Wil je snel van start met onFact en de basisfuncties gebruiken? Doorloop dan de stappen in deze tutorial en je kan aan de slag!

Om een onFact-account aan te maken ga je naar https://app.onfact.be/

• Heb je al een account? Voer dan je e-mailadres en wachtwoord in en klik op 'Inloggen'.

• Als nieuwe gebruiker klik je op 'Registreer' om je nieuwe account aan te maken.

Vul je bedrijfsnaam en e-mailadres in en kies een wachtwoord. Vergeet ook de algemene voorwaarden niet te aanvaarden en klik op 'Account aanmaken'.

Om meteen een eerste factuur te kunnen maken zijn enkele extra bedrijfsgegevens nodig. Deze zullen worden weergegeven op je factuur. Naarmate je meer gegevens invult zie je rechtsboven het voorbeeld vollediger worden. Als je gegevens zijn ingevuld klik je onderaan op de knop 'Voltooi je registratie'.

Je kan nu reeds enkele aanpassingen maken aan de template (= de lay-out van je documenten). Heb je in het aanmeldscherm je website ingevoerd? Dan stemt onFact meteen je template af op je bedrijfsstijl. Meer geavanceerde personalisatie-instellingen zijn beschikbaar na het doorlopen van de registratie.

Klik op de groene knop rechtsboven om je registratie te voltooien. Je komt terecht op je onFact dashboard:

Je bent nu klaar om in de volgende stap een eerste klant aan te maken.

Welkom op het -documentatieplatform! Hier vind je stap-voor-stap handleidingen voor alle features in onFact.

Ben je net met onFact gestart? Loop dan zeker eens door onze . Daar vind je alle basisstappen om je onFact-omgeving snel op te zetten.

Als je iets mist of je hebt bij een bepaalde stap/handeling nog vragen, aarzel dan niet om ons te contacteren. Onze klantendienst staat voor jou ter beschikking .

Veel plezier met onFact!

Als je de voorgaande stappen hebt doorgenomen ben je helemaal klaar om aan de slag te gaan met onFact! Om een echte onFact-pro te worden omvat de documentatie nog tal van artikels die je kan doornemen. We lichten er hieronder enkele uit.

Door zoveel mogelijk te automatiseren, laat je onFact voor jou werken. Koppel je bankrekening, laat je klanten online betalen en stel automatische betaalherinneringen in:

Beheer je volledige financiële plaatje in onFact door ook je aankopen te gaan verwerken:

Volg je bedrijf op, waar je ook bent. Installeer de gratis onFact app:

We helpen je graag!

Om een nieuwe klant aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Contacten' en kies je 'Klanten':

Via de groene knop rechtsboven kan je een nieuwe klant toevoegen. De gegevens van je klant (naam, adres, contactgegevens, ...) vul je aan in de blanco klantenfiche.

Een klantnummer wordt automatisch toegekend. Heb je alle gegevens aangevuld, klik dan onderaan op de groene knop 'Toevoegen'.

Je klant is succesvol aangemaakt en verschijnt nu in het klantenoverzicht:

Door zoveel mogelijk te automatiseren laat je onFact voor jou werken. Verlies minder tijd dankzij deze eenvoudig ingestelde acties!

Actie 1: koppeling met de bank activeren

Koppel onFact met je bankrekening. Via partners CodaBox of Ponto worden je transactiegegevens uit je online bankomgeving opgehaald en gematched met je documenten in onFact. Zo worden facturen bv. automatisch als 'betaald' gemarkeerd en hoef je zelf niets meer op te volgen! Klik op de links om te lezen hoe je de koppeling instelt in onFact.

Actie 2: gebruik een gestructureerde mededeling

Om de automatische matching tussen je bankrekening en je documenten nog vlotter te laten verlopen, kan je een gestructureerde mededeling op je facturen zetten. Deze automatisch gegenereerde code bespaart heel wat opzoekwerk en is super eenvoudig in te stellen in onFact.

Actie 3: koppeling voor online betaling activeren

Als je in onFact de knop voor online betaling meeneemt in je e-mails, kunnen je klanten hun factuur meteen veilig online betalen. Geen gedoe voor de klant en jij wordt snel betaald. Win-win! Klik op de link om te lezen hoe je de koppeling instelt in onFact.

Actie 4: plaats een QR-code op je facturen

Door een QR-code op je facturen te plaatsen, moet je klant geen betaalgegevens meer invoeren. De juiste gegevens om de overschrijving uit te voeren staan meteen klaar. Gewoon scannen en jij wordt meteen betaald. Klik op de link om de verschillende types QR-code in onFact te ontdekken.

Actie 5: automatische (betaal)herinneringen instellen

Hoeveel tijd besteed je aan het opvolgen van openstaande facturen? Door gebruik te maken van automatische betaalherinneringen in onFact is dat verleden tijd. Volgens een door jou gekozen schema worden openstaande facturen automatisch opgevolgd. Klik op de link om te lezen hoe je deze herinneringen activeert.

Actie 6: automatisch doorsturen naar boekhoudpakket

Via onFact kan je automatisch je documenten laten doorstromen naar het boekhoudpakket van je boekhouder. Dit is mogelijk voor onderstaande koppelingen. Lees op hun detailpagina hoe je dit activeert.

In onFact kan je kiezen uit meer dan 30 koppelingen en apps (uitbreidingen) die je gratis kan activeren. Je vindt ze in het menu 'Apps en koppelingen' onder je gebruikersnaam.

Er zijn toepassingen specifiek voor klanten, producten of eerder algemene instellingen. Activeren doe je simpelweg door op de groene knop 'Activeren' te klikken. Je kan per app verdere configuraties maken.

Hoe meer apps en koppelingen je geactiveerd hebt, hoe meer tabs er zullen verschijnen doorheen je eigen onFact-omgeving, bv. in je klantenfiche of in het linkermenu van onFact.

In onFact kan je makkelijk de lay-out van je facturen aanpassen. Dat doe je via de bedrijfsinstellingen.

1. Klik rechtsboven het onFact-venster op je gebruikersnaam (e-mailadres); er verschijnt een drop-down menu.

2. Kies de tweede optie: 'Instellingen bedrijf'. Je komt terecht op de algemene pagina met je bedrijfsinformatie.

3. Om de lay-out van documenten in te stellen, ga je in het middelste menu naar de vierde keuze; 'Templates'.

4. Om de huidige template aan te passen, klik je op de gele potloodknop 'Template personaliseren'.

In het middengedeelte kan je aanpassingen aan de template doorvoeren. In de rechterkant van het venster kan je tegelijkertijd je voorbeeld bekijken. Druk na elke wijziging op de blauwe knop rechtsboven 'Voorbeeld vernieuwen' om de wijzigingen te bekijken.

Kies je logo

Eén van de belangrijkste personalisaties is het tonen van je bedrijfslogo. Via 'Logo - Kies bestand' kan je een logo uploaden. In het voorbeeld hieronder werd het bedrijfslogo geüpload:

Bij 'Instellingen' kan je met de schuifbalk het logo groter of kleiner maken.

Kies je achtergrond

Het is echter ook mogelijk om niet enkel een logo, maar ook een achtergrond op te laden. Daar moet je wel een kant-en-klare afbeelding voor klaarstaan hebben.

Onder de kop 'Instellingen' kan je nog enkele aanpassingen uitvoeren, zoals

• logo groter of kleiner maken;

• de marge tussen de verschillende lijnen vergroten of verkleinen;

• de grootte van het lettertype aanpassen.

Kies je lettertype

onFact biedt je de keuze tussen enkele lettertypes:

Kies je kleuren

Enkele belangrijke features om de factuur visueel nog meer naar je hand te zetten zijn de mogelijkheden qua kleur van balken en tekst.

Door op de gekleurde blokjes te klikken, open je een keuzewiel met kleuren. Je kan een gekozen kleur aanklikken, of manueel de hex-code van de kleur invoeren.

Aan de slag!

Je kan meerdere templates aanmaken en opslaan. Zo kan je quasi elk document een andere lay-out geven. Experimenteer met de mogelijkheden om je huisstijl tot leven te brengen in onFact!

Basismodule

Via de module voor creditnota's kan je facturen crediteren. Er zijn twee manieren om een creditnota op te maken: op basis van een bestaande factuur - eventueel met aanpassing, of geheel nieuw (manuele invoer).

Op basis van een bestaande factuur

Vanuit het samenvattingsscherm van een factuur kan je deze kopiëren naar een nieuwe creditnota. Klik rechtsboven op de groene knop 'Kopiëren naar'.

Als je creditnota aangemaakt is, kan je deze o.a. bekijken/downloaden via de grijze knop 'Printversie'; verzenden via e-mail of post, ...

Alle instellingen die je op je originele factuur hebt aangemaakt, blijven behouden in de creditnota. Voorbeeld: toegekende kortingen, gebruik van staffelprijzen, ingestelde munteenheid, ...

Manuele invoer

De opbouw is vergelijkbaar met de opbouw van een factuur. Voor de detailinfo per veld verwijzen we dan ook naar de .

Als je creditnota gemaakt is, zijn er functies beschikbaar via de blauwe 'Actie' knop en de groene 'Kopiëren naar' knop.

Creditnota toewijzen als betaalmiddel

Bij het kopiëren van een factuur naar een creditnota vraagt onFact 'Wil u deze factuur ook als voldaan markeren'?

