Hoe je eenvoudig een e-mail met een document kan verzenden, lees je in het hoofdstuk 'Verzending via e-mail'. In dit iets meer technisch hoofdstuk bekijken we:

-> Volgens welke verzendopties je e-mailberichten vanuit onFact wil verzenden

-> Welke e-mailteksten je in bepaalde e-mails wil gebruiken (bv. begeleidende tekst bij e-mail factuur, bij e-mail offerte, ...)

-> Welke adressen je standaard als cc: en/of bcc: wil instellen

-> Welke e-mailtemplates je in je berichten wil gebruiken (bv. visuele aankleding van je e-mail)

Op deze pagina kan je de verzendoptie voor je e-mails vanuit onFact instellen:

Standaard worden de e-mailinstellingen als volgt opgezet:

Het is mogelijk om al deze waarden aan te passen. Ga daarvoor rechtsboven naar de gele knop 'Bewerken'.

Afleveringsmethode

onFact voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes:

• Verzending via algemeen onFact-adres (geen configuratie)

• Verzending via e-mailadres eigen domeinnaam (server 1)

• Verzending via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)

• Verzending via e-mailadres bij andere provider (SMTP)

• Verzending via Microsoft-account (Outlook, Office 365, Hotmail, ...)

• Verzending via Google-account

Welke optie is meest geschikt voor mij?

Op deze pagina kan je eventueel standaard cc of bcc-adressen voor je e-mails vanuit onFact instellen:

Onderaan deze pagina is het mogelijk om per documenttype een standaard cc: en bcc: adres in te stellen voor je uitgaande e-mails.

In het voorbeeld hieronder zie je hoe je de adressen kan invoeren voor e-mails om een bestelbon te verzenden:

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit onFact met je eigen domeinnaam, bijvoorbeeld @uwbedrijf.nl, dan moet je enkele technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).‌

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet vier mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor je eigen domeinnaam optie 'Verzending via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)'.

Dit kan er als volgt uitzien:

Om er voor te zorgen dat je e-mails niet als SPAM behandeld worden, moet je ook nog enkele instellingen aanpassen op beheersniveau van je domeinnaam. Je kan deze informatie ook doorgeven aan de beheerder van je domeinnaam om via die weg de instellingen aan te passen. Deze verschijnen onderaan de pagina:

Kies een alternatief verzendadres

Nadat je op 'Opslaan' hebt geklikt bij de domeinnaamconfiguraties, verschijnt een extra kader: 'Alternatieve verzendadressen'.

Hier kan je optioneel extra e-mailadressen gaan toevoegen om onder andere:

• bij het verzenden van een e-mail te kunnen kiezen uit enkele beschikbare verzendadressen

• bepaalde documenttypes (bv. offertes) automatisch te verzenden vanuit een specifiek e-mailadres (bv. offertes@uwbedrijf.nl)

• documenten te verzenden vanuit het e-mailadres gekoppeld aan een gebruiker

• documenten automatisch te verzenden met opmaak van je e-mail via een e-mailtemplate

Klik op de groene knop 'Alternatief verzendadres toevoegen'. Je kan een 'Van' naam en een e-mailadres invoeren.

Zodra een adres werd toegevoegd, verschijnen de beschikbare verzendopties:

Klik op de gele knop 'Bewerken' om in te stellen op welke manier je alternatieve adressen wil gebruiken. Een keuzemenu opent zich:

• Selecteer verzendadres bij het verzenden van een e-mail:

• Stel een verzendadres in per gebruiker:

• Stel een verzendadres in per documenttype:

• Stel een verzendadres in per e-mailtemplate:

Selecteer verzendadres bij het verzenden van een e-mail

Als je deze optie selecteert kan je bij het eigenlijke verzenden van een e-mail de keuze krijgen tussen alle door jou ingevoerde alternatieve verzendadressen. Voorbeeld:

Stel verzendadres in per gebruiker

Als je deze optie selecteert kan je per gebruiker een verzendadres instellen. Is gebruiker 'bert@starcomm.nl' ingelogd, dan worden de documenten die hij verzendt vanuit onFact, verzonden vanuit zijn e-mailadres 'bert@starcomm.nl' en niet vanuit het algemene e-mailadres van het bedrijf.

Stel verzendadres in per documenttype

Als je deze optie selecteert worden specifieke documenttypes verzonden door een specifiek e-mailadres, bv. alle offertes worden verzonden vanuit 'offertes@starcomm.nl', facturen vanuit 'facturen@starcomm.nl' enz.

