De activatie van alle apps en koppelingen in onFact is gratis. Het kan echter zijn dat achter de koppeling, buiten de onFact-omgeving, een betalende dienstverlening zit. Voorbeelden hiervan zijn:

• Koppeling met Ponto: je zal zelf een abonnement bij Ponto moeten afsluiten, waar mogelijk kosten aan verbonden zijn (€ 4/maand/rekening).

• Verzending via PEPPOL: via onFact kan je inbegrepen in je onFact-abonnement tot 100 documenten via dit netwerk verzenden. Boven de 100 documenten wordt de verzendprijs € 0,10/document.

• Online betaling via Mollie.com: je zal zelf een abonnement bij Mollie moeten afsluiten. Zij hanteren verschillende formules en tarifering van transactiekosten.

• Koppeling met MailChimp: dit programma biedt gratis of betalende formules aan, afhankelijk van wat je qua e-mailcampagnes wil gaan instellen.

Het is mogelijk om op je documenten een kleine productafbeelding weer te geven. Om dit te doen moet je

• de app 'Productfoto's' activeren

• een afbeelding toevoegen in de productfiche

• een aangepaste template activeren die de afbeeldingen op je documenten zal weergeven

Productfoto's activeren

De mogelijkheid voor het tonen van een productfoto op je documenten moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst met 'Apps en koppelingen met betrekking tot Producten' ga je naar 'Productfoto's'.

Klik op de groene knop om deze uitbreiding te activeren.

Toevoegen productfoto in de productfiche

Zodra de app geactiveerd is, kan je in een productfiche een afbeelding gaan toevoegen.

• Ga naar het overzicht van je producten

• Klik op de blauwe knop 'Bekijken' van het product waarbij je een afbeelding wil opladen

• Je komt nu in de productfiche terecht: rechtsboven verschijnt er een extra titel 'Productfoto'

• Klik op deze titel om het uploadvenster uit te vouwen: hier kan je een afbeelding opladen

De opgeladen afbeelding verschijnt in de productfiche:

Template activeren voor weergeven productfoto's op documenten

Om productfoto's weer te geven op je documenten, moet een aangepaste template geactiveerd worden.

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

• Kies 'Instellingen bedrijf'

• Ga naar de tab 'Templates'

• Ga onderaan de pagina naar de template 'Klassiek met productfoto's' en klik op 'Activeer template'. De template zal nu bovenaan bij je geactiveerde templates verschijnen.

Bij het aanmaken van een document (offerte, factuur, ...) ga je nu deze template selecteren. De ingevoerde foto's uit de productfiche zullen op je document verschijnen. Voorbeeld:

Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen':

Je hebt nog geen factuur gemaakt, dus het overzicht is leeg. Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.

Het facturatievenster opent zich nu en bestaat uit vier blokken met informatie over:

1. Je klant: aan wie factureer je?

2. Je producten/diensten: wat factureer je en aan welke prijs?

3. Het onderschrift: de vraag tot betaling aan de klant met rekeningnummer en betalingsreferentie.

4. De factuur zelf: volgnummer, datum, eventuele korting.

Je klantinformatie

Hier geef je aan aan wie je de factuur wil richten. Je kan hier de gegevens van een nieuwe klant invullen door in de velden te typen. Je kan echter ook een klant oproepen vanuit de klantenfiche die je eerder hebt aangemaakt (zie Stap 2: Klant aanmaken). Typ je bijvoorbeeld in het veld 'Klant' de naam 'Hendrik', dan zal onFact meteen op zoek gaan naar de klant met de corresponderende gegevens en de informatie uit de ingevoerde klantenfiche overnemen op de factuur.

Je ziet ook dat deze factuur nu gekoppeld zal worden aan de klantenfiche 'C00001', het nummer van de klantenfiche van Hendrik Leemans.

Je producten of diensten

Standaard werden er nog geen producten of diensten aan je factuur toegevoegd. Per nieuwe lijn kan je een nieuw product of dienst toevoegen. Dat doe je door in het tekstveld onder 'Dienst of product' aan te duiden wat je wil factureren. In het voorbeeld hieronder wil ik een router verkopen.

Net zoals bij het aanduiden van mijn klant, herkent onFact het product dat ik wil toevoegen uit zijn productdatabase. We hebben immers in de vorige stap '3. Product aanmaken' een router ingevoerd als product. Ook hier worden de gegevens over dit product overgenomen op de factuur. Onder dit product verschijnt een nieuwe blanco lijn, waar ik een tweede product kan toevoegen.

In het voorbeeld voeg ik een product toe, dat vooraf nog niet via mijn Producten werd aangemaakt. Je wil bv. nog wat klein materieel aanrekenen. Je kan dan manueel de omschrijving typen in het veld 'Dienst of product', en dan ook manueel een prijs invoeren.

Het onderschrift

Je klant ziet in het onderschrift op welke manier de factuur dient betaald te worden. Standaard vraagt het onderschrift om "het factuurbedrag binnen xx dagen over te schrijven op rekeningnummer xx onder vermelding van het factuurnummer xx."

Tijdens de eerste stap, '1. Account aanmaken' heb je het IBAN-nummer van je bedrijf ingevoerd. Dat is het nummer wat in het onderschrift zal opgenomen worden. Aan het onderschrift hoef je in principe niets te wijzigen; alle informatie wordt uit je ingevoerde informatie in onFact gehaald.

Documenteigenschappen

Vooraleer je de factuur kan genereren, kan je nog enkele keuzes maken.

In deze sectie kan je:

• de datum van je factuur wijzigen, indien gewenst;

• een algemene korting toekennen over het gehele factuurbedrag;

• de betaaltermijn ingeven, en/of 'Einde maand' aanvinken.

Heb je dit alles doorlopen, dan kan je via de groene knop 'Toevoegen' je factuur genereren. Je ziet nu het overzichtsscherm van je gemaakte factuur:

Als je rechtsboven op de grijze knop 'Printversie' klikt, opent zich een nieuw venster waarin je de factuur kan bekijken:

Zie je nog een fout in de factuur, of wens je iets aan te passen? Dat kan.

1. Klik in het overzichtsscherm van je factuur in het menu naast 'Tijdlijn' op 'Factuur bewerken'.

2. Je kan de factuur onderdeel per onderdeel aanpassen via de potloodknoppen 'Bewerken' (bv. enkel de klantgegevens, of de gegevens over je vermelde producten/diensten, ...).

Factuur verzenden

Ben of was je tevreden over de factuur, dan kan je ze eenvoudig via e-mail verzenden. Daarvoor ga je opnieuw naar de samenvatting van je factuur:

Rechts naast 'Tijdlijn' zie je een gele knop 'Verzenden via e-mail'. Deze opent de pagina om je factuur naar de klant te verzenden, met een begeleidende boodschap.

Het e-mailadres van de klant wordt automatisch opgehaald uit de klantenfiche, of kan manueel ingevoerd worden. Je kan ervoor kiezen ook een kopie naar jezelf te sturen, of opties cc: en bcc: te gebruiken. Het onderwerp van de e-mail kan aangepast worden, alsook de begeleidende tekst. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te vullen door er een komma tussen te plaatsen.

De e-mail wordt verzonden door onderaan op de groene knop 'E-mail verzenden' te klikken.

Wil je snel van start met onFact en de basisfuncties gebruiken? Doorloop dan deze tutorial en je kan aan de slag!

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':

Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.

Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'.

Je klant is succesvol aangemaakt en verschijnt nu in het klantenoverzicht:

Nog klanten toevoegen?

1. Klik rechtsboven op 'Terug'.

2. Je komt nu opnieuw in het klantenoverzicht terecht en kan van daaruit een volgende klant aanmaken.

3. Klik daarvoor opnieuw op 'Klant toevoegen'.

Je bent nu klaar om in de volgende stap de producten of diensten aan te maken die je wil verkopen.

Welkom op het onFact-documentatieplatform! Hier vind je stap-voor-stap handleidingen voor alle features in onFact.

Ben je net met onFact gestart? Loop dan zeker eens door onze tutorial. Daar vind je alle basisstappen om je onFact-omgeving snel op te zetten. Nadien kan je de talrijke gratis uitbreidingen proberen.

Als je iets mist of je hebt bij een bepaalde stap/handeling nog vragen, aarzel dan niet om ons te contacteren. Onze klantendienst staat voor jou ter beschikking via e-mail of de livechat op onze website.

Veel plezier met onFact!

Waar vind je wat?

Als je de voorgaande stappen hebt doorgenomen ben je helemaal klaar om aan de slag te gaan met onFact! Om een echte onFact-pro te worden omvat de documentatie nog tal van artikels die je kan doornemen. We lichten er hieronder enkele uit.

Algemene voorwaarden toevoegen: deze kunnen integraal deel uitmaken van je factuur, of als aparte bijlage bij de factuur worden verzonden.

Het onderschrift op de factuur aanpassen: kies zelf welke mededeling je onderaan je documenten plaatst.

Offertes opmaken: en eenvoudig per e-mail naar je klant verzenden, incl. je algemene voorwaarden. Online ondertekening is ook mogelijk!

Meer apps en koppelingen activeren: breid de mogelijkheden van onFact uit door gratis extra services te activeren. Koppel met je bank, de boekhouder, of activeer extra velden.

We helpen je graag!

Toch niet gevonden wat je zocht? Onze helpdesk staat voor je klaar via support@onfact.nl.

In de klantenmodule worden de klantenfiches beheerd. Deze klantenfiches bevatten alle informatie over de klant en kunnen gebruikt worden doorheen het programma, zoals bij het aanmaken van documenten.

Basismodule

Basis klantenfiche aanmaken

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':

Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.

Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Je kan de manier van nummeren ook zelf instellen; lees hier hoe je dat doet.

Je kan op klantniveau al aangeven onder welk btw-stelsel deze valt. Standaard staat het 'standaard percentage' van 21% btw ingesteld, maar je kan ook andere regimes aanduiden. De toegepaste btw-regeling kan ook pas bij het opmaken van de factuur worden ingevoerd.

Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je kan de klantenfiche, net zoals andere entiteiten in onFact, nadien nog bewerken via de gele 'Bewerken' knop.

Meer opties toevoegen per klant

De basisinformatie per klant kan uitgebreid worden met meer velden. Deze vind je aan het einde van de klantenfiche achter knop 'Meer opties'. Volgende velden zijn beschikbaar:

Voorbeelden van extra instellingen per klant:

• specifieke betaaltermijn

• korting (financiële korting of algemene korting)

Hier kunnen ook alternatieve e-mailadressen voor specifieke documenten worden opgegeven. Een klant kan bv. vragen om facturen of bestelbonnen niet naar info@bedrijf.nl te verzenden, maar naar boekhouding@bedrijf.nl.

Zelf extra informatievelden toevoegen

Het is ook mogelijk om eigen informatievelden aan te maken bij je contacten. In deze velden kan je extra informatie kwijt op contactniveau (leveranciers en/of klanten), die voor jouw bedrijfsvoering belangrijk is. Dit type veld kan ook weergegeven worden op je documenten (indien gewenst). Lees in de documentatie 'Aangepaste velden bij contacten' hoe je deze velden aanmaakt en gebruikt.

Overzicht klantenfiche

Onder de klantgegevens vind je 'Interne nota'; een vrij tekstveld. Je kan dit veld bv. gebruiken om bijzondere klantdetails in te voeren: klik op 'Bewerken' om info toe te voegen.

Onderaan de klantenfiche zal de algemene omzet verschijnen die aan deze klant gekoppeld is, alsook de omzet per product voor deze klant. onFact gebruikt hiervoor de data uit opgemaakte facturen + kassatickets - creditnota's.

Via de knop 'Volledig rapport' (boven de grafiek 'omzet per product') kan je de producten die aan deze klant verkocht zijn, in een rapport bekijken.

Contactpersonen beheren

Is je klant een bedrijf, dan kan je via contactpersonen een specifieke afdeling of contactpersoon binnen dat bedrijf toevoegen. Via de groene knop 'Contactpersoon toevoegen' kan je een nieuwe fiche openen.

Klanten importeren/exporteren

Klanten importeren

Op basis van een eenvoudig csv-bestand kan je een bestaande klantenlijst importeren in onFact. In drie stappen heb je je adressenbestand al geüpload. Dergelijke import is ook mogelijk met een lijst van leveranciers, of van producten. Hoe je een import uitvoert, lees je hier.

Klanten exporteren

Je kan ook met één klik vanuit onFact je ingevoerde klanten exporteren. Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv-bestand downloaden. Dit bestand kan geopend worden met Excel.

Bijlagen

Het is mogelijk om aan je klant een bepaald bijlagedocument te koppelen (bv. contract - ondertekend of in afwachting, bijzondere voorwaarden, ...).

In het voorbeeld hieronder wordt een ondertekend contract geüpload. Andere mogelijke toepassingen:

• Foto's van de opvolging van de werken, om deze nadien door te sturen naar je klant

• Een opgemaakt keuringsattest, om nadien samen met je factuur door te sturen naar je klant

Je kan ook op bedrijfsniveau bijlagen opladen. Dit is interessant voor bijvoorbeeld algemene voorwaarden. Lees hier hoe je dit kan instellen.

Eén factuur van meerdere leveringsbonnen

Sommige klanten zullen per tijdsperiode (bv. 1 maand) mogelijk meerdere leveringen van jouw bedrijf ontvangen. Het is dan handig om hen slechts eenmaal per maand een factuur daarvoor te sturen. In onFact kan je vanuit de klantenfiche makkelijk de producten en prijzen vanop meerdere leveringsbonnen, samennemen in één factuur.

Uitbreidingen

Talen en munteenheden

Het is mogelijk om op klantniveau een andere munteenheid of taalkeuze aan te duiden. Kies je bv. voor Frans, dan zullen alle opgemaakte documenten (offerte, bestelbon, factuur, ...) in het Frans aan deze klant opgemaakt worden. De vertalingen van deze standaard teksten zijn voorzien door onFact.

Het standaard onderschrift op de factuur zal bijvoorbeeld ook vertaald worden naar de taal van de klant. Heb je dit onderschrift echter gewijzigd of gebruik je een aangepaste versie, zorg er dan voor dat je een eigen vertaling voorziet.

Welke talen je allemaal wil aanbieden, beheer je via de app 'Anderstalige klanten' in onFact.

Staffelprijzen per klant instellen

Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Indien je per klantcategorie (bv. bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. In de klantenfiche kan je een klant toewijzen aan een bepaalde staffel. Lees hier hoe je staffelprijzen kan aanmaken.

MailChimp

Heb je de app 'MailChimp' geactiveerd, dan kan je klantenlijst met een lijst in MailChimp synchroniseren. Zo kan je via MailChimp eenvoudig nieuwsbrieven sturen naar je actuele klantenbestand. Lees hier hoe je deze toepassing kan gebruiken.

Hieronder zien we dat reeds één van onze gemaakte facturen als 'betaald' (groene knop) werd aangeduid.

onFact biedt enkele mogelijkheden om de betaling van je facturen op te volgen:

• manueel

• via koppeling met de bank

• met betalingsherinnering

Manuele opvolging

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.

Om de functionaliteiten van onFact optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen.

1. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop;

2. Kies 'Manueel betaling aanmaken'.

Een pop-up venster opent om de betaalinformatie in te voeren:

• Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kas (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.

• Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.

• Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.

• Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.

• Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. Voorbeeld van ingevoerde betaling via kasboek:

Koppeling met de bank

De betalingsopvolging kan ook rechtstreeks via je bank verlopen. Lees hier hoe je dat kan instellen.

De betaalherinnering

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een betaalherinnering aan te maken.

1. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'.

2. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Je kan zelf de termijn van betaling, eventuele aanmaningskosten en interesten invoeren. Nadien klik je op 'Toevoegen'.

De betaalherinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.

Om een nieuw product aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Producten':

In onFact maakt een product steeds onderdeel uit van een productgroep. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten.

Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

Productgroep aanmaken

Om te kunnen starten moet je dus eerst een productgroep toevoegen.

1. Klik rechtsboven op de groene knop 'Productgroep toevoegen'.

2. Je kan je Productgroep een naam geven en klikken op 'Toevoegen'.

In deze tutorial is de onFact-klant een telecombedrijf. Een eerste productgroep zijn 'Toestellen'.

In het overzicht van de productgroepen zie je nu een eerste groep 'Toestellen' staan.

Product aanmaken

Je kan nu individuele producten gaan toevoegen. Klik naast de naam van je productgroep op 'Bekijken'.

Je ziet dat er nog geen producten in de lijst staan: deze kan je aanmaken door rechtsboven op de groene knop 'Product toevoegen' te klikken. Het product krijgt automatisch een volgnummer. De productgroep staat vooraf ingevuld (heb je al meerdere productgroepen aangemaakt, dan kan je in het drop-down menu eventueel een andere productgroep selecteren).

Je geeft je product een naam, en optioneel een omschrijving. Je kan indien gewenst ook de aankoopprijs invoeren, de verkoopprijs en het gepaste btw-percentage.

Als alles aangevuld is, klik je onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je komt nu op de ingevulde detailfiche van je product (in dit voorbeeld: een router).

Om terug te gaan naar het overzicht van je productgroep klik je bovenaan op 'Terug'. Je zal nu zien dat je productgroep (voorbeeld: Toestellen) al één product bevat (voorbeeld: Router).

Om een extra product onder deze groep toe te voegen, klik je rechtsboven op de groene knop 'Product toevoegen'. Je vult een nieuwe fiche in en kan één of meerdere producten onder deze productgroep toevoegen.

Extra producten/groepen aanmaken

Wil je een andere productgroep toevoegen?

1. Klik in het menu aan de linkerzijde op 'Producten'. Je komt nu opnieuw in het overzicht van de productgroepen terecht.

2. Om een nieuwe productgroep aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Productgroep toevoegen'.

3. Je geeft ook deze groep een naam, en kan er andere producten aan toevoegen.

In het voorbeeld hieronder werd een tweede productgroep 'Arbeid' aangemaakt. Deze omvat bv. de diensten die het bedrijf levert; installatie en aansluiting van de toestellen.

