Dagboeken
In de sectie 'Dagboeken' kan je instellingen invoeren met betrekking tot:
- nummering: bewerk de nummeringsstructuur van je contacten, producten en documenten
- je betaalrekeningen: maak financiële dagboeken aan voor bv. je zichtrekening en een kasboek
De eindcijfers van documenten in onFact tellen op (bv. factuur F2021001, F2021002, ...). Elk jaar start deze eindnummering weer vanaf nul, bij de start van het nieuwe boekjaar. Deze startdatum is niet voor elke onderneming dezelfde en kan in deze sectie ingesteld worden. Standaard staat de startdatum op 1 januari. Als dat ook de startdatum van jouw boekjaar is, hoef je hier niets aan te veranderen.
Om deze datum te wijzigen klik je op de gele knop 'Bewerken'. In het bewerkvenster kan je vervolgens de dag en de maand kiezen voor jouw startdatum boekjaar. Klik op 'Opslaan' om je instellingen te bewaren.
In deze sectie kan je de nummering van je klanten, leveranciers en producten bewerken. Klik op de gele knop 'Bewerken' om deze aan te passen.
De nummering bestaat in de standaard opmaak uit letters (bv. 'C' voor 'Customer') en cijfers. In dit voorbeeld staan er 5 cijfers vermeld '(5)'. Je eerste klant zou er dus als volgt uitzien: C00001, gevolgd door C00002, C00003, enz.
Naargelang je eigen wensen zijn er meerdere instellingen mogelijk. Een combinatie als 'PK-(3)' zal bijvoorbeeld een nummer 'PK-001' opleveren. Wanneer je de nummering wijzigt, zal je in het grijze venster rechts meteen een live voorbeeld van je nieuwe nummering zien.
Let op: als je reeds met onFact werkt en tijdens het gebruik beslist om je nummering te wijzigen, zullen bv. voorgaande klanten of producten geen gewijzigde nummering krijgen. De nieuwe nummering zal enkele van toepassing zijn op klanten of producten die je hebt aangemaakt na het wijzigen van de nummeringsstructuur.
Bij de verkoopdagboeken krijg je de keuze om een nieuw verkoopdagboek toe te voegen, of een bestaand verkoopdagboek te bewerken.
- Werk je binnen onFact slechts met één afdeling, dan kan je de nummering gewoon aanpassen in het 'Algemeen' verkoopsdagboek.
- Werk je binnen onFact met verschillende afdelingen die elk een eigen nummering of bv. voorvoegsel hebben, dan kan je een extra dagboek toevoegen met de naam van de afdeling. Op die manier zal je twee nummeringen gaan instellen die naast elkaar lopen.
Klik op de gele knop 'Bewerken' om een dagboek aan te passen.
Je kan indien gewenst de naam van het dagboek wijzigen, bv. in je bedrijfsnaam of de naam van een afdeling.
In dit dagboek kan je de nummering aanpassen van
- offertes
- bestelbonnen
- leveringsbonnen
- kassatickets
- betalingsverzoeken
- facturen
- creditnota's
Voor nummering zijn er twee mogelijkheden:
Als je in het veld met de nummer klikt, verschijnt er een drop-down menu:
Je kan een keuze maken uit één van de vooraf ingestelde nummeringen.
Klik je op de knop 'Aangepaste nummering gebruiken', dan zal je nummering op een andere manier worden weergegeven. Bij de eerste drie documenttypes hieronder werd er geklikt op 'Aangepaste nummering gebruiken':
Via deze optie kan je de nummering zelf verder gaan aanpassen op basis van een combinatie van 'tags'. De beschikbare tags vind je bovenaan achter de knop 'I - Tags' en zal openen als een pop-up venster:
Met de beschikbare tags kan je eigen combinaties aanmaken voor nummering. Voorbeelden:
Combinatie tags | Visueel resultaat nummering | Betekenis |
O%Y%m(3) | O202103001 | Offerte, boekjaar in 4 cijfers, maand in 2 cijfers, 3-cijferig volgnummer |
FAC%bh(4) | F22-0001 | Factuur, hoogste boekjaar in 2 cijfers, koppelteken, 4-cijferig volgnummer |
Het gebruik van aankoopdagboeken is vergelijkbaar aan deze van verkoopdagboeken; voor nummering zie hoofdstuk hierboven.
In de sectie 'Aankoopdagboeken' kan je de nummering aanpassen van
- aankoopborderellen
- inkooporders
Onder deze sectie verschijnen de rekeningen waarop betalingen toekomen. Dit kan zowel een IBAN-formaat zijn, als bv. een kasboek voor de ontvangsten van kassatickets.
In dit deel van onFact maak je de financiële rekeningen aan. Om per rekening je transacties in onFact te bekijken, ga je naar 'Betalingen'. Hier kan je via de blauwe knop 'Bekijken' alle transacties per rekening bekijken.
Er zijn drie manieren waarop hier rekeningen als dagboeken kunnen vermeld worden.
Als je werkt met een online betaalprovider zal er een extra dagboek aangemaakt worden waarin de betalingen van deze provider terechtkomen.
Zijn je rekeninggegevens gekoppeld via bv. Ponto, dan zullen je gekoppelde rekeningen automatisch worden opgehaald in onFact. Ze worden aangemaakt als apart dagboek.
Zijn er ook contante kassa-ontvangsten, dan kunnen die in een kasboek verwerkt worden. Een kasboek moet je als Financieel dagboek handmatig gaan toevoegen. Klik daarvoor op de groene knop 'Financieel dagboek toevoegen'. Er opent zich een venster waar gevraagd wordt naar een naam en een eventueel IBAN nummer.
Voor de invoer van een kasboek kan de naam vrij gekozen worden (bv. kasboek, kassa, ...). Het veld 'IBAN' kan leeg gelaten worden. Klik op 'Toevoegen' om deze rekening aan je financiële dagboeken toe te voegen.