Inkomende betalingen

Voor de opvolging van betalingen in onFact zijn er drie manieren mogelijk:

1. Manuele opvolging van de betaling

2. Manueel uploaden van digitale bankuittreksels

3. Automatische koppeling met bank via Ponto

Manuele opvolging van de betaling

Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.

Om de functionaliteiten van onFact optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.

Een pop-up venster opent om de betaalinformatie in te voeren:

• Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kasboek (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.

• Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.

• Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.

• Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.

• Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.

Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. Voorbeeld van ingevoerde betaling via kasboek:

Manueel uploaden van digitale bankuittreksels

Je kan een aantal betalingsbestanden manueel uploaden in onFact.

1. Ga daarvoor naar 'Betalingen' in het linkermenu.

2. Klik op de blauwe knop 'Acties' en kies 'Betalingsbestand importeren'

3. Selecteer bij bestandstype het type dat je wil uploaden:

De volgende types zijn mogelijk:

MT940

Een MT940 bestand is een digitale uitdraai van de banktransacties op je rekening. Een MT940 bestand omvat gegevens zoals het transactiebedrag, de omschrijving en rekening van de tegenpartij.

Mastercard of Visa statement

Vaak is het ook mogelijk om uit je webbanking verrichtingen met Mastercard of Visa te exporteren als een PDF-bestand. Dit bestand kan je ook manueel uploaden in onFact om aan je betalingen te koppelen.

Zodra je een betalingsbestand hebt geüpload, zal er door het systeem een betaalrekening aangemaakt en gekoppeld worden. Per betaalrekening zie je een overzicht van bedragen en hun status.

In je overzicht van gemaakte facturen zal nu ook meteen een match gemaakt worden tussen de betalingen en de factuurstatus (openstaand vs. betaald). De openstaande facturen worden automatisch als 'betaald' gemarkeerd op basis van de geïmporteerde bankgegevens.

Automatische koppeling met bank via Ponto

Ponto is een tool om je bankgegevens te koppelen met een andere software. Door je Ponto-account te verbinden met onFact, kan je je bankgegevens en de betalingsmogelijkheden van jouw bank automatisch met onFact delen. Als onFact met Ponto gekoppeld is, kunnen al je banktransacties en het saldo van je verbonden bankrekeningen ingelezen worden. Met deze gegevens kan onFact dan automatisch facturen afpunten, een volledig overzicht geven van al je rekeningen, ...

Verwerklijsten

onFact controleert de betalingen onder meer op vermelding van gestructureerde mededeling, factuurbedrag, vermelding van factuurnummer, ... maar toch kan er soms geen match gevonden worden (bv. indien het factuurbedrag niet volledig betaald werd). Deze niet-gematchte betalingen komen terecht in de verwerklijst 'Betalingen'. Die vind je rechtsboven in het venster, achter de drie tandwieltjes.

1. Om een transactie aan een document te koppelen (factuur, kassaticket, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zicht een nieuw venster.

2. Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel aan een factuur' dan opent zich de factuurlijst, en kan je het openstaande factuur selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop.

3. De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst.

In de verwerklijst worden alle transacties opgelijst die niet gekoppeld kunnen worden, op basis van de aangeleverde bankuittreksels (manueel of via CodaBox). Hier kunnen dus bv. ook andere types van transactie tussen zitten, zoals een interne overboeking van de ene naar de andere bedrijfsrekening, of bankkosten die aangerekend worden. Om dit soort kosten uit te lijst te wissen, kan je op de grijze 'Negeren' knop klikken.

Stel dat op basis van de verwerklijst een betaling van een factuur slechts gedeeltelijk betaald bleek, kan je voor het resterende openstaande bedrag bv. een betaalherinnering aanmaken. Hoe je dat doet, lees je in de volgende sectie.

Betaalherinneringen

Manuele betaalherinnering toevoegen

Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een herinnering aan te maken. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.

Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen.

Boven het tekstveld wordt er gevraagd naar 'Nieuwe termijn herinnering'. De waarde in dit veld zal gebruikt worden om in de tekst te vermelden als waarde van de tag '%term%: "Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer."

Onder het tekstveld is het mogelijk om bijkomende kosten door te geven:

• Aanmaningskosten: kosten die de opmaak en verzending van de aanmaning effectief dekken.

• Interest percentage: op jaarbasis, moet binnen de wettelijk redelijke bepalingen vallen.

• Minimum interest: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

• Schadevergoeding percentage: te interpreteren op gehele factuurbedrag incl. btw.

• Minimum schadevergoeding: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).

Een voorbeeld:

Resultaat op herinnering niet-betaalde factuur na 30 dagen:

Nadien klik je op 'Toevoegen'.

De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.

Automatische betaalherinneringen instellen

Je kan meteen voor al je betalingen één of meerdere automatische betaalherinneringen instellen op bedrijfsniveau. Lees hier de tutorial over 'Automatische herinneringen'.