Standaard stelt onFact een bepaalde nummeringsstructuur voor. Die kan je eenvoudig wijzigen. In onFact zijn er heel wat zaken waarvan je de nummering kan aanpassen:

• particuliere klanten

• professionele klanten

• leveranciers

• producten

• facturen

• creditnota's

• leveranciers

• offertes

• bestelbonnen

• kassatickets

• betalingsverzoeken

• aankoopborderellen

• inkooporders

Opmaak nummering contacten en producten

Standaard zal onFact volgende nummeringsstructuur hanteren:

De nummering aanpassen doe je in de sectie 'Dagboeken'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'Dagboeken'

4. Klik naast 'Opmaak nummering contacten en producten' op de gele knop 'Bewerken'

De nummering bestaat in de standaard opmaak uit letters (bv. 'C' voor 'Customer') en cijfers. In dit voorbeeld staan er 5 cijfers vermeld '(5)'. Je eerste klant zou er dus als volgt uitzien: C00001, gevolgd door C00002, C00003, enz.

Naargelang je eigen wensen zijn er meerdere instellingen mogelijk. Een combinatie als 'PK-(3)' zal bijvoorbeeld een nummer 'PK-001' opleveren. Wanneer je de nummering wijzigt, zal je in het grijze venster rechts meteen een live voorbeeld van je nieuwe nummering zien.

Opmaak nummering documenten verkoop

Standaard zal onFact volgende nummeringsstructuur hanteren:

De nummering aanpassen doe je in de sectie 'Dagboeken'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'Dagboeken'

Voor nummering zijn er twee mogelijkheden:

Keuze uit drop-down menu

Als je in het veld met de nummer klikt, verschijnt er een drop-down menu:

Je kan een keuze maken uit één van de vooraf ingestelde nummeringen.

Keuze via aangepaste nummering gebruiken

Klik je op de knop 'Aangepaste nummering gebruiken', dan zal je nummering op een andere manier worden weergegeven. Bij de eerste drie documenttypes hieronder werd er geklikt op 'Aangepaste nummering gebruiken':

Via deze optie kan je de nummering zelf verder gaan aanpassen op basis van een combinatie van 'tags'. De beschikbare tags vind je bovenaan achter de knop 'I - Tags' en zal openen als een pop-up venster:

Met de beschikbare tags kan je eigen combinaties aanmaken voor nummering. Voorbeelden:

Opmaak nummering documenten aankoop

Het gebruik van aankoopdagboeken is vergelijkbaar aan deze van verkoopdagboeken; voor nummering zie hoofdstuk hierboven. In de sectie 'Aankoopdagboeken' kan je de nummering aanpassen van

• aankoopborderellen

• inkooporders

Instellingen boekjaar

De eindcijfers van documenten in onFact tellen op (bv. factuur F2021001, F2021002, ...). Elk jaar start deze eindnummering weer vanaf nul, bij de start van het nieuwe boekjaar. Deze startdatum is niet voor elke onderneming dezelfde en kan in deze sectie ingesteld worden. Standaard staat de startdatum op 1 januari. Als dat ook de startdatum van jouw boekjaar is, hoef je hier niets aan te veranderen.

Om deze datum te wijzigen ga je naar de sectie 'Dagboeken'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'Dagboeken'

4. Klik naast 'Instellingen boekjaar' op de gele knop 'Bewerken'

5. In het bewerkvenster kan je vervolgens de dag en de maand kiezen voor jouw startdatum boekjaar.

6. Klik op 'Opslaan' om je instellingen te bewaren.

Om te starten met een bepaald volgnummer voor een offerte of factuur in onFact, kan je tijdens het aanmaken van het document het voorgestelde volgnummer éénmaal manueel aanpassen. Nadien zal onFact automatisch verder nummeren op dit laatste nummer (117, 118, ...).

Opmaak nummering documenten verkoop

Standaard zal onFact volgende nummeringsstructuur hanteren:

De nummering aanpassen doe je in de sectie 'Dagboeken'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'Dagboeken'

Voor nummering zijn er twee mogelijkheden:

Keuze uit drop-down menu

Als je in het veld met de nummer klikt, verschijnt er een drop-down menu:

Je kan een keuze maken uit één van de vooraf ingestelde nummeringen.

Keuze via aangepaste nummering gebruiken

Klik je op de knop 'Aangepaste nummering gebruiken', dan zal je nummering op een andere manier worden weergegeven. Bij de eerste drie documenttypes hieronder werd er geklikt op 'Aangepaste nummering gebruiken':

Via deze optie kan je de nummering zelf verder gaan aanpassen op basis van een combinatie van 'tags'. De beschikbare tags vind je bovenaan achter de knop 'I - Tags' en zal openen als een pop-up venster:

Met de beschikbare tags kan je eigen combinaties aanmaken voor nummering. Voorbeelden:

Ter herhaling: om te starten met een bepaald volgnummer voor een offerte of factuur in onFact, kan je tijdens het aanmaken van het document het voorgestelde volgnummer éénmaal manueel aanpassen. Nadien zal onFact automatisch verder nummeren op dit laatste nummer (117, 118, ...).

Dat is mogelijk. Er zijn twee mogelijkheden:

1. Bij het importeren van je producten ga je ook je eigen productnummers importeren, en deze linken aan het veld 'Productnummer". De standaardwaarden in onFact worden overschreven met jouw productnummers.

2. Je gaat de standaardnummering van de producten in onFact zodanig bewerken dat ze overeenstemmen met jouw nummering. Om je productnummering in onFact te bewerken, ga je als volgt aan de slag.

Standaard zal onFact volgende nummeringsstructuur hanteren:

De nummering aanpassen doe je in de sectie 'Dagboeken'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'Dagboeken'

4. Klik naast 'Opmaak nummering contacten en producten' op de gele knop 'Bewerken'

De nummering bestaat in de standaard opmaak uit letters (bv. 'C' voor 'Customer') en cijfers. In dit voorbeeld staan er 5 cijfers vermeld '(5)'. Je eerste klant zou er dus als volgt uitzien: C00001, gevolgd door C00002, C00003, enz.

Naargelang je eigen wensen zijn er meerdere instellingen mogelijk. Een combinatie als 'PK-(3)' zal bijvoorbeeld een nummer 'PK-001' opleveren. Wanneer je de nummering wijzigt, zal je in het grijze venster rechts meteen een live voorbeeld van je nieuwe nummering zien.