In de klantenmodule worden de klantenfiches beheerd. Deze klantenfiches bevatten alle informatie over de klant en kunnen gebruikt worden doorheen het programma, zoals bij het aanmaken van documenten.
Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Klanten':
Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.
Het is ook mogelijk om via het btw-nummer van de klant met één klik alle bedrijfsgegevens op te halen. Deze koppeling werkt via de Europese VIES-database.
Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Je kan de manier van nummeren ook zelf instellen; lees hier hoe je dat doet.
Je kan op klantniveau al aangeven onder welk btw-stelsel deze valt. Standaard staat het 'standaard percentage' van 21% btw ingesteld, maar je kan ook andere regimes aanduiden. De toegepaste btw-regeling kan ook pas bij het opmaken van de factuur worden ingevoerd.
De standaard btw-regeling aanpassen voor je hele organisatie? Lees hier hoe je dat doet.
Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'. Je kan de klantenfiche, net zoals andere entiteiten in onFact, nadien nog bewerken via de gele 'Bewerken' knop.
Je kan beslissen om je klantgegevens pas in te voeren bij het aanmaken van een factuur. De ingevoerde data kan je eenvoudig 'Opslaan als nieuwe klant'. Lees hier hoe je dat doet.
De basisinformatie per klant kan uitgebreid worden met meer velden. Deze vind je aan het einde van de klantenfiche achter knop 'Meer opties'. Volgende velden zijn beschikbaar:
Voorbeelden van extra instellingen per klant:
specifieke betaaltermijn
korting (financiële korting of algemene korting)
Hier kunnen ook alternatieve e-mailadressen voor specifieke documenten worden opgegeven. Een klant kan bv. vragen om facturen of bestelbonnen niet naar info@bedrijf.nl te verzenden, maar naar boekhouding@bedrijf.nl.
Specifieke betaaltermijn: deze overschrijft de standaard algemene betaaltermijn op bedrijfsniveau. Als de standaard betaaltermijn bv. 14 dagen bedraagt maar je aan deze klant 30 dagen toekent, zullen voor de documenten verbonden aan deze klant 30 dagen ipv. 14 dagen betaaltermijn gelden. Dit geldt ook voor eventuele automatische herinneringen die voor deze klant zouden verzonden worden.
Het is ook mogelijk om eigen informatievelden aan te maken bij je contacten. In deze velden kan je extra informatie kwijt op contactniveau (leveranciers en/of klanten), die voor jouw bedrijfsvoering belangrijk is. Dit type veld kan ook weergegeven worden op je documenten (indien gewenst). Lees in de documentatie 'Aangepaste velden bij contacten' hoe je deze velden aanmaakt en gebruikt.
Onder de klantgegevens vind je 'Interne nota'; een vrij tekstveld. Je kan dit veld bv. gebruiken om bijzondere klantdetails in te voeren: klik op 'Bewerken' om info toe te voegen.
Onderaan de klantenfiche zal de algemene omzet verschijnen die aan deze klant gekoppeld is, alsook de omzet per product voor deze klant. onFact gebruikt hiervoor de data uit opgemaakte facturen + kassatickets - creditnota's.
Via de knop 'Volledig rapport' (boven de grafiek 'omzet per product') kan je de producten die aan deze klant verkocht zijn, in een rapport bekijken.
Is je klant een bedrijf, dan kan je via contactpersonen een specifieke afdeling of contactpersoon binnen dat bedrijf toevoegen. Via de groene knop 'Contactpersoon toevoegen' kan je een nieuwe fiche openen.
In het veld 'T.a.v.' van een factuur kan de specifieke informatie van een contactpersoon worden opgenomen. Heb je bij je contactpersoon een adres opgegeven dat afwijkt van het adres van je 'Klant', dan zullen de adresgegevens van je 'Klant' overschreven worden met deze van de specifieke contactpersoon.
Op basis van een eenvoudig csv-bestand kan je een bestaande klantenlijst importeren in onFact. In drie stappen heb je je adressenbestand al geüpload. Dergelijke import is ook mogelijk met een lijst van leveranciers, of van producten. Hoe je een import uitvoert, lees je hier.
Je kan ook met één klik vanuit onFact je ingevoerde klanten exporteren. Rechtsboven kan je via de blauwe knop 'Acties' exporteren en een csv-bestand downloaden. Dit bestand kan geopend worden met Excel.
Het is mogelijk om aan je klant een bepaald bijlagedocument te koppelen (bv. contract - ondertekend of in afwachting, bijzondere voorwaarden, ...).
In het voorbeeld hieronder wordt een ondertekend contract geüpload. Andere mogelijke toepassingen:
Foto's van de opvolging van de werken, om deze nadien door te sturen naar je klant
Een opgemaakt keuringsattest, om nadien samen met je factuur door te sturen naar je klant
Je kan ook op bedrijfsniveau bijlagen opladen. Dit is interessant voor bijvoorbeeld algemene voorwaarden. Lees hier hoe je dit kan instellen.
Sommige klanten zullen per tijdsperiode (bv. 1 maand) mogelijk meerdere leveringen van jouw bedrijf ontvangen. Het is dan handig om hen slechts eenmaal per maand een factuur daarvoor te sturen. In onFact kan je vanuit de klantenfiche makkelijk de producten en prijzen vanop meerdere leveringsbonnen, samennemen in één factuur.
Het is mogelijk om op klantniveau een andere munteenheid of taalkeuze aan te duiden. Kies je bv. voor Frans, dan zullen alle opgemaakte documenten (offerte, bestelbon, factuur, ...) in het Frans aan deze klant opgemaakt worden. De vertalingen van deze standaard teksten zijn voorzien door onFact.
Het standaard onderschrift op de factuur zal bijvoorbeeld ook vertaald worden naar de taal van de klant. Heb je dit onderschrift echter gewijzigd of gebruik je een aangepaste versie, zorg er dan voor dat je een eigen vertaling voorziet.
De producten die op de documenten worden vermeld, worden vermeld in de taal waarin je ze hebt aangemaakt. Om de producten bv. in het Frans op de factuur te vermelden, moet je voor een vertaling van je productnamen zorgen. Lees hier hoe je dit kan aanpakken.
Welke talen je allemaal wil aanbieden, beheer je via de app 'Anderstalige klanten' in onFact.
Heb je de app 'Staffelprijzen' geactiveerd, dan kan je deze voor je producten gaan gebruiken. Indien je per klantcategorie (bv. bedrijf of particulier) andere prijzen hanteert, is het mogelijk om staffels aan te maken. Per product kan je een staffelprijs aanmaken. In de klantenfiche kan je een klant toewijzen aan een bepaalde staffel. Lees hier hoe je staffelprijzen kan aanmaken.
Heb je de app 'MailChimp' geactiveerd, dan kan je klantenlijst met een lijst in MailChimp synchroniseren. Zo kan je via MailChimp eenvoudig nieuwsbrieven sturen naar je actuele klantenbestand. Lees hier hoe je deze toepassing kan gebruiken.