Indien 'Ja', zal de creditnota verschijnen bij de 'Betalingen' van de factuur. Op die manier wordt het openstaand factuurbedrag herleid naar nul.

Je kan je bonnetjes, facturen, ... op verschillende manieren in je onFact-account invoeren. Een overzicht van je inkomende aankoopdocumenten vind je via het linkermenu onder 'Aankopen', dan 'Te verwerken':

Er zijn vier manieren om aankoopdocumenten in deze verwerklijst te ontvangen:

• door de bestanden te uploaden in het linkse uploadvenster;

• door met je smartphone vanuit de onFact-app een foto te maken van het document;

• door de bestanden door te mailen als bijlage aan een e-mail naar je onFact-mailadres, vermeld in het venster in het midden;

• door de bestanden te ontvangen in je , indien je leveranciers op dit netwerk aangesloten zijn en je zelf op PEPPOL aangemeld bent (venster rechts).

De bestanden die op die manieren aan onFact geleverd worden, komen onderaan in het venster in een lijst terecht.

Tab verwerklijst inkomende aankoopdocumenten

Van zodra de bestanden in de verwerklijst lijst staan, gaat de software er mee aan de slag. OCR leest de informatie in de bestanden uit en probeert op die manier je aankoopfactuur te interpreteren. Zodra de OCR-letters groen worden, kan je de aankoop via de blauwe knop gaan 'Verwerken' in onFact. Ga naar de volgende stap:

Tab snelle verwerking

De e-facturen (.xml-bestanden) die je bv. via PEPPOL ontvangt in je verwerklijst, kunnen door onFact meteen 100% worden uitgelezen. Wil je in 1x al deze e-facturen in onFact gaan 'Verwerken' (= 'opslaan' in je lijst van Aankopen'), dan kan je dit doen vanuit de tab 'Snelle verwerking'. Ga naar de volgende stap:

Om een nieuw product of nieuwe dienst aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Producten':

In maakt een product steeds onderdeel uit van een productgroep. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten.

Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

Hieronder zien we dat reeds één van onze gemaakte facturen als 'betaald' (groene knop) werd aangeduid.

onFact biedt enkele mogelijkheden om de betaling van je facturen op te volgen:

• manueel

• via koppeling met de bank

De koppeling 'Andere munteenheden' kan geactiveerd worden indien je wil factureren in andere valuta zoals GBP, USD, ...

1. Om de koppeling te activeren, ga je rechtsboven naar je e-mailadres: klik er op om het menu te openen.

2. Kies 'Apps en koppelingen'.

3. Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' klik je op de groene knop 'Activeren' naast 'Andere munteenheden'.

Als je onFact gebruikt via smartphone of tablet (een toestel met een camera), kan je vanuit de een foto nemen van een aankoopdocument zodat dit meteen in je verwerklijst terechtkomt.

In onFact kan je op twee niveau's betalingen gaan beheren:

• Betaling van je openstaande uitgaande facturen door klanten opvolgen (inkomende betalingen)

• Betaling van je eigen aankopen uitvoeren (uitgaande betalingen)

Voor de opvolging van inkomende betalingen (= betalingen door jouw klanten) in onFact zijn er drie manieren:

De activatie van alle apps en koppelingen in onFact is gratis. Het kan echter zijn dat achter de koppeling, buiten de onFact-omgeving, een betalende dienstverlening zit. Voorbeelden hiervan zijn:

• Koppeling met Ponto: je zal zelf een abonnement bij Ponto moeten afsluiten, waar mogelijk kosten aan verbonden zijn (€ 4/maand/rekening).

• Online betaling via Mollie.com: je zal zelf een abonnement bij Mollie moeten afsluiten. Zij hanteren verschillende formules en tarifering van transactiekosten.

Het is mogelijk om het e-mailadres waarmee je inlogt, aan te passen. Dit is tevens het e-mailadres dat gekoppeld is aan jouw 'Gebruiker' in onFact.

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact

• Kies 'Persoonlijke instellingen'

• Klik rechtsboven bij 'Beveiliging' op de gele knop 'Wijzigen' naast je e-mailadres

Wij zijn alvast heel blij dat je overtuigd bent van onFact! Misschien ken je wel enkele collega-ondernemers voor wie onFact ook interessant kan zijn? Het delen van jouw ervaring met onFact kan je nu ook iets opleveren ... Als je vanuit onFact een collega-ondernemer uitnodigt voor een gratis proefperiode en hij/zij neemt een betalend abonnement, ontvang jij 1 maand gratis onFact. Hoe meer aangebrachte bedrijven, hoe meer gratis maanden. Vanaf drie aangebrachte bedrijven die een betalend abonnement aangaan, krijg je permanent 20% korting op jouw abonnement. De gratis maanden worden daar nog eens extra aan toegevoegd. Mooi meegenomen, toch?

Hoe werkt het?

Rechtsboven in het menu achter je e-mailadres vind je een knop 'Beveel onFact aan' (groen icoontje). Als je hierop klikt, kom je in een overzichtsscherm.

Op het onFact dashboard zijn, afhankelijk van welke apps en koppelingen je geactiveerd hebt, een aantal widgets te zien.

Aan het einde van de pagina (onderaan) is een grijze balk zichtbaar, met een tandwiel-icoon. Via dat icoon kan je de aanwezige widgets aan- of uitzetten. Op die manier bepaal je zelf hoe je dashboard er uitziet.

Je kan de aanwezige widgets aan- of uitschakelen en bepalen of weergegeven prijzen in- of exclusief btw verschijnen. Klik op 'Opslaan' om je settings te bewaren.

De ingevoerde aankopen kunnen, net zoals de verkoopfacturen, digitaal doorgestuurd worden aan je boekhouder. Dit kan verlopen via rechtstreekse koppeling met een boekhoudpakket of aanleverplatform (bv. , of ), of via .

Beheer je volledige financiële plaatje in onFact door ook je aankopen te gaan verwerken. Ontdek stap voor stap hoe je eenvoudig je aankopen verwerkt in onFact.

Stap 1: facturen uploaden naar onFact

Het invoeren van je aankopen in onFact kan op meerdere manieren:

• door een aankoopfactuur vanaf je toestel te uploaden in het linkse uploadvenster;

• door vanuit onFact met je smartphone een foto te nemen van een aankoopbonnetje;

• door de bestanden via e-mail door te sturen naar je onFact-mailadres. Tip: vaak kan dit ook rechtstreeks vanaf je scanner via scan to e-mail!

• door de bestanden te ontvangen in je PEPPOL-inbox, zodat onFact ze automatisch verder voor je verwerkt.

Stap 2: facturen inboeken/verwerken

Je aangeleverde aankoopdocumenten komen in een verwerklijst te staan (tandwiel-icoontje rechtsboven in onFact). Zodra de bestanden in deze lijst staan, gaat de software er mee aan de slag. OCR leest de informatie op de aankoopdocumenten uit en gaat op die manier je aankoopfactuur interpreteren.

De informatie die via OCR uit je aankoopdocument gehaald wordt, kan je via de blauwe knop 'Verwerken' aanvullen met extra aankoopinformatie zoals bv. type (factuur of creditnota), betaaltermijn, zelf ingestelde aankoopcategorie, ...

Stap 3: facturen betalen

Je inkomende aankoopfacturen kunnen ook vanuit onFact betaald worden. Een voorwaarde is wel dat IBAN en BIC van de leverancier zijn ingevuld. Je kan kiezen uit drie betaalmethodes:

• Rechtstreekse betaling via een die je kan lezen met je bank-app.

• Bankrekening gekoppeld via Ponto? Dan kan je ook de gebruiken om je overschrijving uit te voeren.

• Meerdere betalingen tegelijkertijd klaarzetten of uitvoeren? Ook dat is nu mogelijk. Je kan de ingeplande betalingen exporteren naar een dat je kan opladen in je eigen online bankomgeving. Op die manier ga je een aantal betalingen in één beweging inplannen. Elke betaling kan bovendien een eigen betaaldatum hebben.

Stap 4: facturen doorsturen naar je boekhouder

De ingevoerde aankopen kunnen ook bezorgd worden aan je boekhouder. Dit kan verlopen via rechtstreekse koppeling met een boekhoudpakket of aanleverplatform (bv. , of ), of via .

Stap 5: de optimale methode

Je kan de tijd die je spendeert aan het verwerken van je aankopen, tot een minimum beperken. Dat doe je als volgt:

1. Sluit je aan op het en vraag aan je leveranciers om hun facturen ook via PEPPOL te bezorgen.

2. Factuur ontvangen via PEPPOL? Klik op de link in de e-mail die je ontvangt en kies op die manier

   1. om onmiddellijk te accepteren (factuur wordt automatisch verwerkt in onFact);

Zowel je inkomende als uitgaande transacties kunnen worden bijgehouden in het overzicht van je 'Rekeningen'. Per rekening (bv. zichtrekening, cash ontvangsten, ...) vind je hier alle transacties terug en indien gewenst ook de balans/saldo.

Om per rekening je transacties in onFact te bekijken, ga je naar 'Betalingen'. Hier kan je via de blauwe knop 'Bekijken' alle transacties per rekening bekijken.

Een rekening toevoegen

Er zijn drie manieren waarop hier rekeningen kunnen vermeld worden.

Koppeling met online betalingen

Als je werkt met een zal er automatisch een rekening aangemaakt worden waarin de betalingen van deze provider terechtkomen.

