Documentatie
onFact.NL
onFact.NL
  • Welkom
  • Tutorial 1: start met de basis
    • 1. Account aanmaken
    • 2. Klant aanmaken
    • 3. Product/dienst aanmaken
    • 4. Factuur aanmaken
    • 5. Lay-out instellen
    • 6. Betalingsopvolging
    • 7. Aan de slag met onFact
  • Tutorial 2: automatiseer en win tijd
  • Tutorial 3: verwerk je aankopen
  • Basismodules
  • Klanten
  • Producten
    • Hoe kan ik mijn productlijst updaten (bv. prijswijzigingen)?
  • Offertes
  • Facturen
  • Creditnota's
  • Betalingen
    • Inkomende betalingen
    • Uitgaande betalingen (aankopen)
  • Apps - Uitbreidingen
    • ! Apps en koppelingen activeren
      • Zijn alle apps en koppelingen in onFact gratis?
    • Abonnementen (periodieke facturen)
    • Aankoopborderellen
    • Aankopen
      • Kan je de productwinstmarge invoeren om verkoopprijs automatisch te berekenen?
      • Kan ik vlot papieren documenten invoeren voor verwerking?
    • Agenda
    • Andere munteenheden
    • Anderstalige klanten
    • Barcode scanner
    • Betalingsverzoeken
    • Bestelbonnen
    • Climapulse
    • Datumselectie per lijn
    • Extra tekstvelden
      • Hoe kan ik (een) tussentitel(s) invoegen in documenten?
    • Grootboekrekeningen
    • Inkooporders
    • Kassatickets
    • Kortingen
    • Leeggoed
    • Leveringsadressen
    • Leveringsbonnen
    • Leveringsdatum
    • Maateenheden
    • MailChimp
    • Offerteaanvragen
    • Orderreferentie
    • Periodieke onderhouden
    • Productfoto
    • Projecten
    • Prospecten
    • Samengestelde producten
    • Staffelprijzen
    • Standaard e-mails
    • Stockbeheer (voorraadbeheer)
    • Taken
    • Tijdsregistratie
    • Twikey
    • Werfadressen
    • Werkbonnen
  • Instellingen
    • Dashboard
    • Persoonlijke instellingen
      • Hoe kan ik mijn login e-mailadres aanpassen?
    • Mijn abonnement
      • Mijn bedrijfsvorm is gewijzigd, wat nu?
      • Beveel onFact aan
    • Bedrijfsinformatie
    • Standaardwaarden
    • E-mailinstellingen
      • Verzendopties
        • Via algemeen onFact-adres
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 1)
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)
        • Verzenden via Google
        • Verzenden via Microsoft
        • Verzenden via SMTP
      • E-mailteksten
      • Standaard CC en BCC
      • E-mailtemplates
    • Bijlagen
      • Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen?
    • Dagboeken
    • Automatische betaalherinneringen
    • Gebruikers
    • Aangepaste velden bij contacten
    • Wettelijke vermeldingen
    • GDPR
    • Gegevens importeren
      • Hoe kan ik mijn bestaande klanten, producten, facturen, ... naar onFact migreren?
      • Hoe maak ik een CSV bestand?
    • Thema
    • Nummering
      • Kan ik mijn eigen productnummers gebruiken in onFact?
      • Mijn laatste factuur had nr.115, hoe kan ik in onFact starten met factuur nr. 116?
    • Support
  • Koppelingen
    • Koppeling met de bank
      • Ponto
    • Koppeling met de boekhouder
      • Basecone
      • ExactOnline
        • Foutcodes
      • Lyanthe
      • SnelStart
      • Twinfield
      • Venice / Unit4
      • Yuki
      • Zenvoices
    • Koppeling voor online betaling
      • Mollie
        • Mollie betaalterminal
        • Mollie QR code op factuur
      • SEPA EPC QR
    • Koppeling met een webshop
      • Shopify
        • Btw-nummers in Shopify
      • WooCommerce
    • Back-up & synchronisatie
      • onFact Drive
      • OneDrive
      • Google Drive
      • DropBox
      • SFTP (eigen server)
  • Overige functies
    • PEPPOL
      • Aanmelding & verificatie PEPPOL
      • Verzenden via PEPPOL
      • Ontvangen via PEPPOL
    • API
    • Btw-nummer opzoeken
    • Filters
      • Hoe maak ik een extra kolom in overzicht documenten?
      • Hoe zie ik welke documenten ik al doorgestuurd heb naar de boekhouder?
    • Gegevens exporteren
    • Mobiele app
    • Online ondertekenen
    • Rapporten
    • Tags
    • Verwerklijsten
    • Verzending via e-mail
      • Mijn verzonden e-mail komt niet aan of komt in SPAM terecht?
    • Verzending via post
  • TEMPLATES onFact
    • Gebruik van templates in onFact
      • Hoe verander ik de standaard volgorde van mijn templates?
    • Templates afstemmen op je huisstijl
      • Documenttemplates
        • Hoe kan ik een tweede rekeningnummer op mijn documenten plaatsen?
      • E-mailtemplates
        • Hoe kan ik een logo toevoegen aan mijn uitgaande e-mails?
      • Templates aanpassen via interne code
  • VEELGESTELDE VRAGEN (F.A.Q.)
    • Overzicht veelgestelde vragen
Powered by GitBook
On this page
  • Bijlagen op bedrijfsniveau
  • Instellingen bijlagen
  • Algemene voorwaarden
  • Algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina in de PDF van een document
  • Algemene voorwaarden als aparte bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document
  • Algemene voorwaarden als extra tekst onderaan een document
  • Overige bijlagen
  • Bijlagen bij documenten
  • Bijlage bij document verzenden