Stel verzendadres in per e-mailtemplate

Als je deze optie selecteert kan je een e-mailtemplate koppelen aan een e-mailadres. Zo zullen e-mails verzonden via 'info@starcomm.nl' altijd verzonden worden via een template met opmaak.

E-mailadres valideren

De ingevoerde e-mailadressen moeten gevalideerd worden. Staat er een rood kruis naast het e-mailadres, dan moet je via de gele knop 'Valideer' verder gaan.

Je ziet nu enkele verificatie-instellingen verschijnen. In de linkerkolom 'Geldig' zie je of deze records reeds correct werden aangepast. Verschijnt hier een rood teken, dan moet je ook deze records nog even aanpassen op het niveau van je domeinnaambeheer.

Klik onderaan op 'Valideer'; in het overzicht van je alternatieve e-mailadressen verschijnt er nu een groen vinkje naast het e-mailadres.

E-mails worden verzonden met als afzendadres je eigen e-mailadres en beantwoord naar je eigen e-mailadres. Je moet enkel technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).‌

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit onFact met je eigen domeinnaam, bijvoorbeeld @jouwbedrijf.nl, dan moet je enkele technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).‌

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

• Kies 'Instellingen bedrijf'

• Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

• Selecteer als afleveringsmethode 'Verzending via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)'

• Voer je e-mailadressen in, en klik op de groene knop 'Configuratieinstellingen ophalen'.

Je ziet nu een venster waarin je onderaan enkele waarden voor je DNS-records ziet staan. Deze moet je aanpassen.

Eens ingesteld, kan het enkele uren duren vooraleer onFact de gewijzigde instellingen kan detecteren. Zodra onFact de nieuwe instellingen ontvangt, zullen de rode kruisjes worden vervangen door groene vinkjes. Klik onderaan de pagina op de gele knop 'Opslaan' om je instellingen te bewaren.

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit onFact met je eigen e-mailadres maar de domeinnaam daarvan niet door jou wordt beheerd (bv. xyz@me.com, xyz@icloud.com, ...) moet je enkele extra gegevens van je mailprovider (me.com, iCloud.com, ...) invoeren in onFact.

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet enkele mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor de SMTP-verzending optie 'Verzending via e-mailadres bij andere provider (SMTP)'.

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

Dit kan er als volgt uitzien:

Als je deze keuze maakt, moet je enkele gegevens van je mailprovider (me.com, iCloud.com...) invoeren in onFact. Je ziet enkele extra velden verschijnen:

Op deze pagina kan je de standaardteksten voor je e-mails vanuit onFact instellen:

Per documenttype in onFact kan je een standaardtekst als e-mailbericht instellen of bewerken (zie onderstaande lijst).

Je kan voor elk documenttype het e-mailbericht wijzigen via de gele knop 'Bewerken'. De werkwijze is voor alle types e-mail dezelfde, enkel de inhoud van het bericht zal verschillen.

Bestaand standaardbericht bewerken

Om een bestaand standaardbericht te bewerken, klik je op de gele knop 'Bewerken' naast de tekstregel.

Je kan het e-mailbericht een andere naam geven, het onderwerp of de tekst aanpassen. Zowel in het onderwerp als in de tekst kan je gebruik maken van tags: de tekst tussen '% ...%' zal automatisch worden vervangen door de juiste waarde per document.

Nieuw standaard e-mailbericht toevoegen

In het bewerk-venster staat reeds één bericht aangemaakt met naam 'Standaard'. Je kan extra berichten toevoegen via de groene knop 'Standaard e-mailbericht toevoegen'. Op die manier kan je bij het verzenden van een e-mail kiezen tussen twee (of meer) begeleidende teksten.

Voorbeeldteksten

Hieronder volgen de standaardteksten die in de e-mails gebruikt worden.

Offertes

Beste, In bijlage vindt u de gevraagde offerte. Wij hopen u bij deze voldoende geïnformeerd te hebben. U kan deze offerte online goedkeuren door op onderstaande knop te klikken en uw handtekening te plaatsen:

%sign_button% Met vriendelijke groeten, %company_name%

Bestelbonnen

Beste,

In bijlage vindt u uw nieuwe bestelbon.

Met vriendelijke groeten, %company_name%

Leveringsbonnen

Beste,

In bijlage vindt u uw nieuwe leveringsbon.

Met vriendelijke groeten, %company_name%

Betalingsverzoeken

Beste,

In bijlage vindt u een nieuw verzoek tot betaling. Gelieve het bedrag van %total_amount_to_be_paid% binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% (BIC: %bic%).