Koppeling met bank

Zijn je rekeninggegevens gekoppeld via bv. , dan zullen je gekoppelde rekeningen automatisch worden opgehaald in onFact. Ze worden aangemaakt als aparte rekening.

Handmatige invoer

Zijn er ook contante kassa-ontvangsten, dan kunnen die op een contanten-rekening verwerkt worden. Zo'n rekening moet je als 'Financieel dagboek' handmatig gaan toevoegen.

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact

• Ga naar 'Instellingen bedrijf'

• Ga naar de tab 'Dagboeken en nummering'

• Scroll naar onderaan de pagina tot bij 'Financieel dagboek' en klik op de groene knop 'Financieel dagboek toevoegen'.

Er opent zich een venster waar gevraagd wordt naar een naam en een eventueel IBAN nummer.

Voor de invoer van een rekening kan de naam vrij gekozen worden (bv. contanten, kassa, ...). Het veld 'IBAN' kan leeg gelaten worden. Klik op 'Toevoegen' om deze rekening aan je financiële dagboeken toe te voegen.

Saldo/balans weergeven

Het is mogelijk om per rekening ook een totaal weer te geven. Klik hiervoor in het overzicht van je Rekeningen op de blauwe 'Acties' knop en selecteer 'Instellingen'.

Je komt nu op de pagina 'Dagboeken' terecht. Scroll daar naar onder tot de sectie 'Financieel dagboek'. Hier zie je opnieuw je rekeningen verschijnen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om de instellingen van een rekening aan te passen.

Om het saldo weer te geven kan je kiezen uit twee opties:

• Saldo uit externe bron: selecteer deze optie als je voor deze rekening je gegevens ophaalt via of .

• Balans berekenen: selecteer deze optie als dit bv. een rekening betreft waarop je manueel cash ontvangsten invoert.

Voor elke ingestelde rekening zal er nu een totaal verschijnen in je overzicht van 'Rekeningen':

Via het veld 'Leveringsdatum' kan je naast de factuurdatum ook de leveringsdatum van de goederen vermelden tijdens het aanmaken van een factuur.

Leveringsdatum activeren

De mogelijkheid voor het weergeven van een leveringsdatum moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen

2. Selecteer 'Apps en koppelingen' in het menu.

3. In de lijst met 'Alle apps en koppelingen' ga je naar 'Leveringsdatum'.

Leveringsdatum gebruiken

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; het veld verschijnt onderaan de factuur onder de factuurdatum.

Dat is mogelijk. Die kan je aangeven in de app 'Aankopen'.

1. Ga rechtsboven in onFact naar je e-mailadres

2. Kies 'Apps en koppelingen'

3. Ga naar de app 'Aankopen' en klik op 'Configureren'.

4. Er zal zich nu een nieuw venster openen. Vink de voorgestelde optie aan bij 'Berekeningsmethode prijs': "Prijs berekenen door een marge op de aankoopprijs te berekenen".

Wanneer je dan een product aanmaakt, kan je een winstmarge ingeven. Als je de aankoopprijs ingeeft, wordt de verkoopprijs op basis hiervan berekend. Als de importfunctie gebruikt zou worden, kan je een Excel formule gebruiken om dit uit te rekenen.

Ook op niveau van een productgroep kan je deze winstmarge gaan instellen. Bij het toevoegen van een nieuwe productgroep kan je een winstmarge toekennen die toegepast wordt op alle producten binnen deze groep.

Ook aan een bestaande productgroep kan je deze marge gaan toevoegen. Klik in een productgroep bovenaan op de gele knop 'Bewerken'. Een gelijkaardig venster als hierboven opent zich: je kan een winstmarge invoeren en 'Opslaan'.

In onFact heb je de mogelijkheid om facturen op te maken aan anderstalige klanten. Maak je bv. een document aan een franstalige klant, dan zal onFact de standaardwaarden van het document (bv. 'factuur', 'vervaldatum', ...) vertalen naar het Frans.

• Om deze functie te activeren, ga je rechtsboven naar je e-mailadres: klik er op om het menu te openen.

• Kies 'Apps en koppelingen'.

• Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot klanten' klik je op de groene knop 'Activeren' naast 'Anderstalige klanten'.

Via de gele knop 'Configureren' kan je vervolgens de te activeren talen aanvinken. Duits, Engels, Frans en Nederlands zijn nagekeken talen. Voor de overige taalkeuzes baseert het systeem zich op automatische vertalingen.

Indien je bv. bij het aanmaken van een nieuwe klant hebt aangeduid dat diens taal 'Frans' is, zullen documenten die aan deze klant worden opgemaakt, in het Frans verschijnen. Opgelet: onFact zal enkel de algemene documentwaarden automatisch vertaald weergeven. De vertaling van producten e.d.m. moet je zelf invoeren.

Heb je de configuratie geactiveerd, dan zal je doorheen onFact plaatsen tegenkomen waar teksten vertaald kunnen worden. Er verschijnen dan extra tabs per taal. Enkele voorbeelden:

Bij de ingevoerde e-mailteksten:

Bij de omschrijving van producten:

Deze vertaalde teksten zullen dan ook worden overgenomen op het gegenereerde document, in de taal van de specifieke klant.

Met deze configuratie kan je eenvoudig leveringsadressen bijhouden per klant en deze ook vermelden op je documenten.

Leveringsadressen activeren

De mogelijkheid voor het bijhouden en weergeven van een leveringsadres moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Kies 'Apps en koppelingen' in het menu.

3. Bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot klanten' ga je naar 'Leveringsadressen'.

4. Klik op de groene knop 'Activeren'.

Leveringsadressen gebruiken

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken; er werd nu een extra tab geactiveerd in je klantenfiches.

Aan de linkerzijde zie je een extra tab 'Leveringsadressen'. Hier is het mogelijk om één of meerdere adressen toe te voegen:

Bij het aanmaken van een document zal je kunnen kiezen om een 'ander leveringsadres' aan te duiden. Dit adres kan je:

• manueel invoeren en 'opslaan als nieuw adres'. Op die manier verschijnt het mee in de lijst van leveringsadressen van die bepaalde klant, voor later hergebruik.

• selecteren uit de lijst van bestaande leveringsadressen die bij je klant horen.

Bij het opmaken van je document, zal het leveringsadres verschijnen naast het factuuradres. Voorbeeld:

Leveringsadressen doorzoeken

Het is mogelijk om je leveringsadressen te doorzoeken. Ga daarvoor naar je overzicht van 'Klanten' en klik er op de blauwe knop 'Acties'. Scroll in de keuzelijst tot bij 'Zoeken' en kies daar 'Zoeken in werf- en leveringsadressen'.

Je ziet nu de lijst van aanwezige (werf- of) leveringsadressen:

Via de zoekbalk rechtsboven kan je hier naar een adres zoeken. Je kan het adres via de gele knop ook rechtstreeks bewerken, of de gekoppelde klantenfiche bekijken. De lijst van (werf- of) leveringsadressen kan ook geëxporteerd worden naar csv of Excel.

Via deze module krijg je een overzicht van in te plannen periodieke onderhouden, kan je deze opvolgen, inplannen en verbinden aan werkbonnen.

Periodieke onderhouden activeren en configureren

Om periodieke onderhouden in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Periodieke onderhouden'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. In het linkermenu van onFact verschijnt nu onder 'Planning & Uitvoering' deze nieuwe module.

Periodieke onderhouden instellen

Een periodiek onderhoud is in onFact steeds gekoppeld aan een . Ga je ergens ter plaatse voor een onderhoud, dan kan je via deze huidige onderhoudsbon meteen een periodiek onderhoud toevoegen. Op die manier word je herinnerd aan waar je binnen x aantal tijd opnieuw kan langs gaan.

In het samenvattingsscherm van een werkbon zie je een kader 'Periodiek onderhoud':

Via de gele knop 'Bewerken' kan je een onderhoud aanmaken. Geef het onderhoud een naam en kies het interval. Annuleer toekomstige onderhouden (bv. door vervangen installatie) via de rode knop.

In je overzicht van periodieke onderhouden verschijnen de klanten die via een werkbon reeds werden gelinkt aan een onderhoud. Ook via dit overzicht kan je een eventueel toekomstig onderhoud annuleren.

Via de blauwe knop 'Inplannen' open je de Agenda, om op die manier het onderhoud via een nieuwe 'Werkbon' in te plannen, bv. nadat je de klant gecontacteerd hebt enkele dagen voor de volgende onderhoudsdatum.

Periodieke onderhouden inplannen via automatische e-mail

Via een automatisch e-mailbericht kan je je klanten herinneren aan een in te plannen onderhoud.

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen: kies 'Apps en koppelingen'

• Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Periodieke onderhouden'; klik op de gele knop 'Configureren'.

In het onderstaand voorbeeld zal de klant automatisch een e-mail ontvangen met de vraag om contact op te nemen om het onderhoud in te plannen, en dit 30 dagen voor de volgende onderhoudsdatum (zoals vermeld in je overzicht van periodieke onderhouden).

Op basis van de feedback van de klant kan je dan meteen de nieuwe werkbon inplannen.

Je onderneming is in volle groei en je besluit bv. over te schakelen van éénmanszaak naar BV. De gegevens van je onderneming worden dus gewijzigd. Welke gevolgen heeft dat voor je onFact-account?

Nieuwe account of behoud huidige account?

Je kan je bedrijfsgegevens aanpassen in je huidige account, of je kan een volledig nieuwe account opstarten. Elke keuze heeft voor- en nadelen. We lijsten ze hieronder op:

Voor/nadelen zelfde account

✅ Behoud historische gegevens.

