je factuur:

Rechts naast 'Tijdlijn' zie je een gele knop 'Verzenden via e-mail'. Deze opent de pagina om je factuur naar de klant te verzenden, met een begeleidende boodschap.

Het e-mailadres van de klant wordt automatisch opgehaald uit de klantenfiche, of kan manueel ingevoerd worden. Je kan ervoor kiezen ook een kopie naar jezelf te sturen, of opties cc: en bcc: te gebruiken. Het onderwerp van de e-mail kan aangepast worden, alsook de begeleidende tekst. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te vullen door er een komma tussen te plaatsen.

De e-mail wordt verzonden door onderaan op de groene knop 'E-mail verzenden' te klikken.

In kan je makkelijk de lay-out van je facturen aanpassen. Dat doe je via de bedrijfsinstellingen.

1. Klik rechtsboven het onFact-venster op je gebruikersnaam (e-mailadres); er verschijnt een drop-down menu.

2. Kies de tweede optie: 'Instellingen bedrijf'. Je komt terecht op de algemene pagina met je bedrijfsinformatie.

3. Om de lay-out van documenten in te stellen, ga je in het middelste menu naar de vierde keuze; 'Templates'.

4. Om de huidige template aan te passen, klik je op de gele potloodknop 'Template personaliseren'.

In het middengedeelte kan je aanpassingen aan de template doorvoeren. In de rechterkant van het venster kan je tegelijkertijd je voorbeeld bekijken. Druk na elke wijziging op de blauwe knop rechtsboven 'Voorbeeld vernieuwen' om de wijzigingen te bekijken.

Kies je logo

Eén van de belangrijkste personalisaties is het tonen van je bedrijfslogo. Via 'Logo - Kies bestand' kan je een logo uploaden. In het voorbeeld hieronder werd het bedrijfslogo geüpload:

Bij 'Instellingen' kan je met de schuifbalk het logo groter of kleiner maken.

Kies je achtergrond

Het is echter ook mogelijk om niet enkel een logo, maar ook een achtergrond op te laden. Daar moet je wel een kant-en-klare afbeelding voor klaarstaan hebben. In het voorbeeld hieronder werd een achtergrond geüpload.

Onder de kop 'Instellingen' kan je nog enkele aanpassingen uitvoeren, zoals

• logo groter of kleiner maken;

• de marge tussen de verschillende lijnen vergroten of verkleinen;

• de grootte van het lettertype aanpassen.

Kies je lettertype

onFact biedt je de keuze tussen enkele lettertypes:

Kies je kleuren

Enkele belangrijke features om de factuur visueel nog meer naar je hand te zetten zijn de mogelijkheden qua kleur van balken en tekst.

Door op de gekleurde blokjes te klikken, open je een keuzewiel met kleuren. Je kan een gekozen kleur aanklikken, of manueel de hex-code van de kleur invoeren.

Hieronder een voorbeeld voor-na kleuraanpassing:

De gekozen kleuren zien er in het onFact menu dan als volgt uit:

Aan de slag!

Je kan meerdere templates aanmaken en opslaan. Zo kan je quasi elk document een andere lay-out geven. Experimenteer met de mogelijkheden om je huisstijl tot leven te brengen in onFact!