Was this helpful?

Export as PDF
  1. Instellingen

Bijlagen

PreviousE-mailtemplatesNextHoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen?

Last updated 3 years ago

Was this helpful?

Bijlagen op bedrijfsniveau

In onFact kan je meerdere bijlagen uploaden om samen met je e-mails te verzenden. De meest voorkomende bijlage is het overzicht van algemene (verkoops)voorwaarden. Deze bijlagen kunnen als afzonderlijk bestand meegestuurd worden, of geïntegreerd worden in een bestand (bv. factuur of offerte) als eerste of laatste pagina(s).

Andere voorbeelden van bijlagen zijn bv. een opgemaakt voorblad van een offerte, een korte voorstelling van je bedrijf, ...

Instellingen bijlagen

Bovenaan het overzichtsvenster van de bijlagen kan je aanduiden hoe je de specifieke bijlage die je wil doormailen, aanbiedt in de e-mail.

Standaard zal je het document zowel als PDF-bestand en als UBL document kunnen aanbieden.

UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het vervat je documentgegevens in een xml-bestand, dat door een computer snel kan verwerkt worden. Een boekhoudprogramma kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. je factuur) verwerken. Lees hier meer over het gebruik van UBL-bestanden.

Je kan er bovendien ook voor kiezen om al je opgeladen bijlagen, standaard aangevinkt te hebben voor het mee verzenden bij elke e-mail.

Je kan dit echter ook wijzigen, door op de gele knop 'Bewerken' te klikken. Je kan de instellingen dan aan- of uitvinken en 'Opslaan'.