Met vriendelijke groeten, %company_name%

Herinneringen betalingsverzoeken

Beste,

Uit onze administratie blijkt dat het betalingsverzoek met volgnummer %document_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is het betalingsverzoek aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het volgnummer.

Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze e-mail uiteraard als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groeten, %company_name%

Kassatickets

Beste,

In bijlage vindt u uw nieuw kassaticket.

Met vriendelijke groeten, %company_name%

Facturen

Beste, In bijlage vindt u de nieuwe factuur. Gelieve het factuurbedrag van %total_amount_to_be_paid% binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% (BIC: %bic%).

Met vriendelijke groeten, %company_name%

Betaalherinneringen facturen

Beste, Uit onze administratie blijkt dat onze factuur met factuurnummer %document_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer.

Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze e-mail uiteraard als niet verzonden beschouwen.

Met vriendelijke groeten, %company_name%

Creditnota's

Beste, In bijlage vindt u uw nieuwe creditnota.

Met vriendelijke groeten, %company_name%

Het is mogelijk om vanuit onFact e-mails te verzenden vanuit je eigen Microsoft-e-mailadres: outlook.com, hotmail.nl, office365, ... Volg daarvoor onderstaande stappen.

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor Windows-accounts (Hotmail, Outlook, Office365, ...) de optie 'Verzending via Microsoft-account'.

Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:

Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Microsoft-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan onFact/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Accepteren).

Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':

Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. onFact zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.

Dit is de standaard instelling voor het verzenden van e-mails. Wijzig je niets in je onFact instellingen, dan worden je e-mails op onderstaande manier verzonden:

Een 'no reply' adres is een type e-mailadres waarbij de ontvangers geen mogelijkheid hebben om rechtstreeks te antwoorden op de afzender. Indien je in onFact geen enkele parameter gaat instellen over hoe jij je e-mails wil verzenden, wordt dergelijk 'no reply' adres standaard ingesteld.

Concreet betekent dit het volgende: als een klant wil antwoorden op jouw e-mail, zal hij/zij nu een foutmelding ontvangen in de mailbox. Je klant ziet dus dat op deze e-mail niet kan gereageerd worden.

Het is mogelijk om vanuit onFact e-mails te verzenden vanuit je eigen Google-mailadres (bv. Gmail.com). Volg daarvoor onderstaande stappen.

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet zes mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor de optie 'Verzending via Google-account'.

Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:

Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Google-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan onFact/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Toestaan').

Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':

Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. onFact zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.

Het is in onFact ook mogelijk om opmaak te voorzien in de e-mails die vanuit onFact verzonden worden. Hieronder een voorbeeld van een e-mail zonder opmaak, een e-mail met opgeladen logo en een e-mail met aangepaste e-mailtemplate.

Je kan verschillende e-mailtemplates met eigen kleuren en logo gebruiken indien je bv. meerdere activiteiten onder een andere naam/huisstijl uitvoert onder één onderneming met hetzelfde btw-nummer.

E-mailtemplates bewerken

• Ga daarvoor rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

• Kies 'Instellingen bedrijf'

• Ga naar de tab 'E-mailinstellingen' en scroll naar onder

In deze sectie kan je het e-mailbericht extra vormgeven. Standaard voorziet onFact een bepaalde opmaak, die je via de visuele editor kan aanpassen.

Klik op de gele knop 'Template personaliseren' om je e-mailtemplate aan te passen.

Dit opmaakvenster lijkt op het venster voor personaliseren van de documenttemplates, maar beide staan los van elkaar.

Aan de linkerkant krijg je de mogelijkheid om logo en kleur te kiezen. Daaronder zie je extra keuzes:

• Structurele vermelding gebruiken: vink je dit aan, dan zal bij de betaalinstructie de structurele mededeling i.p.v. je eigen mededeling (bv. factuurnummer) verschijnen.

• "Gemaakt met" weergeven: onderaan de e-mail verschijnt een tekstje 'Gemaakt met onFact'

Als je de koppeling met Mollie voor online betalen hebt geactiveerd, zal in de template een betaalknop verschijnen.

Een voorbeeld met opmaak:

Deze opmaak komt als visuele laag boven de emailtekst die je invoert in het venster om je email te verzenden:

Het tekstveld ziet er hetzelfde uit als bij het opmaken van de vlakke tekst. Als deze tekst gecombineerd wordt met de e-mailtemplate uit het voorbeeld, ontvangt de klant deze e-mail als volgt: