Een bestelling in je webshop kan via onFact automatisch omgezet worden in een bestelbon, een leveringsbon of een factuur. Dit document kan je (automatisch laten) verzenden naar je klant. Betaalopvolging verloopt vanuit onFact heel eenvoudig. Je kan je facturen ook met één klik doorsturen naar je accountant.
In onFact voorzien we twee koppelingen:
Shopify is een e-commerce platform waarmee je een online shop kan bouwen en online kan verkopen. Als klanten een bestelling plaatsen in je Shopify webshop, wordt deze bestelling automatisch omgezet in een bestelbon, leveringsbon of factuur in onFact.
WooCommerce is een populaire WordPress-plugin waarmee je eenvoudig een webshop kan opzetten. Als klanten een bestelling plaatsen in je WooCommerce webshop, wordt deze bestelling automatisch omgezet in een bestelbon, leveringsbon of factuur in onFact.
Shopify is een Canadees bedrijf en biedt geen standaardondersteuning voor Europese btw-nummers. Als je zakelijke verkopen realiseert via je webshop, dien je dus enkele aanpassingen uit te voeren in je Shopify webshop.
onFact gebruikt het veld "Adresregel 2 (bv. appartementnummer)" van de klanten in Shopify om het btw-nummer in te voeren en over te nemen. Dit veld is voornamelijk voorzien voor Amerikaanse adressen met een extra adresregel. Echte appartement- of busnummers van je klanten kunnen eenvoudig op de eerste adreslijn gezet worden.
Een btw-nummer zal enkel herkend worden wanneer deze 8 tekens of meer heeft, wat de minimale lengte is van elk Europees btw-nummer, zodat webshops zonder btw-nummers dit veld nog steeds kunnen gebruiken als busnummer.
De "vertaling" of het label van dit veld kan aangepast worden naar "btw-nummer", zodat de klant niet merkt dat dit intern een ander veld is. Een voorbeeld:
Om dit extra veld te activeren, volg je volgende stappen:
Ga in je Shopify account linksonder naar 'Instellingen'
Ga naar de optie 'Checkout'
Zet de velden 'Bedrijfsnaam' en 'Adresregel 2 (bv. appartementnummer)' op 'optioneel'
Klik rechtsboven op 'Opslaan'
Scroll helemaal naar onderaan in de checkout-instellingen en klik op de knop 'Taalinstellingen betalingspagina beheren'
Zoek nu naar volgende velden om de vertaling aan te passen:
onFact neemt de berekende btw integraal over uit een Shopify-bestelling. Je dient de btw-berekening dus op een correcte manier in te stellen in Shopify. Indien een bestelling onmiddellijk online betaald wordt, wordt uiteindelijk ook de btw onmiddellijk betaald.
| Veld | Nieuwe vertaling |
|---|---|
Address2 label
Btw-nummer
Optional address2 label
Btw-nummer (optioneel)
Address address2 blank
Voer je btw-nummer in
WooCommerce is een populaire WordPress-plugin waarmee je eenvoudig een webshop kan opzetten. Via de WooCommerce-koppeling in onFact kan je een bestelling uit je WooCommerce webshop automatisch omzetten in een bestelbon, leveringsbon of factuur. Die kan dan vanuit onFact (automatisch) naar de klant verzonden worden via e-mail.
De WooCommerce-koppeling kan je activeren via 'Apps en koppelingen'.
Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.
Bij 'Geavanceerde apps en koppelingen' ga je naar 'WooCommerce'.
Klik op de groene knop 'Activeren'.
Zodra de koppeling geactiveerd is, verschijnt er aan de linkerzijde een gele knop 'Configureren'. Klik er op om de koppeling in te stellen.
Een "webhook" zorgt ervoor dat je WooCommerce webshop alle informatie over de bestelling gaat doorsturen naar onFact op het moment dat een bestelling geplaatst wordt.
Om de koppeling tussen onFact en WooCommerce in te stellen, moet je twee webhooks instellen en daarbij enkele gegevens uit onFact in je eigen WooCommerce omgeving invoeren.
Ga naar het admin-paneel van je webshop:
Klik daar onder 'WooCommerce' op 'Settings' (of 'Instellingen, afhankelijk van je taalkeuze). Zie stap (1) in de afbeelding hieronder.
Ga naar de tab 'Advanced' / 'Geavanceerd' (2)
Ga in het menu daaronder naar 'Webhooks' (3)
Klik dan op de knop 'Add webhook' / 'Webhook toevoegen' (4)
Je krijgt nu de volgende velden te zien:
Naam: vrij keuze, geef een voor jou betekenisvolle naam aan deze opdracht (bv. 'onFact.be')
Status: selecteer 'Active' / 'Actief'
Topic: selecteer hier de gepaste actie voor jouw workflow.
