Documentatie
onFact.NL
onFact.NL
  • Welkom
  • Tutorial 1: start met de basis
    • 1. Account aanmaken
    • 2. Klant aanmaken
    • 3. Product/dienst aanmaken
    • 4. Factuur aanmaken
    • 5. Lay-out instellen
    • 6. Betalingsopvolging
    • 7. Aan de slag met onFact
  • Tutorial 2: automatiseer en win tijd
  • Tutorial 3: verwerk je aankopen
  • Basismodules
  • Klanten
  • Producten
    • Hoe kan ik mijn productlijst updaten (bv. prijswijzigingen)?
  • Offertes
  • Facturen
  • Creditnota's
  • Betalingen
    • Inkomende betalingen
    • Uitgaande betalingen (aankopen)
  • Apps - Uitbreidingen
    • ! Apps en koppelingen activeren
      • Zijn alle apps en koppelingen in onFact gratis?
    • Abonnementen (periodieke facturen)
    • Aankoopborderellen
    • Aankopen
      • Kan je de productwinstmarge invoeren om verkoopprijs automatisch te berekenen?
      • Kan ik vlot papieren documenten invoeren voor verwerking?
    • Agenda
    • Andere munteenheden
    • Anderstalige klanten
    • Barcode scanner
    • Betalingsverzoeken
    • Bestelbonnen
    • Climapulse
    • Datumselectie per lijn
    • Extra tekstvelden
      • Hoe kan ik (een) tussentitel(s) invoegen in documenten?
    • Grootboekrekeningen
    • Inkooporders
    • Kassatickets
    • Kortingen
    • Leeggoed
    • Leveringsadressen
    • Leveringsbonnen
    • Leveringsdatum
    • Maateenheden
    • MailChimp
    • Offerteaanvragen
    • Orderreferentie
    • Periodieke onderhouden
    • Productfoto
    • Projecten
    • Prospecten
    • Samengestelde producten
    • Staffelprijzen
    • Standaard e-mails
    • Stockbeheer (voorraadbeheer)
    • Taken
    • Tijdsregistratie
    • Twikey
    • Werfadressen
    • Werkbonnen
  • Instellingen
    • Dashboard
    • Persoonlijke instellingen
      • Hoe kan ik mijn login e-mailadres aanpassen?
    • Mijn abonnement
      • Mijn bedrijfsvorm is gewijzigd, wat nu?
      • Beveel onFact aan
    • Bedrijfsinformatie
    • Standaardwaarden
    • E-mailinstellingen
      • Verzendopties
        • Via algemeen onFact-adres
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 1)
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)
        • Verzenden via Google
        • Verzenden via Microsoft
        • Verzenden via SMTP
      • E-mailteksten
      • Standaard CC en BCC
      • E-mailtemplates
    • Bijlagen
      • Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen?
    • Dagboeken
    • Automatische betaalherinneringen
    • Gebruikers
    • Aangepaste velden bij contacten
    • Wettelijke vermeldingen
    • GDPR
    • Gegevens importeren
      • Hoe kan ik mijn bestaande klanten, producten, facturen, ... naar onFact migreren?
      • Hoe maak ik een CSV bestand?
    • Thema
    • Nummering
      • Kan ik mijn eigen productnummers gebruiken in onFact?
      • Mijn laatste factuur had nr.115, hoe kan ik in onFact starten met factuur nr. 116?
    • Support
  • Koppelingen
    • Koppeling met de bank
      • Ponto
    • Koppeling met de boekhouder
      • Basecone
      • ExactOnline
        • Foutcodes
      • Lyanthe
      • SnelStart
      • Twinfield
      • Venice / Unit4
      • Yuki
      • Zenvoices
    • Koppeling voor online betaling
      • Mollie
        • Mollie betaalterminal
        • Mollie QR code op factuur
      • SEPA EPC QR
    • Koppeling met een webshop
      • Shopify
        • Btw-nummers in Shopify
      • WooCommerce
    • Back-up & synchronisatie
      • onFact Drive
      • OneDrive
      • Google Drive
      • DropBox
      • SFTP (eigen server)
  • Overige functies
    • PEPPOL
      • Aanmelding & verificatie PEPPOL
      • Verzenden via PEPPOL
      • Ontvangen via PEPPOL
    • API
    • Btw-nummer opzoeken
    • Filters
      • Hoe maak ik een extra kolom in overzicht documenten?
      • Hoe zie ik welke documenten ik al doorgestuurd heb naar de boekhouder?
    • Gegevens exporteren
    • Mobiele app
    • Online ondertekenen
    • Rapporten
    • Tags
    • Verwerklijsten
    • Verzending via e-mail
      • Mijn verzonden e-mail komt niet aan of komt in SPAM terecht?
    • Verzending via post
  • TEMPLATES onFact
    • Gebruik van templates in onFact
      • Hoe verander ik de standaard volgorde van mijn templates?
    • Templates afstemmen op je huisstijl
      • Documenttemplates
        • Hoe kan ik een tweede rekeningnummer op mijn documenten plaatsen?
      • E-mailtemplates
        • Hoe kan ik een logo toevoegen aan mijn uitgaande e-mails?
      • Templates aanpassen via interne code
  • VEELGESTELDE VRAGEN (F.A.Q.)
    • Overzicht veelgestelde vragen
Powered by GitBook
On this page
  • Instellingen boekjaar
  • Opmaak nummering contacten en producten
  • Verkoopdagboeken
  • Keuze uit drop-down menu
  • Keuze via aangepaste nummering gebruiken
  • Aankoopdagboeken
  • Financieel dagboek
  • Koppeling met online betalingen
  • Koppeling met bank
  • Handmatige invoer

