In onFact maakt een product steeds onderdeel uit van een productgroep. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten. Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

Basismodule

Een productgroep toevoegen

Via de tab 'Producten' (menu linkerzijde) kom je in het overzicht van de productgroepen.

Bekijk hieronder hoe je een productgroep toevoegt:

Per productgroep kan je de omzet bekijken tijdens een bepaalde periode. Je kan ook cijfers tonen op basis van aantal verkopen:

Een product toevoegen

In de nieuw toegevoegde productgroep kan je meteen producten aanmaken.

Het productnummer wordt automatisch toegekend. Via de knop 'Bewerken' kan je hier ook de artikelcode van je product invoeren, of een ander type nummering.

Een product toevoegen vanuit een document

Het is ook mogelijk om een nieuw product aan te maken/op te slaan vanuit een document, bv. factuur of leveringsbon. Op die manier hoef je niet steeds terug te keren naar de productfiche.

Bij het aanmaken van een document verschijnen er een aantal productlijnen. In deze vakken kan je de basis productinformatie invoeren. Aan de linkerkant van een productlijn verschijnt een blauwe knop. Klik er op om een keuzemenu te openen.

Klik op de onderste keuze, '+ Product aanmaken'. Er opent zich een pop-up venster waar je de nodige productinformatie kan invoeren, analoog aan invoer via de productfiche.

Afhankelijk van welke apps en koppelingen je activeerde (zie hieronder bij 'Uitbreidingen') zullen er meer of minder beschikbare invulvelden verschijnen.

Klik onderaan op de groene knop 'Toevoegen' om je product toe te voegen aan je productenlijst.

Als het product succesvol toegevoegd werd, verschijnt er een mededeling én wordt de koppeling met het product gemaakt. Onder de naam van je nieuw ingevoerde product, verschijnt de koppelingsmededeling: "Deze lijn wordt gekoppeld aan product (xyz)".

Uitbreidingen

Vertalingen

Voor anderstalige klanten worden de standaardteksten in onFact vertaald. Ingevoerde producten dien je echter zelf van een vertaling te voorzien.

Je kan de vertaling manueel per product invoeren, of via een csv-bestand met daarin meerdere productgegevens en hun vertaling(en). Lees hier hoe je dat doet.

Productfoto

Het is mogelijk om in onFact een productfoto toe te voegen aan je product en deze ook te tonen op je documenten.

Om dit mogelijk te maken, moet je de gratis uitbreiding 'Productfoto's' activeren. Lees hier hoe je dat doet.

Rapport

Je kan per product een omzetgrafiek bekijken. Deze wordt weergegeven op basis van algemene omzet of aantal verkopen (keuze).

Staffelprijzen

Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze hier aan je product toekennen. Indien je per klantcategorie (bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. Lees hier hoe je dit doet.

Stockbeheer (voorraadbeheer)

Heb je de app 'Stockbeheer' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. De ingevoerde voorraad wordt vermeerderd bij het ingeven van aankopen of correcties, en verminderd op basis van leveringsbonnen of facturen (in te stellen). De virtuele stock houdt rekening met openstaande bestellingen zodat je tijdig bestellingen kan plaatsen om de stock aan te vullen. Lees hier meer over het stockbeheer.

Leeggoed

Heb je de app 'Leeggoed' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Reken leeggoed aan bij verkochte producten. Dit leeggoed wordt apart vermeld op de documenten. Lees hier meer over leeggoed in onFact.

Maateenheden

Heb je de app 'Maateenheden' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Voeg maateenheden toe aan de aantallen op je documenten. Lees hier meer over maateenheden.

Grootboekrekeningen

Heb je de app 'Grootboekrekeningen' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Stel grootboekrekeningen in voor producten. De facturen krijgen bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee. Lees hier hoe je dit kan instellen.

In onFact is het mogelijk om bv. je hele productenlijst in 1x te updaten in geval van prijswijziging. De meest eenvoudige manier is dan om te werken met een export van je producten, gevolgd door een import. Hoe gaat dit in zijn werk?

Gegevens exporteren

1. Ga naar Producten. Kies rechtsboven voor de blauwe knop 'Volledige productlijst'.

2. Nu zie je rechtsboven een nieuwe blauwe knop: 'Acties'. Als je op het pijltje klikt zal hij aangeven te exporteren naar een Excelbestand.

3. Daar kan je op klikken; er zal een bericht verschijnen dat je download klaar staat. Deze sla je ergens op.

Dit Excelbestand kan je filteren, sorteren, ... hoe je wil. In de kolommen m.b.t. prijs kan je de nieuwe prijs ingeven.

Het bestand moet natuurlijk wel opnieuw in onFact ingevoerd worden met de geupdate prijzen: dat gebeurt via Importeren.

Gegevens importeren

Gegevens importeren in onFact gebeurt op basis van een csv-bestand, dit is een afgeleide van Excel. Om een csv-bestand te maken, kies je bij je Excel-bestand 'Opslaan als' en selecteer je bestandstype 'csv'.

1. Ga opnieuw naar je volledige productlijst en klik op de blauwe knop 'Acties'.

2. Klik nu op de onderste keuze: 'Importeer producten'.

3. Klik rechtsboven op de importpagina op de groene knop 'Gegevens importeren'.

Je komt nu terecht bij de eerste importstap.

1. Upload je csv-bestand via 'Kies bestand'

2. Duid aan om welk type gegevens het gaat: Producten

3. Duid aan welk scheidingsteken in je csv-bestand gebruikt wordt. Standaard staat hier de puntkomma ingevuld. Je kan echter ook een komma gebruikt hebben, dan voer je hier het kommateken in

4. Geef eventueel een naam aan je import; standaard wordt de datum van huidige dag gebruikt. Je kan hier ook de naam van een nieuwe of bestaande productgroep ingeven (zie verder)

5. Duid aan wel scheidingsteken er is gebruikt voor decimalen (bv. aankooprijs = 74,50 euro)

6. Duid aan of de eerste rij van het bestand titels bevat of niet

7. Klik 'Volgende'

Gegevens koppelen aan onFact-velden

Als je bestand is geüpload moet je de kolommen uit jouw bestand, koppelen aan de velden in onFact. Het koppelen van een veld is heel eenvoudig.

Klik je in onFact bv. op de lijn naast het veld 'Basisnaam', dan verschijnen alle lijnen uit jouw importbestand. Het is aan jou om in dit voorbeeld 'Kolom 1: Omschrijving' aan te duiden als match voor het onFact-veld 'Basisnaam'. Voor het veld 'Aankoopprijs' duid je 'Kolom 5: Aankoopprijs' aan, enz. tot al je velden gekoppeld zijn.

Het gekoppelde resultaat kan er zo uitzien:

Klik op 'Volgende' om de import te starten. Dit proces kan enkele minuten duren. Na import zal je zien hoeveel producten er zijn geüpdatet.