✅ Behoud van klantgegevens en producten.

❌ Mogelijk tijdelijke foutjes bij de switch in bv. herinneringen die reeds nieuwe bedrijfsgegevens bevatten.

❌ Geen totaaloverzicht per bedrijfsvorm (eenmanszaak/BV), tenzij via een datumfilter.

Voor/nadelen nieuwe account:

✅ Het gaat om een compleet nieuw bedrijf dus alles is mooi opgesplitst.

✅ Klantgegevens en producten kunnen worden uit de 'oude' account en worden in de nieuwe account via een csv-bestand (behalve bij klanten: contactpersonen & eigen aangemaakte infovelden en bij producten: productfoto's).

✅ Je oude account kan naar het 'gratis' abonnement omgeschakeld worden. Indien er nog tegoed op staat, kunnen we dit overzetten naar de nieuwe bedrijfsaccount. Met dergelijk gratis abonnement kan je dan nog steeds de gegevens van je oude onderneming, bv. eenmanszaak consulteren. De nieuwe bedrijfsaccount wordt dan de betalende account (maar gezien aftrek lopend tegoed betekent dit geen verhoogde abonnementskosten).

❌ Deze account start vanaf nul en bevat dus geen historische gegevens per klant of product.

Dit is de standaardinstelling voor het verzenden van e-mails. Wijzig je niets in je onFact instellingen, dan worden je e-mails op onderstaande manier verzonden:

Een 'no reply' adres is een type e-mailadres waarbij de ontvangers geen mogelijkheid hebben om rechtstreeks te antwoorden op de afzender. Indien je in onFact geen enkele parameter gaat instellen over hoe jij je e-mails wil verzenden, wordt dergelijk 'no reply' adres standaard ingesteld.

Concreet betekent dit het volgende: als een klant wil antwoorden op jouw e-mail, zal hij/zij nu een foutmelding ontvangen in de mailbox. Je klant ziet dus dat op deze e-mail niet kan gereageerd worden.

Het is mogelijk om vanuit onFact e-mails te verzenden vanuit je eigen Microsoft-e-mailadres: outlook.com, hotmail.be, office365, ... Volg daarvoor onderstaande stappen.

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet enkele afleveringsmethodes. Kies voor Windows-accounts (Hotmail, Outlook, Office365, ...) de optie 'Verzending via Microsoft-account'.

Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:

Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Microsoft-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan onFact/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Accepteren).

Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':

Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. onFact zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.

Het is mogelijk om vanuit onFact e-mails te verzenden vanuit je eigen Google-mailadres (bv. Gmail.com). Volg daarvoor onderstaande stappen.

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

2. Kies 'Instellingen bedrijf'

3. Kies 'E-mailinstellingen' en klik op de gele knop 'Bewerken'

Kies de juiste afleveringsmethode

onFact voorziet enkele mogelijke afleveringsmethodes. Kies voor de optie 'Verzending via Google-account'.

Als je deze optie aanklikt, krijg je volgend scherm te zien:

Klik op de gele knop 'Koppeling maken'. Je zal nu omgeleid worden naar de Google-omgeving, waar je je zal moeten aanmelden met je persoonlijke e-mailadres en wachtwoord. Nadien zal je toestemming moeten verlenen aan onFact/Infinwebs om de koppeling te maken (klik onderaan op 'Toestaan').

Als de koppeling geslaagd is, zie je onderaan de rode knop 'Koppeling verbreken':

Klik nu onder de kop 'E-mailinstellingen bewerken' (bovenaan de pagina) op de gele knop 'Opslaan', onder je e-mailadres. onFact zal dan de gemaakte instellingen bewaren. Je e-mailinstellingen zijn nu aangepast.

In deze sectie kan je de informatie over je bedrijf bewerken.

Deze informatie verschijnt op de documenten die je aanmaakt (offertes, facturen, bestelbonnen, ...). Als je een veld niet hebt ingevuld, verschijnt de mededeling '(Niet weergegeven op documenten)' om aan te geven dat dit veld leeg is en er dus geen waarde op de documenten zal verschijnen.

De waarden die je hier invult worden doorheen onFact ook gebruikt als waarden voor de tags (bv. het IBAN-rekeningnummer).

E-mailadres bedrijf wijzigen

Het e-mailadres dat je opgeeft bij de Bedrijfsinformatie kan je zo vaak wijzigen als je wil! Het e-mailadres dat je gebruikt om in te loggen in je onFact-omgeving, kan je niet zomaar wijzigen. In dat geval moet je via de module '' gaan. Lees ook:

Op deze pagina kan je eventueel standaard cc of bcc-adressen voor je e-mails vanuit onFact instellen.

• Klik rechtsboven op je e-mailadres in onFact om het menu te openen

• Kies 'Instellingen bedrijf'

• Ga naar de tab 'E-mailinstellingen'

• Scroll naar 'Standaard CC en BCC-adressen'

Onderaan deze pagina is het mogelijk om per documenttype een standaard cc: en bcc: adres in te stellen voor je uitgaande e-mails.

In het voorbeeld hieronder zie je hoe je de adressen kan invoeren voor e-mails om een offerte te verzenden:

Orderreferentie activeren

De mogelijkheid voor het tonen van een orderreferentie op je documenten moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Selecteer 'Apps en koppelingen' in het menu.

3. In de lijst met 'Alle apps en koppelingen' ga je naar 'Orderreferentie'.

Deze uitbreiding kan je activeren en nadien meteen gebruiken.

Orderreferentie vermelden op documenten

Zodra het veld geactiveerd is, verschijnt het onderaan in het opmaakvenster van je documenten (facturen, bestelbonnen, leveringsbonnen, ...).

De orderreferentie is een vrij tekstveld voor manuele invoer. Het verschijnt bovenaan bij datum, documentnummer, ... op je document.

Om een nieuwe factuur aan te maken, navigeer je in het onFact dashboard aan de linkerzijde naar 'Facturen':

Een nieuwe factuur aanmaken doe je door rechtsboven op de groene knop 'Factuur aanmaken' te klikken.

Het facturatievenster bestaat uit vier blokken met informatie over:

1. Je klant: aan wie factureer je?

Via deze module kan je ook je aankoopfacturen van je leveranciers en bonnetjes in onFact verwerken. Je kan betalingen opvolgen, de aangekochte stock updaten, eenvoudig je documenten bezorgen aan je boekhouder ... In onFact kan je alle aankopen kwijt, zowel deze die een link hebben naar je voorraad en facturatie (bv. nieuwe producten) als degene die te maken hebben met je bedrijfsvoering (bv. internetkosten, verwarming, ...). onFact geeft inzicht in de aankoop versus uitgaven per periode of per aankoopcategorie.

Aankopen activeren

'Aankopen' vind je als een app in onFact. Om ze te activeren, doe je het volgende:

Scan je producten met een barcode scanner om ze eenvoudig toe te voegen als productlijn in je documenten.

Barcode scanner activeren

Het gebruik van de barcode scanner kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

• Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

Aankoopborderellen dienen in als aankoopfactuur voor producten die je koopt bij partijen die zelf geen factuur kunnen maken. Bijvoorbeeld bij het opkopen van oude metalen of aankopen van materiaal van particulieren.

Aankoopborderellen activeren

'Aankoopborderellen' vind je als een app in onFact. Om ze te activeren, doe je het volgende:

In Skynet.be staat ingesteld dat e-mails die niet verzonden worden vanaf de Skynet-servers, moeten aanzien worden als SPAM. Meestal komen deze wel goed aan, maar af en toe plaatsen ontvangers deze in de SPAM of worden deze geblokkeerd. Omdat je zelf geen eigenaar bent van de domeinnaam @skynet.be kan je deze instelling helaas niet aanpassen.

Er is echter een workaround in onFact, waarmee je een verbinding kan maken met de Skynet-servers om de e-mails te versturen waardoor deze controle wel klopt.

E-mailinstellingen bewerken

De uitbreiding 'samengestelde producten' laat toe om samengestelde productaantallen te verkopen maar toch je stockbeheer op niveau van individueel product bij te werken.

Voorbeelden:

• een wijnhandel verkoopt wijnflessen per stuk, maar ook in doos van zes stuks. Het samengesteld product is een doos met zes flessen. Als dit samengesteld product verkocht wordt, zullen er in het stockbeheer ineens zes stuks van de teller gaan.

• een make-up winkel verkoopt make-up producten per stuk, maar als actie wordt er ook een samengesteld doosje verkocht met twee lipsticks, twee blushes en twee nagellakken. Als dit samengesteld product verkocht wordt, zullen er in het stockbeheer telkens twee stuks van elke productteller gaan.

Heb je vaak last van klanten die niet betalen en kan je eenvoudig voor deze klanten hun producten of diensten annuleren? Dan kan je gebruik maken van betalingsverzoeken om de klanten eerst te laten betalen voor er een factuur wordt opgemaakt.

Het is mogelijk om op je documenten een kleine productafbeelding weer te geven. Om dit te doen moet je

• de app 'Productfoto's' activeren

• een afbeelding toevoegen in de productfiche

• een aangepaste template activeren die de afbeeldingen op je documenten zal weergeven

Met deze configuratie kan je eenvoudig werfadressen bijhouden per klant en deze ook vermelden op je documenten.