Was this helpful?

Export as PDF
  1. Instellingen

Dagboeken

PreviousHoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen?NextAutomatische betaalherinneringen

Last updated 3 years ago

Was this helpful?

In de sectie 'Dagboeken' kan je instellingen invoeren met betrekking tot:

  • nummering: bewerk de nummeringsstructuur van je contacten, producten en documenten

  • je betaalrekeningen: maak financiële dagboeken aan voor bv. je zichtrekening en een kasboek

Instellingen boekjaar

De eindcijfers van documenten in onFact tellen op (bv. factuur F2021001, F2021002, ...). Elk jaar start deze eindnummering weer vanaf nul, bij de start van het nieuwe boekjaar. Deze startdatum is niet voor elke onderneming dezelfde en kan in deze sectie ingesteld worden. Standaard staat de startdatum op 1 januari. Als dat ook de startdatum van jouw boekjaar is, hoef je hier niets aan te veranderen.

Om deze datum te wijzigen klik je op de gele knop 'Bewerken'. In het bewerkvenster kan je vervolgens de dag en de maand kiezen voor jouw startdatum boekjaar. Klik op 'Opslaan' om je instellingen te bewaren.

Opmaak nummering contacten en producten

In deze sectie kan je de nummering van je klanten, leveranciers en producten bewerken. Klik op de gele knop 'Bewerken' om deze aan te passen.

De nummering bestaat in de standaard opmaak uit letters (bv. 'C' voor 'Customer') en cijfers. In dit voorbeeld staan er 5 cijfers vermeld '(5)'. Je eerste klant zou er dus als volgt uitzien: C00001, gevolgd door C00002, C00003, enz.

Naargelang je eigen wensen zijn er meerdere instellingen mogelijk. Een combinatie als 'PK-(3)' zal bijvoorbeeld een nummer 'PK-001' opleveren. Wanneer je de nummering wijzigt, zal je in het grijze venster rechts meteen een live voorbeeld van je nieuwe nummering zien.

Let op: als je reeds met onFact werkt en tijdens het gebruik beslist om je nummering te wijzigen, zullen bv. voorgaande klanten of producten geen gewijzigde nummering krijgen. De nieuwe nummering zal enkele van toepassing zijn op klanten of producten die je hebt aangemaakt na het wijzigen van de nummeringsstructuur.

