De ExactOnline gebruiker waarmee de koppeling is opgezet, heeft onvoldoende rechten om documenten door te sturen. Meestal omdat de gebruiker enkel toegang heeft tot de ExactOnline [MijnKantoor] omgeving. In dit geval wordt de koppeling best opnieuw opgezet door de accountant met voldoende gebruikersrechten in ExactOnline.
Deze foutmelding krijg je ook te zien als de koppeling opgezet is met een 'MijnKantoor'-account in ExactOnline en niet met een gewone ExactOnline account. Een 'MijnKantoor'-account heeft niet voldoende rechten om facturen door te sturen naar ExactOnline op de manier die onFact gebruikt. In zo'n geval kan je best aan je boekhouder vragen om de koppeling eenmalig op te zetten. Hij/zij kan hiervoor ook contact nemen met .
Als je deze melding ziet verschijnen, zit er al een factuur met dit bepaalde volgnummer in ExactOnline.
De grootboekrekeningen is niet aangemaakt in ExactOnline. In dit voorbeeld, 702000, is dit de standaardinstelling om creditnota's door te sturen naar ExactOnline. Je kan ofwel de vernoemde grootboekrekening aanmaken in ExactOnline, of de grootboekrekening in onFact aanpassen.
De dagboekcode werd niet gevonden in ExactOnline. Je kan dit dagboek aanmaken in ExactOnline of de dagboekcode wijzigen in de ExactOnline configuratie in onFact.
Deze foutmelding wijst op een authenticatiefout bij ExactOnline.
Mogelijkheid 1: de foutmelding wil zeggen dat de ExactOnline gebruiker waarmee ingelogd is, geen toegang (meer) heeft tot het specifieke dossier dat geselecteerd is tijdens het opzetten. Voorbeeld: koppeling werd oorspronkelijk opgezet door boekhoudkantoor A maar na verloop van tijd werd het dossier overgenomen door boekhoudkantoor B. De koppeling is dan opgezet via kantoor A met hun login, maar dit kantoor heeft geen toegang meer tot die "division" (dossier). In dit geval kan je onder 'Apps en koppelingen' in onFact de connectie met ExactOnline verbreken en opnieuw koppelen met een een login van kantoor B.
Mogelijkheid 2: soms geeft ExactOnline deze foutmelding ook wanneer de koppeling is opgezet met een "MijnKantoor"-gebruiker. Deze gebruiker heeft onvoldoende rechten om boekingsvoorstellen aan te maken. De koppeling moet opgezet worden met een gewone ExactOnline account.
Door een recente update bij ExactOnline is het niet meer mogelijk om meerdere onFact accounts te koppelen via éénzelfde ExactOnline account. Dit is enkel mogelijk via een overkoepelende boekhoudersaccount, en kan dus enkel worden opgezet door je accountant. Lees hier hoe je dossier kan gekoppeld worden:
Als je deze melding ziet verschijnen, zijn er twee mogelijke oorzaken/oplossingen.
A) Je kan in onFact op het niveau van de klantgegevens in een factuur een btw-uitzondering aanduiden. Daarnaast kan je ook per lijn een btw-tarief kiezen. Als je een uitzondering kiest, worden de automatisch lijnen op 0% btw gezet, maar is het wel nog mogelijk om deze te bewerken. In dit geval werd er wellicht een btw-uitzondering aangeduid, maar toch btw aangerekend - of omgekeerd, geen uitzondering aangeduid maar ook geen btw aangerekend.
B) Een andere mogelijke oorzaak is dat in het ExactOnline-dossier de standaardcodes niet aanwezig zijn. onFact gebruikt standaardcodes omdat deze normaalgezien in elk dossier aanwezig zijn en zo kunnen we deze automatisch matchen. Wanneer deze btw-codes echter manueel werden aangepast of ingesteld, kan onFact niet weten welke lijn bij welke btw-code hoort. Zie onderstaande screenshot van de btw-codes die onFact gebruikt (de geselecteerde):
Wanneer je je boekhouding voert via ExactOnline kan je een rechtstreekse koppeling tussen onFact en ExactOnline activeren. Met deze koppeling kan je verkoopfacturen, creditnota's en aankoopdocumenten doorsturen naar ExactOnline en een boekingsvoorstel aanmaken dat enkel nog moet goedgekeurd worden. Dit maakt deze koppeling één van de meest efficiënte methoden om gegevens van onFact over te brengen naar de boekhouding.