Werfadressen activeren

De mogelijkheid voor het bijhouden en weergeven van een werfadres moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

In onFact zijn er drie methodes om algemene voorwaarden toe te voegen:

• Als eerste of laatste pagina in de PDF van een document (bv. factuur)

• Als aparte extra bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document (bv. offerte)

• Als extra tekst onderaan een document, geschikt voor zeer korte voorwaarden

E-mails worden verzonden met als afzendadres je eigen e-mailadres en beantwoord naar je eigen e-mailadres. Je moet enkel technische instellingen toevoegen aan je domeinnaam om onFact toestemming te geven om e-mails te sturen in jouw naam (of je vraagt je domeinnaambeheerder dit te doen).‌

Je e-mails kunnen dan op onderstaande manier verzonden worden:

In de tabel met productlijnen heb je rechtsbovenaan een groene knop '+ Lijn toevoegen'. Als je deze openklapt zie je enkele mogelijkheden. Eén ervan is 'Sectie met titel toevoegen'.

Als je hierop klikt opent er zich een veld 'Sectietitel', waarin je de tussentitel kan toevoegen. Ga je nu een nieuwe productlijn toevoegen, dan verschijnt deze automatisch onder deze tussentitel. Je kan steeds de volgorde van lijnen en titels wijzigen via de pijltjes naar boven of naar onder aan de linkerkant van een productlijn.

Je kan dit menu ook oproepen via de blauwe knop aan de linkerkant van een productlijn. Een pop-up verschijnt met enkele mogelijkheden voor het toevoegen van extra tekstvelden, incl. het toevoegen van tussentitels / subtotalen.

Op je document kan dit er dan als volgt uit zien:

In Telenet.be staat ingesteld dat e-mails die niet verzonden worden vanaf de Telenet-servers, moeten aanzien worden als SPAM. Meestal komen deze wel goed aan, maar af en toe plaatsen ontvangers deze in de SPAM of worden deze geblokkeerd. Omdat je zelf geen eigenaar bent van de domeinnaam @telenet.be kan je deze instelling helaas niet aanpassen.

Er is echter een workaround in onFact, waarmee je een verbinding kan maken met de Telenet-servers om de e-mails te versturen waardoor deze controle wel klopt.

E-mailinstellingen bewerken

Via de datumselectie kan je op een product- of dienstlijn ook meteen een datum weergeven op je documenten. De datum wordt standaard weergegeven voor bv. de naam van het product of de dienst.

Datumselectie activeren en configureren

De mogelijkheid voor het weergeven van een datum per lijn moet je activeren via 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen

In het veld 'Aantal' van een productlijn kan in standaard enkel een numerieke waarde ingegeven worden. In sommige sectoren is het van belang om ook maateenheden zoals "m²", "km", "m" toe te voegen om correcter aan te duiden wat er juist gefactureerd wordt.

Maateenheden activeren

'Maateenheden' in onFact is een configuratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

Het is in onFact ook mogelijk om opmaak te voorzien in de e-mails die vanuit onFact verzonden worden. Hieronder een voorbeeld van een e-mail zonder opmaak, een e-mail met opgeladen logo en een e-mail met aangepaste e-mailtemplate.

Je kan verschillende e-mailtemplates met eigen kleuren en logo gebruiken indien je bv. meerdere activiteiten onder een andere naam/huisstijl uitvoert onder één onderneming met hetzelfde btw-nummer.

E-mailtemplates bewerken

Wanneer je e-mails wil sturen vanuit onFact met je eigen e-mailadres maar de domeinnaam daarvan niet door jou wordt beheerd (bv. [email protected], [email protected], ...) moet je enkele extra gegevens van je mailprovider (gmx.de, yahoo.com, ...) invoeren in onFact.

E-mailinstellingen bewerken

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

Op deze pagina krijg je een overzicht van je huidige abonnement. Linksboven zie je de einddatum van je huidige abonnement. Wanneer de abonnementstermijn bijna verstreken is, zal je in onFact gedurende enkele dagen een mededeling zien verschijnen die je uitnodigt je abonnement te verlengen.

Dat doe je door één van de abonnementsformules onderaan te kiezen en te klikken op 'Selecteren'.

Een uitgebreide vergelijking van de abonnementen vind je op onze .

Heb je bij het aanmaken van je account niet gekozen voor automatische verlenging, dan zal deze standaard uit staan. Wil je in het vervolg toch een automatische verlenging, dan kan je dit aangeven bij je eerstvolgende bestelling.

Hier kan je je facturatiegegevens nakijken, vooraleer te klikken op 'Bestelling plaatsen'. Boven de bestelknop kan je bovendien aanvinken of je volgende keer automatisch wil verlengen wanneer het abonnement verloopt. Na bestelling ontvang je van onFact een factuur per e-mail.

In de module 'Projecten' krijg je een overzicht van je projectfases en planning, budget versus aankopen/uitgaven en klantfacturaties, en alle aan het project gelinkte documenten.

Projecten activeren en configureren

Om projecten in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Projecten'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om eigen projectfasen in te stellen (zie verder)

onFact voorziet standaard drie Projectfasen: Concept, In uitvoering of Voltooid. Via de groene knop '+ Projectfase toevoegen' kan je zelf fasen gaan toevoegen met eigen naam en kleur.

Overzicht projecten

Een project krijgt automatisch een volgnummer. Deze nummeringsstructuur kan aangepast worden in de sectie '' in onFact.

Via de gele knop 'Filters' in overzicht projecten kan je ook de weergeven. Deze worden standaard verborgen zodat enkel de actieve projecten getoond worden.

Ook een interne nota bij een project kan via de 'Filters' in dit overzicht getoond worden.

Projectplanning

Projectfasen doorlopen

Via de detailfiche van een project kan je de status van een volledig project manueel aanpassen via de blauwe knop 'Acties'.

Als alle toegewezen taken binnen een bepaalde projectfase voltooid zijn, wordt via een pop-up gevraagd of je het project naar een volgende projectfase wil brengen.

Een voltooid project archiveren

Als alle projectfases doorlopen zijn, kan je een project 'Archiveren'. Klik daarvoor op de blauwe knop 'Acties'.

Een gearchiveerd project zal niet langer automatisch in je lijst van 'Projecten' verschijnen: op die manier blijven daar standaard enkel actieve projecten staan. Via de gele knop 'Filters' kan je de lijst van project selecteren op actieve of gearchiveerde projecten.

Taken binnen een project

Aan een project kan je concrete taken toewijzen. Die verschijnen in de tab '' bij een project en ook in je algemene overzicht van Taken. Je kan een taak toewijzen aan een bepaalde projectfase, inplannen of aan een medewerker toewijzen.

De status van een (project)taak aanpassen

De status van een taak binnen een project kan je op twee manieren aanpassen. Per taak, via het pijltje bij de blauwe knop 'Bekijken':

Door te klikken op de statusknop aan de linkerzijde (in bovenstaand voorbeeld blauwe knop 'Open'), zodat een pop-up zal openen die de volgende taak-status voorstelt:

Het is ook mogelijk om de status van de taak aan te passen via de tab 'Taken'.

Projectrapportering

Een project start steeds vanuit een budget: dat is het gecombineerde bedrag uit (mogelijk verschillende) offertes. Hier tegenover worden je aankopen gezet die je aan het project toewees. Je kan ook bijhouden hoeveel er reeds naar de klant gefactureerd werd. Dit overzicht zie je in het 'Rapport' van een project.

Alle documenten uit onFact die gekoppeld worden aan het project, worden hier ook per documenttype bewaard in de tabs aan de linkerkant.

Documenten toewijzen aan project

Verkopen

In de sectie 'Klantinformatie' verschijnt bij het aanmaken van een document een extra veld: 'Project'. Via een drop-down menu kan je het document (offerte, factuur, bestelbon, ...) op die manier koppelen aan het gewenste project.

Aankopen

Een die je in onFact verwerkt, kan je als volledige aankoop aan een project toewijzen. Een lijn 'Project' verschijnt bij de 'Aankoopinformatie'.

Je kan ook elke individuele lijn aan een verschillend project toewijzen. Activeer hiervoor de 'Geavanceerde inputmodus' rechtsboven. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

In het dagontvangstenboek dienen alle verkopen opgenomen te worden waarvoor geen factuur moet opgesteld worden. In de praktijk zijn dit meestal de transacties met particulieren (bv. kassatickets), die niet onderworpen zijn aan de verplichte opmaak van een factuur.

Dagontvangstenboek activeren

Het gebruik van een dagontvangstenboek kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Selecteer 'Apps en koppelingen'.

3. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot documenten' ga je naar 'Dagontvangstenboek'.

4. Klik op 'Activeren': via de gele knop 'Configureren' kan je nadien instellen wat de frequentie is van je BTW-periode (per kwartaal of per maand), en of je al dan niet een automatisch gegenereerde maandelijkse factuur wil laten maken van de inkomsten.

Een extra knop ('Dagontvangsten') zal in het linkermenu van onFact verschijnen.

Dagontvangstenboek invullen

Na activatie zal het dagontvangstenboek nog leeg zijn. onFact-kassatickets worden automatisch toegevoegd aan het dagontvangstenboek vanaf de dag na hun aanmaakdatum. Om een ontvangst in het dagontvangstenboek te noteren, dien je dus een kassaticket aan te maken in onFact. Dat wordt ingelezen en verschijnt in de lijst van dagontvangsten.

In het voorbeeld hieronder werden reeds enkele kassatickets ingelezen:

In een dagontvangstenboek moet elk btw-tarief afzonderlijk worden opgenomen, cf. voorbeeld 0%, 6% en 21% in aparte kolommen in voorbeeld hierboven.

