Op deze pagina kan je de verzendoptie voor je e-mails vanuit onFact instellen:

Standaard worden de e-mailinstellingen als volgt opgezet:

Het is mogelijk om al deze waarden aan te passen. Ga daarvoor rechtsboven naar de gele knop 'Bewerken'.

Afleveringsmethode

onFact voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes:

• Verzending via algemeen onFact-adres (geen configuratie)

• Verzending via e-mailadres eigen domeinnaam (server 1)

• Verzending via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)

• Verzending via e-mailadres bij andere provider (SMTP)

• Verzending via Microsoft-account (Outlook, Office 365, Hotmail, ...)

• Verzending via Google-account

Welke optie is meest geschikt voor mij?

Het is mogelijk om vanuit onFact e-mails te verzenden vanuit je eigen Microsoft-e-mailadres: outlook.com, hotmail.nl, office365, ... Volg daarvoor onderstaande stappen.

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor Windows-accounts (Hotmail, Outlook, Office365, ...) de optie 'Verzending via Microsoft-account'.

Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:

Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Microsoft-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan onFact/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Accepteren).

Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':

Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. onFact zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.

Het is mogelijk om vanuit onFact e-mails te verzenden vanuit je eigen Google-mailadres (bv. Gmail.com). Volg daarvoor onderstaande stappen.

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor de optie 'Verzending via Google-account'.

Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:

Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Google-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan onFact/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Toestaan').

Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':

Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. onFact zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit onFact met je eigen domeinnaam, bijvoorbeeld @uwbedrijf.nl, dan moet je enkele technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).‌

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet vier mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor je eigen domeinnaam optie 'Verzending via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)'.

Dit kan er als volgt uitzien:

Om er voor te zorgen dat je e-mails niet als SPAM behandeld worden, moet je ook nog enkele instellingen aanpassen op beheersniveau van je domeinnaam. Je kan deze informatie ook doorgeven aan de beheerder van je domeinnaam om via die weg de instellingen aan te passen. Deze verschijnen onderaan de pagina:

Kies een alternatief verzendadres

Nadat je op 'Opslaan' hebt geklikt bij de domeinnaamconfiguraties, verschijnt een extra kader: 'Alternatieve verzendadressen'.

Hier kan je optioneel extra e-mailadressen gaan toevoegen om onder andere:

• bij het verzenden van een e-mail te kunnen kiezen uit enkele beschikbare verzendadressen

• bepaalde documenttypes (bv. offertes) automatisch te verzenden vanuit een specifiek e-mailadres (bv. offertes@uwbedrijf.nl)

• documenten te verzenden vanuit het e-mailadres gekoppeld aan een gebruiker

• documenten automatisch te verzenden met opmaak van je e-mail via een e-mailtemplate

Klik op de groene knop 'Alternatief verzendadres toevoegen'. Je kan een 'Van' naam en een e-mailadres invoeren.

Zodra een adres werd toegevoegd, verschijnen de beschikbare verzendopties:

Klik op de gele knop 'Bewerken' om in te stellen op welke manier je alternatieve adressen wil gebruiken. Een keuzemenu opent zich:

• Selecteer verzendadres bij het verzenden van een e-mail:

• Stel een verzendadres in per gebruiker:

• Stel een verzendadres in per documenttype:

• Stel een verzendadres in per e-mailtemplate:

Selecteer verzendadres bij het verzenden van een e-mail

Als je deze optie selecteert kan je bij het eigenlijke verzenden van een e-mail de keuze krijgen tussen alle door jou ingevoerde alternatieve verzendadressen. Voorbeeld:

Stel verzendadres in per gebruiker

Als je deze optie selecteert kan je per gebruiker een verzendadres instellen. Is gebruiker 'bert@starcomm.nl' ingelogd, dan worden de documenten die hij verzendt vanuit onFact, verzonden vanuit zijn e-mailadres 'bert@starcomm.nl' en niet vanuit het algemene e-mailadres van het bedrijf.

Stel verzendadres in per documenttype

Als je deze optie selecteert worden specifieke documenttypes verzonden door een specifiek e-mailadres, bv. alle offertes worden verzonden vanuit 'offertes@starcomm.nl', facturen vanuit 'facturen@starcomm.nl' enz.

Stel verzendadres in per e-mailtemplate

Als je deze optie selecteert kan je een e-mailtemplate koppelen aan een e-mailadres. Zo zullen e-mails verzonden via 'info@starcomm.nl' altijd verzonden worden via een template met opmaak.

E-mailadres valideren

De ingevoerde e-mailadressen moeten gevalideerd worden. Staat er een rood kruis naast het e-mailadres, dan moet je via de gele knop 'Valideer' verder gaan.

Je ziet nu enkele verificatie-instellingen verschijnen. In de linkerkolom 'Geldig' zie je of deze records reeds correct werden aangepast. Verschijnt hier een rood teken, dan moet je ook deze records nog even aanpassen op het niveau van je domeinnaambeheer.

Klik onderaan op 'Valideer'; in het overzicht van je alternatieve e-mailadressen verschijnt er nu een groen vinkje naast het e-mailadres.

E-mails worden verzonden met als afzendadres je eigen e-mailadres en beantwoord naar je eigen e-mailadres. Je moet enkel technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).‌

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit onFact met je eigen domeinnaam, bijvoorbeeld @jouwbedrijf.nl, dan moet je enkele technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).‌

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

• Kies 'Instellingen bedrijf'

• Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

• Selecteer als afleveringsmethode 'Verzending via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)'

• Voer je e-mailadressen in, en klik op de groene knop 'Configuratieinstellingen ophalen'.

Je ziet nu een venster waarin je onderaan enkele waarden voor je DNS-records ziet staan. Deze moet je aanpassen.

Eens ingesteld, kan het enkele uren duren vooraleer onFact de gewijzigde instellingen kan detecteren. Zodra onFact de nieuwe instellingen ontvangt, zullen de rode kruisjes worden vervangen door groene vinkjes. Klik onderaan de pagina op de gele knop 'Opslaan' om je instellingen te bewaren.

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit onFact met je eigen e-mailadres maar de domeinnaam daarvan niet door jou wordt beheerd (bv. xyz@me.com, xyz@icloud.com, ...) moet je enkele extra gegevens van je mailprovider (me.com, iCloud.com, ...) invoeren in onFact.

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet enkele mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor de SMTP-verzending optie 'Verzending via e-mailadres bij andere provider (SMTP)'.

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

Dit kan er als volgt uitzien:

Als je deze keuze maakt, moet je enkele gegevens van je mailprovider (me.com, iCloud.com...) invoeren in onFact. Je ziet enkele extra velden verschijnen:

Dit is de standaard instelling voor het verzenden van e-mails. Wijzig je niets in je onFact instellingen, dan worden je e-mails op onderstaande manier verzonden:

Een 'no reply' adres is een type e-mailadres waarbij de ontvangers geen mogelijkheid hebben om rechtstreeks te antwoorden op de afzender. Indien je in onFact geen enkele parameter gaat instellen over hoe jij je e-mails wil verzenden, wordt dergelijk 'no reply' adres standaard ingesteld.

Concreet betekent dit het volgende: als een klant wil antwoorden op jouw e-mail, zal hij/zij nu een foutmelding ontvangen in de mailbox. Je klant ziet dus dat op deze e-mail niet kan gereageerd worden.