Climapulse is een online platform voor het beheer van HVAC-installaties, zowel koeling als verwarming. Als je in onFact de koppeling met Climapulse activeert, kan je eenvoudig de aangemaakte werkbonnen in Climapuse omzetten in een factuur in onFact.
Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik 'Apps en koppelingen'.
Ga naar de apps en koppelingen met betrekking tot 'Geavanceerde instellingen'.
Klik naast Climapulse op de groene knop 'Activeren'.
Om de Climapulse koppeling te kunnen gebruiken, moet je verbinding maken met je eigen Climapulse-account. In je account vind je een API-sleutel die je in onFact moet invoeren.
Meld je aan bij Climapulse
Ga rechtsboven naar 'Profiel' en klik daar op 'Aanmeldgegevens'
Schakel API toegang in, zoals te zien in onderstaand scherm:
Klik op 'Opslaan'.
Ga nu naar 'Overzicht' in je profiel en kopieer de zichtbare API sleutel, of klik op de knop 'Nieuwe sleutel'
Plak deze sleutel in het voorziene veld in onFact en klik op 'Connecteer'.
Als de koppeling actief is, zal Climapulse informatie uit een werkbon doorsturen naar onFact en deze omzetten in een factuur. Hoewel in Climapulse geen prijzen zichtbaar zijn op de werkbon, worden deze wel weergegeven op de factuur.
Je kan in onFact prijzen instellen m.b.t. drie onderdelen:
producten
gebruikers
bedrijfsinstellingen
Deze kunnen eenvoudig gesynchroniseerd worden met Climapulse.
In Climapulse beschik je over een 'Inventaris' van producten. Deze vermelden echter geen prijzen. Als je een productlijst (bv. van een leverancier) importeert in onFact, moet je aan deze producten een prijs toekennen. Eens je productlijst aangemaakt, kan je deze doorsturen naar je Inventaris in Climapulse via de groene knop 'Synchroniseer uw producten'.
Als je nu producten uit je Climapulse Inventaris vermeldt op werkbonnen, zal in onFact de corresponderende prijs overgenomen worden op de factuur.
Opgelet: deze synchronisatie werkt in één richting, van onFact naar Climapulse. Het is niet mogelijk om vanuit Climapulse Inventaris productinformatie door te sturen naar onFact.
Er geldt een synchronisatielimiet van 2.500 producten per account.
In Climapulse heb je de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen die werkbonnen kunnen aanmaken. Er is echter geen veld voorzien voor het doorgeven van uurtarieven. Om de gepresteerde uren voor deze gebruiker te kunnen factureren, moet prijsinformatie ingesteld worden.
Deze prijsinstelling gebeurt enkel in onFact en wordt niet gesynchroniseerd naar Climapulse.
Per gebruiker in onFact kan je een kostprijs per uur en een factureerbaar uurtarief invoeren (klik op de gele knop 'Bewerken'. Als vanuit een werkbon een factuur aangemaakt word, neemt onFact het Factureerbaar uurtarief voor de betrokken gebruiker over.
Als de gebruikers die vermeld zijn in Climapulse, NIET in de lijst van gebruikers in onFact staan, moet je deze ook als gebruiker in onFact aanmaken om aan deze gebruiker een uurtarief te kunnen koppelen. Lees hier hoe je een gebruiker toevoegt in onFact. Gebruikers tussen beide systemen worden vervolgens herkend op basis van volledige naam of e-mailadres.
In dit laatste onderdeel kan je de kilometervergoeding voor je onderneming instellen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om het bedrag in te voeren.
In Climapulse kan je bij een werkbon het aantal kilometers invoeren. Op de factuur in onFact wordt deze afstand dan gelinkt aan de ingestelde kilometervergoeding om op die manier de prijs te bepalen.
Om de werkbon vanuit Climapulse om te zetten naar een factuur in onFact, ga je rechtsboven de werkbon naar de knop met drie puntjes. Klik hierop: je ziet nu de keuze 'Factuur maken'. Als je die lijn aanklikt, worden de gegevens doorgestuurd naar onFact en wordt een factuur klaargezet.
Hierbij worden de klantgegevens uit Climapulse gecontroleerd t.o.v. het klantenbestand in onFact.
Bestaat deze klant ook in onFact? De factuur wordt automatisch gekoppeld aan een bestaande onFact-klantenfiche
Bestaat deze klant nog niet in onFact? Een nieuwe klantenfiche zal automatisch aangemaakt worden in onFact, op basis van de informatie uit de werkbon.
De factuur kan vanuit onFact per e-mail aan de klant verzonden worden.
In Climapulse zijn twee velden voorzien voor opmerkingen:
Notitie -> dit veld wordt mee opgenomen op de factuur. Invoer in dit veld zal zichtbaar zijn op de factuur en voor de klant.
Interne Notitie (privé) -> dit veld wordt niet mee opgenomen op de factuur. Invoer in dit veld zal niet zichtbaar zijn op de factuur en kan dus gebruikt worden voor interne opmerkingen.
onFact haalt vanuit Climapulse ook relevante bijlagen op, die samen met de factuur vanuit onFact naar de klant kunnen verzonden worden. De volgende documenten worden naar onFact doorgestuurd als bijlagen:
de werkbon (in PDF)
eventuele certificaten (in PDF)
Je vindt deze documenten in de tab 'Bijlagen' bij de aangemaakte factuur in onFact.
