Aankopen betalen

In het overzicht van de aankopen zie je in één oogopslag welke documenten er nog open staan, op basis van de labels in de kolom 'Status'.

• groene knop 'betaald': de aankoop werd reeds betaald.

• gele knop

  • met betaaldatum: de aankoop is nog niet betaald, maar nog binnen de ingestelde betaaldatum.

  • 'gepland': de betaling van de aankoop is gepland, bv. via de SEPA-export.

• rode knop met betaaldatum: de aankoop is nog niet betaald en overschreed ook al de ingestelde betaaltermijn.

Je kan vanuit onFact je ingevoerde aankopen meteen betalen, inplannen voor betaling op latere datum of een uitgevoerde betaling aan je aankoop koppelen.

Aankopen meteen betalen: via QR-code of Ponto

Betalen via QR-code

Het is mogelijk om vanuit onFact je aankoopdocument meteen te betalen nadat je het hebt ingevoerd. Op basis van de ingevoerde aankoopinformatie (bedrag, mededeling, IBAN-nummer leverancier, ...) wordt een QR-code gegenereerd.

Om de code te genereren, moet je bij de verwerking van je aankoop in onFact zeker het IBAN- en BIC nummer van je leverancier invullen. Als deze informatie ontbreekt kan geen QR-code worden aangemaakt (onFact zal een melding geven).

De code verschijnt onderaan de samenvatting van de aankoop, bij 'Betalingen'. Door deze te scannen met je bank-app kan je meteen de betaling aan de leverancier uitvoeren, op basis van de gegevens van je aankoop:

Niet elke bank-app kan dergelijke QR-code lezen. De apps van volgende banken kunnen dat wel: Argenta - Belfius - ING - KBC - BNP Paribas Fortis.

• Bankrekening gekoppeld via bv. CodaBox: de betaling zal automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald' (CodaBox haalt slechts 1x/dag de betaalgegevens op, dit zal dit niet realtime wijzigen).

• Bankrekening niet gekoppeld aan onFact: verander dan manueel de status naar 'betaald' (groene knop bovenaan samenvatting van je aankoop).

Betalen via Ponto

Als je in onFact de koppeling met Ponto hebt geactiveerd voor bv. het ophalen van je banktransacties, zal er onderaan je aankoop een Ponto-betaalknop verschijnen:

Klik op de groene knop 'Betalen' om doorgestuurd te worden naar je Ponto-omgeving, waar je de betaling zal bevestigen en uitvoeren.

Aangezien je bankrekening gekoppeld is via Ponto zal de betaling automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.

In je eigen Ponto-omgeving zal je je bankrekening zien. Bij de tab 'Betalingen' dien je ook Ponto toe te laten de betalingen uit te voeren. Een mededeling zal verschijnen met de vraag of je betalingen wil toelaten. Dit moet je toestaan/activeren in Ponto, vooraleer je via onFact betalingen zal kunnen laten uitvoeren.

Betaling van aankopen inplannen: via betaalmandje (SEPA export)

Vanuit onFact kan je meerdere betalingen in 1x klaarzetten in je webbanking, via een SEPA-bestand. Je verzamelt vanuit onFact alle betaalgegevens, importeert deze in je online bankomgeving en de betalingen worden uitgevoerd op de door jou ingestelde betaaldatum.

Invoeren uiterste betaaldatum

Bij het verwerken van je aankoop moet je zeker een 'Betaaldatum' invoeren. Overschrijvingen die via een SEPA-bestand worden uitgevoerd, zullen worden uitgevoerd twee dagen voor de datum die jij hebt aangeduid als 'Betaaldatum'.

In onFact vul je de vervaldatum voor een betaling in. Je wil minstens 1 werkdag vroeger overschrijven, zodat de betaling bij de leverancier is op de vervaldag. Wil je je betalingen toch later uitvoeren, dan moet je in onFact bv. de 'vervaldag + 2 dagen' invoeren.

Toevoegen aan betaalmandje

Via het onFact betaalmandje kan je nog te betalen aankopen toevoegen aan een betaallijst en de betaalgegevens nog makkelijk aanpassen.

