Agenda

⭐ PREMIUM

De module 'Agenda' kan je gebruiken om medewerkers of taken in te plannen en om je eigen afspraken of taken te beheren.

Agenda activeren en configureren

Om de agenda in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Agenda'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om

   1. Het start- en einduur van de agenda vast te leggen

   2. Al dan niet de weekends weer te geven

Agenda gebruiken

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De agenda verschijnt in het linkermenu van onFact onder 'Planning & Uitvoering'.

Tab 'Agenda'

In de agenda kunnen vier types activiteiten worden aangemaakt: een afspraak, een taak, een werkbon of een onbeschikbaarheid.

Om een Taak of Werkbon aan te maken, moet je eerst deze modules activeren.

Klik je rechtsboven op de gele knop 'Agenda's', dan kan je selecteren tussen agenda's van gebruikers in de onFact-account.

Gebruikers instellen

Je kan er voor kiezen om enkel je eigen agenda te bekijken, of de agenda's van andere medewerkers ook weer te geven.

De agenda wordt per medewerker in een bepaalde kleur weergegeven. Ga naar 'Gebruikers' in onFact om meerdere gebruikers aan te maken, of bestaande gebruikers te bewerken (bv. kleur te wijzigen).

Agendamoment toevoegen

Klik in de agenda om een agendamoment toe te voegen. Sleep over meerdere blokken om meteen bv. een tijdsperiode van - tot te selecteren. Bepaal welk moment je wil toevoegen via de pop-up:

• Type: selecteer hier tussen de types activiteiten. Activeer 'Werkbonnen' of 'Taken' om ook deze opties weer te geven.

• Klant: je kan een klant of prospect aan de activiteit koppelen. Een nieuwe klant of prospect aanmaken kan via het vergrootglas-icoon.

• Bepaal datum en tijd van de activiteit, omschrijf de activiteit met een titel (deze verschijnt in de agenda) en optioneel een omschrijving.

• Vink 'Herhalen' aan indien je de activiteit automatisch wil laten terugkeren op basis van ingesteld aantal weken.

Bovenaan via de tab 'Gebruikers' kan je deze activiteit toewijzen aan meerdere gebruikers, of inplannen in een agenda van een andere gebruiker.

Tab 'Personeelsplanning'

Deze tab geeft een ander zicht op de items die in de agenda staan:

Het type activiteit wordt aangeduid volgens de kleuren bovenaan. Selecteer meerdere blokken om een activiteit over meerdere uren te spreiden. Klik op een ingeplande activiteit om deze naar rechts (later) of links (vroeger) te verschuiven.

Je kan een activiteit ook met één beweging aan meerdere gebruikers toekennen, door deze van boven naar onder te slepen en zo meteen in meerdere agendalijnen in te plannen.

Type activiteit

Als je in de agenda of de personeelsplanning klikt op een ingeplande activiteit, zie je het detail. Van daaruit ga je bv. naar 'Taak bekijken' dit in detail verder bekijken. Op dat moment word je naar de module 'Taken' geleid.

Dit werkt op een zelfde manier voor werkbonnen: bij het aanklikken van een werkbon in de agenda kan je van daaruit 'Werkbon bekijken' om deze in detail te openen. Op dat moment word je naar de module 'Werkbonnen' geleid.

Deel je onFact-agenda

Je kan je agenda delen met andere agendatoepassingen zoals bv. Google Agenda of iPhone Calendar. Je vindt hiervoor een deelbare link bij je 'Persoonlijke instellingen':

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact om het menu te openen

• Selecteer 'Persoonlijke instellingen'

• Onderaan heb je de mogelijkheid om 'Deel uw agenda' in te schakelen. Een deelbare URL verschijnt, die je kan invoeren in je andere agendatoepassing. De onFact-agenda wordt vanaf dat moment continu doorgestuurd naar je andere agendatoepassing. Opgelet: deze koppeling werkt in één richting (vanuit onFact naar je andere agendatoepassing), niet andersom.