Een template in onFact duidt op de verzamelde visuele vormgeving van je documenten of e-mails. Deze inhoud van documenten wordt samen met de vormgeving in de templates omgezet naar een PDF-bestand en kan dan verzonden worden. Documenttemplates kunnen er naargelang je instellingen behoorlijk verschillend uit zien:
Er zijn twee manieren waarop je de templates kan aanpassen. De eerste manier is via de visuele editor; de andere manier verloopt via de interne code.
Dat doe je via de bedrijfsinstellingen.
Klik rechtsboven het onFact-venster op je gebruikersnaam (e-mailadres); er verschijnt een drop-down menu.
Kies de tweede optie: 'Instellingen bedrijf'. Je komt terecht op de algemene pagina met je bedrijfsinformatie.
Om de lay-out van documenten in te stellen, ga je in het middelste menu naar de vierde keuze; 'Templates'.
Om de huidige template aan te passen, klik je op de gele potloodknop 'Template personaliseren'.
In het middengedeelte kan je aanpassingen aan de template doorvoeren. In de rechterkant van het venster kan je tegelijkertijd je voorbeeld bekijken. Druk na elke wijziging op de blauwe knop rechtsboven 'Voorbeeld vernieuwen' om de wijzigingen te bekijken.
Eén van de belangrijkste personalisaties is het tonen van je bedrijfslogo. Via 'Logo - Kies bestand' kan je een logo uploaden. In het voorbeeld hieronder werd het bedrijfslogo geüpload:
Bij 'Instellingen' kan je met de schuifbalk het logo groter of kleiner maken.
Vergeet niet 'Voorbeeld vernieuwen' aan te klikken om de wijzigingen weer te geven op je voorbeeldfactuur.
Het is echter ook mogelijk om niet enkel een logo, maar ook een achtergrond op te laden. Daar moet je wel een kant-en-klare afbeelding voor klaarstaan hebben. In het voorbeeld hieronder werd een achtergrond geüpload.
Onder de kop 'Instellingen' kan je nog enkele aanpassingen uitvoeren, zoals
logo groter of kleiner maken;
de marge tussen de verschillende lijnen vergroten of verkleinen;
de grootte van het lettertype aanpassen.
onFact biedt je de keuze tussen enkele lettertypes:
Enkele belangrijke features om de factuur visueel nog meer naar je hand te zetten zijn de mogelijkheden qua kleur van balken en tekst.
Door op de gekleurde blokjes te klikken, open je een keuzewiel met kleuren. Je kan een gekozen kleur aanklikken, of manueel de hex-code van de kleur invoeren.
Hieronder een voorbeeld voor-na kleuraanpassing:
De gekozen kleuren zien er in het onFact menu dan als volgt uit:
Onder de keuzevensters voor kleur zijn er nog enkele opties beschikbaar. Vind het vak aan of uit om te activeren:
Prijzen op leveringsbonnen weergeven: vink dit vak niet aan als je de prijzen van je artikelen of de bestelling op je leveringsbonnen wil verbergen.
Toon aantallen: dit vak zal het aantal producten per lijn wel of niet zichtbaar maken.
Klantnummer verbergen: vink dit vak aan om het interne onFact-klantnummer niet weer te geven op je documenten.
Toon prijzen per lijn: wil je enkel de totaalprijs tonen en geen prijzen per lijn, vink dit vak dan niet aan.
onFact zal standaard bij het aanmaken van je documenten de template nemen die op de eerste plaats staat in je overzicht van templates. Je kan manueel een andere template kiezen bij het aanmaken van bv. een factuur, of je kan de volgorde van de templates wijzigen door voor de naam van de template te werken met cijfers of alfabetische volgorde. Dit wijzig je in het veld 'Naam' van de template.
Cijfers: voor de template die jij als standaard wil instellen, zet je bv. '1', voor een andere template '2', enz. (bv. '1 starcomm geel', '2 starcomm rood', ...).
Alfabetisch: voor de template die jij als standaard wil instellen, zet je bv. 'A', voor een andere template 'B', enz. (bv. 'A starcomm geel', 'B starcomm rood', ...).
Je kan meerdere templates aanmaken en opslaan. Zo kan je quasi elk document een andere lay-out geven. Experimenteer met de mogelijkheden om je huisstijl tot leven te brengen in onFact!
In deze sectie lees je hoe je het uitzicht van je documenten en e-mails kan aanpassen naar je eigen huisstijl.
Klik hier om te lezen hoe je eenvoudig het uitzicht van je documenten kan wijzigen:
Klik hier om te lezen hoe je eenvoudig het uitzicht van je e-mails vanuit onFact kan wijzigen:
Klik hier om te lezen hoe je via wijzigingen in de interne code (technisch) extra aanpassingen aan de templates kan uitvoeren:
In onFact zijn er enkele standaard templates beschikbaar. Als je de interne code van één van deze templates wil wijzigen, wordt er een kopie gemaakt van het origineel zodat je je eigen versie kan creëren.
De templates in onFact zijn geprogrammeerd in de programmeertalen HTML, CSS en Smarty. De code van de templates is aanpasbaar in elke onFact account en je kan deze (laten) aanpassen mits de nodige technische kennis.
Je kan steeds met ons contact opnemen om een bepaalde lay-out voor jouw onderneming te programmeren. Wij kunnen aan de hand van je instructies of bv. een voorbeeldfactuur de lay-out aanpassen naar wens. Wij brengen je steeds vooraf op de hoogte van de programmeerkosten en je kiest vrijblijvend of je op dit aanbod ingaat!
Enkele voorbeelden van de mogelijkheden:
Verwijderen van prijzen op de leveringsbonnen (gratis door onFact)
Extra bedrijfsgegevens op de documenten zetten zoals een erkenningsnummer (gratis door onFact)
Voettekst toevoegen (mogelijk extra kosten)
Een logo van een keuringsmerk onderaan de documenten toevoegen (mogelijk extra kosten)
De tabel op de factuur een andere opmaak geven (mogelijk extra kosten)
Elementen een andere positie geven (mogelijk extra kosten)
Een compleet andere lay-out (wellicht extra kosten)
Documenten in onFact worden dynamisch aangemaakt aan de hand van de verschillende instellingen en invoervelden. Het is daarom niet mogelijk om de lay-out op een eenvoudige manier aan te passen zoals bijvoorbeeld een Word document, de inhoud is immers voor elk document anders.
Een template is opgebouwd uit een algemene 'Layout' die de informatie over het bedrijf bevat en eventuele headers en footers. In deze layout wordt specifieke code opgenomen die anders is voor elk 'Documenttype' in onFact. De volledige code ziet er dus steeds uit als volgt: bv. "code layout + code factuur", "code layout + code bestelbon", "code layout + inkooporder", enz.
Een voorbeeld van een codestuk m.b.t. lay-out:
Een voorbeeld van een codestuk m.b.t. documentinformatie ('Factuur'):
Alle HTML en CSS wordt omgezet naar een PDF-document. De omzetting kan er voor zorgen dat je document er niet voor 100% uitziet zoals het wordt weergegeven in je browser, maar het zal er erg op gelijken.
onFact maakt gebruik van Smarty-elementen om velden op te nemen in de code die worden vervangen door gegevens die je bv. in onFact hebt ingevoerd (bijvoorbeeld: adresgegevens van je bedrijf).
Onderstaande stukje code zou er op een document als volgt kunnen uitzien:
GSM: 06 497 12 34 56 support@onfact.nl www.onfact.nl
Elk Smarty-element tussen accolades wordt vervangen door een waarde. Een Smarty-element bestaat steeds uit accolades: { en } en een dollarteken: $. Wanneer je tekst tussen accolades plaatst, herkent de applicatie dit als code die vervangen moet worden door gegevens uit jouw invoer.
Let op: Smarty is hooflettergevoelig. Het element {$email} zal dus niet dezelfde waarde aannemen als {$EMAIL}.
Je kan Smarty op verschillende manieren inzetten, bv. in een volledige zin zoals je soms in een bevestigingsboodschap aantreft:
"Beste {$voornaam}, bedankt voor je aanmelding bij {$companyname}."
Wanneer het document weergegeven wordt, zie je het volgende:
"Beste Jonas, bedankt voor je aanmelding bij onFact."
Het is in onFact mogelijk om opmaak te voorzien in de e-mails die vanuit onFact verzonden worden.
Ga daarvoor rechtsboven naar je e-mailadres in onFact
Kies 'Instellingen bedrijf'
Ga naar de tab 'E-mailinstellingen' en scroll naar onder tot bij 'Geactiveerde templates'.
Om onderaan je e-mail je bedrijfslogo te tonen aan de ontvanger, kan je een template 'Vlakke tekst' activeren (groene knop) en personaliseren.
Klik onder 'Geactiveerde templates' op de gele knop 'Template personaliseren' van de template 'Vlakke tekst'.
Aan de linkerzijde kan je een logo opladen.