• Nummer: elke nieuwe lijn in het Dagontvangstenboek krijgt een uniek nummer en telt op

• Datum: datum waarop deze lijn in het Dagontvangstenboek werd geregistreerd

• Nota: geeft aan om welk type registratie het gaat:

  • Kassaverkoop: verwijst naar het dagtotaal dat samengenomen wordt per dag (gebaseerd op invoer in Kassatickets).

Dagboek

Voor ondernemingen met slechts één vestiging zal er vaak slechts met één dagboek gewerkt worden. Heb je echter meer vestigingen, dan ben je verplicht om per vestiging een Dagontvangstenboek bij te houden. Je kan per vestiging een verkoopdagboek aanmaken: . Per dagboek zal een afzonderlijk dagontvangstenboek worden bijgehouden in onFact.

Download

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je een versie van het Dagontvangstenboek downloaden, als Excellijst of PDF-bestand. Bij download kan je selecteren welk boekjaar je wil downloaden. Dit bestand kan je doorsturen naar de boekhouder

Dagontvangstenboek valideren (digitale handtekening)

Het dagontvangstenboek kan gevalideerd worden via de PDF-export. Aan de rechterzijde van het PDF-bestand wordt voor elke geëxporteerde lijn een groen vinkje opgenomen, voorbeeld:

Klik je op het groene icoon, dan opent een onFact-webpagina, voorbeeld:

Indien met het PDF-bestand geknoeid zou zijn, zal deze link niet meer werken (blockchain technologie). In geval van controle kan op die manier aangetoond worden dat de invoer in het Dagontvangstenboek niet gewijzigd werd.

Laat je klanten eenvoudig betalen door op je facturen een QR-code aan te bieden die gescand kan worden met een mobiele applicatie. Zo'n QR-code vult automatisch alle velden van een overschrijving in wanneer deze gescand wordt. Je klant moet de betaalgegevens dus niet meer overtikken: zo vermijd je eventuele invoerfouten bij de betaling én word jij snel betaald.

Op een onFact-factuur kan dit er zo uitzien:

In onFact kan je kiezen uit drie types QR-code om op je factuur te laten plaatsen.

Mollie QR-code

is één van de grootste betalingsverwerkers binnen Europa. Zij faciliteren online betaling aan bedrijven via verschillende betaalmethodes. Met de Mollie QR code op je facturen bied je klanten de mogelijkheid om je factuur eenvoudig te betalen, zonder dat zij nog alle transactiegegevens moeten invoeren. Deze QR kan je scannen met je camera, met een QR-lezer of met je bankapplicatie. De klant wordt naar de Mollie betaalpagina geleid, waar de overschrijving kan goedgekeurd worden.

Payconiq QR-code

Met laat je je klanten eenvoudig je factuur betalen via een QR-code. Als je deze app activeert in onFact, wordt een QR-code toegevoegd aan je facturen. Klanten kunnen deze scannen met hun en de factuur betalen zonder rekeninggegevens, bedrag, mededeling, ... zelf in te moeten voeren. Payconiq is vooral geschikt voor het betalen van kleinere bedragen.

SEPA EPC QR-code

Laat je klanten eenvoudig betalen door op je facturen een QR-code aan te bieden die gescand kan worden met een mobiele bankapplicatie. De SEPA EPC QR-code vult automatisch alle velden van een overschrijving in wanneer deze gescand wordt. Aangezien de QR-code enkel de overschrijvingsgegevens automatisch invult, zijn er dus geen extra kosten verbonden aan het gebruik van deze QR-code.

Vergelijking aanbod QR-codes in onFact

De aangeboden oplossingen hebben elk hun eigen voordelen. Bekijk hieronder de verschillen tussen de QR-codes aangeboden door Mollie, Payconiq en de SEPA-QR.

(*) Argenta, ASN, Belfius, Bunq, BNP Paribas Fortis, ING, KBC, Knab, SNS en VDK bank

MailChimp is online software voor e-mailmarketing. Synchroniseer vanuit onFact je klantenlijst met een lijst in MailChimp; zo kan je via MailChimp eenvoudig nieuwsbrieven sturen naar je actuele klantenbestand.

De MailChimp-koppeling activeren

'MailChimp' in onFact is een integratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga in het menu naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de 'Apps en koppelingen met betrekking tot klanten' activeer je 'MailChimp' door op de groene knop te klikken.

Een account aanmaken bij MailChimp

Om de koppeling in te stellen moet je zelf beschikken over een MailChimp-account. MailChimp stelt verschillende formules voor, waaronder een gratis basisversie. Je kan dus al starten vanaf 0 euro.

Als je een account hebt aangemaakt, ga je in MailChimp naar je eigen profiel.

De MailChimp-koppeling instellen

Nadat de koppeling geactiveerd is, moet je deze via de gele knop 'Configureren'. De interface zal je vragen om een API-sleutel. Deze sleutel haal je op uit MailChimp.

1. Ga naar mailchimp.com en log in

2. Navigeer naar je profiel en kies 'Extras'. In dit menu vind je een sectie 'API keys'.

3. Kies bij 'Your API keys' de optie 'Create A Key'.

4. Een nieuwe key zal nu gegenereerd worden; kopieer deze code.

Deze key zal je vervolgens in onFact moeten invoeren:

Klik na invoer op de gele knop 'Opslaan'. Je krijgt nu de mededeling dat de connectie met MailChimp geslaagd is.

Je zal nu de optie krijgen om een lijst te selecteren. Gebruik je MailChimp enkel voor je onFact-adressen, dan zal deze standaard de naam van je bedrijf voorstellen.

Nieuwe klanten die je toevoegt in onFact, zullen nu gesynchroniseerd worden met je contactenljist in MailChimp. Ook als het e-mailadres van je klant in de klantenfiche in onFact wijzigt, wordt die info geüpdated in MailChimp.

Wat zijn staffelprijzen?

Met de functie staffelprijzen kan je meerdere prijzen instellen per product. Afhankelijk van het type klant, de staffel, wordt de juiste productprijs overgenomen bij het opmaken van een offerte of factuur aan die klant.

Activeren en configureren

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'

3. In de lijst van 'Apps en koppelingen met betrekking tot klanten' ga je naar 'Staffelprijzen'

4. Klik op de groene knop om te activeren en vervolgens op de gele knop om te configureren

In dit venster ga je rechtsboven 'Staffelprijs toevoegen'. De namen van de staffels kies je zelf en zijn niet te zien voor de klant. Vaak gebruikte categorieën van staffelprijzen zijn consumentenprijzen (B2C) of prijzen aan andere handelaars (B2B). Het benoemen en hanteren van staffelprijzen wordt bepaald door je eigen beleid van prijsbepaling.

Staffelprijs toewijzen aan klant

Als je een staffelprijs hebt aangemaakt, moet je de correcte staffel nog koppelen aan de juiste klant(en). Ga daarvoor naar een klantenfiche. Als je de klantenfiche gaat bewerken, zal er een extra veld verschijnen nl. 'Staffel'. Daar verschijnen de verschillende staffelprijzen die jij hebt aangemaakt:

Kies de gewenste categorie en klik onderaan de gele knop 'Opslaan'. Voor elke factuur die nu aan deze klant wordt opgemaakt, zal onFact de gekozen staffelprijs hanteren.

Staffelprijs toewijzen aan product

Om de staffelprijzen te kunnen gebruiken, moet ook op niveau van product/dienst aangegeven worden wat de prijs per bepaalde staffel zal zijn. Hiervoor ga je naar je productfiche:

Aan de rechterzijde is er een nieuwe titel verschenen: Staffelprijzen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om deze verder aan te vullen. Je zal nu de verschillende staffels zien die je aangemaakt hebt, met ernaast de prijs van het oorspronkelijke product. Per staffel kan je de prijs nu gaan aanpassen.

Een onFact-account wordt gecreëerd op niveau van de onderneming en kan meerdere gebruikers omvatten. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen gebruikers binnen de organisatie en externen die je toegang geeft tot je onFact-omgeving.

Gebruikers binnen je organisatie

Alvast één gebruiker zal sowieso aangeduid zijn; degene die zijn of haar gegevens heeft ingevoerd bij het aanmaken van de onFact-account.

Stel dat je bent ingelogd in onFact met deze account, dan zal je zien dat je in het venster 'Gebruikers' niet de mogelijkheden krijgt om je eigen account te bewerken.

Eigen account bewerken

Om je eigen account te bewerken, navigeer je rechtsboven naar je gebruikersnaam en kies je 'Persoonlijke instellingen'.

Aan de linkerzijde van dit scherm zie je je eigen gegevens staan. Door te klikken op de gele knop 'Bewerken', openen zich vier velden, waarvan er drie kunnen bewerkt worden:

• Voornaam

• Naam

• Taal

Nieuwe gebruiker toevoegen

Om een nieuwe gebruiker toe te voegen, klik je in het overzicht van gebruikers op de groene knop 'Gebruiker aanmaken'.

De toegangsrol is opgedeeld in 'Eigenaar' of 'Medewerker'. Als 'Eigenaar' heb je standaard tot alle toepassingen in onFact toegang. Aan een 'Medewerker' kan je minder toegang verlenen.