Wil je (bv. als boekhouder) meerdere ExactOnline accounts koppelen? Volg dan de instructies op pagina 'Meerdere onFact accounts koppelen met ExactOnline'.
Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.
Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'ExactOnline'.
Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.
Als je op de groene knop 'Verbind uw account met ExactOnline' klikt, word je doorverwezen naar de ExactOnline-omgeving. Daar moet je de gebruikersnaam en wachtwoord van jouw ExactOnline-account invoeren.
Je zal nu teruggestuurd worden naar je onFact-omgeving. Selecteer nu de administratie in ExactOnline waaraan je de onFact account wil koppelen.
Nadat deze gekoppeld is, verschijnt het overzicht van dagboeken:
Via de gele knop 'Bewerken' kan je verdere instellingen op niveau van het dagboek in ExactOnline aanpassen:
Als de koppeling met ExactOnline geactiveerd is, krijg je in het venster de mogelijkheid om documenten automatisch door te sturen naar ExactOnline. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar EO. Dit houdt het volgende in:
Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.
Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;
Je kan de documenten uit onFact echter ook manueel verzenden, bv. eenmaal per kwartaal, aan het einde van de maand, ...
1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.
Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar ExactOnline. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen. Facturen waar bijvoorbeeld een ongeldig btw-nummer gebruikt is, kunnen niet worden doorgestuurd.
3. De boekingsvoorstellen zijn nu gegenereerd in je ExactOnline-omgeving. Standaard worden verkoopfacturen toegevoegd in het dagboek '700 - Verkopen' met grootboekrekening '700000 - Verkopen en diensten'.
4. In de tabel verschijnt nu in de ExactOnline-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.
TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.
1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.
2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar ExactOnline. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.
3. De boekingsvoorstellen zijn nu gegenereerd in je ExactOnline-omgeving. Standaard worden creditnota's toegevoegd in het dagboek "701 - Creditnota's" met grootboekrekening "700000 - Verkopen en diensten".
4. In de tabel verschijnt nu in de ExactOnline-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.
1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankopen'. Selecteer hier de aankoopdocumenten die je wil doorsturen.
2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:
Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopdocumenten doorsturen naar ExactOnline.
Je kan de aankoopdocumenten die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar ExactOnline. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven. Zie ook onderstaand: ''.
3. De verwerking van je aankoopdocumenten moet nu verder gebeuren in je ExactOnline-omgeving. De documenten uit onFact komen terecht in de ExactOnline 'digitale brievenbus'.
4. In de tabel verschijnt nu in de ExactOnline-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.
Ontvang je de mededeling 'Connectie met ExactOnline verbroken [chainId]'? Door een recente update bij ExactOnline is het niet meer mogelijk om meerdere onFact accounts te koppelen via éénzelfde ExactOnline account.
De oplossing hiervoor is:
om in onFact een (gratis) boekhoudersaccount aan te maken en een koppeling op te zetten tussen ExactOnline en deze boekhoudersaccount.
Vervolgens kunnen individuele bedrijfsaccounts gekoppeld worden aan de boekhoudersaccount om op die manier documenten door te sturen.
-> Op deze manier is er slechts 1 (overkoepelende) ExactOnline koppeling actief. .
Als de ExactOnline connectie is opgezet, kan je nog enkele geavanceerde instellingen maken door naast de app op de gele knop 'Configureren' te klikken.
Je kan de verkoop- en aankoopdagboeken gaan bewerken. Beide hebben standaardwaarden toegekend in onFact. Het is echter mogelijk om nummers van journaals en grootboekrekeningen te wijzigen. Klik daarvoor op de gele knop 'Bewerken'.
Gebruik je bij je producten NIET, dan zullen standaard de waarden gebruikt worden die in deze dagboeken vermeld zijn. Als je deze app wel gebruikt, zullen die extra grootboeknummers wel meegenomen worden in de koppeling naar ExactOnline.
Onderaan op deze configuratiepagina vind je ook de mogelijkheid om een e-mailadres in te voeren voor de EO scanservice. Dit adres kan gebruikt worden indien de klant de aankoopdocumenten wenst door te sturen vanuit de verwerklijst van onFact, zonder ze zelf in onFact te gaan verwerken.
Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.
Door een recente update bij ExactOnline is het niet meer mogelijk om meerdere onFact accounts te koppelen via éénzelfde ExactOnline account.