Kies voor de eerste webhook 'Order Created' / 'Bestelling aangemaakt'
Kies voor de tweede webhook 'Order Updated' / 'Order bijgewerkt'
Delivery URL: kopieer de waarde uit het veld 'Delivery URL' in onFact naar dit veld in WooCommerce
Secret: kopieer de waarde uit het veld 'Secret' in onFact naar dit veld in WooCommerce
API Version: hier laat je de voorgestelde selectie staan (hoef je niet te wijzigen)
Klik op 'Save webhook' / 'Webhook opslaan' om deze op te slaan in WooCommerce.
Herhaal deze stappen voor het instellen van de tweede webhook.
Je kan nu terugkeren naar het configuratiescherm in onFact. Bestellingen die in WooCommerce geplaatst worden, worden nu doorgestuurd naar onFact.
Kies in dit gedeelte welk type document er in onFact moet aangemaakt worden, wanneer het moet aangemaakt worden, en hoe het zal verzonden worden.
Je kan daarbij kiezen voor het aanmaken van een bestelbon, een leveringsbon of een factuur.
Vervolgens selecteer je wanneer het document aangemaakt wordt: zodra in WooCommerce de bestelling is aangemaakt, of pas wanneer een bestelling ook betaald werd.
Vink je 'Automatisch verzenden via e-mail' aan, dan wordt het document meteen verzonden naar het e-mailadres waarmee de bestelling in WooCommerce geplaatst werd. Vink je dit niet aan, dan wordt het document aangemaakt met status 'Concept' in onFact en dien je het zelf nog te verzenden.
Als een klant in WooCommerce iets invult in het veld 'Order opmerking', wordt dit op de onFact documenten weergegeven in het veld 'Extra tekstveld boven tabel'. In de onFact interface verschijnt dit in het veld 'Interne nota' van het document.
Je kan het onderschrift op het document zelf instellen en daarbij verschillende teksten gebruiken voor documenten van bestellingen die reeds betaald werden, of nog moeten betaald worden. Als je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd hebt, kan je deze teksten instellen per taal.
Je kan ook de tekst voor de begeleidende e-mail instellen. Ook hier kan onderscheid gemaakt worden tussen een e-mailtekst voor een reeds betaald, of nog te betalen bestelling.
Als je de optie 'Automatisch verzenden via e-mail' hebt aangevinkt, zal de klant meteen na zijn bestelling via je webshop een e-mail ontvangen van onFact met daarin het aangemaakte document. Standaard wordt er ook vanuit WooCommerce een e-mail verzonden naar de klant, na een bestelling. Om te vermijden dat de klant dubbele e-mails ontvangt, kan je er voor kiezen om de e-mail die vanuit WooCommerce vertrekt, uit te schakelen.
Dit beheer je via 'Settings' / 'Instellingen', dan bovenaan de tab 'E-mails'. Hier zie je een lijst van alle actieve e-mails die door WooCommerce worden verzonden. Je kan bijvoorbeeld de e-mail m.b.t. 'Nieuwe bestelling' uitschakelen, zodat enkel de onFact e-mail bij de klant aankomt.
Wil je de onFact-factuur verzenden naar je WooCommerce-klant en is deze nog niet betaald, dan kan je deze laten betalen via Mollie (net zoals een reguliere factuur).
Let bij achteraf betalen via bankoverschrijving op dat je aan de klant vraagt om te betalen op basis van het factuurnummer of gestructureerde mededeling, zoals bij een reguliere onFact-factuur. Op die manier kan de betaling in onFact afgepunt worden.
Werk je in onFact met stockbeheer? Maak dan de keuze om je voorraad ofwel in onFact, ofwel in WooCommerce te beheren. De koppeling voorziet geen synchronisatie van de voorraad tussen de beide systemen. Zodra in onFact een factuur wordt aangemaakt voor een item, wijzigt de stock automatisch. Het is dan ook aangeraden om in je webshop geen voorraad aantallen weer te geven, en deze enkel in onFact te verwerken.
Shopify is een e-commerce platform waarmee je een online shop kan bouwen en online kan verkopen. Via de Shopify-koppeling in onFact kan je een bestelling uit je Shopify webshop automatisch omzetten in een bestelbon, leveringsbon, kassaticket of factuur. Dit document kan dan vanuit onFact (automatisch) naar de klant verzonden worden via e-mail.
De Shopify-koppeling kan je activeren via 'Apps en koppelingen'.
Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en kies 'Apps en koppelingen' in het menu.