Voorbeeld:

In het voorbeeld hierboven zijn de groene sliders apps en onderdelen van onFact waar de medewerker toegang toe heeft; de grijze sliders zijn voor de medewerker niet toegankelijk en ook niet zichtbaar in hun onFact-omgeving. Elke slider kan ingesteld worden op toegang of geen toegang. Secties 'Klanten' en 'Producten' zijn standaard voor iedere gebruiker beschikbaar.

Zodra de nieuwe gebruiker wordt toegevoegd, ontvangt hij/zij een e-mail van onFact met daarin een tijdelijk wachtwoord. Hiermee kan hij/zij inloggen in de onFact-account. Dit wachtwoord kan later gewijzigd worden via ''.

Accountants en support gebruikers

Heb je je boekhouder toestemming gegeven om toegang te krijgen tot jouw onFact-omgeving via zijn ? Dan zal je in deze sectie die toestemming nog moeten bevestigen.

1. Je boekhouder maakt zich een account aan .

2. Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact en kies 'Instellingen bedrijf'.

3. Ga naar 'Gebruikers'.

4. Scroll naar onder; bij 'Accountants en support gebruikers' ga je een 'Externe gebruiker toevoegen'. Klik daarvoor op de groene knop.

Als de connectie geslaagd is, verschijnt de extra gebruiker onderaan bij je gebruikers:

Je boekhouder zal nu volledige toegang tot je onFact-dossier hebben.

onFact voorziet de mogelijkheid om eigen informatievelden aan te maken bij je contacten. In deze velden kan je extra informatie kwijt op contactniveau (leveranciers en/of klanten), die voor jouw bedrijfsvoering belangrijk is.

Aangepaste velden aanmaken

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres in onFact

• Kies 'Instellingen bedrijf'

• Kies in het middenmenu 'Aangepaste velden bij contacten'

• Klik rechtsboven op de groene knop 'Veld toevoegen'

Je zal nu de vorm en mogelijke inhoud van dit veld moeten bepalen.

Kies de invoermethode

Keuze 1: een klein tekstveld. Je kan 1 lijn tekst toevoegen als invoer bij het gemaakte veld. Voorbeeld: aangeven welk lidkaartnummer het contact heeft.

• Naam: Lidkaartnummer

• Invulwaarde: 123456

Keuze 2: een groot tekstveld. Je kan meerdere lijnen tekst toevoegen als invoer bij het gemaakte veld. Voorbeeld: aangeven hoe de klant bij het bedrijf terecht is gekomen.

• Naam: Verwijzing

• Invulwaarde: Contact via beurs Napels, bijzonder interesse in export Italië + connectie haven A.

Keuze 3: selecteer uit opties. Voeg meerdere opties toe die als waarde voor die veld dienen. Voorbeeld: aangeven om welk type klant het gaat bij een bedrijf dat in elektrische steps handelt.

• Naam: Type klant

• Invulwaarde: (keuze uit) Aankoop step, Service step, Huur step

Keuze 4: ja/neen. Via vinkvakje wordt de waarde aan- of uitgevinkt. Voorbeeld: aanduiden of klant nieuwsbrieven en promo wil ontvangen of niet.

• Naam: Nieuwsbrief

• Invulwaarde: vakje aan- of uitgevinkt

Weergeven op documenten

Per aangemaakt veld kan je aangeven of je dit veld op documenten wil tonen of niet. Kies je voor weergeven op documenten, dan verschijnt het veld met zijn waarde onder de tabel met je goederen/diensten.

Weergeven in de klantenfiche

Het gecreëerde veld verschijnt in de klantenfiche, waar de waarde kan aangeduid worden. Het is mogelijk om in het overzicht van klanten via 'Filters' klanten op dit nieuwe veld te filteren:

In onFact maakt een product steeds onderdeel uit van een productgroep. Hoe je een productgroep benoemt en welke producten je er aan koppelt, zal afhankelijk zijn van jouw sector en commerciële activiteiten. Het kan daarbij om specifieke producten gaan, maar ook om meer algemene diensten. Enkele voorbeelden:

Vanuit onFact is het mogelijk om betaalinformatie te exporteren als CODA-bestanden. Deze bestanden kunnen (vaak automatisch) , voor verdere verwerking. CODA-bestanden kunnen vanuit onFact gegenereerd worden voor:

• een kasboek (overzicht van cash transacties)

• afschriften van kredietkaarten (VISA/Mastercard)

• transacties die in onFact worden ingeladen via

Met kan je je onFact-facturen innen via domiciliëring. Twikey is een bedrijf en cloud-platform dat het beheer van mandaten enorm vereenvoudigt. Je kan mandaten voor domiciliëring klaar zetten - je klanten kunnen deze vervolgens online ondertekenen via e-ID, bankkaart of smartphone. Deze mandaten kunnen vervolgens gebruikt worden om openstaande bedragen te innen. Je klant hoeft niet meer naar betaling om te kijken en jij vermijdt laattijdig betaalde facturen.

De Twikey-koppeling activeren

'Twikey' in onFact is een integratie die je eerst moet activeren om te kunnen gebruiken.

Leveringsbonnen activeren

Het gebruik van leveringsbonnen kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

In onFact kan je gebruik maken van enkele extra vrije tekstvelden. Zo kan je meer informatie kwijt op je documenten, op de plaats waar jij ze wil tonen. Er werden vier mogelijkheden voorzien om extra tekst op een document (offerte, factuur, … te tonen):

• Extra tekstveld bovenaan document

• Vrije tekstvelden boven of onder facturatielijn

• Tekstveld 'Meer' onder facturatielijn

Een grootboekrekening is een boekhoudkundige term en duidt op een rekening die bestaat uit een lijst van gelijksoortige uitgaven- en inkomstenposten. In onFact kan je grootboekrekeningen instellen voor je producten of deze toewijzen aan je aan- of verkoopfacturen. Gekoppelde documenten krijgen zo bij het doorsturen naar boekhoudpakketten meteen de gepaste grootboekrekening mee.

De module 'Agenda' kan je gebruiken om medewerkers of taken in te plannen en om je eigen afspraken of taken te beheren.

Agenda activeren en configureren

Om de agenda in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

Kassatickets zijn heel gelijkaardig aan de factuurdocumenten. Het grootste verschil zit hem in het feit dat kassatickets vooral opgemaakt worden aan bv. particulieren waarvoor er geen factuur hoeft opgemaakt te worden.

De kassatickets kunnen parallel gebruikt worden naast de gewone facturen. Je kan ze in onFact ook opnemen in een .

Kassatickets activeren

Het gebruik van kassatickets kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

In onFact is het mogelijk om bv. je hele productenlijst in 1x te updaten in geval van prijswijziging. De meest eenvoudige manier is dan om te werken met een van je producten, gevolgd door een . Hoe gaat dit in zijn werk?

Gegevens exporteren

1. Ga naar Producten. Kies rechtsboven voor de blauwe knop 'Volledige productlijst'.

Onder 'Prospecten' hou je in onFact een overzicht bij van je potentiële klanten. Een prospect kan bijvoorbeeld gelinkt zijn aan een . Zodra er aan een prospect gefactureerd wordt, zet onFact hem/haar om in een 'Klant'.

Prospecten activeren

'Prospecten' is een uitbreiding die je in onFact eerst moet activeren.

• Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

Met een inkooporder kan je vanuit bestellingen plaatsen bij je leverancier. De order kan nadien omgezet worden in een effectieve aankoop (ontvangst factuur).

Inkooporders activeren

'Inkooporders' vind je als een app in onFact. Om ze te activeren, doe je het volgende:

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

Leeggoed activeren

Het gebruik van leeggoed kan geactiveerd worden vanuit de 'Apps en koppelingen'.

1. Navigeer rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

Hoe je eenvoudig een e-mail met een document kan verzenden, lees je in het hoofdstuk ''. In dit iets meer technisch hoofdstuk bekijken we:

-> Volgens welke verzendopties je e-mailberichten vanuit onFact wil verzenden

-> Welke e-mailteksten je in bepaalde e-mails wil gebruiken (bv. begeleidende tekst bij e-mail factuur, bij e-mail offerte, ...)

-> Welke adressen je standaard als cc: en/of bcc: wil instellen

-> Welke e-mailtemplates je in je berichten wil gebruiken (bv. visuele aankleding van je e-mail)

Van zodra de bestanden in de verwerklijst lijst staan, gaat de OCR (Optical Character Recognition) software er mee aan de slag. OCR leest de informatie op de bestanden uit en probeert op die manier je aankoopfactuur te interpreteren.

Tab 'Inkomende aankoopdocumenten'

Klik boven de lijst van documenten op de knop 'Pagina vernieuwen' om te bekijken hoever de OCR staat. Zodra het bestand ingelezen is, worden de letters 'OCR' groen en wordt de blauwe knop 'Verwerken' actief.

Om het aankoopdocument in onFact te verwerken (bv. aan een aankoopcategorie te koppelen of voorraad bij te werken), klik je op de blauwe knop 'Verwerken'.

In het verwerkvenster zie je een voorbeeld van het aankoopdocument met daarnaast informatie over de leverancier. Hier kan je eventueel ontbrekende gegevens aanvullen en indien gewenst, aanvinken dat je de leverancier wil 'Opslaan als nieuwe leverancier'.

Een volgende stap is het invoeren van de aankoopinformatie. Volgende velden zijn daar beschikbaar:

• Type: geef aan of het om een factuur of creditnota gaat. Bij het invoeren van een creditnota gebruik je positieve bedragen; onFact zal deze negatief interpreteren aangezien het om een creditnota gaat.