Klik op 'Opslaan' om je upload te bewaren.
Probeer de breedte van je logo binnen de 200 - 300 pixels te houden voor goede weergave.
In de mailbox van de klant kan dit er als volgt uitzien:
Het is in onFact ook mogelijk om opmaak te voorzien in de e-mails die vanuit onFact verzonden worden. Hieronder een voorbeeld van een e-mail zonder opmaak, een e-mail met opgeladen logo en een e-mail met aangepaste e-mailtemplate.
Je kan verschillende e-mailtemplates met eigen kleuren en logo gebruiken indien je bv. meerdere activiteiten onder een andere naam/huisstijl uitvoert onder één onderneming met hetzelfde btw-nummer.
Ga daarvoor rechtsboven naar je e-mailadres in onFact
Kies 'Instellingen bedrijf'
Ga naar de tab 'E-mailinstellingen' en scroll naar onder
In deze sectie kan je het e-mailbericht extra vormgeven. Standaard voorziet onFact een bepaalde opmaak, die je via de visuele editor kan aanpassen.
Klik op de gele knop 'Template personaliseren' om je e-mailtemplate aan te passen.
Dit opmaakvenster lijkt op het venster voor personaliseren van de documenttemplates, maar beide staan los van elkaar.
Aan de linkerkant krijg je de mogelijkheid om logo en kleur te kiezen. Daaronder zie je extra keuzes:
Structurele vermelding gebruiken: vink je dit aan, dan zal bij de betaalinstructie de structurele mededeling i.p.v. je eigen mededeling (bv. factuurnummer) verschijnen.
"Gemaakt met" weergeven: onderaan de e-mail verschijnt een tekstje 'Gemaakt met onFact'
Als je de koppeling met Mollie voor online betalen hebt geactiveerd, zal in de template een betaalknop verschijnen.
Een voorbeeld met opmaak:
Deze opmaak komt als visuele laag boven de emailtekst die je invoert in het venster om je email te verzenden:
Het tekstveld ziet er hetzelfde uit als bij het opmaken van de vlakke tekst. Als deze tekst gecombineerd wordt met de e-mailtemplate uit het voorbeeld, ontvangt de klant deze e-mail als volgt:
De weergave van e-mailtemplates kan verschillen afhankelijk van met welk programma de e-mail gelezen wordt. Deze programma's kunnen het lettertype, opmaak, marges, ... anders weergeven dan eigenlijk ingesteld in de template. Het is daarom niet zo eenvoudig om aanpassingen te doen aan de e-mailtemplate zodat deze aanpassing in elk programma goed wordt weergegeven.
onFact biedt zelf geen diensten aan voor aanpassingen aan de e-mailtemplates. De interne code van de e-mailtemplates is wel vrij beschikbaar en kan aangepast worden binnen je onFact account. Je kan dus een (web)designer contacteren om een template op maat te ontwerpen. E-mailtemplates zijn niet specifiek gelinkt aan onFact maar betreft een algemeen concept, dus er is geen gespecialiseerde kennis over onFact nodig.
Klik onder de template die je wil aanpassen op de gele knop 'Kopiëren en interne code bewerken'.
In deze versie van de template kan je de aangeleverde code invoeren.
Dat kan heel eenvoudig via de visuele editor bij de templates.
1) Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres.
2) Kies daar 'Instellingen bedrijf', dan 'Templates'.
3) Selecteer de template waarop je het tweede rekeningnummer wil vermelden door te klikken op 'Template personaliseren'.
4) Scroll naar onder en vink het selectievakje aan 'Bedrijfsgegevens overschrijven met nieuwe gegevens'. Er zullen zich nu extra velden openen.
5) Scroll verder naar onder, waar je velden m.b.t. IBAN en BIC zal zien. Om een tweede rekeningnummer te tonen, klik je op het plus-icoon 'Extra IBAN-nummer toevoegen'.
Als je een waarde invult in de bestaande velden IBAN en BIC, zullen deze je huidige rekeningnummer overschrijven maar geen nieuw nummer toevoegen.
6) Twee extra velden, 'IBAN 2' en 'BIC 2' zijn nu aangemaakt. Hierin kan je de bijkomende info noteren. Een derde of vierde rekeningnummer toevoegen? Klik opnieuw op de knop '+ Extra IBAN-nummer toevoegen'.
7) Klik op 'Opslaan' om de nieuwe informatie op je documenten te tonen. Het extra rekeningnummer wordt op je documenten getoond onder het huidige nummer, afhankelijk van de opmaak van je template.