De oplossing hiervoor is:
In onFact een (gratis) boekhoudersaccount aanmaken en een koppeling op te zetten tussen ExactOnline en deze boekhoudersaccount.
Vervolgens kunnen individuele bedrijfsaccounts gekoppeld worden aan de boekhoudersaccount om op die manier documenten door te sturen.
-> Op deze manier is er slechts 1 (overkoepelende) ExactOnline koppeling actief. Zie je in onFact de foutmelding 'Connectie met ExactOnline verbroken [chainId]', dan zal je dergelijke overkoepelende koppeling moeten opzetten. Onderstaande info kan daarvoor doorgegeven worden aan de boekhouder.
Ga naar en meld je aan voor een gratis account.
De klant moet nu zijn individuele onFact-account koppelen met de overkoepelende boekhoudersaccount. Deze koppeling moet gebeuren in de onFact-account van je klant.
Bezorg het e-mailadres waarmee je je kantoor geregistreerd hebt, samen met onderstaande link (instructies) aan je klant:
Activeer de koppeling via je boekhoudersaccount.
Log in en ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact
Klik het menu open en kies 'Apps en koppelingen'. Daar zie je als eerste de ExactOnline koppeling staan:
Klik op de groene knop 'Activeren' om de koppeling in te schakelen
Zodra de koppeling geactiveerd is, verschijnt een gele knop 'Configureren'. Klik hierop om de koppeling in te stellen:
Via de groene knop 'Verbind uw account met ExactOnline' zal je omgeleid worden naar de ExactOnline-omgeving buiten onFact. Daar kan je op basis van je gebruikersnaam de account van het boekhoudkantoor koppelen.
Eens de koppeling is gemaakt, verschijnt in het linkermenu in je boekhoudersaccount een extra optie voor ExactOnline. Als je hier op klikt verschijnt de lijst met individueel gekoppelde dossiers.
Per dossier zie je hier op welke manier het gekoppeld is. Hover je met de muis bijvoorbeeld over het dossiernummer in de kolom 'ExactOnline Dossier', dan verschijnen volgende keuzes:
Groen kader: het dossier is gekoppeld vanuit de boekhoudersaccount
Geel kader: het dossier is gekoppeld vanuit de bedrijfsaccount
Rood kader: het dossier is niet gekoppeld
Wegens een update bij ExactOnline kunnen dossiers met geel kader een probleem opleveren. De koppeling van meerdere bedrijfsaccounts via dezelfde ExactOnline gebruiker kan er voor zorgen dat de koppeling inactief wordt. De aanbevolen methode van koppeling is te verbinden via de boekhoudersaccount: zie instructies hieronder.
Om een dossier (voor een eerste maal of opnieuw) te koppelen, klik je op de gele knop 'Configureren' aan de rechterzijde. Dit opent een overzichtsscherm van je ExactOnline dossiers. Selecteer in de lijst die verschijnt onder 'Selecteer dossier' het juiste dossier om de verbinding tot stand te brengen en klik op 'Opslaan' om het geselecteerde dossier te verbinden.
Het gekoppelde dossier krijgt nu een status in een groen kader met vinkje en werd correct gekoppeld vanuit de overkoepelende boekhoudersaccount.
Blijft je dossiercode in een geel kader staan? Dan is de koppeling niet gelukt. Contacteer voor verdere ondersteuning. Bij correcte koppeling verschijnt de dossiercode in een groen kader.
Het verder configureren of kan gedaan worden vanuit de individuele bedrijfsaccounts.
In dat geval staat er iets nog niet goed in je eigen ExactOnline omgeving. Log in in je ExactOnline omgeving.
Ga naar het beveiligingscentrum.
Klik op 'onFact - online facturatie software'.
Onderaan is "Toegang tot" vermeld. Daar moet je ook het dossier(s) zien staan dat je wil koppelen. Als dit niet het geval is, kan je rechts op 'Administraties beheren' klikken en de nodige administraties/dossiers verplaatsen naar de rechterzijde.
Vervolgens ga je terug naar de onFact boekhoudersaccount.
Klik links op 'ExactOnline'
Klik op 'Configureren' bij de dossiernaam die je wil koppelen.
Daar za je nu via 'Selecteer dossier' de dossierlijst te zien krijgen: het gewenste dossier zal hier tussen staan en zal je kunnen selecteren.
Klik op 'Opslaan'.