• Datum: de datum op de factuur.

• Betaaldatum: standaard zal deze op dertig dagen na factuurdatum worden ingesteld. Je kan hier zelf een kortere of langere betaaltermijn invoeren.

Klik op één van de groene knoppen om de volgende documenten te verwerken ('Toevoegen en volgende') of om het detail van je invoer te bekijken ('Toevoegen en bekijken').

Verwerking korting contant/financiële korting

Kent de leverancier je een financiële korting toe? Dan kan je dit ook aangeven in onFact. Klik daarvoor onder 'aankoopcategorie' op de knop '+ Financiële korting invullen'. Extra velden worden getoond waarin je de korting kan invoeren, zoals die wordt weergegeven op de aankoopfactuur. Voorbeeld:

Tab 'Snelle verwerking'

De e-facturen (.xml-bestanden) die je bv. via PEPPOL ontvangt in je verwerklijst, kunnen door onFact meteen 100% worden uitgelezen. Wil je in 1x al deze e-facturen in onFact gaan 'Verwerken' (= 'opslaan' in je lijst van Aankopen'), dan kan je dit doen vanuit de tab 'Snelle verwerking'.

Als onFact een nieuwe leverancier detecteert, zal deze bij de verwerking automatisch worden opgeslagen als nieuwe leverancier.

Vink de te verwerken documenten aan en klik rechtsboven op de blauwe knop 'Acties' om de verwerking te starten. Je aankopen worden dan automatisch verwerkt en toegevoegd in je overzicht van 'Aankopen' van waaruit je ze verder kan opvolgen.

Aankoopcategorieën

Vooraleer aankopen toe te voegen, is het interessant om te denken aan de aankoopcategorieën die je wil gebruiken. Bij het invoeren van je aankopen, zal je ze zo meteen onder de juiste categorie kunnen onderbrengen. Heb je geen nood aan categorieën, gebruik dan de vooraf ingestelde categorie 'Algemene aankopen'.

De 'Aankoopcategorieën' kan je als volgt aanmaken:

• Klik in het linkermenu op 'Aankopen' en ga naar je overzicht van 'Aankopen'

• Bovenaan naast het zoekveld, klik je op de witte knop 'Aankoopcategorieën'

In het voorbeeld hieronder gebruikt men volgende aankoopcategorieën: "Stock: toestellen / Stock: klein materiaal / Magazijn: inrichting / Kantine: verbruiksproducten / Algemene werking: overhead / ..."

In je overzicht van je aankopen zal je op basis van de ingevoerde categorieën ook meer inzicht kunnen krijgen in je aankopen, op basis van periode van-tot:

Om een lijst te ontvangen van je aankoopcategoriëen en de gekoppelde aankopen, kan je je 'Aankopen' in onFact exporteren naar een 'Excel met lijndata'. Dat doe je als volgt:

• Ga naar het overzicht van je 'Aankopen'

• Klik rechtsboven op de blauwe knop 'Acties'

• Kies daar voor een 'Export naar Excel met lijndata'

-> Dit genereert een Excelbestand waarin per aankoop, elke individuele lijn apart is opgenomen. Per lijn wordt ook de in onFact gekoppelde aankoopcategorie vermeld.

Maandelijks budget

Per aankoopcategorie kan je een vooropgesteld maandelijks budget invoeren, zodat je kan bekijken of je binnen de gestelde prognoses blijft wanneer je je aankopen aan de categorieën gaat toewijzen. Bestaande aankoopcategorieën kan je in het overzicht gaan 'Bewerken' (gele knop) en er een budget aan toekennen.

Rode of groene percentages geven in je overzicht van categorieën aan hoe ver je boven of onder het vooropgestelde budget zit, voor de aankopen die je in onFact hebt verwerkt.

Gebruik je stockbeheer (voorraadbeheer)?

Activeer dan eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie.

Als deze producten reeds bestaan in je huidige productenlijst, zullen ze aan je producten gekoppeld worden en op die manier je stockbeheer updaten. Geef je hier aan 10 stuks van product A bij te kopen, dan zal de voorraad van product A ook met 10 stuks omhoog gaan.

Gebruik je grootboekrekeningen?

Activeer dan ook eerst rechtsbovenaan de 'Geavanceerde inputmodus'. Deze knop creëert onder het voorbeeld van het aankoopdocument extra productlijnen, waar je het aankoopdocument verder kan gaan opdelen.

In deze lijnen kan je de producten, hun aantal en prijs invoeren zoals vermeld op de factuur. Je kan ze ook per productlijn toewijzen aan een andere aankoopcategorie. Per product zal je ook een grootboekrekening kunnen toekennen. Is het product al gekend in je Producten? Dan zal het corresponderende grootboekrekeningnummer dat je eerder aan je product toekende, hier worden overgenomen.

Aankoop verwerkt? Lees in de volgende stap hoe je deze kan betalen of koppelen aan een betaling:

Hou eenvoudig je gepresteerde uren bij in onFact en factureer ze. De module 'Tijdsregistratie' kan je gebruiken in combinatie met 'Werkbonnen' of 'Taken', maar kan ook losstaand gebruikt worden.

Tijdsregistratie activeren en configureren

Om tijdsregistratie in onFact te kunnen gebruiken moet je deze uitbreiding eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Planning & Uitvoering kies je 'Tijdsregistratie'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Zodra de module geactiveerd is, verschijnt de gele knop 'Configureren'. Klik er op om extra instellingen in te voeren.

• Specifieke tijden weergeven: activeer deze optie om op je documenten de begin- en eindtijden van je tijdsregistratie weer te geven.

• Nota en naam gebruiker weergeven: activeer deze optie om op je documenten de naam van de gebruiker en een eventuele nota weer te geven.

• Afrondingen tijden: selecteer hier welke afronding je wenst te gebruiken, bv. per gestart kwartier, half uur, uur, ... of geen afronding.

• Gebruikers: om een nieuwe gebruiker toe te voegen aan je personeelsbestand, ga je naar ''. Deze kan je niet rechtstreeks vanuit dit scherm aanmaken. Een bestaande gebruiker kan je gaan 'Bewerken'. Je kan per gebruiker een kostprijs per uur (= interne info) en een factureerbaar uurtarief (= verschijnt op facturen) voor de gepresteerde uren instellen.

Tijdsregistratie gebruiken

Zodra de module geactiveerd is, kan je deze gebruiken. De tijdsregistratie verschijnt in het linkermenu van onFact onder 'Planning & Uitvoering'. Je vindt ze ook via het klok-icoontje in de hoek rechtsboven bij je e-mailadres.

Een tijdsregistratie starten

Je kan in onFact vanuit verschillende plaatsen tijdsregistratie starten: vanuit deze interface, vanuit een taak of vanuit een werkbon. Ongeacht waar je een tijdsregistratie start, vind je alle tijdsregistraties terug onder 'Tijdsregistratie'.

Vanuit de tab 'Mijn tijdsregistraties' kan je via de startknop meteen een tijdsregistratie starten. In dit scherm zal je enkel jouw eigen tijdsregistraties als gebruiker zien.

Afgesloten registraties zie je onderaan. Deze kan je gaan bewerken, of herstarten. Bij herstarten wordt een nieuwe tijdsregistratie aangemaakt, met dezelfde parameters (= de bestaande tijdsregistratie wordt niet op nul gezet). Wens je een tijdsregistratie te wissen, dan kan dat via de rode knop 'Verwijderen'.

Manuele tijdsregistratie aanmaken

Je kan vanuit dit scherm ook manueel een tijdsregistratie toevoegen. Bij het toevoegen van een manuele tijdsregistratie maak je geen gebruik van de stopwatch maar ga je handmatig start- en eindtijd invoeren.

Een tijdsregistratie kan je koppelen aan een klant en aan een project (indien de module '' geactiveerd werd). De nota is een omschrijving van de registratie, die afhankelijk van je instellingen, al dan niet op je facturen zal getoond worden.

Als er reeds een tijdsregistratie loopt voor een andere taak die aan jou was toegewezen, zal onFact een waarschuwing geven:

Klik je toch op de groene knop 'Tijdsregistratie starten voor deze taak', dan wordt een nieuwe tijdsregistratie gestart en de lopende registratie stopgezet.

Tijdsregistraties factureren

Vanuit overzicht tijdsregistraties

In deze tab zie je een overzicht van je nog te factureren tijdsregistraties. Je kan één of meerdere tijdsregistraties aanvinken, om via de blauwe knop 'Acties' om te zetten in een factuur.

Als je de tijdsregistratie hebt toegewezen aan een bepaald project, zal deze factuur ook aan dit project gekoppeld worden. Dat zie je aan de rechterzijde onder 'Klantinformatie'.

Als de tijdsregistratie werd gestart vanuit een werkbon, zal je deze ook zien staan bij 'Mijn tijdsregistraties'.

Staat er aan de linkerzijde van de lijn een kruisje, dan kan je hier over schuiven met de muis en zie je extra info. Mogelijkheden:

• 'Tijdsregistratie gelinkt aan werkbon. Factureer via werkbon'. Dergelijke tijdsregistraties zijn dus niet vanuit dit overzicht factureerbaar, maar worden gefactureerd op basis van de werkbon.

• 'Tijdsregistratie reeds gefactureerd': je kan deze registratie geen twee maal factureren.

• 'Geen klant gelinkt aan deze tijdsregistratie': je kan enkel factureren indien een klant werd aangeduid.