Doorheen onFact kan je op verschillende manieren filters gebruiken. Deze bevinden zich bovenaan de overzichtspagina van documenten, of achter de gele knop 'Filters'.
Op de overzichtspagina van 'Facturen' en 'Offertes' zie je bovenaan enkele tegels. Deze tegels zijn aanklikbaar en geven een overzicht van de vermelde documenten.
In het overzicht van facturen kan je klikken op de volgende tegels:
Totaal vervallen facturen: geeft een overzicht van alle vervallen facturen (facturen buiten de vervaltermijn die nog niet betaald werden)
Totaal verzonden facturen: geeft een overzicht van alle verzonden facturen die nog binnen de betaaltermijn vallen maar nog niet betaald werden
Omzet deze maand: geeft een overzicht van de gefactureerde omzet deze maand
In het overzicht van offertes kan je klikken op de volgende tegels:
Totaal verzonden offertes: geeft een overzicht van openstaande (= nog niet aanvaard of geweigerd) verzonden offertes
Totaal aanvaarde offertes: geeft een overzicht van alle aanvaarde offertes deze maand
In elk overzicht van documenten staat er rechtsboven een gele knop 'Filters'. Klik deze aan om verschillende filtercriteria aan te duiden.
In het Filters-venster kan je onderaan steeds kiezen voor de optie 'Filter onthouden'. Vink deze aan om je huidige filterinstellingen te behouden voor toekomstige opzoekingen.
In het overzicht van leveringsbonnen kunnen we enkele acties kiezen om de weergave van de bonnen in het overzicht aan te passen:
Status van de bon: enkel degene die nog in status 'concept' staan, of ook/enkele degene die reeds 'verzonden' werden
Op basis van gerelateerde documenten: bv. enkel de bonnen waar reeds een factuur aan gekoppeld is, de bonnen zonder betalingsverzoek, ....
Tijdsgebonden: toon alle leveringsbonnen, die van deze maand of enkel die van het laatste kwartaal, ...
Groeperen: bekijk het totaalbedrag van alle leveringsbonnen per maand, per dag, per kwartaal, ...
Weergegeven kolommen: bepaal welke kolommen in het overzicht van leveringsbonnen moeten getoond worden.
Filtering van 'Periode' kan bijzonder handig zijn bij het exporteren van UBL-bestanden om aan je boekhouder te bezorgen. Je selecteert makkelijk op 'vorig kwartaal' en alle documenten van dat type uit het afgelopen kwartaal worden opgelijst.
In het overzicht van offertes zijn er gelijkaardige acties om de weergave van de bonnen in het overzicht aan te passen. Een extra handige mogelijkheid hier wordt getoond bij keuzes rond status van de offerte: hier kan je immers ook gaan selecteren op de offertes die 'Aanvaard' of 'Geweigerd' werden.
Zowel in het overzicht van klanten als overzicht van producten kunnen de filters enkel gebruikt worden om kolomweergaves aan te passen. Zoeken naar specifieke producten of klanten gebeurt via de zoekbalk met het vergrootglas, bovenaan de pagina.
Via de filterfunctie kan je eenvoudig de documenten selecteren die je nog niet - of net wel - doorstuurde naar de boekhouder. Je kan dit nakijken
als je werkt met een rechtstreekse koppeling zoals bv. Yuki, Basecone, ...
als je je documenten exporteert in het UBL-formaat om ze nadien aan de boekhouder te bezorgen
als je je documenten manueel als 'verwerkt in de boekhouding' hebt gemarkeerd.
De filterfunctie kan niet gebruikt worden als je je documenten downloadt als PDF-document (maar dit formaat wordt dan ook niet aangeraden ter verwerking in de boekhouding).
Als je werkt via een rechtstreekse koppeling, zie je meteen welke documenten al dan niet verzonden werden via de koppeling. In het overzicht van facturen bijvoorbeeld zal het programma-icoon immers verschijnen bij elk doorgezonden document. Op die manier worden doorgezonden documenten automatisch aangeduid als 'reeds verwerkt in de boekhouding'.
Ga je nu volgende maal filteren op je documenten, dan kan je kiezen om enkel de documenten te tonen die nog niet verwerkt zijn in de boekhouding. Op die manier vermijd je dat je documenten gaat verzenden die reeds in de boekhouding zitten.
Als je een selectie documenten aanduidt en deze via de blauw knop 'Acties' rechtsboven wil exporteren naar UBL, zal er een mededeling verschijnen: "Wil u xx documenten markeren als verwerkt in de boekhouding?".
Klik je op 'Ja', dan zal onFact onthouden dat je deze documenten al hebt geëxporteerd om aan de boekhouder te bezorgen.
Ga je nu volgende maal filteren op je documenten, dan kan je kiezen om enkel de documenten te tonen die nog niet verwerkt zijn in de boekhouding. Op die manier vermijd je dat je documenten gaat verzenden die reeds in de boekhouding zitten.
Het is ook mogelijk om manueel een document te markeren als 'verwerkt in de boekhouding'. Die doe je door rechtsbovenaan via de blauwe knop 'Acties' de keuze te maken voor 'Documenten markeren als verwerkt in de boekhouding'.
Ga je nu volgende maal filteren op je documenten, dan kan je kiezen om enkel de documenten te tonen die nog niet verwerkt zijn in de boekhouding. Op die manier vermijd je dat je documenten gaat verzenden die reeds in de boekhouding zitten.
Het is mogelijk om in bv. je overzicht van facturen een extra kolom weer te geven met daarin bv. een referentie of omschrijving van de factuur. Voorbeeld:
Er zijn twee velden beschikbaar in onFact dat je hiervoor zou kunnen gebruiken. Je moet dan eerst het veld activeren, en nadien ook je kolomfiltering aanpassen.
Voor het weergeven van de referentie kan je in onFact het veld 'Tekst boven tabel' gebruiken, of het veld 'Interne nota'.
Ga rechtsboven naar je e-mailadres
Kies 'Apps en koppelingen'
Activeer 'Extra tekstveld bovenaan documenten' (Bekommer je even niet om de gele knop 'Instellingen').
Ga je nu bv. een offerte aanmaken, dan zal je boven je tabel met lijnen voor producten/diensten een extra veld krijgen. Hierin geef je je referentie in.
Nadat je een document hebt aangemaakt, zie je rechtsonder in het samenvattingsscherm een sectie 'Interne nota':
Om je referentie in te voeren, klik je daar op de gele knop 'Bewerken'.
Ga naar het overzicht van je documenten (hieronder bv. overzicht 'offertes').
Klik daar op de gele knop 'Filters'.
Je zal zien dat je de kolom 'Nota' of 'Tekst bovenaan' ook kan aanvinken. Doe je dat, dan zal die ook getoond worden in je overzicht - incl. de referenties die je in dat veld opgaf.
Je wil je referentie ook TONEN op je documenten: kies dan 'Tekst boven tabel'.
Je wil je referentie NIET tonen op je documenten, dus enkel intern gebruik: kies dan 'Interne nota'.
Klik linksonder ook op '' om deze instelling ook voor volgende keren te gebruiken.