Bij 'Geavanceerde apps en koppelingen' ga je naar 'Shopify'.
Klik op de groene knop 'Activeren'.
Zodra de koppeling geactiveerd is, verschijnt er aan de linkerzijde een gele knop 'Configureren'. Klik er op om de koppeling in te stellen.
Klik op de groene knop 'Open Shopify AppStore'.
Je wordt nu omgeleid naar de Shopify omgeving, waar je gevraagd wordt om via 'Add app' de onFact koppeling toe te voegen. Zie ook verder: Shopify abonnementsformule.
Om de app te installeren moet je inloggen in je Shopify account. Na verificatie van je login wordt voorgesteld om jouw webshop te verbinden met de onFact app: klik in dit scherm rechtsboven op 'Install app / Verbind app'. Je wordt nu teruggestuurd naar onFact, waarbij na succesvolle verbinding, het volgende scherm getoond wordt:
Bepaal hier de layout van je Shopify-document door de juiste template aan te duiden. Indien je werkt met meerdere dagboeken in onFact, kan je hier ook selecteren in welk dagboek de aangemaakte documenten moeten belanden.
Kies vervolgens welk type document er in onFact moet aangemaakt worden, nadat in Shopify de door jou gekozen actie werd uitgevoerd. Je kan daarbij kiezen voor het aanmaken van een bestelbon, een leveringsbon, een kassaticket of een factuur.
Je kan hier ook aangeven op basis van welke actie in Shopify het document moet aangemaakt worden in onFact.
Vink je 'Automatisch verzenden via e-mail' aan, dan wordt het document meteen verzonden naar het e-mailadres waarmee de bestelling in Shopify geplaatst werd. Vink je dit niet aan, dan wordt het document aangemaakt met status 'Concept' in onFact en dien je het zelf nog te verzenden.
Je kan het onderschrift op het document zelf instellen en daarbij verschillende teksten gebruiken voor documenten van bestellingen die reeds betaald werden, of nog moeten betaald worden. Als je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd hebt, kan je deze teksten instellen per taal.
Je kan ook de tekst voor de begeleidende e-mail instellen. Ook hier kan onderscheid gemaakt worden tussen een e-mailtekst voor een reeds betaald, of nog te betalen bestelling.
Wil je de onFact-factuur verzenden naar je Shopify-klant en is deze nog niet betaald, dan kan je deze laten betalen via Mollie.
Let bij achteraf betalen via bankoverschrijving op dat je aan de klant vraagt om te betalen op basis van het factuurnummer of gestructureerde mededeling, zoals bij een reguliere onFact-factuur. Op die manier kan de betaling in onFact afgepunt worden.
Werk je in onFact met stockbeheer? Maak dan de keuze om je voorraad ofwel in onFact, ofwel in Shopify te beheren. De koppeling voorziet geen synchronisatie van de voorraad tussen de beide systemen. Zodra in onFact een factuur wordt aangemaakt voor een item, wijzigt de stock automatisch. Het is dan ook aangeraden om in je webshop geen voorraad aantallen weer te geven, en deze enkel in onFact te verwerken.
Om de koppeling met Shopify te kunnen gebruiken, vraagt Shopify dat de facturatie van het onFact-abonnement via hun diensten loopt. In de praktijk betekent dit het volgende:
Zodra je onFact-app uit de Shopify App Store installeert, zal je zien dat in onFact je 'Mijn abonnement'-pagina wijzigt. Het abonnementstype in onFact wordt een 'Shopify abonnement' en onderaan zie je de abonnementsprijzen voor een onFact-abonnement via Shopify (uitgedrukt in US Dollar). Een lopend onFact-abonnement blijft gewoon verder lopen, tot de vermelde einddatum. Wil je op dat moment je abonnement op onFact verlengen en gebruik je actief de Shopify-koppeling, dan kan je via de knoppen 'Selecteren' de formule van je keuze aangeven. Je wordt omgeleid naar de Shopify omgeving, van waaruit je zal kunnen betalen. Shopify bezorgt jou een abonnementsfactuur.
Gebruik je de Shopify-koppeling niet langer? Contacteer support@onfact.nl om je abonnement weer rechtstreeks via onFact te laten verlopen.
Dan kan je een abonnement nemen via de 'Mijn abonnement'-pagina. Onderaan zie je de abonnementsprijzen voor een onFact-abonnement via Shopify (uitgedrukt in US Dollar). Kies het abonnement van je keuze via de knoppen 'Selecteren'. Je wordt omgeleid naar de Shopify omgeving, van waaruit je zal kunnen betalen. Shopify bezorgt jou een abonnementsfactuur.