Verkoopdagboeken

Bij de verkoopdagboeken krijg je de keuze om een nieuw verkoopdagboek toe te voegen, of een bestaand verkoopdagboek te bewerken.

  • Werk je binnen onFact slechts met één afdeling, dan kan je de nummering gewoon aanpassen in het 'Algemeen' verkoopsdagboek.

  • Werk je binnen onFact met verschillende afdelingen die elk een eigen nummering of bv. voorvoegsel hebben, dan kan je een extra dagboek toevoegen met de naam van de afdeling. Op die manier zal je twee nummeringen gaan instellen die naast elkaar lopen.

Klik op de gele knop 'Bewerken' om een dagboek aan te passen.

Je kan indien gewenst de naam van het dagboek wijzigen, bv. in je bedrijfsnaam of de naam van een afdeling.

In dit dagboek kan je de nummering aanpassen van

  • offertes

  • bestelbonnen

  • leveringsbonnen

  • kassatickets

  • betalingsverzoeken

  • facturen

  • creditnota's

Voor nummering zijn er twee mogelijkheden:

Keuze uit drop-down menu

Als je in het veld met de nummer klikt, verschijnt er een drop-down menu:

Je kan een keuze maken uit één van de vooraf ingestelde nummeringen.

Keuze via aangepaste nummering gebruiken

Klik je op de knop 'Aangepaste nummering gebruiken', dan zal je nummering op een andere manier worden weergegeven. Bij de eerste drie documenttypes hieronder werd er geklikt op 'Aangepaste nummering gebruiken':

Via deze optie kan je de nummering zelf verder gaan aanpassen op basis van een combinatie van 'tags'. De beschikbare tags vind je bovenaan achter de knop 'I - Tags' en zal openen als een pop-up venster:

Met de beschikbare tags kan je eigen combinaties aanmaken voor nummering. Voorbeelden:

Combinatie tags

Visueel resultaat nummering

Betekenis

O%Y%m(3)

O202103001

Offerte, boekjaar in 4 cijfers, maand in 2 cijfers, 3-cijferig volgnummer

FAC%bh(4)

F22-0001

Factuur, hoogste boekjaar in 2 cijfers, koppelteken, 4-cijferig volgnummer

Aankoopdagboeken

Het gebruik van aankoopdagboeken is vergelijkbaar aan deze van verkoopdagboeken; voor nummering zie hoofdstuk hierboven.

In de sectie 'Aankoopdagboeken' kan je de nummering aanpassen van

  • aankoopborderellen

  • inkooporders

Financieel dagboek

Onder deze sectie verschijnen de rekeningen waarop betalingen toekomen. Dit kan zowel een IBAN-formaat zijn, als bv. een kasboek voor de ontvangsten van kassatickets.

In dit deel van onFact maak je de financiële rekeningen aan. Om per rekening je transacties in onFact te bekijken, ga je naar 'Betalingen'. Hier kan je via de blauwe knop 'Bekijken' alle transacties per rekening bekijken.

Er zijn drie manieren waarop hier rekeningen als dagboeken kunnen vermeld worden.

Koppeling met online betalingen

Als je werkt met een online betaalprovider zal er een extra dagboek aangemaakt worden waarin de betalingen van deze provider terechtkomen.

Koppeling met bank

Zijn je rekeninggegevens gekoppeld via bv. Ponto, dan zullen je gekoppelde rekeningen automatisch worden opgehaald in onFact. Ze worden aangemaakt als apart dagboek.

Handmatige invoer

Zijn er ook contante kassa-ontvangsten, dan kunnen die in een kasboek verwerkt worden. Een kasboek moet je als Financieel dagboek handmatig gaan toevoegen. Klik daarvoor op de groene knop 'Financieel dagboek toevoegen'. Er opent zich een venster waar gevraagd wordt naar een naam en een eventueel IBAN nummer.

Voor de invoer van een kasboek kan de naam vrij gekozen worden (bv. kasboek, kassa, ...). Het veld 'IBAN' kan leeg gelaten worden. Klik op 'Toevoegen' om deze rekening aan je financiële dagboeken toe te voegen.