Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen':
Je hebt nog geen factuur gemaakt, dus het overzicht is leeg. Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.
Het facturatievenster opent zich nu en bestaat uit vier blokken met informatie over:
Je klant: aan wie factureer je?
Je producten/diensten: wat factureer je en aan welke prijs?
Het onderschrift: de vraag tot betaling aan de klant met rekeningnummer en betalingsreferentie.
De factuur zelf: volgnummer, datum, eventuele korting.
Hier geef je aan aan wie je de factuur wil richten. Je kan hier de gegevens van een nieuwe klant invullen door in de velden te typen. Je kan echter ook een klant oproepen vanuit de klantenfiche die je eerder hebt aangemaakt (zie Stap 2: Klant aanmaken). Typ je bijvoorbeeld in het veld 'Klant' de naam 'Hendrik', dan zal onFact meteen op zoek gaan naar de klant met de corresponderende gegevens en de informatie uit de ingevoerde klantenfiche overnemen op de factuur.
Je ziet ook dat deze factuur nu gekoppeld zal worden aan de klantenfiche 'C00001', het nummer van de klantenfiche van Hendrik Leemans.
Nog geen klantfiche aangemaakt? Je kan de klantgegevens ook rechtstreeks in de factuur invoeren en 'Opslaan als nieuwe klant' aanvinken.
Standaard werden er nog geen producten of diensten aan je factuur toegevoegd. Per nieuwe lijn kan je een nieuw product of dienst toevoegen. Dat doe je door in het tekstveld onder 'Dienst of product' aan te duiden wat je wil factureren. In het voorbeeld hieronder wil ik een router verkopen.
Net zoals bij het aanduiden van mijn klant, herkent onFact het product dat ik wil toevoegen uit zijn productdatabase. We hebben immers in de vorige stap '3. Product aanmaken' een router ingevoerd als product. Ook hier worden de gegevens over dit product overgenomen op de factuur. Onder dit product verschijnt een nieuwe blanco lijn, waar ik een tweede product kan toevoegen.
In het voorbeeld voeg ik een product toe, dat vooraf nog niet via mijn Producten werd aangemaakt. Je wil bv. nog wat klein materieel aanrekenen. Je kan dan manueel de omschrijving typen in het veld 'Dienst of product', en dan ook manueel een prijs invoeren.
Je klant ziet in het onderschrift op welke manier de factuur dient betaald te worden. Standaard vraagt het onderschrift om "het factuurbedrag binnen xx dagen over te schrijven op rekeningnummer xx onder vermelding van het factuurnummer xx."
Tijdens de eerste stap, '1. Account aanmaken' heb je het IBAN-nummer van je bedrijf ingevoerd. Dat is het nummer wat in het onderschrift zal opgenomen worden. Aan het onderschrift hoef je in principe niets te wijzigen; alle informatie wordt uit je ingevoerde informatie in onFact gehaald.
Wil je dit onderschrift in één keer voor al je facturen aanpassen? Lees hier hoe je dat doet.
Vooraleer je de factuur kan genereren, kan je nog enkele keuzes maken.
In deze sectie kan je:
de datum van je factuur wijzigen, indien gewenst;
een algemene korting toekennen over het gehele factuurbedrag;
de betaaltermijn ingeven, en/of 'Einde maand' aanvinken.
Heb je dit boekjaar al facturen gemaakt? Dan kan je hier het volgnummer instellen voor de eerstvolgende factuur via onFact. Nadien nummert onFact automatisch verder. Lees hier meer over factuurnummering.
Heb je dit alles doorlopen, dan kan je via de groene knop 'Toevoegen' je factuur genereren. Je ziet nu het overzichtsscherm van je gemaakte factuur:
Als je rechtsboven op de grijze knop 'Printversie' klikt, opent zich een nieuw venster waarin je de factuur kan bekijken:
Zie je nog een fout in de factuur, of wens je iets aan te passen? Dat kan.
Klik in het overzichtsscherm van je factuur in het menu naast 'Tijdlijn' op 'Factuur bewerken'.
Je kan de factuur onderdeel per onderdeel aanpassen via de potloodknoppen 'Bewerken' (bv. enkel de klantgegevens, of de gegevens over je vermelde producten/diensten, ...).
Ben of was je tevreden over de factuur, dan kan je ze eenvoudig via e-mail verzenden. Daarvoor ga je opnieuw naar de samenvatting van je factuur:
Rechts naast 'Tijdlijn' zie je een gele knop 'Verzenden via e-mail'. Deze opent de pagina om je factuur naar de klant te verzenden, met een begeleidende boodschap.
Het e-mailadres van de klant wordt automatisch opgehaald uit de klantenfiche, of kan manueel ingevoerd worden. Je kan ervoor kiezen ook een kopie naar jezelf te sturen, of opties cc: en bcc: te gebruiken. Het onderwerp van de e-mail kan aangepast worden, alsook de begeleidende tekst. Het is ook mogelijk om meerdere e-mailadressen in te vullen door er een komma tussen te plaatsen.
De e-mail wordt verzonden door onderaan op de groene knop 'E-mail verzenden' te klikken.