Als de producten of diensten die jij nodig hebt zijn ingevoerd, ben je klaar om in de volgende stap een factuur te maken.

Basismodule

Via de module voor creditnota's kan je facturen crediteren. Er zijn twee manieren om een creditnota op te maken: op basis van een bestaande factuur - eventueel met aanpassing, of geheel nieuw (manuele invoer).

Op basis van een bestaande factuur

Vanuit het overzicht van facturen kan je meteen een factuur selecteren en deze kopiëren naar een nieuwe creditnota. Dit kan ook vanuit het detail van de factuur, gebruik steeds de blauwe 'Acties' knop en selecteer 'Kopiëren naar een nieuwe creditnota'.

Als je creditnota aangemaakt is, kan je deze o.a.

• Bekijken/downloaden via de grijze knop 'Printversie';

• Bewerken (contactpersoon, producten, ...);

• Verzenden via e-mail of post.

Manuele invoer

De opbouw is vergelijkbaar met de opbouw van een factuur. Voor de detailinfo per veld verwijzen we dan ook naar de handleiding 'Facturen'.

Als je creditnota gemaakt is, zijn er functies beschikbaar via de blauwe 'Actie' knop en de groene 'Kopiëren naar' knop.

Basismodule

Via de offertemodule kan je prijsoffertes opmaken voor je klanten. De opbouw is vergelijkbaar met de opbouw van een factuur. Voor de detailinfo per veld verwijzen we dan ook naar de handleiding 'Facturen'.

Als je offerte gemaakt is, zijn er functies beschikbaar via de blauwe 'Actie' knop en de groene 'Kopiëren naar' knop.

Acties

Via de blauwe knop 'Acties' kan je:

• je offerte verzenden (via e-mail of post);

• de status van je offerte veranderen naar 'Verzonden';

• de status van je offerte veranderen naar 'Geweigerd';

• de status van je offerte veranderen naar 'Aanvaard'.

Kopiëren naar

Via de groene knop 'Kopiëren naar' kan je je offerte eenvoudig kopiëren naar:

• een nieuwe offerte;

• een nieuwe voorschotfactuur;

• een nieuwe factuur.

Voorschotten

Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in onFact maar eigenlijk gewone facturen. Het is wel een specifieke functie in onFact om de opvolging te faciliteren. Je kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag als voorschot kiezen.

1. Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen terecht, waar je ook gebruik kan maken van de mogelijkheden voor betalingsopvolging.

2. Wanneer je na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, ga je terug naar de offerte en kopieer je deze naar een factuur.

3. Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte.

4. Je kan ook meerdere voorschotfacturen opmaken indien er in meerdere malen betaald wordt.

Online ondertekenen

Via onFact kan een klant een offerte digitaal ondertekenen; dit werkt op basis van een ondertekenknop in een e-mail. Lees hier hoe je dit heel eenvoudig kan instellen.

In de mailbox van de klant kan dit er als volgt uitzien:

Als de klant op de knop in de e-mail doorklikt, opent zich de factuur binnen onFact omgeving. Links staat er een ondertekenvenster, waarin je via muisbeweging of touchpad een handtekening kan toevoegen.

Na ondertekening verandert de status van de offerte in onFact automatisch in 'Aanvaard'. Je zal ook via e-mail op de hoogte gebracht worden van de ondertekening/aanvaarding.

Zodra de klant de offerte aanvaardt door online ondertekening, kan je deze niet meer aanpassen (zie hangslotsymbool).

Door op het hangslot te klikken kan je echter het document terug ontgrendelen. De status van het document blijft 'Aanvaard', maar de handtekening van de klant wordt verwijderd. Let hier dus bijzonder mee op!

Uitbreidingen

Extra tekstveld bovenaan document

onFact biedt de mogelijkheid om bovenaan je documenten (bv. je factuur) extra tekst toe te voegen. Dit kan via een extra tekstveld bovenaan het document waar je vrij informatie in kan opnemen. Dit tekstveld staat tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. Lees hier meer over de activatie van dit extra tekstveld.

Werf- of leveringsadres toevoegen

Het is mogelijk om op je offertes een werfadres of leveringsadres weer te geven, dat afwijkt van het eventuele facturatie-adres of adres van de klant. Lees hier hoe je een werfadres of leveringsadres toevoegt.

Staffelprijzen

Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze hier aan je product toekennen. Indien je per klantcategorie (bv. bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. Lees hier hoe je dit doet.

Maateenheden

Heb je de app 'Maateenheden' geactiveerd, dan kan je deze voor de producten op je offertes gaan gebruiken. Voeg maateenheden toe aan de aantallen op je offertes. Lees hier meer over maateenheden.

Een goede offerte maken doe je zo!

Je hebt reclame gemaakt, potentiële klanten actief benaderd en je krijgt de vraag: “Kan je een offerte maken?” Dergelijke vraag tot opmaak van een offerte komt er vaak pas nadat je behoorlijk wat inspanningen hebt geleverd; je kan er dan ook maar beter de nodige aandacht aan besteden. Met een goede offerte maximaliseer je je kansen op succes en uiteindelijk het binnenhalen van de opdracht of verkoop.

Lees in ons blog-artikel hoe je van je offerte echt een verkoopstool maakt. Succes!

In onFact kan je makkelijk de lay-out van je facturen aanpassen. Dat doe je via de bedrijfsinstellingen.

1. Klik rechtsboven het onFact-venster op je gebruikersnaam (e-mailadres); er verschijnt een drop-down menu.

2. Kies de tweede optie: 'Instellingen bedrijf'. Je komt terecht op de algemene pagina met je bedrijfsinformatie.

3. Om de lay-out van documenten in te stellen, ga je in het middelste menu naar de vierde keuze; 'Templates'.

4. Om de huidige template aan te passen, klik je op de gele potloodknop 'Template personaliseren'.

In het middengedeelte kan je aanpassingen aan de template doorvoeren. In de rechterkant van het venster kan je tegelijkertijd je voorbeeld bekijken. Druk na elke wijziging op de blauwe knop rechtsboven 'Voorbeeld vernieuwen' om de wijzigingen te bekijken.

Kies je logo

Eén van de belangrijkste personalisaties is het tonen van je bedrijfslogo. Via 'Logo - Kies bestand' kan je een logo uploaden. In het voorbeeld hieronder werd het bedrijfslogo geüpload:

Bij 'Instellingen' kan je met de schuifbalk het logo groter of kleiner maken.

Kies je achtergrond

Het is echter ook mogelijk om niet enkel een logo, maar ook een achtergrond op te laden. Daar moet je wel een kant-en-klare afbeelding voor klaarstaan hebben. In het voorbeeld hieronder werd een achtergrond geüpload.

Onder de kop 'Instellingen' kan je nog enkele aanpassingen uitvoeren, zoals

• logo groter of kleiner maken;

• de marge tussen de verschillende lijnen vergroten of verkleinen;

• de grootte van het lettertype aanpassen.

Kies je lettertype

onFact biedt je de keuze tussen enkele lettertypes:

Kies je kleuren

Enkele belangrijke features om de factuur visueel nog meer naar je hand te zetten zijn de mogelijkheden qua kleur van balken en tekst.

Door op de gekleurde blokjes te klikken, open je een keuzewiel met kleuren. Je kan een gekozen kleur aanklikken, of manueel de hex-code van de kleur invoeren.

Hieronder een voorbeeld voor-na kleuraanpassing:

De gekozen kleuren zien er in het onFact menu dan als volgt uit:

Aan de slag!

Je kan meerdere templates aanmaken en opslaan. Zo kan je quasi elk document een andere lay-out geven. Experimenteer met de mogelijkheden om je huisstijl tot leven te brengen in onFact!

Om een onFact-account aan te maken ga je naar https://www.onfact.nl/

• Heb je al een account? Voer dan je e-mailadres en wachtwoord in en klik op 'Inloggen'.

• Als nieuwe gebruiker klik je op 'Registreer' om je nieuwe account aan te maken.

Vul je bedrijfsnaam en e-mailadres in en kies een wachtwoord. Vergeet ook de algemene voorwaarden niet te aanvaarden en klik op 'Account aanmaken'.

Om meteen een eerste factuur te kunnen maken zijn enkele extra bedrijfsgegevens nodig. Deze zullen worden weergegeven op je factuur. Naarmate je meer gegevens invult zie je rechtsboven het voorbeeld vollediger worden. Als je gegevens zijn ingevuld klik je onderaan op de knop 'Voltooi je registratie'.

Je kan nu reeds enkele aanpassingen maken aan de template (= de lay-out van je documenten). Heb je in het aanmeldscherm je website ingevoerd? Dan stemt onFact meteen je template af op je bedrijfsstijl. Meer geavanceerde personalisatie-instellingen zijn beschikbaar na het doorlopen van de registratie.

Klik op de groene knop rechtsboven om je registratie te voltooien. Je komt terecht op het onFact dashboard:

Je bent nu klaar om in de volgende stap een eerste klant aan te maken.

Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in onFact zijn er drie manieren:

1. Betaling via QR-code

2. Betaling via Ponto

3. Betaling via SEPA-bestand

Betalingen opvolgen

In het linkermenu in onFact zie je nu een knop 'Aankopen' verschijnen. Als je daar op klikt verschijnt je lijst van Aankopen. In dit overzicht zie je in één oogopslag welke documenten er nog open staan, op basis van de labels in de kolom 'Status'.

• groene knop 'betaald': de aankoop werd reeds betaald.

• gele knop met betaaldatum: de aankoop werd nog niet betaald, maar is nog binnen de ingestelde betaaldatum.

• rode knop met betaaldatum: de aankoop is nog niet betaald en overschreed ook al de ingestelde betaaldatum.

Betalingen uitvoeren

Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in onFact zijn er drie manieren:

1. Betaling via QR-code

2. Betaling via Ponto

3. Betaling via SEPA-bestand

Via onFact betalingen uitvoeren: QR-code

Het is mogelijk om vanuit onFact je aankoopdocument meteen te betalen nadat je het hebt ingevoerd. Op basis van de ingevoerde aankoopinformatie (bedrag, mededeling, IBAN-nummer leverancier, ...) wordt een QR-code gegenereerd.

Deze verschijnt onderaan de samenvatting van de aankoop, bij 'Betalingen'. Door deze te scannen met je bank-app kan je meteen de betaling aan de leverancier uitvoeren, op basis van de gegevens van je aankoop:

• Bankrekening gekoppeld via bv. Ponto: de betaling zal automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.

• Bankrekening niet gekoppeld aan onFact: verander dan manueel de status naar 'betaald' (groene knop bovenaan samenvatting van je aankoop).

Via onFact betalingen uitvoeren: Ponto

Als je in onFact de koppeling met Ponto hebt geactiveerd voor bv. het ophalen van je banktransacties, zal er onderaan je aankoop een Ponto-betaalknop verschijnen:

Klik op de groene knop 'Betalen' om doorgestuurd te worden naar je Ponto-omgeving, waar je de betaling zal bevestigen en uitvoeren.

Aangezien je bankrekening gekoppeld is via Ponto zal de betaling automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.

Via onFact betalingen uitvoeren: SEPA-bestand

Vanuit onFact kan je meerdere betalingen in 1x klaarzetten in je webbanking, via een SEPA-bestand. Je verzamelt vanuit onFact alle betaalgegevens, importeert deze in je online bankomgeving en de betalingen worden uitgevoerd op de door jou ingestelde betaaldatum.

Stap 1. Invoeren uiterste betaaldatum

Bij het verwerken van je aankoop moet je zeker een 'Betaaldatum' invoeren. Overschrijvingen die via een SEPA-bestand worden uitgevoerd, zullen worden uitgevoerd twee dagen voor de datum die jij hebt aangeduid als 'Betaaldatum'.

Stap 2. Aankopen exporteren naar SEPA-bestand

In het overzicht van je aankopen selecteer je de te betalen aankopen door ze aan te vinken.

Via de blauwe knop 'Acties' krijg je de keuze om te 'Exporteren naar SEPA-betaalbestand'. Klik er op om het bestand te downloaden. Als je niet voor alle leveranciers de IBAN- en BIC informatie hebt ingevoerd, zal onFact een foutmelding geven.

Bij het exporteren wordt gevraagd of je de geëxporteerde documenten wil markeren als 'gepland'.

Als je deze keuze met 'Ja' bevestigt, verschijnt deze betaling als 'gepland' in je lijst van aankopen.

Stap 3: Betaalbestand importeren in je bankomgeving

Het SEPA-bestand is een bestand in XML-formaat dat je kan downloaden op je computer. Dit kan vervolgens opgeladen worden in je eigen online bankomgeving. Elke bank heeft hiervoor zijn eigen te volgen stappen.

Betalingen koppelen aan je bankgegevens

Gebruik je de koppeling met Ponto, dan zullen betalingen van jouw rekening die buiten onFact plaatsvonden, ook kunnen gekoppeld worden. Heb je bv. een aankoopdocument betaald met je bank-app of via de QR-code, dan zal deze door de koppeling ook afgepunt worden.

Betalingen die niet gelinkt kunnen worden aan een document, komen terecht in je verwerklijst. Van hieruit kan je ze verder gaan toewijzen aan het correcte document.

In onFact is het mogelijk om bv. je hele productenlijst in 1x te updaten in geval van prijswijziging. De meest eenvoudige manier is dan om te werken met een export van je producten, gevolgd door een import. Hoe gaat dit in zijn werk?

Gegevens exporteren

1. Ga naar Producten. Kies rechtsboven voor de blauwe knop 'Volledige productlijst'.

2. Nu zie je rechtsboven een nieuwe blauwe knop: 'Acties'. Als je op het pijltje klikt zal hij aangeven te exporteren naar een Excelbestand.

3. Daar kan je op klikken; er zal een bericht verschijnen dat je download klaar staat. Deze sla je ergens op.

Dit Excelbestand kan je filteren, sorteren, ... hoe je wil. In de kolommen m.b.t. prijs kan je de nieuwe prijs ingeven.

Het bestand moet natuurlijk wel opnieuw in onFact ingevoerd worden met de geupdate prijzen: dat gebeurt via Importeren.

Gegevens importeren

Gegevens importeren in onFact gebeurt op basis van een csv-bestand, dit is een afgeleide van Excel. Om een csv-bestand te maken, kies je bij je Excel-bestand 'Opslaan als' en selecteer je bestandstype 'csv'.

1. Ga opnieuw naar je volledige productlijst en klik op de blauwe knop 'Acties'.

2. Klik nu op de onderste keuze: 'Importeer producten'.

3. Klik rechtsboven op de importpagina op de groene knop 'Gegevens importeren'.

Je komt nu terecht bij de eerste importstap.

1. Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'

2. Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten

3. Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in

4. Geef eventueel een naam aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven (zie verder)

5. Duid aan wel scheidingsteken er is gebruikt voor decimalen (bv. aankooprijs = 74,50 euro)

6. Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet

7. Klik 'Volgende'

Gegevens koppelen aan onFact-velden

Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.

Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Basisnaam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 1: Omschrijving' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Basisnaam'. Voor het veld 'Aankoopprijs' duid je 'Kolom 5: Aankoopprijs' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.

Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:

Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel producten er zijn geüpdatet.

In onFact maakt een product steeds onderdeel uit van een productgroep. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten. Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

Basismodule

Een productgroep toevoegen

Via de tab 'Producten' (menu linkerzijde) kom je in het overzicht van de productgroepen.

Bekijk hieronder hoe je een productgroep toevoegt:

Per productgroep kan je de omzet bekijken tijdens een bepaalde periode. Je kan ook cijfers tonen op basis van aantal verkopen:

Een product toevoegen

In de nieuw toegevoegde productgroep kan je meteen producten aanmaken.

Het productnummer wordt automatisch toegekend. Via de knop 'Bewerken' kan je hier ook de artikelcode van je product invoeren, of een ander type nummering.

Een product toevoegen vanuit een document

Het is ook mogelijk om een nieuw product aan te maken/op te slaan vanuit een document, bv. factuur of leveringsbon. Op die manier hoef je niet steeds terug te keren naar de productfiche.

Bij het aanmaken van een document verschijnen er een aantal productlijnen. In deze vakken kan je de basis productinformatie invoeren. Aan de linkerkant van een productlijn verschijnt een blauwe knop. Klik er op om een keuzemenu te openen.

Klik op de onderste keuze, '+ Product aanmaken'. Er opent zich een pop-up venster waar je de nodige productinformatie kan invoeren, analoog aan invoer via de productfiche.

Afhankelijk van welke apps en koppelingen je activeerde (zie hieronder bij 'Uitbreidingen') zullen er meer of minder beschikbare invulvelden verschijnen.

Klik onderaan op de groene knop 'Toevoegen' om je product toe te voegen aan je productenlijst.

Als het product succesvol toegevoegd werd, verschijnt er een mededeling én wordt de koppeling met het product gemaakt. Onder de naam van je nieuw ingevoerde product, verschijnt de koppelingsmededeling: "Deze lijn wordt gekoppeld aan product (xyz)".

Uitbreidingen

Vertalingen

Voor anderstalige klanten worden de standaardteksten in onFact vertaald. Ingevoerde producten dien je echter zelf van een vertaling te voorzien.

Je kan de vertaling manueel per product invoeren, of via een csv-bestand met daarin meerdere productgegevens en hun vertaling(en). Lees hier hoe je dat doet.

Productfoto

Het is mogelijk om in onFact een productfoto toe te voegen aan je product en deze ook te tonen op je documenten.

Om dit mogelijk te maken, moet je de gratis uitbreiding 'Productfoto's' activeren. Lees hier hoe je dat doet.

Rapport

Je kan per product een omzetgrafiek bekijken. Deze wordt weergegeven op basis van algemene omzet of aantal verkopen (keuze).

Staffelprijzen

Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze hier aan je product toekennen. Indien je per klantcategorie (bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. Lees hier hoe je dit doet.

Stockbeheer (voorraadbeheer)

Heb je de app 'Stockbeheer' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. De ingevoerde voorraad wordt vermeerderd bij het ingeven van aankopen of correcties, en verminderd op basis van leveringsbonnen of facturen (in te stellen). De virtuele stock houdt rekening met openstaande bestellingen zodat je tijdig bestellingen kan plaatsen om de stock aan te vullen. Lees hier meer over het stockbeheer.

Leeggoed

Heb je de app 'Leeggoed' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Reken leeggoed aan bij verkochte producten. Dit leeggoed wordt apart vermeld op de documenten. Lees hier meer over leeggoed in onFact.

Maateenheden

Heb je de app 'Maateenheden' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Voeg maateenheden toe aan de aantallen op je documenten. Lees hier meer over maateenheden.

Grootboekrekeningen

Heb je de app 'Grootboekrekeningen' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Stel grootboekrekeningen in voor producten. De facturen krijgen bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Lees hier hoe je dit kan instellen.

Basismodule

Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen':

Je hebt nog geen factuur gemaakt, dus het overzicht is leeg. Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.

Het facturatievenster opent zich nu en bestaat uit vier blokken met informatie over:

1. Je klant: aan wie factureer je?

2. Je producten/diensten: wat factureer je en aan welke prijs?

3. Het onderschrift: de vraag tot betaling aan de klant met rekeningnummer en betalingsreferentie.

4. De factuur zelf: volgnummer, datum, eventuele korting.

Klantinformatie

Vanuit klantenfiche

Hier geef je aan aan wie je de factuur wil richten. Je kan een klant oproepen vanuit de klantenfiche die je eerder hebt aangemaakt (zie Tutorial Stap 2: Klant aanmaken).

• Typ je bijvoorbeeld in het veld 'Klant' de naam 'Hendrik', dan zal onFact meteen op zoek gaan naar de klant met de corresponderende gegevens en de informatie uit de ingevoerde klantenfiche overnemen op de factuur.​‌

• Je kan ook zoeken in de klantenfiches door op het vergrootglas te klikken. De volledige klantenlijst zal zich nu openen.

Je ziet ook dat deze factuur nu gekoppeld zal worden aan de klantenfiche 'C00001', het nummer van de klantenfiche van Hendrik Leemans.

Rechtstreeks in factuur

Als je nog geen klantenfiche hebt aangemaakt, kan je de gegevens van een nieuwe klant ook invullen door in de velden te typen. Je kan de ingevoerde gegevens dan ook meteen 'Opslaan als nieuwe klant' (zo wordt er dan toch een klantenfiche aangemaakt). Wanneer je 'Opslaan als nieuwe klant' aanvinkt, verschijnen ook de velden 'E-mailadres' en 'Telefoonnummer' zodat je deze kan invullen.

Producten of diensten

Standaard werden er nog geen producten of diensten aan je factuur toegevoegd. Per nieuwe lijn kan je een nieuw product of dienst toevoegen. Dat doe je door in het tekstveld onder 'Dienst of product' aan te duiden wat je wil factureren. In het voorbeeld hieronder wil ik een router verkopen.

Net zoals bij het aanduiden van mijn klant, herkent onFact het product dat ik wil toevoegen uit zijn productdatabase. We hebben immers eerder een router ingevoerd als product. Ook hier worden de gegevens over dit product overgenomen op de factuur. Onder dit product verschijnt een nieuwe blanco lijn, waar je een tweede product kan toevoegen.

In het voorbeeld voeg ik een product toe, dat vooraf nog niet via mijn 'Producten' werd aangemaakt. Je wil bv. nog wat klein materieel aanrekenen. Je kan dan manueel de omschrijving typen in het veld 'Dienst of product', en dan ook manueel een prijs invoeren.

Klik je aan de linkerzijde van een productlijn op het vergrootglas, dan kan je de volledige productlijst oproepen. Vanuit deze lijst kan je ook een product selecteren:

Per productlijn is het meteen mogelijk om een korting toe te kennen. Klik daarvoor op de gele knop 'Meer'. Het veld 'Lijnkorting' verschijnt. Het is mogelijk om de korting toe te kennen als percentage, of in de gekozen munteenheid.

Document structureren met titels en extra info

Het is mogelijk om tussen je verschillende productlijnen titels in te voegen. Op die manier kan je de factuur meer gaan structureren.

Via de groene knop 'Lijn toevoegen' kan je in de tabel uit drie soorten lijnen kiezen:

• Een product- of dienstlijn toevoegen (zie vorige paragraaf);

• Een sectie met titel toevoegen;

• Een (vrije) tekstlijn toevoegen.

Sectie met titel toevoegen

De titel bestaat uit één lijn, met vooraf ingestelde opmaak. Je kan de titel met de pijltjes meer naar boven of naar onder in het document plaatsen.

(Vrije) tekstlijn toevoegen

Het is ook mogelijk om boven of onder producten een extra tekstlijn toe te voegen. Deze kan in tegenstelling tot een titel, wel opgemaakt worden met de basis editor. Met de pijltjes kan je het veld ook weer meer naar boven of naar onder in de tabel verplaatsen.

Voorbeeld

Op een factuur kan dit er als volgt uitzien:

Het onderschrift

Je klant ziet in het onderschrift op welke manier de factuur dient betaald te worden. Standaard vraagt het onderschrift om "het factuurbedrag binnen xx dagen over te schrijven op rekeningnummer xx onder vermelding van het factuurnummer xx."

Tijdens de eerste stap, '1. Account aanmaken' heb je het IBAN-nummer van je bedrijf ingevoerd. Dat is het nummer dat in het onderschrift zal opgenomen worden. Aan het onderschrift hoef je in principe niets te wijzigen; alle informatie wordt uit je ingevoerde informatie in onFact gehaald. Dit gebeurt voor elke waarde tussen '%'-tekens (bv. %company_name%), de zogenaamde tags. Lees hier meer over het gebruik van tags in onFact.

Documenteigenschappen

Vooraleer je de factuur kan genereren, kan je nog enkele keuzes maken.

In deze sectie kan je:

• de datum van je factuur wijzigen, indien gewenst;

• een algemene korting toekennen over het gehele factuurbedrag;

• de betaaltermijn ingeven, en/of 'Einde maand' aanvinken.

Heb je dit alles doorlopen, dan kan je via de groene knop 'Toevoegen' je factuur genereren. Je ziet nu het overzichtsscherm van je gemaakte factuur:

Acties

Vanuit het overzichtsscherm van gemaakte facturen kan je via de blauwe 'Actie' knop rechtstreeks enkele bulk acties uitvoeren op je facturen.

• Gegevens exporteren: naar csv (Excel), alle documenten combineren tot één PDF-bestand, naar een ZIP-bestand met alle documenten, of export voor boekhoudpakketten. Lees hier meer over deze verschillende exports.

• Enkele (of alle) facturen aanvinken en hun status wijzigen naar 'Verzonden'.

• Enkele (of alle) facturen aanvinken en hun status wijzigen naar 'Betaald'.

• Eén of meerdere facturen selecteren en kopiëren naar een nieuwe leveringsbon.

• Eén of meerdere facturen selecteren en kopiëren naar een nieuwe creditnota.

Printversie

Als je rechtsboven op de grijze knop 'Printversie' klikt, opent zich een nieuw venster waarin je de factuur kan bekijken. Je kan de factuur van hieruit ook als PDF-bestand downloaden.

Factuur bewerken

Zie je nog een fout in de factuur, of wens je iets aan te passen? Dat kan. Klik in het overzichtsscherm van je factuur in het menu naast 'Tijdlijn' op 'Factuur bewerken'. Je kan de factuur onderdeel per onderdeel aanpassen via de potloodknoppen 'Bewerken' (bv. enkel de klantgegevens, of de gegevens over je vermelde producten/diensten, ...).

Factuur verzenden

Als je tevreden bent over de factuur kan je ze eenvoudig verzenden. Daarvoor ga je opnieuw naar de samenvatting van je factuur:

Rechts naast 'Tijdlijn' zie je een gele knop 'Verzenden via e-mail'. Deze opent de pagina om je factuur naar de klant te verzenden, met een begeleidende boodschap.

Het e-mailadres van de klant wordt automatisch opgehaald uit de klantenfiche of kan manueel ingevoerd worden. Je kan ervoor kiezen ook een kopie naar jezelf te sturen, of opties cc: en bcc: te gebruiken. Het onderwerp van de e-mail kan aangepast worden alsook de begeleidende tekst. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te vullen door er een komma tussen te plaatsen.

De e-mail wordt verzonden door onderaan op de groene knop 'E-mail verzenden' te klikken.

Heb je de factuur zelf op een andere manier verzonden? Gebruik dan de blauwe 'Acties' knop om aan te duiden dat de factuur verzonden werd. Duid dan de optie 'Verander status naar verzonden' aan.

Voorschotfacturen

Voorschotfacturen zijn geen aparte documenten in onFact maar eigenlijk gewone facturen. Het is wel een specifieke functie in onFact om de opvolging te faciliteren. Je kan vanuit een offerte een voorschotfactuur opmaken en een vast of procentueel bedrag als voorschot kiezen.

1. Deze voorschotfactuur komt in de lijst van facturen waar je ook gebruik kan maken van de mogelijkheden voor betalingsopvolging.

2. Wanneer je na oplevering van de producten of diensten een eindfactuur wil opmaken, ga je terug naar de offerte en kopieer je deze naar een factuur.

3. Het voorschotbedrag zal automatisch in mindering worden gebracht zodat de som van beide facturen gelijk is aan de offerte.

4. Je kan ook meerdere voorschotfacturen opmaken indien er in meerdere malen betaald wordt.

Opvolgen betaling

Via overzicht facturen

In het algemene overzicht van de facturen kan je in één oogopslag de betalingen opvolgen. Bovenaan de pagina worden de gemaakte facturen visueel onderverdeeld:

• Rood: het openstaande bedrag van de vervallen (te laat betaalde) facturen. De vervaldatum wordt berekend op de waarden die je hier zelf voor hebt ingesteld.

• Geel: het totale openstaande bedrag van alle verzonden facturen.

• Groen: je totale omzet deze maand.

In de factuurlijst worden dezelfde kleuren gebruikt om de betaalstatus per factuur aan te duiden.

• Rood: factuur is nog niet betaald en reeds buiten de betaaltermijn.

• Geel: factuur is verzonden en wacht op betaling.

• Groen: factuur is betaald.

• Blauw: factuur is nog in concepstatus; je hebt het nog niet naar de klant verzonden.

Via detailfiche factuur

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.

Om de functionaliteiten van onFact optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.

Een pop-up venster opent om de betaalinformatie in te voeren:

• Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kasboek (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.

• Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.

• Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.

• Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.

• Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. Voorbeeld van ingevoerde betaling via kasboek:

Herinneringen

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een (automatische) betaalherinnering aan te maken.

1. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'.

2. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen. Je kan zelf de termijn van betaling, eventuele aanmaningskosten en interesten invoeren. Nadien klik je op 'Toevoegen'.

De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.

Kopiëren naar

Vanuit de samenvatting van de factuur kan je de gegevens van deze factuur eenvoudig kopiëren:

• naar een nieuwe factuur;

• naar een nieuwe creditnota.

Via de knop 'Bewerken' kan je nadien nog aanpassingen doorvoeren aan de nieuwe factuur of creditnota.

Bijlagen

De bijlagen bij je factuur zijn meestal je algemene voorwaarden. Deze kan je uploaden en instellen op bedrijfsniveau. Lees hier hoe je dit kan instellen.

Uitbreidingen

Koppeling met de bank

Door je onFact-account via bv. Ponto te koppelen aan je bankrekening halen wij dagelijks je bankuittreksels op en vergelijken we deze via een slim algoritme met je openstaande facturen. Als er een match gevonden wordt, wordt de betaling automatisch verwerkt en hoef je zelf niets meer te doen. Je klanten meteen een online paybutton bezorgen om de factuur te betalen? Ook dat is mogelijk in onFact. Lees hier hoe dit in zijn werk gaat.

Koppeling met de boekhouder

Vanuit onFact kan je je facturen meteen doorsturen naar je boekhouder. Bekijk hier welke programma's daarvoor beschikbaar zijn.

Extra tekstveld bovenaan document

onFact biedt de mogelijkheid om bovenaan je documenten (bv. je factuur) extra tekst toe te voegen. Dit kan via een extra tekstveld bovenaan het document waar je vrij informatie in kan opnemen. Dit tekstveld staat tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. Lees hier meer over de activatie van dit extra tekstveld.

Werf- of leveringsadres toevoegen

Het is mogelijk om op je offertes een werfadres of leveringsadres weer te geven, dat afwijkt van het eventuele facturatie-adres of adres van de klant. Lees hier hoe je een werfadres of leveringsadres toevoegt.

Leveringsdatum

Vul naast de factuurdatum ook de leveringsdatum van de goederen in tijdens het aanmaken van een factuur. Lees hier hoe je dit veld activeert.

Orderreferentie

Registreer op je facturen ook een orderreferentie van de klant. Lees hier hoe je dit veld activeert.

Grootboekrekeningen

Heb je de app 'Grootboekrekeningen' geactiveerd, dan kan je deze ook in je facturatie gaan gebruiken. Stel grootboekrekeningen in voor producten. De facturen krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Lees hier hoe je dit kan instellen.

Kortingen

Naast de lijnkorting op factuur voorziet onFact nog andere kortingsmogelijkheden. Je kan de app 'Korting contante betaling activeren' (ken je klanten een korting toe als ze binnen een bepaalde termijn betalen) of werken met staffelprijzen (ken kortingen toe per type klant; bv. particulier of professioneel). Lees hier meer over de extra mogelijkheden.

Betalingsverzoeken

Je kan gebruik maken van betalingsverzoeken om klanten eerst te laten betalen vooraleer een factuur op te maken. Je kan de betalingsverzoeken ook gebruiken als pro-formafacturen. Een betalingsverzoek kan nadien eenvoudig gekopieerd worden naar een definitieve factuur. Lees hier meer over het gebruik van betalingsverzoeken.

Een goede factuur maak je zo!

Ga je een factuur opmaken, dan is het belangrijkste criterium de conformiteit met de wetgeving en de btw-regelgeving. Een factuur moet een reeks verplichte vermeldingen bevatten en de btw moet correct berekend zijn. Dit is natuurlijk het allerbelangrijkste aspect van een factuur. Maar je kan hier als bedrijf veel verder in gaan: om het jezelf en de klant veel makkelijker te maken, en er misschien extra omzet door te genereren.

Lees in ons blogartikel hoe je een topfactuur opstelt. Succes!

In onFact kan je op twee niveau's betalingen gaan beheren:

• Betaling van je openstaande uitgaande facturen door klanten opvolgen (inkomende betalingen)

• Betaling van je eigen aankopen uitvoeren (uitgaande betalingen)

Voor de opvolging van inkomende betalingen (= betalingen door jouw klanten) in onFact zijn er drie manieren:

1. Manuele opvolging van de betaling

2. Manueel uploaden van digitale bankuittreksels

3. Automatische koppeling met bank via Ponto

Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in onFact zijn er drie manieren:

1. Betaling via QR-code

2. Betaling via Ponto

3. Betaling via SEPA-bestand

In onFact kan je kiezen uit meer dan 20 koppelingen en apps (uitbreidingen) die je gratis kan activeren. Je vindt ze in het menu 'Apps en koppelingen' onder je gebruikersnaam.

Er zijn toepassingen specifiek voor klanten, producten of eerder algemene instellingen. Activeren doe je simpelweg door op de groene knop 'Activeren' te klikken. Je kan per app verdere configuraties maken.

Hoe meer apps en koppelingen je geactiveerd hebt, hoe meer tabs er zullen verschijnen doorheen je eigen onFact-omgeving. Hier zie je bv. het verschil tussen een basis account en een account met meerdere geactiveerde apps:

Basis account

Account met apps & koppelingen geactiveerd

Dat is mogelijk. Die kan je aangeven in de app 'Aankopen'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres

2. Kies 'Apps en koppelingen'

3. Ga naar de app 'Aankopen' en klik op 'Configureren'.

4. Er zal zich nu een nieuw venster openen. Vink de voorgestelde optie aan bij 'Berekeningsmethode prijs': "Prijs berekenen door een marge op de aankoopprijs te berekenen".

Wanneer je dan een product aanmaakt, kan je een winstmarge ingeven. Als je de aankoopprijs ingeeft, wordt de verkoopprijs op basis hiervan berekend. Als de importfunctie gebruikt zou worden, kan je een Excel formule gebruiken om dit uit te rekenen.

Ook op niveau van een productgroep kan je deze winstmarge gaan instellen. Bij het toevoegen van een nieuwe productgroep kan je een winstmarge toekennen die toegepast wordt op alle producten binnen deze groep.

Ook aan een bestaande productgroep kan je deze marge gaan toevoegen. Klik in een productgroep bovenaan op de gele knop 'Bewerken'. Een gelijkaardig venster als hierboven opent zich: je kan een winstmarge invoeren en 'Opslaan'.

Via de app 'Abonnementen' kan je op gezette tijdstippen terugkerende facturen opmaken aan je klanten (bv. maandelijkse facturatie, lidmaatschap, ...). Maak elke week, maand, kwartaal of jaar dezelfde factuur aan en bezorg deze automatisch aan de klant. Datum en volgnummer worden automatisch ingevuld zodat je geen manueel werk meer hebt.

Abonnementen activeren

'Abonnementen' vind je als een app in onFact. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Abonnementen' te activeren in onFact.

De knop 'Configureren' hoef je niet te gebruiken, zie daarvoor 'Abonnementstemplate'.

Abonnementen aanmaken

Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het linker onFact-menu 'Abonnementen' zien staan.

Om een abonnement aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Abonnement aanmaken'. De opmaak verloopt gelijk aan de opmaak van reguliere facturen in onFact.

Abonnementsinformatie

Dit onderscheidt een reguliere factuur van een abonnement. Hier bepaal je volgens welke instellingen de facturen automatisch verzonden worden.

• Startdatum: de datum waarop je eerste abonnementsfactuur zal aangemaakt worden. Deze kan ook in het verleden liggen, maar dan zal je eerstvolgende factuur pas worden aangemaakt vanaf de eerstkomende facturatiedatum. Voorbeeld: maak je op 07/06 een abo aan dat start vanaf 01/06, dan zal de eerste abonnementsfactuur pas uitgaan op 01/07.

• Vink je een einddatum aan, dan zal je ook deze kunnen instellen.

• Uur van aanmaken: geef hier het uur in waarop de factuur moet aangemaakt en verzonden worden.

• Frequentie: kies uit wekelijks/maandelijks/elk kwartaal/jaarlijks/tweejaarlijks.

• Actief: wil je het abonnement al aanmaken maar de cyclus nog niet laten starten, dan vink je dit uit. Ga je het abonnement pas actief maken nadat je eerste facturatiedatum is verstreken, dan zal er pas op de eerstkomende facturatiedatum een factuur worden opgemaakt.

• Volgende factuurdata: een overzicht van de volgende factuurdata, op basis van de door jou ingevoerde instellingen.

Voorbeeld ingevulde sequentie die start op de eerste van de maand:

Invulling abonnement

De verdere samenstelling van een abonnement is gelijkaardig aan de samenstelling van een factuur in onFact. Daarvoor verwijzen we naar de handleiding 'Factuur maken'.

Prijzen van abonnementsartikels

Een abonnement wordt doorgaans aangemaakt om doorheen lange(re) tijd, eenzelfde prijs aan te rekenen. Als je in onFact bv. de prijs van artikel X wijzigt en artikel X wordt ook vermeld in een abonnement, zal de prijs van artikel X wijzigen in je productlijst maar niet automatisch in je abonnement. Dit om bv. de mogelijkheid te laten om bestaande klanten te factureren aan tarief A van product X, en nieuwe klanten aan tarief B van product X.

Wil de de prijs van een product toch updaten in de lopende abonnementen, ga dan naar de productfiche en klik aan de rechterzijde op 'Abonnementen'.

Hier wordt vermeld in hoeveel abonnementen het product gebruikt wordt. Om alle abonnementen te updaten met de bijgewerkte productprijs, klik je op de gele knop 'Abonnementen updaten naar de huidige productprijs'.

Gebruik van tags

In de vrije tekstvelden van een abonnement (bv. optionele omschrijving product, tekst boven tabel, onderschrift, ...) kan je gebruik maken van tags. Deze kunnen bepaalde waarden in je document doen wijzigen, afhankelijk van bv. de datum van de factuur, een eventuele einddatum, ...).

Bij een abonnement zijn er extra tags beschikbaar voor de datumnotatie. De tag %start% wordt bijvoorbeeld omgezet in de datum van de factuur, de tag %end% in de dag voor de volgende factuurdatum.

De lijst van beschikbare tags vind je achter de knop 'Tags' rechtsboven de tekstvakken.

Verzendopties abonnement

Aan het einde van de abonnementspagina kan je kiezen tussen twee verzendopties:

Enkel conceptfactuur aanmaken, niet verzenden

Je gaat de factuur laten aanmaken door de abonnementsmodule, maar ze wordt niet automatisch door onFact verzonden. Als de factuur op gekozen dag en uur is aangemaakt door de abonnementsmodule, verschijnt ze als 'Concept' op de abonnementspagina en in het overzicht van je reguliere facturen. Je kan van daaruit dan kiezen om ze per e-mail te verzenden.

Factuur aanmaken en verzenden via e-mail

Kies je deze optie, dan opent zich een extra e-mailvenster. Je kan hier de tekst van het e-mailbericht aanpassen dat zal vertrekken samen met de automatisch aangemaakte factuur. Standaard wordt hier de tekst overgenomen die je ook hebt ingesteld voor verzending van de reguliere facturen.

Klik op 'Toevoegen' om het abonnement te activeren. Wanneer de factuurdatum gekomen is, zal de factuur automatisch verzonden worden en de factuur dan ook als 'verzonden' in dit abonnement verschijnen:

De aangemaakte abonnementen verschijnen in je overzicht van abonnementen.

Abonnement pauzeren

In het detailzicht van het abonnement kan je het via de knop bovenaan ook 'pauzeren'. Dit vermijdt dat er nog verdere e-mails verzonden worden, of facturen binnen dit abonnement worden aangemaakt. Opnieuw activeren kan eenvoudig door opnieuw op de knop te drukken. Er zal dan een nieuwe factuur worden opgemaakt vanaf de eerstkomende facturatiedatum in de cyclus.

Abonnementstemplate gebruiken

Je kan in onFact ook templates voor abonnementen gaan gebruiken. Dergelijke templates kunnen gebruikt worden wanneer je abonnementen hebt met dezelfde producten en omschrijvingen, voor verschillende klanten. Zo hoef je bij een prijswijziging enkel de template aan te passen; alle abonnementen die de template gebruiken wijzigen mee.

Zo'n template instellen doe je als volgt:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

3. Klik op de gele knop 'Configureren' naast de app 'Abonnementen'.

Om een nieuwe template aan te maken, klik je rechtsboven op de groene knop 'Abonnement aanmaken'.

In de Abonnementinformatie geef je je template een naam (bv. Lidmaatschap), een uur van aanmaken factuur en een frequentie.

Abonnementstemplate koppelen aan klant

Ga je nu in het overzicht van je abonnementen een nieuw abonnement aanmaken, dan kan je bovenaan kiezen voor een template. In het voorbeeld hieronder zie je de keuze 'Nieuw abonnement zonder template', of gebruik maken van de template 'Lidmaatschap', waarin reeds een maandelijks abonnement van €25/maand is aangemaakt.

Ga je daaronder nu een klant invoeren, dan zal meteen alles worden ingesteld (prijs, omschrijving, frequentie, e-mailbericht, ...) voor een facturatiecyclus aan die specifieke klant. Op die manier kan je vaak terugkerende abonnementen gebruiken voor meerdere klanten.

Wil je de prijs van dit abonnement wijzigen, dan hoef je dit enkel te doen op niveau van de template. Van zodra deze prijswijziging wordt opgeslagen, zal deze automatisch worden meegenomen vanaf de eerstkomende facturatiedatum voor deze template, en dat voor alle klanten die dergelijk gekoppeld abonnement hebben.

Aankoopborderellen dienen in onFact als aankoopfactuur voor producten die je koopt bij partijen die zelf geen factuur kunnen maken. Bijvoorbeeld bij het opkopen van oude metalen of aankopen van materiaal van particulieren.

Aankoopborderellen activeren

'Aankoopborderellen' vind je als een app in onFact. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Aankoopborderellen' te activeren in onFact.

Aankoopborderellen aanmaken

Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het linker onFact-menu 'Aankoopborderellen' zien staan. De aanmaak van een aankoopborderel is gelijklopend als de andere documenten in onFact (zelfde opbouw als bv. factuur).

Om een nieuw borderel aan te maken, klik je op de groene knop 'Aankoopborderel aanmaken'.

Je kan de gegevens van de klant invoeren, het aangekochte product omschrijven en de prijs bepalen.

Vanuit het samenvattingsvenster kan het borderel verzonden of geprint worden, naar analogie met de andere onFact-documenten:

Een aankoopborderel ziet er als volgt uit:

Extra instellingen

Via de pagina 'Standaardwaarden' kan je een standaard onderschrift instellen dat op je aankoopborderellen kan gebruikt worden. Lees hier hoe je zo'n standaard onderschrift aanmaakt.

Bij de aanmaak van een aankoopborderel kan je de tekst in het onderschrift nog steeds manueel wijzigen.

Heb je vaak last van klanten die niet betalen en kan je eenvoudig voor deze klanten hun producten of diensten annuleren? Dan kan je gebruik maken van betalingsverzoeken om de klanten eerst te laten betalen vooraleer er een factuur wordt opgemaakt.

Een betalingsverzoek wordt in tegenstelling tot een factuur niet opgenomen in de boekhouding, waardoor je de btw pas hoeft te betalen wanneer de betaling voldaan is en de factuur wordt opgemaakt.

Betalingsverzoeken activeren

Het documenttype 'Betalingsverzoeken' moet in onFact eerst geactiveerd worden:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Betalingsverzoeken'.

Van zodra je deze uitbreiding geactiveerd hebt, kan je ze meteen gaan gebruiken. In het linkermenu zal er nu een lijn met documenttype 'Betalingsverzoeken' verschijnen.

Betalingsverzoeken aanmaken

Het aanmaken van een betalingsverzoek volgt hetzelfde schema als een factuur, offerte, ... Vanuit het overzicht van betalingsverzoeken kan je eenvoudig een nieuw verzoek aanmaken.

Toepassing als pro-formafactuur

Een tweede toepassing van de betalingsverzoeken is de mogelijkheid om ze te gebruiken als pro-forma facturen. Pro-formafacturen bevatten net zoals de betalingsverzoeken geen opsplitsing excl./incl. btw op het document en kunnen dus perfect hiervoor gebruikt worden.

Omzetting naar factuur

Een betalingsverzoek kan eenvoudig gekopieerd worden naar een factuur. Vanuit het overzicht van betalingsverzoeken kan je een verzoek selecteren. Via de blauwe knop 'Acties' zie je welke mogelijkheden er zijn; de onderste actie is 'Kopiëren naar nieuwe factuur'.

De koppeling 'Andere munteenheden' kan geactiveerd worden indien je wil factureren in andere valuta zoals GBP, USD, ...

1. Om de koppeling te activeren, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

2. Kies 'Apps en koppelingen'.

3. Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' klik je op de groene knop 'Activeren' naast 'Andere munteenheden'.

Wanneer de koppeling geactiveerd is, zal er bij de informatie m.b.t. klanten een extra veld verschijnen ('Valuta'), waar je een keuze zal kunnen maken uit een menu met munteenheden. Het toekennen van andere munteenheden gebeurt dus steeds op klantniveau:

Rechtstreeks in de klantenfiche zoals in het voorbeeld hieronder:

Of rechtstreeks bij de aanmaak van een document, in het gedeelte 'Klantinformatie':

Stel je bv. voor deze klant de keuze 'Deense kroon' in, dan zal op documenten die aan hem gericht zijn, de prijs van producten/diensten in DKK verschijnen in plaats van EUR.

Bij het opmaken van een document in andere munteenheden zal de conversiekoers ook steeds vermeld worden in onFact, boven de tabel met lijnen:

Bestelbonnen activeren

Het gebruik van bestelbonnen kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Bestelbonnen'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra type documenten ('Bestelbonnen') zal in het linkermenu verschijnen.

De opbouw en opmaak van een bestelbon is analoog aan deze van een factuur. Je kan op een bestelbon ook een orderreferentie toevoegen.

Voorbeeld van een bestelbon:

Bestelbon en stockbeheer (voorraadbeheer)

onFact maakt een onderscheid tussen de virtuele en de actuele stock of voorraad. De virtuele stock is de voorraadtelling op basis van bestelbonnen. In deze telling wordt niet enkel rekening gehouden met wat reeds gefactureerd of geleverd is, maar ook met wat door klanten reeds besteld is. Als klanten meer zouden bestellen dan wat er actueel in stock is, zie je dit meteen bij de stockwaarschuwingen.

In het voorbeeld hierboven bedroeg de actuele stock 10 stuks. Daarvan werden er reeds 3 gefactureerd. Actuele stock = 7 stuks. Er werd echter ook een bestelbon opgemaakt voor 2 stuks. Virtuele stock = actuele stock - 2 bestelde = 5 stuks. Kopieer je deze bestelbon naar een factuur, dan zullen beide stocks weer dezelfde zijn.

Bestelbon omzetten naar ander document

Een bestelbon kan je eenvoudig kopiëren naar een ander type document:

• naar een nieuwe bestelbon;

• naar een nieuwe leveringsbon;

• naar een nieuw kassaticket;

• naar een nieuw betalingsverzoek;

• naar een nieuwe factuur;

• naar een nieuwe inkooporder.

Ga in de samenvatting van je bestelbon naar de groene knop 'Kopiëren naar' en kies daar uit de vermelde acties.

Het is ook mogelijk om meerdere bestelbonnen in één keer in een nieuw document te combineren.

In het overzicht van bestelbonnen is het mogelijk om meerdere bonnen aan te duiden, en deze op één en hetzelfde te laten verschijnen:

• op een nieuwe leveringsbon;

• op een nieuw betalingsverzoek;

• op een nieuw kassaticket;

• op een nieuwe factuur.

Let op: er wordt wel een verschil gemaakt op klantniveau.

• selecteer je bv. drie bonnen gericht aan dezelfde klant, dan zullen alle vermelde goederen en diensten op één en dezelfde factuur aan deze klant verschijnen.

• selecteer je bv. drie bonnen gericht aan klant A en 2 bonnen gericht aan klant B, dan zullen alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant A op eenzelfde factuur komen, en alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant B op een andere factuur (gericht aan klant B).

Dit verloopt via de blauwe knop 'Acties' in het overzicht van bestelbonnen:

Instellingen voor kopiëren en samenvoegen

Bij het activeren van de bestelbon-app, kan je configureren hoe het document met samengevoegde bestelbonnen er moet uitzien.

Er zijn drie keuzes:

• Geen tussentitels invoegen: alle productlijnen uit alle gecombineerde bestelbonnen verschijnen onder elkaar op het einddocument.

• Kleine tussentitels invoegen: alle productlijnen verschijnen per bestelbon onder elkaar op het einddocument.

• Tussentitels en subtotalen invoegen: op het einddocument zie je per bestelbon een overzicht van productlijnen en het subtotaal per bestelbon.

Bestelbon ondertekenen

Een bestelbon kan je best laten ondertekenen, zeker indien er een voorschot werd ontvangen. Vergeet daarbij ook je handtekening als zaakvoerder niet!

Het is mogelijk om een bestelbon gewoon uit te printen en te laten ondertekenen, maar de klant kan deze ook digitaal en/of vanop afstand ondertekenen.

In het hoofdstuk 'Online ondertekenen' vind je alle info over:

• instellen van je eigen handtekening als zaakvoerder;

• digitaal ondertekenen van een document;

• begeleidende e-mail met mogelijkheid digitaal ondertekenen van een document.

Climapulse is een online platform voor het beheer van HVAC-installaties, zowel koeling als verwarming. Als je in onFact de koppeling met Climapulse activeert, kan je eenvoudig de aangemaakte werkbonnen in Climapuse omzetten in een factuur in onFact.

De Climapulse-koppeling activeren

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

2. Ga naar de apps en koppelingen met betrekking tot 'Geavanceerde instellingen'.

3. Klik naast Climapulse op de groene knop 'Activeren'.

De Climapulse-koppeling configureren

Om de Climapulse koppeling te kunnen gebruiken, moet je verbinding maken met je eigen Climapulse-account. In je account vind je een API-sleutel die je in onFact moet invoeren.

Instellingen ophalen in Climapulse

• Meld je aan bij Climapulse

• Ga rechtsboven naar 'Profiel' en klik daar op 'Aanmeldgegevens'

• Schakel API toegang in, zoals te zien in onderstaand scherm:

• Klik op 'Opslaan'.

• Ga nu naar 'Overzicht' in je profiel en kopieer de zichtbare API sleutel, of klik op de knop 'Nieuwe sleutel'

• Plak deze sleutel in het voorziene veld in onFact en klik op 'Connecteer'.

Gegevens synchroniseren

Als de koppeling actief is, zal Climapulse informatie uit een werkbon doorsturen naar onFact en deze omzetten in een factuur. Hoewel in Climapulse geen prijzen zichtbaar zijn op de werkbon, worden deze wel weergegeven op de factuur.

Je kan in onFact prijzen instellen m.b.t. drie onderdelen:

• producten

• gebruikers

• bedrijfsinstellingen

Deze kunnen eenvoudig gesynchroniseerd worden met Climapulse.

Producten synchroniseren

In Climapulse beschik je over een 'Inventaris' van producten. Deze vermelden echter geen prijzen. Als je een productlijst (bv. van een leverancier) importeert in onFact, moet je aan deze producten een prijs toekennen. Eens je productlijst aangemaakt, kan je deze doorsturen naar je Inventaris in Climapulse via de groene knop 'Synchroniseer uw producten'.

Als je nu producten uit je Climapulse Inventaris vermeldt op werkbonnen, zal in onFact de corresponderende prijs overgenomen worden op de factuur.

Instellingen gebruikers aanvullen

In Climapulse heb je de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen die werkbonnen kunnen aanmaken. Er is echter geen veld voorzien voor het doorgeven van uurtarieven. Om de gepresteerde uren voor deze gebruiker te kunnen factureren, moet prijsinformatie ingesteld worden.

Deze prijsinstelling gebeurt enkel in onFact en wordt niet gesynchroniseerd naar Climapulse.

Per gebruiker in onFact kan je een kostprijs per uur en een factureerbaar uurtarief invoeren (klik op de gele knop 'Bewerken'. Als vanuit een werkbon een factuur aangemaakt word, neemt onFact het Factureerbaar uurtarief voor de betrokken gebruiker over.

Bedrijfsinstellingen aanvullen

In dit laatste onderdeel kan je de kilometervergoeding voor je onderneming instellen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om het bedrag in te voeren.

In Climapulse kan je bij een werkbon het aantal kilometers invoeren. Op de factuur in onFact wordt deze afstand dan gelinkt aan de ingestelde kilometervergoeding om op die manier de prijs te bepalen.

Factuur maken

Om de werkbon vanuit Climapulse om te zetten naar een factuur in onFact, ga je rechtsboven de werkbon naar de knop met drie puntjes. Klik hierop: je ziet nu de keuze 'Factuur maken'. Als je die lijn aanklikt, worden de gegevens doorgestuurd naar onFact en wordt een factuur klaargezet.

Hierbij worden de klantgegevens uit Climapulse gecontroleerd t.o.v. het klantenbestand in onFact.

• Bestaat deze klant ook in onFact? De factuur wordt automatisch gekoppeld aan een bestaande onFact-klantenfiche

• Bestaat deze klant nog niet in onFact? Een nieuwe klantenfiche zal automatisch aangemaakt worden in onFact, op basis van de informatie uit de werkbon.

De factuur kan vanuit onFact per e-mail aan de klant verzonden worden.

Vertoning notitievelden op factuur

In Climapulse zijn twee velden voorzien voor opmerkingen:

• Notitie -> dit veld wordt mee opgenomen op de factuur. Invoer in dit veld zal zichtbaar zijn op de factuur en voor de klant.

• Interne Notitie (privé) -> dit veld wordt niet mee opgenomen op de factuur. Invoer in dit veld zal niet zichtbaar zijn op de factuur en kan dus gebruikt worden voor interne opmerkingen.

Bijlagen

onFact haalt vanuit Climapulse ook relevante bijlagen op, die samen met de factuur vanuit onFact naar de klant kunnen verzonden worden. De volgende documenten worden naar onFact doorgestuurd als bijlagen:

• de werkbon (in PDF)

• eventuele certificaten (in PDF)

Je vindt deze documenten in de tab 'Bijlagen' bij de aangemaakte factuur in onFact.

Via de datumselectie kan je op een product- of dienstlijn ook meteen een datum weergeven op je documenten. De datum wordt standaard weergegeven voor bv. de naam van het product of de dienst.

Datumselectie activeren en configureren

De mogelijkheid voor het weergeven van een datum per lijn moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst met 'Alle apps en koppelingen' met betrekking tot 'Documenten' ga je naar 'Datumselectie per lijn'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Je krijgt nu de keuze om via de gele knop te 'Configureren': hier kan je bepalen of je altijd een datum automatisch wil ingevuld zien op je productlijn, en zo ja, welke tekst hier dan bij moet verschijnen.

Datumselectie gebruiken

Zodra 'Datumselectie' geactiveerd is, verschijnt aan de rechterzijde van de productlijn een kalender-icoon. Als je hier op klikt opent een kalender, waar je de gepaste dag kan selecteren.

Na selectie verschijnt de datum vooraan in de product-of dienstlijn. Verderop in de productlijn kan je een gekend product/dienst selecteren door enkele karakters in te voeren:

Klik op het voorgestelde product om het te selecteren en te koppelen aan de productfiche. Op het document kan dit er als volgt uitzien:

In onFact kan je grootboekrekeningen instellen voor je producten. Gekoppelde documenten krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Een grootboekrekening is een boekhoudkundige term en duidt op een rekening die bestaat uit een lijst van gelijksoortige uitgaven- en inkomstenposten.

Grootboekrekeningen activeren

Het gebruik van grootboekrekeningen is een app in onFact. Om deze te activeren en meteen te gebruiken, doe je het volgende:

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres;

2. Klik op dit adres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu;

3. Ga naar 'Apps en koppelingen met betrekking tot de boekhouding';

4. Klik op de groene knop 'Activeren' van de app 'Grootboekrekeningen'.

Grootboekrekeningen gebruiken

Het invoeren van grootboekrekeningnummers kan je doen op het niveau van je producten, in de productfiche. Na activering van de app zal je zien dat er onderaan de productfiche twee velden extra verschijnen:

• verkoop grootboekrekening

• aankoop grootboekrekening

Beide zijn vrije tekstvelden waarin je de betreffende grootboekrekeningnummers kan invoeren. Afhankelijk van de aard van je product vul je de juiste rekening in.

Grootboekrekeningen gebruiken bij je verkoopfacturen

Als je bij het opmaken van een verkoopfactuur een bestaand product selecteert waar je in de voorgaande stap een grootboekrekening hebt aan gekoppeld, zal deze productlijn hetzelfde grootboekrekeningnummer overnemen.

Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen. Het veld verschijnt wanneer je op de gele knop 'Meer' klikt aan de linkerkant van een productlijn:

Deze nummers verschijnen niet mee op de printversie van je documenten maar worden intern door onFact opgeslagen. Bij export naar boekhoudprogramma's worden deze meegestuurd. Afhankelijk van jouw boekhoudprogramma kunnen deze dan al dan niet verder verwerkt worden.

Grootboekrekeningen gebruiken bij je aankoopfacturen

Om grootboekrekeningnummers te gebruiken bij je aankoopfacturen, moet je in het verwerkvenster rechtsboven kiezen voor de 'geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen. Hier zullen ook de velden voor grootboekrekening verschijnen.

Als je bij het verwerken van je aankoopfacturen een product invoert dat reeds in je product database bestaat én waaraan je een grootboekrekeningnummer hebt gekoppeld, zal dit automatisch verschijnen op je verwerklijn.

Je kan echter ook manueel een nieuw product invoeren en er een grootboekrekeningnummer aan toekennen.

Voor de opvolging van betalingen in onFact zijn er drie manieren mogelijk:

1. Manuele opvolging van de betaling

2. Manueel uploaden van digitale bankuittreksels

3. Automatische koppeling met bank via Ponto

Manuele opvolging van de betaling

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.

Om de functionaliteiten van onFact optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.

Een pop-up venster opent om de betaalinformatie in te voeren:

• Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kasboek (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.

• Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.

• Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.

• Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.

• Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. Voorbeeld van ingevoerde betaling via kasboek:

Manueel uploaden van digitale bankuittreksels

Je kan een aantal betalingsbestanden manueel uploaden in onFact.

1. Ga daarvoor naar 'Betalingen' in het linkermenu.

2. Klik op de blauwe knop 'Acties' en kies 'Betalingsbestand importeren'

3. Selecteer bij bestandstype het type dat je wil uploaden:

De volgende types zijn mogelijk:

MT940

Een MT940 bestand is een digitale uitdraai van de banktransacties op je rekening. Een MT940 bestand omvat gegevens zoals het transactiebedrag, de omschrijving en rekening van de tegenpartij.

Mastercard of Visa statement

Vaak is het ook mogelijk om uit je webbanking verrichtingen met Mastercard of Visa te exporteren als een PDF-bestand. Dit bestand kan je ook manueel uploaden in onFact om aan je betalingen te koppelen.

Zodra je een betalingsbestand hebt geüpload, zal er door het systeem een betaalrekening aangemaakt en gekoppeld worden. Per betaalrekening zie je een overzicht van bedragen en hun status.

In je overzicht van gemaakte facturen zal nu ook meteen een match gemaakt worden tussen de betalingen en de factuurstatus (openstaand vs. betaald). De openstaande facturen worden automatisch als 'betaald' gemarkeerd op basis van de geïmporteerde bankgegevens.

Automatische koppeling met bank via Ponto

Ponto is een tool om je bankgegevens te koppelen met een andere software. Door je Ponto-account te verbinden met onFact, kan je je bankgegevens en de betalingsmogelijkheden van jouw bank automatisch met onFact delen. Als onFact met Ponto gekoppeld is, kunnen al je banktransacties en het saldo van je verbonden bankrekeningen ingelezen worden. Met deze gegevens kan onFact dan automatisch facturen afpunten, een volledig overzicht geven van al je rekeningen, ...

Verwerklijsten

onFact controleert de betalingen onder meer op vermelding van gestructureerde mededeling, factuurbedrag, vermelding van factuurnummer, ... maar toch kan er soms geen match gevonden worden (bv. indien het factuurbedrag niet volledig betaald werd). Deze niet-gematchte betalingen komen terecht in de verwerklijst 'Betalingen'. Die vind je rechtsboven in het venster, achter de drie tandwieltjes.

1. Om een transactie aan een document te koppelen (factuur, kassaticket, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zicht een nieuw venster.

2. Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel aan een factuur' dan opent zich de factuurlijst, en kan je het openstaande factuur selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop.

3. De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst.

In de verwerklijst worden alle transacties opgelijst die niet gekoppeld kunnen worden, op basis van de aangeleverde bankuittreksels (manueel of via CodaBox). Hier kunnen dus bv. ook andere types van transactie tussen zitten, zoals een interne overboeking van de ene naar de andere bedrijfsrekening, of bankkosten die aangerekend worden. Om dit soort kosten uit te lijst te wissen, kan je op de grijze 'Negeren' knop klikken.

Stel dat op basis van de verwerklijst een betaling van een factuur slechts gedeeltelijk betaald bleek, kan je voor het resterende openstaande bedrag bv. een betaalherinnering aanmaken. Hoe je dat doet, lees je in de volgende sectie.

Betaalherinneringen

Manuele betaalherinnering toevoegen

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een herinnering aan te maken. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen.

Boven het tekstveld wordt er gevraagd naar 'Nieuwe termijn herinnering'. De waarde in dit veld zal gebruikt worden om in de tekst te vermelden als waarde van de tag '%term%: "Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer."

Onder het tekstveld is het mogelijk om bijkomende kosten door te geven:

• Aanmaningskosten: kosten die de opmaak en verzending van de aanmaning effectief dekken.

• Interest percentage: op jaarbasis, moet binnen de wettelijk redelijke bepalingen vallen.

• Minimum interest: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

• Schadevergoeding percentage: te interpreteren op gehele factuurbedrag incl. btw.

• Minimum schadevergoeding: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

Een voorbeeld:

Resultaat op herinnering niet-betaalde factuur na 30 dagen:

Nadien klik je op 'Toevoegen'.

De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.

Automatische betaalherinneringen instellen

Je kan meteen voor al je betalingen één of meerdere automatische betaalherinneringen instellen op bedrijfsniveau. Lees hier de tutorial over 'Automatische herinneringen'.

In de tabel met productlijnen heb je rechtsbovenaan een groene knop '+ Lijn toevoegen'. Als je deze openklapt zie je enkele mogelijkheden. Eén ervan is 'Sectie met titel toevoegen'.

Als je hierop klikt opent er zich een veld 'Sectietitel', waarin je de tussentitel kan toevoegen. Ga je nu een nieuwe productlijn toevoegen, dan verschijnt deze automatisch onder deze tussentitel. Je kan steeds de volgorde van lijnen en titels wijzigen via de pijltjes naar boven of naar onder aan de linkerkant van een productlijn.

Op je document kan dit er dan als volgt uit zien:

Kassatickets zijn heel gelijkaardig aan de factuurdocumenten. Het grootste verschil zit hem in het feit dat kassatickets vooral opgemaakt worden aan bv. particulieren waarvoor er geen factuur hoeft opgemaakt te worden. Je kan deze kassatickets ook gebruiken voor een . De kassatickets kunnen parallel gebruikt worden naast de gewone facturen.

Kassatickets activeren

Het gebruik van kassatickets kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Kassatickets'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra type documenten ('Kassatickets') zal in het linkermenu verschijnen.

Kassatickets aanmaken

De opbouw en opmaak van een kassaticket is analoog aan deze van een factuur.

Bij de aanmaak van een kassaticket kan je onderaan ook meteen aanduiden welke betaalmethode er gebruikt wordt. Je geeft bv. 'kasboek' in wanneer er contant via kas betaald wordt. Dit is niet verplicht.

Betaalopvolging kassaticket

Als je kassaticket nog niet meteen betaald werd, kan je ook nadien manueel een betaling gaan toevoegen. In het overzicht van je kassaticket ga je daarvoor naar de blauwe knop 'Acties'.

• Je kan manueel de status aanpassen naar 'betaald'; onFact zal dan aangeven dat er nog geen exacte betaling gekoppeld is aan deze status.

• Je kan manueel een betaling gaan aanmaken; op die manier koppel je het kassaticket meteen aan een betaalrekening. Je kiest best voor deze optie.

Manueel betaling aanmaken

Als je deze laatste optie aanklikt opent er een pop-up:

Je kan nu voor je kassaticket gaan aangeven aan welke betaalrekening je de betaling wil koppelen (bv. 'Kasboek'. Je kan de betaalgegevens nakijken en eventueel het bedrag aanpassen. Stel dat er slechts een gedeelte betaald is, dan zal dit ticket als onbetaald in je overzichten blijven staan. Klik op de groene knop 'Betaling aanmaken'.

In het overzicht van je kassaticket zal je nu zien dat er een betaling is aangemaakt:

Via het oog-icoontje kan je de betaling in detail bekijken.

Ga je nu naar de rekening waaraan de betaling gekoppeld werd, in dit voorbeeld de kasboekrekening, dan zal je deze betaling in de lijst zien staan.

In onFact heb je de mogelijkheid om facturen op te maken aan anderstalige klanten. Hiervoor moet je via het menu rechtsboven onder 'Apps & Koppelingen' de configuratie 'Anderstalige klanten' activeren. Deze configuratie geeft je de mogelijkheid om een taal te kiezen tijdens het aanmaken van een klant of document.

In het voorbeeld wordt de app geactiveerd en worden enkele courante talen aangeduid die binnen de bedrijfsomgeving gebruikt worden. Standaard zijn Duits, Engels, Frans en Nederlands aangevinkt.

Indien je bv. bij het aanmaken van een nieuwe klant hebt aangeduid dat diens taal 'Frans' is, zullen documenten die aan deze klant worden opgemaakt, in het Frans verschijnen.

Heb je de configuratie geactiveerd, dan zal je doorheen onFact plaatsen tegenkomen waar teksten vertaald kunnen worden. Er verschijnen dan extra tabs per taal. Enkele voorbeelden:

Bij de instellingen van onderschriften op documenten:

Bij de omschrijving van producten:

Deze vertaalde teksten zullen dan ook worden overgenomen op het gegenereerde document, in de taal van de specifieke klant.

Via deze module kan je ook je aankoopfacturen en bonnetjes in onFact verwerken. Je kan betalingen opvolgen, de voorraad updaten en eenvoudig je documenten bezorgen aan je boekhouder.

Aankopen activeren

'Aankopen' vind je als een app in onFact. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Aankopen' te activeren in onFact.

De module 'Aankopen' gebruiken

In onFact kan je alle aankopen kwijt, zowel deze die een link hebben naar je voorraad en facturatie (bv. nieuwe producten) als degene die te maken hebben met je bedrijfsvoering (bv. internetkosten, verwarming, ...). Om duidelijk te maken om welk type aankoop het gaat, maakt onFact gebruik van 'Aankoopcategorieën', vergelijkbaar met 'Productgroepen'.

Aankopen invoeren

Het invoeren van je aankopen in onFact kan op meerdere manieren.

De basis van de hele verwerking vind je in de verwerklijst (tandwiel-icoontje rechtsboven in onFact):

• door de bestanden te uploaden in het linkse uploadvenster;

• door met je smartphone vanuit onFact een foto te maken van het bonnetje;

• door de bestanden door te mailen als bijlage aan een e-mail naar je onFact-mailadres, vermeld in het venster in het midden;

De bestanden die op die manieren aan onFact geleverd worden, komen onderaan in het venster in een lijst terecht.

Aankopen verwerken

Klik boven de lijst van documenten op de knop 'Pagina vernieuwen' om te bekijken hoe ver de OCR staat. Zodra het bestand ingelezen is, worden de letters 'OCR' groen en wordt de blauwe knop 'Verwerken' actief.

Om het aankoopdocument in onFact te verwerken (bv. betaling toe te voegen of aan een aankoopcategorie te koppelen), klik je op de blauwe knop 'Verwerken'.

In het verwerkvenster zie je een voorbeeld van het aankoopdocument met daarnaast informatie over de leverancier. Hier kan je eventueel ontbrekende gegevens aanvullen en indien gewenst, aanvinken dat je de leverancier wil 'Opslaan als nieuwe leverancier'.

Een volgende stap is het invoeren van de aankoopinformatie. Volgende velden zijn daar beschikbaar:

• Type: geef aan of het om een factuur of creditnota gaat. Bij het invoeren van een creditnota gebruik je positieve bedragen; onFact zal deze negatief interpreteren aangezien het om een creditnota gaat.

• Datum: de datum op de factuur.

• Betaaldatum: standaard zal deze op dertig dagen na factuurdatum worden ingesteld. Je kan hier zelf een kortere of langere betaaltermijn invoeren.

• Referentie: bv. factuurnummer of andere referentie.

• Bedragen: geef het factuurbedrag in. Het is mogelijk om meerdere lijnen te gebruiken, voor het geval er bijvoorbeeld een gedeelte onder 21% btw valt en een factuurgedeelte onder een ander btw-percentage.

Klik op één van de groene knoppen om de volgende documenten te verwerken ('Toevoegen en volgende') of om het detail van je invoer te bekijken ('Toevoegen en bekijken').

Gebruik je stockbeheer (voorraadbeheer)?

Activeer dan eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie.

Als deze producten reeds bestaan in je huidige productenlijst, zullen ze aan je producten gekoppeld worden en op die manier je stockbeheer updaten. Geef je hier aan 10 stuks van product A bij te kopen, dan zal de voorraad van product A ook met 10 stuks omhoog gaan.

Gebruik je grootboekrekeningen?

Activeer dan ook eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie. Per product zal je ook een grootboekrekening kunnen toekennen. Is het product al gekend in je Producten? Dan zal het corresponderende grootboekrekeningnummer dat je eerder aan je product toekende, hier worden overgenomen.

Aanmaken van aankoopcategorieën

Vooraleer aankopen toe te voegen, is het interessant om te denken aan de aankoopcategorieën die je wil gebruiken. Bij het invoeren van je aankopen, zal je ze zo meteen onder de juiste categorie kunnen onderbrengen. Heb je geen nood aan categorieën, gebruik dan de vooraf ingestelde categorie 'Algemene aankopen'.

In het voorbeeld hieronder gebruikt men volgende aankoopcategorieën:

• Voorraad: toestellen

• Voorraad: klein materiaal

• Magazijn: inrichting

• Magazijn: werking

• Kantine: verbruiksproducten

• Algemene werking: overhead

• ...

In je overzicht van je aankopen zal je op basis van de ingevoerde categorieën ook meer inzicht kunnen krijgen in je aankopen, op basis van periode van-tot:

Betalingen opvolgen

In het overzicht van de aankopen zie je in één oogopslag welke documenten er nog open staan, op basis van de labels in de kolom 'Status'.

• groene knop 'betaald': document werd reeds betaald.

• gele knop met betaaldatum: het document is nog niet betaald, maar nog binnen de ingestelde betaaldatum.

• rode knop met betaaldatum: het document is nog niet betaald en overschreed ook al de ingestelde betaaldatum.

Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in onFact zijn er drie manieren:

1. Betaling via QR-code

3. Betaling via SEPA-bestand

Via onFact betalingen uitvoeren: QR-code

Het is mogelijk om vanuit onFact je aankoopdocument meteen te betalen nadat je het hebt ingevoerd. Op basis van de ingevoerde aankoopinformatie (bedrag, mededeling, IBAN-nummer leverancier, ...) wordt een QR-code gegenereerd.

Deze verschijnt onderaan de samenvatting van de aankoop, bij 'Betalingen'. Door deze te scannen met je bank-app kan je meteen de betaling aan de leverancier uitvoeren, op basis van de gegevens van je aankoop:

• Bankrekening gekoppeld via bv. Ponto: de betaling zal automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.

• Bankrekening niet gekoppeld aan onFact: verander dan manueel de status naar 'betaald' (groene knop bovenaan samenvatting van je aankoop).

Via onFact betalingen uitvoeren: Ponto

Klik op de groene knop 'Betalen' om doorgestuurd te worden naar je Ponto-omgeving, waar je de betaling zal bevestigen en uitvoeren.

Aangezien je bankrekening gekoppeld is via Ponto zal de betaling automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.

Via onFact betalingen uitvoeren: SEPA-bestand

Vanuit onFact kan je meerdere betalingen in 1x klaarzetten in je webbanking, via een SEPA-bestand. Je verzamelt vanuit onFact alle betaalgegevens, importeert deze in je online bankomgeving en de betalingen worden uitgevoerd op de door jou ingestelde betaaldatum.

Stap 1. Invoeren uiterste betaaldatum

Bij het verwerken van je aankoop moet je zeker een 'Betaaldatum' invoeren. Overschrijvingen die via een SEPA-bestand worden uitgevoerd, zullen worden uitgevoerd twee dagen voor de datum die jij hebt aangeduid als 'Betaaldatum'.

Stap 2. Aankopen exporteren naar SEPA-bestand

In het overzicht van je aankopen selecteer je de te betalen aankopen door ze aan te vinken.

Via de blauwe knop 'Acties' krijg je de keuze om te 'Exporteren naar SEPA-betaalbestand'. Klik er op om het bestand te downloaden. Als je niet voor alle leveranciers de IBAN- en BIC informatie hebt ingevoerd, zal onFact een foutmelding geven.

Bij het exporteren wordt gevraagd of je de geëxporteerde documenten wil markeren als 'gepland'.

Als je deze keuze met 'Ja' bevestigt, verschijnt deze betaling als 'gepland' in je lijst van aankopen.

Stap 3: Betaalbestand importeren in je bankomgeving

Het SEPA-bestand is een bestand in XML-formaat dat je kan downloaden op je computer. Dit kan vervolgens opgeladen worden in je eigen online bankomgeving. Elke bank heeft hiervoor zijn eigen te volgen stappen.

Aankopen exporteren voor de boekhouder

Aanleveren van bestanden in UBL-formaat

Als je je aankoopdocumenten vanuit onFact exporteert in UBL-formaat, kan je deze aan je boekhouder doorsturen. Hij kan ze dan eenvoudig inlezen in zijn programma.

Aankoopdocumenten exporteren in UBL

Elke onFact-account heeft een mailbox waar je facturen kan naartoe sturen. Voor elke PDF in de e-mail wordt een inkomend aankoopdocument aangemaakt dat verwerkt kan worden om zo in te geven in onFact.

De meeste scanners met een invoerlade hebben een functie om gescande documenten onmiddellijk via e-mail door te sturen, dit kan je dus doen naar je onFact e-mailadres.

Mobiel via foto

Het is ook mogelijk om met je telefoon een foto te maken van een document. Dit komt meteen terecht in je verwerklijst. Als je onFact mobiel opent, verschijnt er bovenaan een afbeelding van een fotocamera (naast de meldingen).

Als je op de camera klikt, vraagt hij om ofwel een afbeelding te selecteren vanuit je fotobibliotheek (bv. een foto van een bonnetje die je eerder al maakte), of rechtstreeks een nieuwe foto te maken ('Maak foto').

Klik je op de optie 'Maak foto', dan zal de camera op je telefoon zich openen en kan je een foto nemen van een bonnetje of document. Als de foto gemaakt is, wordt deze meteen geüpload naar onFact. Als de upload gelukt is, zie je een bevestigingscherm en de verwerklijst.

In de verwerklijst zie je nu de afbeelding staan als inkomend aankoopdocument. Van daaruit kan het bestand verder verwerkt worden.

De module 'Agenda' kan je gebruiken om medewerkers of taken in te plannen en om je eigen afspraken of taken te beheren.

Agenda activeren en configureren

Om de agenda in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Agenda'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om

   1. Het start- en einduur van de agenda vast te leggen

   2. Al dan niet de weekends weer te geven

Agenda gebruiken

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De agenda verschijnt in het linkermenu van onFact onder 'Planning & Uitvoering'.

Tab 'Agenda'

In de agenda kunnen vier types activiteiten worden aangemaakt: een afspraak, een taak, een werkbon of een onbeschikbaarheid.

Klik je rechtsboven op de gele knop 'Agenda's', dan kan je selecteren tussen agenda's van gebruikers in de onFact-account.

Gebruikers instellen

Je kan er voor kiezen om enkel je eigen agenda te bekijken, of de agenda's van andere medewerkers ook weer te geven.

Agendamoment toevoegen

Klik in de agenda om een agendamoment toe te voegen. Sleep over meerdere blokken om meteen bv. een tijdsperiode van - tot te selecteren. Bepaal welk moment je wil toevoegen via de pop-up:

• Klant: je kan een klant of prospect aan de activiteit koppelen. Een nieuwe klant of prospect aanmaken kan via het vergrootglas-icoon.

• Bepaal datum en tijd van de activiteit, omschrijf de activiteit met een titel (deze verschijnt in de agenda) en optioneel een omschrijving.

• Vink 'Herhalen' aan indien je de activiteit automatisch wil laten terugkeren op basis van ingesteld aantal weken.

Bovenaan via de tab 'Gebruikers' kan je deze activiteit toewijzen aan meerdere gebruikers, of inplannen in een agenda van een andere gebruiker.

Tab 'Personeelsplanning'

Deze tab geeft een ander zicht op de items die in de agenda staan:

Het type activiteit wordt aangeduid volgens de kleuren bovenaan. Selecteer meerdere blokken om een activiteit over meerdere uren te spreiden. Klik op een ingeplande activiteit om deze naar rechts (later) of links (vroeger) te verschuiven.

Je kan een activiteit ook met één beweging aan meerdere gebruikers toekennen, door deze van boven naar onder te slepen en zo meteen in meerdere agendalijnen in te plannen.

Type activiteit

Deel je onFact-agenda

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact om het menu te openen

• Selecteer 'Persoonlijke instellingen'

• Onderaan heb je de mogelijkheid om 'Deel uw agenda' in te schakelen. Een deelbare URL verschijnt, die je kan invoeren in je andere agendatoepassing. De onFact-agenda wordt vanaf dat moment continu doorgestuurd naar je andere agendatoepassing. Opgelet: deze koppeling werkt in één richting (vanuit onFact naar je andere agendatoepassing), niet andersom.

In onFact kan je gebruik maken van enkele extra vrije tekstvelden. Zo kan je meer informatie kwijt op je documenten, op de plaats waar jij ze wil tonen. Er werden vier mogelijkheden voorzien om extra tekst op een document (offerte, factuur, … te tonen):

• Extra tekstveld bovenaan document

• Vrije tekstvelden boven of onder facturatielijn

• Tekstveld 'Meer' onder facturatielijn

• Onderschrift onderaan document

Extra tekstveld bovenaan document

Dit tekstveld, waarin je vrij informatie kan opnemen, verschijnt tussen de algemene documentgegevens en de tabel met lijnen. In het voorbeeld hieronder wordt dit veld gebruikt voor informatie m.b.t. een bouwwerf:

Voorbeeld: op de offerte staat bovenaan nu extra informatie m.b.t. werf en datum van de werken.

Om dit extra tekstveld toe te voegen aan je documenten:

1. Ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

2. Kies 'Apps en koppelingen' en 'Geavanceerde instellingen'.

3. Daar kan je het 'Extra tekstveld bovenaan document' activeren.

Klik je op 'Configureren', dan kan je per document standaardteksten boven je tabel toevoegen. Deze verschijnen dan steeds bovenaan op je documenten.

In het voorbeeld van de werf zou je als standaardtekst dan volgende kunnen instellen voor bv. offertes:

Op een volgende offerte kan je dan meteen het adres en de startdatum aanvullen.

Vrije tekstvelden boven of onder facturatielijn

Deze tekstvelden, waarin je vrij informatie kan opnemen, kan je naar keuze in de tabel plaatsen. In het voorbeeld hieronder wordt dit veld gebruikt als toelichting bij enkele vermelde diensten:

Zo ziet dit er uit op het document ('signalisatie op de werf'):

Hiervoor hoef je geen extra app te activeren; het aanmaken van lijnen gebeurt in de tabel met producten via de groene knop 'Lijn toevoegen'. Dit veld kan ook via de editor opgemaakt worden.

Tekstveld 'Meer' onder facturatielijn

Dit tekstveld, waarin je vrij informatie kan opnemen, is beschikbaar onder elk product. Je kan het uitklappen door in een productlijn de gele knop 'Meer' aan te klikken.

Je kan dit veld gebruiken om meer informatie over je specifieke product of dienst weer te geven:

Zo ziet dit er uit op het document:

Onderschrift onderaan document

Dankzij de app 'Leeggoed' kan je bedragen voor waarborgen of statiegeld verrekenen.

Leeggoed activeren

Het gebruik van leeggoed kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot producten' ga je naar 'Leeggoed'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken.

Leeggoed gebruiken

Als je nu een nieuw product wil toevoegen, zal er een extra lijn 'Leeggoed' verschijnen (onderaan):

Afrekening leeggoed

Bij de opmaak van een factuur voor een product met leeggoedwaarde, zal je ook het eventuele teruggegeven leeggoed kunnen verrekenen.

Onderaan de sectie 'Document' is er een veld voorzien 'Teruggegeven leeggoed'. Als dit ingevuld wordt, zal er een verrekening gebeuren met de factuur.

Voorbeeld: we verkopen drie stuks van een product met leeggoedwaarde € 5,00. De totale leeggoedwaarde zal dus € 15,00 zijn. Bij het aanmaken van de factuur vermelden we ook dat er 1x leeggoed wordt teruggebracht, voor een waarde van € 5,00.

Op de factuur zal dit er dan uiteindelijk zo uitzien:

Leveringsbonnen activeren

Het gebruik van leveringsbonnen kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Leveringsbonnen'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; een extra type documenten ('Leveringsbonnen') zal in het linkermenu verschijnen.

Leveringsbonnen gebruiken

De opbouw en opmaak van een leveringsbon is analoog aan deze van een factuur.

Voorbeeld van een leveringsbon:

Prijs tonen / verbergen op leveringsbon

Standaard worden op de leveringsbonnen de prijzen van producten weergegeven. Wil je deze niet zichtbaar maken voor de klant, dan kan je dit aanpassen op niveau van je template.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Instellingen bedrijf'.

2. Kies in het menu voor 'Templates'. Je krijgt nu een overzicht van de templates die je in gebruik hebt.

3. Kies de template die je wil aanpassen en klik op de gele knop 'Template personaliseren'.

Scroll naar onder in het bewerkingsvenster; onder de aanduidingen m.b.t. kleuren kan je twee keuzes aan- of uitvinken:

• Prijzen op leverbonnen weergeven: als je dit uitvinkt zullen de prijzen NIET worden weergegeven op leveringsbonnen.

• Toon aantallen: als je dit uitvinkt zullen geen aantallen worden weergegeven op documenten, dus ook niet op de leveringsbonnen.

Klik op 'Opslaan' om je keuzes te bewaren.

Afwijkend leveringsadres

Overname leveringsdatum op factuur

Als je het veld 'Leveringsdatum' hebt geactiveerd, zal je deze datum ook op je facturen kunnen vermelden.

Meerdere leveringsbonnen in 1x factureren

In het overzicht van leveringsbonnen is het mogelijk om meerdere bonnen aan te duiden, en deze op één en dezelfde factuur te laten verschijnen.

• selecteer je bv. drie bonnen gericht aan dezelfde klant, dan zullen alle vermelde goederen en diensten op één en dezelfde factuur aan deze klant verschijnen.

• selecteer je bv. drie bonnen gericht aan klant A en 2 bonnen gericht aan klant B, dan zullen alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant A op eenzelfde factuur komen, en alle vermelde goederen en diensten geleverd aan klant B op een andere factuur (gericht aan klant B).

Dit verloopt via de blauwe knop 'Acties' in het overzicht van leveringsbonnen:

Instellingen voor kopiëren en samenvoegen

Bij het activeren van de leveringsbon-app, kan je configureren hoe het document met samengevoegde leveringsbonnen er moet uitzien.

Er zijn drie keuzes:

• Geen tussentitels invoegen: alle productlijnen uit alle gecombineerde leveringsbonnen verschijnen onder elkaar op het einddocument.

• Kleine tussentitels invoegen: alle productlijnen verschijnen per leveringsbon onder elkaar op het einddocument.

• Tussentitels en subtotalen invoegen: op het einddocument zie je per leveringsbon een overzicht van productlijnen en het subtotaal per leveringsbon.

Leveringsbon ondertekenen

Een leveringsbon kan je ook laten ondertekenen. Je kan de bon uitprinten en laten ondertekenen, maar de klant kan deze ook digitaal en/of vanop afstand ondertekenen.

In het hoofdstuk 'Online ondertekenen' vind je alle info over:

• instellen van je eigen handtekening als zaakvoerder;

• digitaal ondertekenen van een document;

• begeleidende e-mail met mogelijkheid digitaal ondertekenen van een document.

Verzamel al je offerteaanvragen van potentiële klanten in onFact, maak prospecten aan en volg het offertetraject op van aanvraag tot aanvaarding.

Offerteaanvragen activeren

Om je offerteaanvragen in onFact te kunnen beheren moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. klanten kies je 'Offerteaanvragen'; klik op de groene knop 'Activeren'.

Offerteaanvragen opstarten in onFact

In het linkermenu van onFact is onder de sectie 'Verkoop' een nieuw onderdeel 'Offerteaanvragen' verschenen. Bovenaan deze pagina zie je jouw specifieke e-mailadres waar je offerteaanvragen kan naar doorsturen (voorbeeld 'starcomm-492@proposals.onfact.nl').

Methode 1: offerteaanvraag doorsturen naar onFact

Offerteaanvragen die je ontvangt in je eigen (bedrijfs)mailbox, kan je eenvoudigweg doorsturen naar dit specifieke e-mailadres in onFact. Ze verschijnen dan in de lijst met ontvangen aanvragen:

Methode 2: offerteaanvraag aanmaken vanuit onFact

Het is ook mogelijk om vanuit onFact zelf een offerteaanvraag toe te voegen, bv. naar aanleiding van een telefoongesprek met een klant. Klik daarvoor op de groene knop rechtsboven '+ Offerteaanvraag toevoegen'.

Offerteaanvraag opvolgen

Een offerteaanvraag kan er als volgt uit zien:

Onder de naam van de aanvrager krijg je de mogelijkheid

• een nieuwe prospect aan te maken: dit opent een pop-up venster om contactgegevens aan te vullen. Deze fiche komt terecht in je lijst van 'Prospecten' in het linkermenu van onFact (onder 'Contacten')

• te koppelen met een bestaande klant of prospect: van hieruit kan je linken met een bestaande klant- of prospectfiche.

Notitie toevoegen

Via de gele knop 'Notitie toevoegen' onder de berichten kan je een interne aanvulling opslaan. Deze notitie gaat niet naar de klant en is enkel zichtbaar in de onFact interface.

Antwoorden op bericht

Je kan reageren op een offerteaanvraag via de groene knop 'Antwoorden op bericht'. Een e-mailvenster zal openen met een vrij tekstveld. In dit venster kan je ook bijlagen toevoegen.

De e-mail wordt verzonden naar de klant/prospect en toegevoegd aan het conversatievenster:

Offerte aanmaken

Dit opent een nieuwe offerte. Klant-/prospectgegevens worden automatisch overgenomen en de offerte wordt gelinkt aan de klanten- of prospectenfiche.

Offerte verzenden

In het samenvattingsvenster van de offerte verschijnt bovenaan een gele knop 'Verzenden via de offerteaanvraag'.

Als je die verzendmethode kiest, wordt de offerte vanuit de offerteaanvraag verzonden. Een e-mailvenster wordt geopend met daarin een standaard e-mailbericht.

Na verzending verschijnen de e-mailtekst en offerte in het conversatievenster. In de tijdlijn zie je dat de offerte aangemaakt en verzonden werd.

Je kan de offerte ook verzenden vanuit de 'Offertes' sectie. In dat geval kan je gebruik maken van je eigen e-mailinstellingen en een e-mailtemplate. Een eventueel antwoord van de klant/prospect komt dan echter niet automatisch in het conversatievenster van de offerteaanvraag terecht.

Beheer offerteaanvragen

Status van de offerteaanvraag

In het overzichtsscherm van je aanvragen kunnen zeven verschillende statussen verschijnen m.b.t. je offerteaanvragen:

• ontvangen

• beantwoord

• offerte aangemaakt

• offerte verzonden

• offerte aanvaard

• offerte geweigerd

• geannuleerd

Offerteaanvraag verwijderen

Via de blauwe knop 'Acties', bij de Tijdlijn van de offerteaanvraag, kan je een offerteaanvraag markeren als 'Geannuleerd' (het is bv. niet langer wenselijk dat je een offerte aanmaakt) of de offerteaanvraag volledig verwijderen.

Geavanceerde instellingen

onFact voorziet nog enkele geavanceerde instellingen bij deze module, met betrekking tot e-mailverzending en automatisch beantwoorden.

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

• Ga naar 'Apps en koppelingen'.

• Bij de apps en koppelingen m.b.t. klanten kies je 'Offerteaanvragen'; klik op de gele knop 'Configureren'.

Configuratie: e-mailadres verzending

Als je deze instelling laat staan op 'onFact adres', worden e-mails die je verzendt vanuit de offerteaanvragen verzonden vanuit jouw specifieke offerteaanvragen-e-mailadres (bv. 'starcomm-524@proposals.onfact.nl'). De verzonden e-mails en de antwoorden van de klant verschijnen automatisch in het conversatievenster in onFact.

Kies je ervoor deze e-mails te verzenden via het e-mailadres dat is ingesteld bij je e-mailinstellingen (bv. 'offertes@starcomm.nl), dan zullen antwoorden van de klant op deze e-mails niet automatisch in het conversatievenster van onFact verschijnen.

Configuratie: automatisch antwoorden

Je kan een automatisch antwoord instellen dat wordt verzonden zodra je een nieuwe offerte-aanvraag in onFact ontvangt. De tekst voor dit bericht kan je zelf aanmaken via de gele knop 'Automatische antwoorden bewerken'.

is online software voor e-mailmarketing. Synchroniseer vanuit onFact je klantenlijst met een lijst in MailChimp; zo kan je via MailChimp eenvoudig nieuwsbrieven sturen naar je actuele klantenbestand.

De MailChimp-koppeling activeren

'MailChimp' in onFact is een integratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten activeer je 'MailChimp'.

Een account aanmaken bij MailChimp

Om de koppeling te realiseren, moet je beschikken over een MailChimp-account. MailChimp stelt verschillende formules voor, waaronder een gratis basisversie. Je kan dus al starten vanaf 0 euro.

Als je een account hebt aangemaakt, ga je in MailChimp naar je eigen profiel.

De MailChimp-koppeling instellen

Nadat de koppeling geactiveerd is, moet je deze via de gele knop 'Configureren'. De interface zal je vragen om een API-sleutel. Deze sleutel haal je op uit MailChimp.

1. Ga naar mailchimp.com en log in

2. Navigeer naar je profiel en kies 'Extras'. In dit menu vind je een sectie 'API keys'.

3. Kies bij 'Your API keys' de optie 'Create A Key'.

4. Een nieuwe key zal nu gegenereerd worden; kopieer deze code.

Deze key zal je vervolgens in onFact moeten invoeren:

Klik na invoer op de gele knop 'Opslaan'. Je krijgt nu de mededeling dat de connectie met MailChimp geslaagd is.

Je zal nu de optie krijgen om een lijst te selecteren. Gebruik je MailChimp enkel voor je onFact-adressen, dan zal deze standaard de naam van je bedrijf voorstellen.

Nieuwe klanten die je toevoegt in onFact, zullen nu gesynchroniseerd worden met je contactenljist in MailChimp.

Met een inkooporder kan je vanuit bestellingen plaatsen bij je leverancier. De order kan nadien omgezet worden in een effectieve aankoop (ontvangst factuur).

Inkooporders activeren

'Inkooporders' vind je als een app in onFact. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik op 'Apps en koppelingen'.

2. Kies 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren' om de app 'Inkooporders' te activeren in onFact.

Inkooporders aanmaken

Van zodra de app geactiveerd is, zal je in het onFact-menu links 'Inkooporders' zien staan. De aanmaak van een inkooporder is gelijklopend als de andere documenten in onFact (zelfde opbouw als bv. factuur).

Om een nieuwe inkooporder aan te maken, klik je op de groene knop 'Inkooporder aanmaken'.

Leveranciersinformatie

Bovenaan de inkooporder kan je de gegevens invoeren van je leverancier.

• Je typt in de zoekbalk om een bestaande leverancier te selecteren;

• Je voert de gegevens van een nieuwe leverancier in, en selecteert nadien 'Opslaan als nieuwe leverancier';

• Je wijzigt gegevens van een bestaande leverancier (bv. nieuw adres) en selecteert nadien 'Leverancier updaten'.

Producten toevoegen

Als je een inkooporder maakt aan een gekende leverancier van een gekend product, kan je werken met een aankoopprijs. Bij het invoeren van een product in onFact kan je steeds een aankoopprijs en een verkoopprijs invoeren. Als het om een herhaalde bestelling van dergelijke producten gaat, selecteer je hier je product in de lijn en zal de gekoppelde aankoopprijs op de inkooporder worden weergegeven.

Ken je de aankoopprijs van een (nieuw) product op basis van bv. een catalogus, dan kan je het nieuwe product gaan invoeren en de catalogusprijs overnemen.

Is de aankoopprijs nog niet exact gekend, voer dan een product in en laat het veld 'Prijs' gewoon leeg.

Onderaan de inkooporder is het mogelijk om een orderreferentie toe te voegen. Bij het aanmaken van zijn factuur kan de leverancier deze referentie eventueel overnemen.

Van inkooporder naar aankoop

Net zoals een factuur of ander document in onFact kan je de inkooporder naar je leverancier verzenden via e-mail.

Je kan echter ook aanduiden dat je de bestelde goederen effectief ontvangen hebt. Dit doe je via de blauwe 'Acties'-knop:

Bij ontvangst van de bestelde producten zal je allicht ook een factuur ontvangen. Op dat moment kan je de inkooporder eenvoudig omzetten naar een aankoop.

Inkooporders en voorraadbeheer

Via het veld 'Leveringsdatum' kan je naast de factuurdatum ook de leveringsdatum van de goederen vermelden tijdens het aanmaken van een factuur.

Leveringsdatum activeren

De mogelijkheid voor het weergeven van een leveringsdatum moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst met 'Alle apps en koppelingen' ga je naar 'Leveringsdatum'.

Leveringsdatum gebruiken

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; het veld verschijnt onderaan de factuur onder de factuurdatum.

In het veld 'Aantal' van een productlijn kan in standaard enkel een numerieke waarde ingegeven worden. In sommige sectoren is het van belang om ook maateenheden zoals "m²", "km", "m" toe te voegen om correcter aan te duiden wat er juist gefactureerd wordt.

Maateenheden activeren

'Maateenheden' in onFact is een configuratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot producten activeer je 'Maateenheden'.

Maateenheden gebruiken

Bij de aanmaak van een document kan je nu een maateenheid invoeren onder 'Aantal':

Ook op productniveau kan je, bij aanmaak nieuw product of bewerken bestaand product, meteen deze maateenheden invoeren:

Voor een kabeltype wordt op productniveau aangeduid dat de maateenheid 'm' is, en het aantal '6'. Op een factuur ziet dit er dan als volgt uit:

Eigen maateenheden toevoegen

Het is mogelijk om eigen maateenheden aan de standaardlijst toe te voegen.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot producten ga je naar 'Maateenheden'.

3. Klik op de gele knop 'Configureren'.

Je ziet nu een (lege) lijst van de maateenheden die je zelf al hebt toegevoegd.

Om een maateenheid toe te voegen, klik je op de groene knop 'Maateenheid toevoegen' rechtsboven. Je kan een naam en een symbool (bv. afkorting) voor de maateenheid opgeven. Klik nadien op 'Toevoegen'. In dit voorbeeld hebben we een eenheid 'Stuk' met symbool 'st.' toegevoegd. Je kan deze eenheid later ook nog gaan bewerken.

De maateenheid zal nu ook verschijnen in de keuzelijst van maateenheden bij het invoeren van een product of aanmaken van een document.

Met deze configuratie kan je eenvoudig leveringsadressen bijhouden per klant en deze ook vermelden op je documenten.

Leveringsadressen activeren

De mogelijkheid voor het bijhouden en weergeven van een leveringsadres moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot klanten' ga je naar 'Leveringsadressen'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren'.

Leveringsadressen gebruiken

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; er werd nu een extra tab geactiveerd in je klantenfiches.

Aan de linkerzijde zie je een extra tab 'Leveringsadressen'. Hier is het mogelijk om één of meerdere adressen toe te voegen:

Bij het aanmaken van een document zal je kunnen kiezen om een 'ander leveringsadres' aan te duiden. Dit adres kan je:

• manueel invoeren en 'opslaan als nieuw adres'. Op die manier verschijnt het mee in de lijst van leveringsadressen van die bepaalde klant, voor later hergebruik.

• selecteren uit de lijst van bestaande leveringsadressen die bij je klant horen.

Bij het opmaken van je document, zal het leveringsadres verschijnen naast het factuuradres. Voorbeeld:

In de module 'Projecten' krijg je een overzicht van je projectfases en planning, budget versus aankopen/uitgaven en klantfacturaties, en alle aan het project gelinkte documenten.

Projecten activeren en configureren

Om projecten in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Projecten'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om eigen projectfasen in te stellen (zie verder)

onFact voorziet standaard drie Projectfasen: Concept, In uitvoering of Voltooid. Via de groene knop '+ Projectfase toevoegen' kan je zelf fasen gaan toevoegen met eigen naam en kleur.

Overzicht projecten

Ook een interne nota bij een project kan via de 'Filters' in dit overzicht getoond worden.

Projectplanning

Projectfasen doorlopen

Via de detailfiche van een project kan je de status van een volledig project manueel aanpassen via de blauwe knop 'Acties'.

Als alle toegewezen taken binnen een bepaalde projectfase voltooid zijn, wordt via een pop-up gevraagd of je het project naar een volgende projectfase wil brengen.

Een voltooid project archiveren

Als alle projectfases doorlopen zijn, kan je een project 'Archiveren'. Klik daarvoor op de blauwe knop 'Acties'.

Een gearchiveerd project zal niet langer automatisch in je lijst van 'Projecten' verschijnen: op die manier blijven daar standaard enkel actieve projecten staan. Via de gele knop 'Filters' kan je de lijst van project selecteren op actieve of gearchiveerde projecten.

Taken binnen een project

De status van een (project)taak aanpassen

De status van een taak binnen een project kan je op twee manieren aanpassen. Per taak, via het pijltje bij de blauwe knop 'Bekijken':

Door te klikken op de statusknop aan de linkerzijde (in bovenstaand voorbeeld blauwe knop 'Open'), zodat een pop-up zal openen die de volgende taak-status voorstelt:

Het is ook mogelijk om de status van de taak aan te passen via de tab 'Taken'.

Projectrapportering

Een project start steeds vanuit een budget: dat is het gecombineerde bedrag uit (mogelijk verschillende) offertes. Hier tegenover worden je aankopen gezet die je aan het project toewees. Je kan ook bijhouden hoeveel er reeds naar de klant gefactureerd werd. Dit overzicht zie je in het 'Rapport' van een project.

Alle documenten uit onFact die gekoppeld worden aan het project, worden hier ook per documenttype bewaard in de tabs aan de linkerkant.

Documenten toewijzen aan project

Verkopen

In de sectie 'Klantinformatie' verschijnt bij het aanmaken van een document een extra veld: 'Project'. Via een drop-down menu kan je het document (offerte, factuur, bestelbon, ...) op die manier koppelen aan het gewenste project.

Aankopen

Je kan ook elke individuele lijn aan een verschillend project toewijzen. Activeer hiervoor de 'Geavanceerde inputmodus' rechtsboven. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

De uitbreiding 'samengestelde producten' laat toe om samengestelde productaantallen te verkopen maar toch je stockbeheer (voorraadbeheer) op niveau van individueel product bij te werken.

Voorbeelden:

• een wijnhandel verkoopt wijnflessen per stuk, maar ook in doos van zes stuks. Het samengesteld product is een doos met zes flessen. Als dit samengesteld product verkocht wordt, zullen er in het stockbeheer ineens zes stuks van de teller gaan.

• een make-up winkel verkoopt make-up producten per stuk, maar als actie wordt er ook een samengesteld doosje verkocht met twee lipsticks, twee blushes en twee nagellakken. Als dit samengesteld product verkocht wordt, zullen er in het stockbeheer telkens twee stuks van elke productteller gaan.

Samengestelde producten activeren

Om deze functie te gebruiken, moet je ze eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot producten, kies je 'Samengestelde producten'.

3. Klik op de groene knop 'Activeren'.

Samengesteld product aanmaken

Om een samengesteld product aan te maken, maak je een nieuw product aan.

• in het veld 'Optionele extra omschrijving' kan je aangeven wat het samengesteld product allemaal omvat, bv. 'Bevat 3 modems en 1 router'.

• als verkoopprijs kan je bv. een voordeelprijs toekennen omdat men meerdere producten in één keer aankoopt.

Je samengesteld product is nu aangemaakt. Om het stockbeheer te laten kloppen, moeten er nog individuele producten worden aan toegevoegd. Ga daarvoor naar het venster aan de rechterzijde en klik op de gele knop 'Bewerken' naast 'Samengesteld product'.

In het volgende venster kan je aangeven hoeveel stuks van welk product zullen uitmaken van je samengesteld product (bv. 6 stuks van product A, of 2 stuks van product B én 2 stuks van product C).

De producten die hier ingevoerd worden, worden gekoppeld aan hun eigen stocklijst. Dit wil zeggen dat de verkoop van een samengesteld product ook rechtstreeks invloed zal hebben op de stocklijst van de individuele producten.

Onder 'Prospecten' hou je in onFact een overzicht bij van je potentiële klanten. Een prospect kan bijvoorbeeld gelinkt zijn aan een offerteaanvraag. Zodra er aan een prospect gefactureerd wordt, zet onFact hem/haar om in een 'Klant'.

Prospecten activeren

'Prospecten' is een uitbreiding die je in onFact eerst moet activeren.

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

• Selecteer 'Apps en koppelingen'.

• Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten activeer je 'Prospecten'.

• In het linkermenu van onFact verschijnt een extra sectie 'Prospecten' onder je 'Contacten'.

Prospecten gebruiken

Een prospectfiche is vergelijkbaar met een klanten- of leveranciersfiche in onFact. Alle gekoppelde documenten, bijlagen, ... worden getoond aan de linkerzijde van de prospectfiche.

Je kan ook een bedrijf aanmaken als prospect. Zodra de prospectfiche is aangemaakt, wordt het mogelijk om een contactpersoon toe te voegen.

Bij het aanmaken van offertes

Je kan een offerte aanmaken aan een prospect in plaats van een klant om op die manier potentiële klanten en effectieve klanten gescheiden te houden.

Bij het aanmaken van offerteaanvragen

Als je in onFact 'Offerteaanvragen' gaat activeren, wordt de app 'Prospecten' automatisch mee geactiveerd. Bij een offerteaanvraag kan je een nieuw contact aanmaken als een nieuwe prospect, of een bestaande klant gaan koppelen.

Via deze module krijg je een overzicht van in te plannen periodieke onderhouden, kan je deze opvolgen, inplannen en verbinden aan werkbonnen.

Periodieke onderhouden activeren en configureren

Om periodieke onderhouden in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Periodieke onderhouden'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. In het linkermenu van onFact verschijnt nu onder 'Planning & Uitvoering' deze nieuwe module.

Periodieke onderhouden instellen

Een periodiek onderhoud is in onFact steeds gekoppeld aan een werkbon. Ga je ergens ter plaatse voor een onderhoud, dan kan je via deze huidige onderhoudsbon meteen een periodiek onderhoud toevoegen. Op die manier word je herinnerd aan waar je binnen x aantal tijd opnieuw kan langs gaan.

In het samenvattingsscherm van een werkbon zie je een kader 'Periodiek onderhoud':

Via de gele knop 'Bewerken' kan je een onderhoud aanmaken. Geef het onderhoud een naam en kies het interval. Annuleer toekomstige onderhouden (bv. door vervangen installatie) via de rode knop.

In je overzicht van periodieke onderhouden verschijnen de klanten die via een werkbon reeds werden gelinkt aan een onderhoud. Ook via dit overzicht kan je een eventueel toekomstig onderhoud annuleren.

Via de blauwe knop 'Inplannen' open je de Agenda, om op die manier het onderhoud via een nieuwe 'Werkbon' in te plannen, bv. nadat je de klant gecontacteerd hebt enkele dagen voor de volgende onderhoudsdatum. De materialen en andere elementen die aanwezig waren in de oorspronkelijke werkbon, worden overgenomen in de nieuwe werkbon (en kunnen van daaruit ter plekke aangepast worden).

Periodieke onderhouden inplannen via automatische e-mail

Via een automatisch e-mailbericht kan je je klanten herinneren aan een in te plannen onderhoud.

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen: kies 'Apps en koppelingen'

• Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Periodieke onderhouden'; klik op de gele knop 'Configureren'.

In het onderstaand voorbeeld zal de klant automatisch een e-mail ontvangen met de vraag om contact op te nemen om het onderhoud in te plannen, en dit 30 dagen voor de volgende onderhoudsdatum (zoals vermeld in je overzicht van periodieke onderhouden).

Op basis van de feedback van de klant kan je dan meteen de nieuwe werkbon inplannen.

Orderreferentie activeren

De mogelijkheid voor het tonen van een orderreferentie op je documenten moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

2. In de lijst met 'Alle apps en koppelingen' ga je naar 'Orderreferentie'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken.

Orderrreferentie vermelden op documenten

Zodra het veld geactiveerd is, verschijnt het onderaan mee op je documenten (facturen, bestelbonnen, leveringsbonnen, ...).

De orderreferentie is een vrij tekstveld voor manuele invoer.

Stockbeheer of voorraadbeheer in onFact helpt je om meteen zicht te krijgen op je actuele voorraad.

Stockbeheer activeren

Stockbeheer is een uitbreiding die je eerst moet activeren.

1. Ga daarvoor rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen m.b.t. producten kies je 'Stockbeheer'; klik op de groene knop 'Activeren'.

Je kan hier meteen kiezen om te 'Configureren'. Je krijgt de keuze:

• Stockberekening gebaseerd op facturen: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt in een factuur.

• Stockberekening gebaseerd op facturen en kassatickets: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt in een factuur of via een kassaticket.

• Stockberekening gebaseerd op leveringsbonnen: de stockteller wordt geactualiseerd zodra een product verwerkt wordt op een leveringsbon.

Stockbeheer activeren per product

Je moet het stockbeheer ook per product activeren; dit kan je gaan doen voor bestaande producten, of nieuwe producten die je toevoegt.

Bestaand product (enkele producten)

Stockbeheer gebruiken voor een bestaand product, regel je in de detailfiche van het product.

Klik onder het titeltje 'Stockbeheer' op de groene knop 'Activeer stockbeheer voor dit product'. Nu zal onFact meteen door je gemaakte facturen, leveringsbonnen of kassatickets (afh. je gekozen instelling bij 'Stockbeheer activeren') gaan kijken hoeveel artikels je reeds verkocht.

In het voorbeeld hieronder werd er reeds 1 artikel verkocht. Omdat we nog nooit een voorraad hebben toegevoegd, wordt de stock aangeduid als '-1'.

Het is wel mogelijk de actuele stock van dit product te updaten.

1. Klik daarvoor op de groene knop 'Stockwijziging toevoegen'.

2. In het veld 'Correctie' kan je een actuele stockwaarde invoeren, bv. '10'.

Door het toevoegen van deze nieuwe waarde, zal de stock gecorrigeerd worden. Er zal nu een stock van 8 artikels getoond worden; de stockwijziging (10) minus reeds verkochte artikelen (2).

Bestaand product (uitgebreide productlijst)

Als je in onFact al een uitgebreide productenlijst hebt zitten en pas op een later tijdstip stockbeheer wil gaan gebruiken, is er een manier om de manuele activering per product sneller te doen verlopen. In plaats van handmatig in elke productfiche stockbeheer te gaan activeren, kan je dit ineens activeren voor al je bestaande producten. Daarvoor ga je je producten eerst exporteren, een kolom m.b.t. stockaantal toevoegen, en je producten opnieuw importeren.

Nieuw product

Als je stockbeheer geactiveerd hebt, zullen er bij de aanmaak van een nieuw product ook extra velden m.b.t. stockbeheer verschijnen:

• Stockbeheer: keuze om stock voor dit product op te volgen, of niet

• Stock waarschuwingsniveau: in dit veld kan je aangeven vanaf welke hoeveelheid er een stockwaarschuwing moet verschijnen. Geef je bv. cijfer '5' in, dan wordt een stockwaarschuwing getoond zodra de stock nog slechts 5 stuks van dit product bevat.

Virtuele / Actuele stock

onFact maakt een onderscheid tussen de virtuele en de actuele stock.

De actuele stock is de stocktelling op basis van jouw keuze bij activering en configuratie; stockberekening op basis van facturen, kassatickets of leveringsbonnen. Hierin wordt dus alles meegerekend wat effectief aangerekend of geleverd is.

De virtuele stock is de stocktelling op basis van bestelbonnen. In deze telling wordt niet enkel rekening gehouden met wat reeds gefactureerd of geleverd is, maar ook met wat door klanten reeds besteld is. Als klanten meer zouden bestellen dan wat er actueel in stock is, zie je dit meteen bij de stockwaarschuwingen.

In het voorbeeld hierboven bedroeg de actuele stock 10 stuks. Daarvan werden er reeds 3 gefactureerd. Actuele stock = 7 stuks. Er werd echter ook een bestelbon opgemaakt voor 2 stuks. Virtuele stock = actuele stock - 2 bestelde = 5 stuks. Kopieer je deze bestelbon naar een factuur, dan zullen beide stocks weer dezelfde zijn.

Overzicht stock

Stock waarschuwingsniveau

Als je voor een product een waarschuwingsniveau hebt ingesteld, zullen stockcijfers in het rood worden weergegevens wanneer de stock onder het waarschuwingsniveau duikt. Op die manier zie je meteen welke producten moeten aangevuld worden. In het voorbeeld hieronder wordt er een waarschuwing weergegeven voor het product op de tweede en derde rij.

Op je dashboard

Producten met een lage stock worden ook weergegeven op je onFact dashboard:

Via producten

De stock kan ook bekeken worden in het overzicht van je producten, zoals hieronder:

Of per product, wanneer je naar de detailfiche van een product gaat:

Via verwerklijst

In de verwerklijst krijg je tenslotte ook een overzicht van de producten met een lage stock (afgestemd op waarschuwingsniveau). Deze lijst kan je bekijken via de tandwieltjes, links naast je e-mailadres in de rechterbovenhoek.

Met standaard e-mails kan je e-mailteksten aanmaken die je regelmatig naar klanten of leveranciers verstuurt. Zo kan je een standaard e-mail met één klik verzenden zonder steeds de tekst opnieuw te moeten invoeren. Voorbeelden zijn een bedankingse-mail na een bestelling of betaling van een klant, of het opvragen van je openstaande rekening bij een leverancier.

Standaard e-mails activeren

'Standaard e-mails' in onFact is een app in die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

2. Bij het overzicht van alle apps en koppelingen activeer je 'Standaard e-mails'.

Standaard e-mails aanmaken

Zodra de app geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik hierop om je standaard e-mailberichten aan te maken.

Om een nieuw e-mailbericht aan te maken klik je op de groene knop 'Standaard e-mail aanmaken'. Je e-mail kan een onderwerp bevatten en een tekst.

De tekst van de e-mail kan je opmaken via de visuele editor. In het e-mailbericht kan je ook gebruik maken van tags. Wil je bijvoorbeeld een bedankingse-mail sturen na een bestelling, dan kan je die als volgt opbouwen:

Standaard e-mails verzenden

De verzending van een standaard e-mail gebeurt steeds vanuit de klantenfiche of vanuit de leveranciersfiche. In de klantenfiche zal je aan de linkerzijde een tab zien staan 'Standaard e-mails'. Het cijfer tussen haakjes geeft aan uit hoeveel standaard e-mailberichten je kan kiezen.

Klik je hierop, dan kan je het bericht van je keuze gaan 'Verzenden'. In het eigenlijke e-mailvenster kan je nog aanpassingen maken vooraleer te verzenden. De verzonden e-mail verschijnt ook bovenaan achter het enveloppe-icoon bij je verzonden e-mails.

Met Twikey kan je je onFact-facturen innen via automatische incasso. Twikey is een bedrijf en cloudplatform dat het beheer van mandaten enorm vereenvoudigt. Je kan mandaten voor domiciliëring klaar zetten - je klanten kunnen deze vervolgens online ondertekenen via e-ID, bankkaart of smartphone. Deze mandaten kunnen vervolgens gebruikt worden om openstaande bedragen te innen. Je klant hoeft niet meer naar betaling om te kijken en jij vermijdt laattijdig betaalde facturen.

De Twikey-koppeling activeren

'Twikey' in onFact is een integratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot betalingen activeer je 'Twikey'.

Een account aanmaken bij Twikey

Om de koppeling te realiseren, moet je beschikken over een Twikey-account. Twikey stelt verschillende prijspakketten voor, op basis van een prijs per mandaat en/of transactie.

Als je een account hebt aangemaakt, ga je in Twikey naar je eigen accountinformatie.

De Twikey-koppeling instellen

Nadat de koppeling geactiveerd is, moet je deze via de gele knop 'Configureren'.

Je kan nu vijf zaken invullen of instellen:

1. API-sleutel

2. B2C Contract nummer

3. B2B Contract nummer

4. Notificatie aan klant voor elke inning?

5. Callback URL

API-sleutel

Deze haal je op in je Twikey-account, onder Settings/Instellingen, dan API.

Kopieer de waarde uit het veld 'API Token' en plak deze in onFact in het veld 'API-sleutel'.

B2B en B2C Contract nummer

In Twikey kan je verschillende soorten contracten laten ondertekenen door je klanten. Deze zijn steeds gebaseerd op templates. Omdat bedrijven ook B2B mandaten kunnen ondertekenen naast CORE mandaten is het mogelijk om in onFact twee contract templates in te stellen die gebruikt kunnen worden.

• voor particulieren moet dit een CORE mandaat zijn

• voor bedrijven kan dit zowel een CORE als B2B mandaat zijn

Om de templates in te stellen ga je in je Twikey account onder 'Instellingen' naar 'Templates' en kopieer je de nummers aan het begin van de lijnen naar de velden in onFact.

Notificatie aan klant voor elke inning?

Via deze knop kan je aangeven of je je klanten al dan niet op de hoogte wil brengen van een komende inning. Activeer je deze keuze, dan zal er vanuit Twikey een e-mail verzonden worden naar je klant met de mededeling dat er op (datum) een (bedrag) van zijn rekening zal gaan. Het e-mailbericht is via je Twikey-account aanpasbaar.

Als deze zaken in onFact zijn ingevoerd, klik je op de gele knop 'Opslaan' om de Twikey-instellingen te bewaren.

Callback URL

Voer de Callback URL die je bij de instellingen in onFact te zien krijgt, in in het volgende veld in je Twikey-account:

Dit geeft onFact toegang tot je Twikey-account en zorgt ervoor dat de mandaatgegevens in onFact up-to-date blijven. Klik op 'Save' om te bewaren.

Mandaten aanmaken bij klanten

Eenmaal de connectie ingesteld is, zal er in het overzicht van klanten een extra kolom verschijnen met het Twikey-logo. Bij een klant met een actief ondertekend mandaat verschijnt het oranje icoontje.

Om een mandaat aan te maken bij klanten, klik je door naar de klantenfiche. Daar verschijnt een extra tab: Twikey.

In die tab verschijnen de eventuele actieve domiciliëringsmandaten. Om een nieuw mandaat aan te maken, klik je op de groene knop 'Nieuw domiciliëringsmandaat klaarzetten voor ondertekening'. Het mandaat wordt toegevoegd en staat klaar ter ondertekening:

Van hieruit kan je:

• De mandaatgegevens verwijderen

• Een uitnodiging verzenden naar je klant per e-mail, om het mandaat te ondertekenen in de Twikey-omgeving

• De ondertekenlink zelf raadplegen, door te klikken op 'Mandaat online ondertekenen'

Mandaten gebruiken

Voor facturen

Heeft je klant het mandaat ondertekend? Dan kan je nu het mandaat gebruiken om facturen te innen. Als je naar een openstaande factuur van de klant gaat, zie je onder de tijdlijn een Twikey-kader. Hier kan je een nieuwe vordering starten.

Voor abonnementen (periodieke facturen)

Ook voor abonnementen kan een domiciliëringsmandaat gebruikt worden. Als je bij het instellen van het abonnement kiest voor de optie om ook het bedrag te innen, dan zal tijdens het aanmaken van elke nieuwe factuur ook automatisch een vordering starten via Twikey. Op deze manier worden je facturen automatisch aangemaakt, verzonden naar de klant én geïnd via domiciliëring.

Wat zijn staffelprijzen?

Met de functie staffelprijzen kan je meerdere prijzen instellen per product. Afhankelijk van het type klant, de staffel, wordt de juiste productprijs overgenomen bij het opmaken van een offerte of factuur aan die klant.

Activeren en configureren

Om staffelprijzen te activeren, ga je rechtsboven naar je e-mailadres.

1. Kies 'Apps en koppelingen'.

2. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten, zie je meteen 'Staffelprijzen' staan.

Je moet de staffelprijzen:

1. activeren (klik op de groene knop 'Activeren');

2. configureren (klik op de gele knop 'Configureren').

In dit venster ga je rechtsboven 'Staffelprijs toevoegen'. De namen van de staffels kies je zelf en zijn niet te zien voor de klant. Vaak gebruikte categorieën van staffelprijzen zijn consumentenprijzen (B2C) of prijzen aan andere handelaars (B2B). Het benoemen en hanteren van staffelprijzen wordt bepaald door je eigen beleid van prijsbepaling.

Staffelprijs toewijzen aan klant

Als je een staffelprijs hebt aangemaakt, moet je de correcte staffel nog koppelen aan de juiste klant. Ga daarvoor naar een klantenfiche. Als je de klantenfiche gaat bewerken, zal er een extra veld verschijnen nl. 'Staffel'. Daar verschijnen de verschillende staffelprijzen die jij hebt aangemaakt:

Kies de gewenste categorie en klik onderaan de gele knop 'Opslaan'. Voor elke factuur die nu aan deze klant wordt opgemaakt, zal onFact de gekozen staffelprijs (in dit geval: 'Particulier') hanteren.

Staffelprijs toewijzen aan product

Om de staffelprijzen te kunnen gebruiken, moet op niveau van product/dienst nog aangegeven worden wat de prijs per bepaalde staffel zal zijn. Hiervoor ga je naar je productfiche.

Aan de rechterzijde is er een nieuwe titel verschenen: Staffelprijzen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om deze verder aan te vullen. Je zal nu de verschillende staffels zien die je aangemaakt hebt, met ernaast de prijs van het oorspronkelijke product.

Per staffel kan je de prijs nu gaan aanpassen. Voorbeeld:

Hou eenvoudig je gepresteerde uren bij in onFact en factureer ze. De module 'Tijdsregistratie' kan je gebruiken in combinatie met 'Werkbonnen' of 'Taken', maar kan ook losstaand gebruikt worden.

Tijdsregistratie activeren en configureren

Om tijdsregistratie in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Tijdsregistratie'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om extra instellingen in te voeren.

• Specifieke tijden weergeven: activeer deze optie om op je documenten de begin- en eindtijden van je tijdsregistratie weer te geven.

• Nota en naam gebruiker weergeven: activeer deze optie om op je documenten de naam van de gebruiker en een eventuele nota weer te geven.

• Afrondingen tijden: selecteer hier welke afronding je wenst te gebruiken, bv. per gestart kwartier, half uur, uur, ... of geen afronding.

• Gebruikers: om een nieuwe gebruiker toe te voegen aan je personeelsbestand, ga je naar 'Gebruikers'. Deze kan je niet rechtstreeks vanuit dit scherm aanmaken. Een bestaande gebruiker kan je gaan 'Bewerken'. Je kan per gebruiker een kostprijs per uur (= interne info) en een factureerbaar uurtarief (= verschijnt op facturen) voor de gepresteerde uren instellen.

Tijdsregistratie gebruiken

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De tijdsregistratie verschijnt in het linkermenu van onFact onder 'Planning & Uitvoering'. Je vindt ze ook via het klok-icoontje in de hoek rechtsboven bij je e-mailadres.

Een tijdsregistratie starten

Je kan in onFact vanuit verschillende plaatsen tijdsregistratie starten: vanuit deze interface, vanuit een taak of vanuit een werkbon. Ongeacht waar je een tijdsregistratie start, vind je alle tijdsregistraties terug onder 'Tijdsregistratie'.

Vanuit de tab 'Mijn tijdsregistraties' kan je via de startknop meteen een tijdsregistratie starten. In dit scherm zal je enkel jouw eigen tijdsregistraties als gebruiker zien.

Afgesloten registraties zie je onderaan. Deze kan je gaan bewerken, of herstarten. Bij herstarten wordt een nieuwe tijdsregistratie aangemaakt, met dezelfde parameters (= de bestaande tijdsregistratie wordt niet op nul gezet). Wens je een tijdsregistratie te wissen, dan kan dat via de rode knop 'Verwijderen'.

Manuele tijdsregistratie aanmaken

Je kan vanuit dit scherm ook manueel een tijdsregistratie toevoegen. Bij het toevoegen van een manuele tijdsregistratie maak je geen gebruik van de stopwatch maar ga je handmatig start- en eindtijd invoeren.

Een tijdsregistratie kan je koppelen aan een klant en aan een project (indien de module 'Projecten' geactiveerd werd). De nota is een omschrijving van de registratie, die afhankelijk van je instellingen, al dan niet op je facturen zal getoond worden.

Als er reeds een tijdsregistratie loopt voor een andere taak die aan jou was toegewezen, zal onFact een waarschuwing geven:

Klik je toch op de groene knop 'Tijdsregistratie starten voor deze taak', dan wordt een nieuwe tijdsregistratie gestart en de lopende registratie stopgezet.

Tijdsregistraties factureren

Vanuit overzicht tijdsregistraties

In deze tab zie je een overzicht van je nog te factureren tijdsregistraties. Je kan één of meerdere tijdsregistraties aanvinken, om via de blauwe knop 'Acties' om te zetten in een factuur.

Als je de tijdsregistratie hebt toegewezen aan een bepaald project, zal deze factuur ook aan dit project gekoppeld worden. Dat zie je aan de rechterzijde onder 'Klantinformatie'.

Als de tijdsregistratie werd gestart vanuit een werkbon, zal je deze ook zien staan bij 'Mijn tijdsregistraties'.

Staat er aan de linkerzijde van de lijn een kruisje, dan kan je hier over schuiven met de muis en zie je extra info. Mogelijkheden:

• 'Tijdsregistratie gelinkt aan werkbon. Factureer via werkbon'. Dergelijke tijdsregistraties zijn dus niet vanuit dit overzicht factureerbaar, maar worden gefactureerd op basis van de werkbon.

• 'Tijdsregistratie reeds gefactureerd': je kan deze registratie geen twee maal factureren.

• 'Geen klant gelinkt aan deze tijdsregistratie': je kan enkel factureren indien een klant werd aangeduid.

Vanuit verkoopfactuur

Als je vanuit het overzicht van 'Facturen' in het linkermenu een factuur gaat aanmaken, selecteer je bovenaan eerst de klant.

Indien tijdsregistratie geactiveerd is, zal er in de factuurinterface ook een sectie 'Tijdsregistratie' verschijnen.

In dit kader boven de product-of dienstlijnen verschijnen alle nog te factureren (= factureerbare) tijdsregistraties die aan deze klant gelinkt zijn. Je kan ze in de factuur opnemen door ze aan te vinken.

Controle facturatie

In de tab 'Alle tijdsregistraties' zie je een overzicht van alle tijdsregistraties. Hier kan je eenvoudig nakijken of er al je tijdsregistraties reeds gefactureerd werden. Afhankelijk van je gebruikersrechten zie je hier enkel jouw tijdsregistraties, of deze van alle medewerkers.

Als een tijdsregistratie reeds gefactureerd werd, wordt het betreffende factuurnummer getoond in de kolom 'Gefactureerd'. Een reeds gefactureerde tijdsregistratie kan je niet meer bewerken of verwijderen. Ook een eventuele gekoppelde werkbon kan je weergeven. Selecteer de gewenste kolomweergave via de gele knop 'Filters' rechtsboven.

Met deze module kan je in onFact een eenvoudige to-do lijst bijhouden. Je kan je taak losstaand aanmaken, koppelen aan een bepaalde klant of aan een bepaalde offerte.

Taken activeren

'Taken' in onFact is een app in die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Selecteer 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen met betrekking tot klanten activeer je 'Taken'.