Google Drive is een service voor bestandsopslag en synchronisatie die is gemaakt en wordt beheerd door Google. Met Google Drive kunnen documenten in de cloud worden opgeslagen en bestanden worden gedeeld.
Belangrijk: de koppeling tussen onFact en Google Drive werkt in één richting. Je kan documenten uit onFact naar Google Drive zenden en updaten, maar niet vanuit Google Drive naar onFact.
Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres
Kies daar 'Apps en koppelingen'
Selecteer 'Alle apps en koppelingen'
Kies 'Synchronisatie en back-up met Google Drive' en klik rechts op de groene knop 'Activeren'
Om de synchronisatie te starten, moet je de gegevens van je eigen Google Drive invoeren. Klik daarom op de gele knop 'Configureren'. Je komt nu op een scherm waar je één of meerdere Google Drives kan toevoegen.
Klik rechtsboven op de groene knop 'Google Drive toevoegen'
Geef deze Google Drive een naam (bv. Firmanaam onFact)
Duid aan op welke manier de mappen moeten gestructureerd worden in je Drive. Je krijgt daarbij drie keuzes:
Klik op 'Opslaan'. Je wordt nu omgeleid naar een loginscherm van Google, waar je je via je e-mailadres en wachtwoord moet identificeren. Je zal nu de melding zien dat onFact toegang wil tot je Google Account. Dit is noodzakelijk om de documenten vanuit onFact naar je Google Drive te sturen. Klik op 'Toestaan'.
In onFact wordt nu gevraagd een map te kiezen waarin je onFact-bestanden in Google Drive moeten belanden. In de geselecteerde map maakt onFact een mapje aan met je bedrijfsnaam en plaatst hierin per kalenderjaar de documenten. Selecteer de doelmap van je keuze en klik onderaan op de groene knop 'Huidige map selecteren'.
Staat de map van je keuze hier niet tussen? Maak ze dan eerst aan in je Google Drive.
Je ziet nu een bevestiging dat je Google Drive gekoppeld is. Alle bestaande onFact-documenten worden na de instelling 1x naar de Drive gekopieerd en vanaf dat moment draait de koppeling in de achtergrond. Nieuwe documenten of wijzigingen aan bestaande documenten worden automatisch met de Google Drive gesynchroniseerd.
De onFact Drive is een online bestandssysteem waar je allerhande overige bedrijfsdocumenten kan uploaden. Zo kan je alle documenten met betrekking tot je onderneming in één systeem bewaren.
Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.
Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' de koppeling 'Drive'.
In het menu aan de linkerzijde zal nu een nieuw item 'Drive' verschijnen.
Om een bestand in de onFact Drive op te laden, sleep je het eenvoudig in het kader. Via de groene knop rechtsboven '+ Nieuwe map' kan je een mappenstructuur aanmaken om je documenten in te ordenen.
In dit voorbeeld wordt een logo opgeladen. Naast het geüploade bestand zie je nu enkele actieknoppen verschijnen:
(bestand opnieuw) Downloaden
Maak publiek beschikbaar: via deze knop kan je het bestand een publiek bereikbare URL geven. Iedereen die deze URL ontvangt, kan het bestand bekijken en downloaden. Wil je na een tijd deze beschikbaarheid weer herroepen, dan kan je op de knop 'Maak privaat' klikken.
Hernoemen: geeft je de mogelijkheid om het bestand een andere naam te geven.
Verwijderen
Als je boekhouder toegang heeft tot onFact, kan je in de Drive een map aanmaken die je boekhouder kan consulteren. Daarin kan je overige relevante ondernemingsdocumenten met hem delen, zoals bv. documenten vanwege de BTW-administratie of je sociaal secretariaat.
Wil je samen met een offerte een productcatalogus beschikbaar maken aan je klant, maar is deze als bijlage te zwaar om per e-mail vanuit onFact mee te zenden? Maak hem dan publiek beschikbaar in je onFact-Drive en zend de publieke URL mee in je offerte e-mail.
Alle documenten die in je eigen onFact-omgeving worden aangemaakt, worden daar ook opgeslagen. Er is continue back-up op de onFact servers. Om ook een kopie van je documenten op een ander platform op te kunnen slaan, voorzien we enkele mogelijkheden voor (externe) back-up en synchronisatie.
Maak je een nieuw document aan in onFact, dan zal dit ook verschijnen op het gekoppelde platform.
Wijzig je een bestaand document in onFact, dan zal deze documentswijziging ook gebeuren op het gekoppelde platform.
SFTP is een afkorting van Secure File Transfer Protocol. Via SFTP kan je twee computers met elkaar verbinden, om vervolgens bestanden uit te kunnen wisselen. Via SFTP koppel je onFact met je eigen server.
Belangrijk: de koppeling tussen onFact en je server werkt in één richting. Je kan documenten uit onFact naar je server zenden en updaten, maar niet vanuit je server naar onFact.
Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres
Kies daar 'Apps en koppelingen'
Selecteer 'Alle apps en koppelingen'
Kies 'Synchronisatie en back-up met SFTP (eigen server)' en klik rechts op de groene knop 'Activeren'
Om de synchronisatie te starten, moet je de gegevens van je eigen server invoeren. Klik daarom op de gele knop 'Configureren'. Je komt nu op een scherm waar je één of meerdere SFTP-verbindingen kan toevoegen.
Klik rechtsboven op de groene knop 'SFTP verbinding toevoegen'. Er verschijnen nu enkele extra velden:
Noteer hier de technische gegevens van je serververbinding en klik op 'Opslaan'.
In onFact wordt nu gevraagd een map te kiezen op je server waarin je onFact-bestanden moeten belanden. In de geselecteerde map maakt onFact een mapje aan met je bedrijfsnaam en plaatst hierin per kalenderjaar de documenten. Selecteer de doelmap van je keuze en klik onderaan op de groene knop 'Huidige map selecteren'.
Let op! Als je hiervoor de hosting van je website gebruikt, let dan op dat je geen doelmap kiest die publiek toegankelijk is, om te vermijden dat al je onFact-bestanden voor iedereen zichtbaar zijn.
Je ziet nu een bevestiging dat je server gekoppeld is. Alle bestaande onFact-documenten worden na de instelling 1x naar de servermap gekopieerd en vanaf dat moment draait de koppeling in de achtergrond. Nieuwe documenten of wijzigingen aan bestaande documenten worden automatisch met je servermap gesynchroniseerd.
OneDrive is een service voor bestandsopslag en synchronisatie die is gemaakt en wordt beheerd door Microsoft. Met OneDrive kunnen documenten in de cloud worden opgeslagen en bestanden worden gedeeld.
Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres
Kies daar 'Apps en koppelingen'
Selecteer 'Alle apps en koppelingen'
Kies 'Synchronisatie en back-up met OneDrive' en klik rechts op de groene knop 'Activeren'
Om de synchronisatie te starten, moet je de gegevens van je eigen OneDrive invoeren. Klik daarom op de gele knop 'Configureren'. Je komt nu op een scherm waar je één of meerdere OneDrives kan toevoegen.
Klik rechtsboven op de groene knop 'OneDrive toevoegen'
Geef deze OneDrive een naam (bv. Firmanaam onFact)
Duid aan op welke manier de mappen moeten gestructureerd worden in je OneDrive. Je krijgt daarbij drie keuzes:
Klik op 'Opslaan'. Je wordt nu omgeleid naar een loginscherm van Microsoft, waar je je via je e-mailadres en wachtwoord moet identificeren.
In onFact wordt nu gevraagd een map te kiezen waarin je onFact-bestanden in OneDrive moeten belanden. In de geselecteerde map maakt onFact een mapje aan met je bedrijfsnaam en plaatst hierin per kalenderjaar de documenten. Selecteer de doelmap van je keuze en klik onderaan op de groene knop 'Huidige map selecteren'.
Staat de map van je keuze hier niet tussen? Maak ze dan eerst aan in je OneDrive.
Je ziet nu een bevestiging dat je OneDrive gekoppeld is. Alle bestaande onFact-documenten worden na de instelling 1x naar de OneDrive gekopieerd en vanaf dat moment draait de koppeling in de achtergrond. Nieuwe documenten of wijzigingen aan bestaande documenten worden automatisch met de OneDrive gesynchroniseerd.
DropBox is een service voor bestandsopslag en synchronisatie. Met DropBox kunnen documenten in de cloud worden opgeslagen en bestanden worden gedeeld.
Belangrijk: de koppeling tussen onFact en DropBox werkt in één richting. Je kan documenten uit onFact naar DropBox zenden en updaten, maar niet vanuit DropBox naar onFact.
Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres
Kies daar 'Apps en koppelingen'
Selecteer 'Alle apps en koppelingen'
Kies 'Synchronisatie en back-up met DropBox' en klik rechts op de groene knop 'Activeren'
Om de synchronisatie te starten, moet je de gegevens van je eigen DropBox-account invoeren. Klik daarom op de gele knop 'Configureren'. Je komt nu op een scherm waar je één of meerdere DropBoxen kan toevoegen.
Klik rechtsboven op de groene knop 'DropBox toevoegen'
Geef deze DropBox-koppeling een naam (bv. Firmanaam onFact)
Duid aan op welke manier de mappen moeten gestructureerd worden in je DropBox. Je krijgt daarbij drie keuzes:
Klik op 'Opslaan'. Je wordt nu omgeleid naar een loginscherm van DropBox, waar je je via je e-mailadres en wachtwoord moet identificeren.
Je zal nu de melding zien dat onFact toegang wil tot je DropBox. Dit is noodzakelijk om de documenten vanuit onFact naar je DropBox te sturen. Deze toegang moet je accepteren/toestaan. Je onFact-documenten komen in DropBox standaard in een map onder 'Apps' te staan.
Je ziet nu een bevestiging dat je DropBox gekoppeld is. Alle bestaande onFact-documenten worden na de instelling 1x naar DropBox gekopieerd en vanaf dat moment draait de koppeling in de achtergrond. Nieuwe documenten of wijzigingen aan bestaande documenten worden automatisch met DropBox gesynchroniseerd.