Algemene voorwaarden

Er zijn drie methodes om algemene voorwaarden toe te voegen:

  • Als eerste of laatste pagina in de PDF van een document (bv. factuur)

  • Als aparte extra bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document (bv. offerte)

  • Als extra tekst onderaan een document, geschikt voor zeer korte voorwaarden

Algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina in de PDF van een document

Om de algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina toe te voegen in een bepaald document (bv. als laatste pagina in factuurdocument) volg je de volgende stappen:

  • Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'

  • Selecteer het tabblad 'Bijlagen'

  • Scroll naar de sectie 'Algemene voorwaarden' en klik daar op de groene knop 'Bijlage uploaden'

  • Selecteer het bestand dat je wil uploaden

Selecteer je een PDF-bestand, dan kan dit samengevoegd worden met een te verzenden document (bv. factuur of offerte). De PDF-pagina(s) vormen vooraan of achteraan één document met de factuur of offerte. Selecteer je een Word-bestand, dan zal samenvoegen niet mogelijk zijn en wordt de bijlage als apart bestand mee verzonden.

Als de bijlage geüpload is, kan je in het overzicht via de gele knop 'Instellingen' bepalen of het bestand al dan niet moet samengevoegd worden met een ander document, en zo ja, op welke manier (bv. achteraan een factuur, als eerste pagina aan een offerte, ...).

De algemene voorwaarden zullen nu voor of na elk document ingevoegd worden, zoals door jou bepaald.

Algemene voorwaarden als aparte bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document

Om de algemene voorwaarden als aparte bijlage toe te voegen in een e-mail volg je de volgende stappen:

Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf' en selecteer het tabblad 'Bijlagen'. Klik op de groene knop 'Bijlagen uploaden'. Selecteer het bestand (PDF- of Word-bestand) dat je wil uploaden.

Als de bijlage geüpload is, kan je in het overzicht via de gele knop 'Instellingen' aangeven of je het document bijvoorbeeld standaard als bijlage in een e-mail wil verzenden.

De algemene voorwaarden zullen aan elke e-mail worden toegevoegd als aparte bijlage.

Algemene voorwaarden als extra tekst onderaan een document

Overige bijlagen

Naast de algemene voorwaarden is het zeker ook mogelijk om andere relevante bijlagen toe te voegen. In het voorbeeld hieronder laadt de klant, een telecombedrijf, bijvoorbeeld een PDF-document op met daarin informatie m.b.t. de start van installatiewerken. Ook deze bijlagen kan je al dan niet invoegen voor/na een document, of mee verzenden als aparte bijlage aan een e-mail.

Bijlagen bij documenten

Naast de algemene voorwaarden is het ook mogelijk om relevante bijlagen rechtstreeks aan een document (factuur, offerte, ...) toe te voegen. Voorbeelden zijn bv. een timesheet bij een factuur, een productcatalogus bij een offerte, ...

Om een bijlage op te laden en mee te verzenden bij een bepaald document, ga je naar het samenvattingscherm van je document (offerte, factuur, leveringsbon, ...). Aan de linkerzijde zie je een tab 'Bijlagen'.

In deze tab kan je nu de specifieke bijlage die je wil toevoegen, opladen, door ze rechtstreeks in de uploadkader te slepen.

De opgeladen bijlage verschijnt nu in de lijst: via de gele knop 'Configureren' kan je aangeven hoe je deze wil mee verzenden met de factuur. bv. gewoon als een bijlage aan de e-mail, of samengevoegd met de factuur.

Bijlage bij document verzenden

Ga opnieuw naar de tab 'Samenvatting (document)'. Klik daar op 'Verzenden via e-mail', of als deze knop niet meteen zichtbaar is, naar de blauwe knop 'Acties' en van daaruit 'Verzenden via e-mail'.

Afhankelijk van hoe deze bijlage werd ingesteld (zie gele knop 'Configureren' hierboven), zal de ontvanger nu de extra bijlage ontvangen als bijlage aan de e-mail, of als eerste/laatste pagina van de factuur die hem in e-mail is toegezonden.

Het is ook mogelijk om algemene voorwaarden toe te voegen onderaan een document. Dit is echter enkel geschikt voor korte voorwaarden aangezien de voorwaarden anders steeds gesplitst worden op meerdere pagina's. Deze voorwaarden toevoegen doe je in het onderschrift. hoe je het standaard onderschrift voor je documenten kan aanpassen.

Lees hier