Een aankoop toevoegen aan het betaalmandje doe je door in het overzicht van 'Aankopen' te klikken op het pijltje aan de rechterkant van de blauwe knop 'Bekijken'. Selecteer daar 'Toevoegen aan betaalmandje'.

Zodra de aankoop is toegevoegd, verschijnt het icoon van het betaalmandje rechtsbovenaan.

Door te klikken op het icoon zie je een overzicht van de toegevoegde betalingen. Via dit venster is het mogelijk om per transactie de opgehaalde betaalgegevens nog te bewerken: pas de betaaldatum aan, wijzig mededeling, vul eventueel ontbrekend IBAN-nummer aan, ... Deze bewerking is niet gekoppeld aan de aankoop zelf en zal daar dus geen informatie bijwerken.

Via de blauwe knop 'Export' kan je de betalingen in het betaalmandje exporteren naar een SEPA-betaalbestand.

Keuze uitvoerend rekeningnummer

Heb je bij je onFact-rekeningen slechts één bankrekening actief, dan zal de knop meteen een SEPA-bestand aanmaken dat je in je online bankomgeving kan uploaden. Na het downloaden van het bestand, wordt het betaalmandje leeggemaakt. De geëxporteerde aankopen worden als 'gepland' gemarkeerd.

Heb je in je account meerdere rekeningen actief, dan zal je eerst nog de keuze krijgen voor welke rekening je dit SEPA-bestand wil aanmaken. Op die manier kan je bv. een betaalmandje aanmaken met betalingen die je wil uitvoeren vanaf rekening A, vervolgens een mandje samenstellen met betalingen die je wil uitvoeren vanaf rekening B, enz. Kies 'Exporteren voor deze rekening'; de export wordt aangemaakt en de geëxporteerde aankopen worden als 'gepland' gemarkeerd. Na het downloaden van het bestand, wordt het betaalmandje leeggemaakt.

Betaalbestand importeren in je bankomgeving

Het SEPA-bestand is een bestand in XML-formaat dat je kan downloaden op je computer. Dit kan vervolgens opgeladen worden in je eigen online bankomgeving.

Elke bank heeft hiervoor zijn eigen te volgen stappen. We lichten er enkele uit:

• Belfius: handleiding betaalbestanden uploaden

• ING: handleiding betaalbestanden uploaden (PDF)

• BNP Paribas Fortis: dit verloopt via Easy Banking Business. Eens aangemeld, bovenaan klikken op Betalingen en dan op Bestand importeren.

• Crelan: dit verloopt via MyCrelanPro.

Automatisch betalingen koppelen

Gebruik je de koppeling met CodaBox of Ponto, dan zullen aankoop-betalingen die buiten onFact plaatsvonden, ook kunnen gekoppeld worden. Heb je bv. een aankoopdocument betaald met je bank-app of via de QR-code, dan zal deze door de koppeling ook afgepunt worden.

Indien voldoende parameters herkend worden, zal het systeem voorstellen om meteen de betalingsdetails te koppelen. Zo wordt de aankoop gemarkeerd als betaald, en zie je onderaan ook de betaaldetails verschijnen.

Aankoop manueel aan betaling koppelen

(Uitgaande) betalingen die niet gelinkt kunnen worden aan een document, komen terecht in je verwerklijst van uitgaande betalingen. Van hieruit kan je ze verder gaan toewijzen aan het correcte document.

Klik in het linkermenu van onFact op 'Betalingen' en selecteer daar 'Te verwerken'.

• Om een transactie aan een document te koppelen (aankoopfactuur, bonnetje, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zich een nieuw venster.

• Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel met aankoop', dan opent zich de lijt van aankopen, en kan je de openstaande aankoop selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop.

• De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst. Het detail van de betaling zal bij je aankoop verschijnen, en deze wordt gemarkeerd als 'Betaald'.

Lees in een volgende stap hoe je de ingevoerde aankopen aan je boekhouder kan bezorgen:

pageAankopen exporteren voor boekhouding