De standaardwaarden in onFact zijn vaste gegevens die terugkomen op elk document, maar wel nog steeds bij het aanmaken of bewerken van een document kunnen aangepast worden. Door bepaalde standaardwaarden éénmalig in te stellen, bespaar je invoer- of kopieerwerk. De meeste gegevens, zoals bv. standaard betaaltermijnen, zullen doorheen je documenten/organisatie immers steeds terugkeren.
In deze sectie kan je aangeven aan welk btw-percentage je doorgaans ('standaard') producten verkoopt of diensten levert.
Telkens je een document aanmaakt, kan je per productlijn het standaard btw-percentage nog manueel veranderen naar een ander percentage.
In onFact staat het percentage '21%' als standaard ingesteld. Wil je dit veranderen, klik dan op de gele knop 'Bewerken'. Ook als je onder een bepaald regime valt, kan je hier extra standaardwaarden ingeven.
Je hebt de volgende keuzes:
Geen speciale btw-regeling: indien je niet onder een speciaal regime valt.
Vrijgesteld van btw kleineondernemingsregeling: een ondernemer of bedrijf die in Nederland gevestigd is komt voor de kleine ondernemingsregeling in aanmerking als het jaarlijks omzetcijfer niet meer dan 20.000 euro exclusief btw bedraagt. Lees meer over deze vrijstelling op de onFact-blog.
Hier kan je aangeven wat voor jouw onderneming het standaard btw-percentage is. Je hebt de keuze tussen 0%, 9% of 21%.
Je kan ook een nieuw percentage toevoegen aan deze lijst via 'Beschikbare btw-percentages'. Dit nieuwe percentage zal dan in de keuzelijst verschijnen.
Hier kan je aangeven wat je standaardwijze van prijsinvoer zal zijn bij de aanmaak van een nieuw product. Duid je hier aan dat prijzen steeds inclusief btw worden ingevoerd, dan zal enkel dit veld invulbaar zijn bij de aanmaak van een nieuw product (zie onder). Het veld 'Prijs excl.' is grijs gemarkeerd en niet invulbaar.
Het is mogelijk om twee standaardtermijnen in te stellen:
de standaard geldigheidsduur van een offerte, bv. 30 dagen;
de standaard betaaltermijn, bv. 14 dagen.
Deze waarden wijzig je eenvoudig door op de gele knop 'Bewerken' te klikken. Voor de standaard betaaltermijn kan je indien gewenst ook de keuze 'Einde maand' bijkomend aanvinken.
Het onderschrift maakt integraal deel uit van enkele documenten in onFact (zie onderstaande lijst). Het onderschrift is een tekstveld onderaan deze documenten, bv. de vraag tot betaling op een factuur of vermelding van geldigheidsdatum bij een offerte.
Je kan voor elk van deze documenttypes het onderschrift wijzigen via de gele knop 'Bewerken'. De werkwijze is voor elk type document dezelfde, enkel de inhoud van het onderschrift zal verschillen.
Heb je de app 'Anderstalige klanten' geactiveerd? Dan zal je de mogelijkheid krijgen om per taal de onderschriften te bewerken.
Om een bestaand onderschrift te bewerken, klik je op de gele knop 'Bewerken' naast de tekstregel.
Je kan het onderschrift een andere naam geven of de tekst aanpassen. In de tekst kan je gebruik maken van tags: de tekst tussen '% ...%' zal automatisch worden vervangen door de juiste waarde per document.
Lees hier meer over het gebruik van deze tags en welke er allemaal voorzien zijn in onFact.
In het bewerk-venster staat reeds één onderschrift aangemaakt met naam 'Standaard'. Je kan extra onderschriften toevoegen via de groene knop 'Standaard onderschrift aanmaken'. Op die manier kan je bij de aanmaak van een document kiezen tussen twee (of meer) onderschriften.
Ook hier kan je het onderschrift een andere naam geven of de tekst aanpassen. In de tekst kan je gebruik maken van tags.
Het is ook mogelijk om algemene voorwaarden toe te voegen onderaan een document; ook hiervoor kan je het onderschrift gebruiken. Dit is echter enkel geschikt voor korte voorwaarden aangezien de voorwaarden anders steeds gesplitst worden op meerdere pagina's.
Je kan bv. je standaard onderschrift bewerken en daar enkele regels algemene voorwaarden in toevoegen. Op die manier staan deze dan ook in je documenten als je kiest om het standaard onderschrift te gebruiken.
Voor elk onderschrift geldt dat de tekst nog steeds aangepast kan worden naar wens tijdens het aanmaken van een document.
Hieronder volgen de standaardonderschriften die per type document gebruikt worden.
Wij hopen u bij deze voldoende te hebben geïnformeerd. Deze offerte is geldig tot %expiration_date%.
Bedankt voor uw vertrouwen in %company_name%. Gelieve het bedrag binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% onder vermelding van het volgnummer %document_number%.
Uit onze administratie blijkt dat het betalingsverzoek met volgnummer %document_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is het betalingsverzoek aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het volgnummer.
Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze brief uiteraard als niet verzonden beschouwen.
Bedankt voor uw vertrouwen in %company_name%. Gelieve het factuurbedrag binnen de %term% dagen over te schrijven op rekeningnummer %iban% onder vermelding van het factuurnummer %document_number%.
Uit onze administratie blijkt dat onze factuur met factuurnummer %document_number% ondanks het verstrijken van de betalingstermijn tot op heden niet betaald is. Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer.
Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt dan kunt u deze brief uiteraard als niet verzonden beschouwen.
onFact biedt de mogelijkheid om documenten online te ondertekenen. Hoe dit in zijn werk gaat, lees je hier.
In deze sectie kan je je handtekening als zaakvoerder instellen. Deze gebruik je bijvoorbeeld als een document door zowel klant als jezelf ondertekend moeten worden. Klik daarvoor op de gele knop 'Bewerken'.
Je kan zowel een vooraf opgenomen handtekening toevoegen (bv. een afbeelding), of in het tekenvenster met muis, pen of touchpad een handtekening toevoegen. Na 'Opslaan' wordt deze handtekening als jouw handtekening op te ondertekenen documenten gebruikt.
In dit handtekeningenmenu kan je ook de standaardwaarden voor ondertekening gaan aanpassen. Klik daarvoor per document op 'Bewerken'.
Per type document kan je aangeven of een document standaard enkel door de klant ondertekend moet worden, of door klant en zaakvoerder. Klik op 'Opslaan'.
