Projecten

⭐ PREMIUM

In de module 'Projecten' krijg je een overzicht van je projectfases en planning, budget versus aankopen/uitgaven en klantfacturaties, en alle aan het project gelinkte documenten.

Projecten activeren en configureren

Om projecten in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Projecten'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om eigen projectfasen in te stellen (zie verder)

onFact voorziet standaard drie Projectfasen: Concept, In uitvoering of Voltooid. Via de groene knop '+ Projectfase toevoegen' kan je zelf fasen gaan toevoegen met eigen naam en kleur.

Overzicht projecten

Een project krijgt automatisch een volgnummer. Deze nummeringsstructuur kan aangepast worden in de sectie 'Dagboeken en nummering' in onFact.

Via de gele knop 'Filters' in overzicht projecten kan je ook de 'Gearchiveerde' projecten weergeven. Deze worden standaard verborgen zodat enkel de actieve projecten getoond worden.

Ook een interne nota bij een project kan via de 'Filters' in dit overzicht getoond worden.

Projectplanning

Projectfasen doorlopen

Via de detailfiche van een project kan je de status van een volledig project manueel aanpassen via de blauwe knop 'Acties'.

Als alle toegewezen taken binnen een bepaalde projectfase voltooid zijn, wordt via een pop-up gevraagd of je het project naar een volgende projectfase wil brengen.

Een voltooid project archiveren

Als alle projectfases doorlopen zijn, kan je een project 'Archiveren'. Klik daarvoor op de blauwe knop 'Acties'.

Een gearchiveerd project zal niet langer automatisch in je lijst van 'Projecten' verschijnen: op die manier blijven daar standaard enkel actieve projecten staan. Via de gele knop 'Filters' kan je de lijst van project selecteren op actieve of gearchiveerde projecten.

Taken binnen een project

Aan een project kan je concrete taken toewijzen. Die verschijnen in de tab 'Taken' bij een project en ook in je algemene overzicht van Taken. Je kan een taak toewijzen aan een bepaalde projectfase, inplannen of aan een medewerker toewijzen.

De status van een (project)taak aanpassen

De status van een taak binnen een project kan je op twee manieren aanpassen. Per taak, via het pijltje bij de blauwe knop 'Bekijken':

Door te klikken op de statusknop aan de linkerzijde (in bovenstaand voorbeeld blauwe knop 'Open'), zodat een pop-up zal openen die de volgende taak-status voorstelt:

Het is ook mogelijk om de status van de taak aan te passen via de tab 'Taken'.

Projectrapportering

Een project start steeds vanuit een budget: dat is het gecombineerde bedrag uit (mogelijk verschillende) offertes. Hier tegenover worden je aankopen gezet die je aan het project toewees. Je kan ook bijhouden hoeveel er reeds naar de klant gefactureerd werd. Dit overzicht zie je in het 'Rapport' van een project.

Alle documenten uit onFact die gekoppeld worden aan het project, worden hier ook per documenttype bewaard in de tabs aan de linkerkant.

Documenten toewijzen aan project

Verkopen

In de sectie 'Klantinformatie' verschijnt bij het aanmaken van een document een extra veld: 'Project'. Via een drop-down menu kan je het document (offerte, factuur, bestelbon, ...) op die manier koppelen aan het gewenste project.

Aankopen

Een aankoop die je in onFact verwerkt, kan je als volledige aankoop aan een project toewijzen. Een lijn 'Project' verschijnt bij de 'Aankoopinformatie'.

Je kan ook elke individuele lijn aan een verschillend project toewijzen. Activeer hiervoor de 'Geavanceerde inputmodus' rechtsboven. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.