Documentatie
onFact.NL
onFact.NL
  • Welkom
  • Tutorial 1: start met de basis
    • 1. Account aanmaken
    • 2. Klant aanmaken
    • 3. Product/dienst aanmaken
    • 4. Factuur aanmaken
    • 5. Lay-out instellen
    • 6. Betalingsopvolging
    • 7. Aan de slag met onFact
  • Tutorial 2: automatiseer en win tijd
  • Tutorial 3: verwerk je aankopen
  • Basismodules
  • Klanten
  • Producten
    • Hoe kan ik mijn productlijst updaten (bv. prijswijzigingen)?
  • Offertes
  • Facturen
  • Creditnota's
  • Betalingen
    • Inkomende betalingen
    • Uitgaande betalingen (aankopen)
  • Apps - Uitbreidingen
    • ! Apps en koppelingen activeren
      • Zijn alle apps en koppelingen in onFact gratis?
    • Abonnementen (periodieke facturen)
    • Aankoopborderellen
    • Aankopen
      • Kan je de productwinstmarge invoeren om verkoopprijs automatisch te berekenen?
      • Kan ik vlot papieren documenten invoeren voor verwerking?
    • Agenda
    • Andere munteenheden
    • Anderstalige klanten
    • Barcode scanner
    • Betalingsverzoeken
    • Bestelbonnen
    • Climapulse
    • Datumselectie per lijn
    • Extra tekstvelden
      • Hoe kan ik (een) tussentitel(s) invoegen in documenten?
    • Grootboekrekeningen
    • Inkooporders
    • Kassatickets
    • Kortingen
    • Leeggoed
    • Leveringsadressen
    • Leveringsbonnen
    • Leveringsdatum
    • Maateenheden
    • MailChimp
    • Offerteaanvragen
    • Orderreferentie
    • Periodieke onderhouden
    • Productfoto
    • Projecten
    • Prospecten
    • Samengestelde producten
    • Staffelprijzen
    • Standaard e-mails
    • Stockbeheer (voorraadbeheer)
    • Taken
    • Tijdsregistratie
    • Twikey
    • Werfadressen
    • Werkbonnen
  • Instellingen
    • Dashboard
    • Persoonlijke instellingen
      • Hoe kan ik mijn login e-mailadres aanpassen?
    • Mijn abonnement
      • Mijn bedrijfsvorm is gewijzigd, wat nu?
      • Beveel onFact aan
    • Bedrijfsinformatie
    • Standaardwaarden
    • E-mailinstellingen
      • Verzendopties
        • Via algemeen onFact-adres
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 1)
        • Via e-mailadres eigen domeinnaam (server 2)
        • Verzenden via Google
        • Verzenden via Microsoft
        • Verzenden via SMTP
      • E-mailteksten
      • Standaard CC en BCC
      • E-mailtemplates
    • Bijlagen
      • Hoe kan ik mijn algemene voorwaarden toevoegen?
    • Dagboeken
    • Automatische betaalherinneringen
    • Gebruikers
    • Aangepaste velden bij contacten
    • Wettelijke vermeldingen
    • GDPR
    • Gegevens importeren
      • Hoe kan ik mijn bestaande klanten, producten, facturen, ... naar onFact migreren?
      • Hoe maak ik een CSV bestand?
    • Thema
    • Nummering
      • Kan ik mijn eigen productnummers gebruiken in onFact?
      • Mijn laatste factuur had nr.115, hoe kan ik in onFact starten met factuur nr. 116?
    • Support
  • Koppelingen
    • Koppeling met de bank
      • Ponto
    • Koppeling met de boekhouder
      • Basecone
      • ExactOnline
        • Foutcodes
      • Lyanthe
      • SnelStart
      • Twinfield
      • Venice / Unit4
      • Yuki
      • Zenvoices
    • Koppeling voor online betaling
      • Mollie
        • Mollie betaalterminal
        • Mollie QR code op factuur
      • SEPA EPC QR
    • Koppeling met een webshop
      • Shopify
        • Btw-nummers in Shopify
      • WooCommerce
    • Back-up & synchronisatie
      • onFact Drive
      • OneDrive
      • Google Drive
      • DropBox
      • SFTP (eigen server)
  • Overige functies
    • PEPPOL
      • Aanmelding & verificatie PEPPOL
      • Verzenden via PEPPOL
      • Ontvangen via PEPPOL
    • API
    • Btw-nummer opzoeken
    • Filters
      • Hoe maak ik een extra kolom in overzicht documenten?
      • Hoe zie ik welke documenten ik al doorgestuurd heb naar de boekhouder?
    • Gegevens exporteren
    • Mobiele app
    • Online ondertekenen
    • Rapporten
    • Tags
    • Verwerklijsten
    • Verzending via e-mail
      • Mijn verzonden e-mail komt niet aan of komt in SPAM terecht?
    • Verzending via post
  • TEMPLATES onFact
    • Gebruik van templates in onFact
      • Hoe verander ik de standaard volgorde van mijn templates?
    • Templates afstemmen op je huisstijl
      • Documenttemplates
        • Hoe kan ik een tweede rekeningnummer op mijn documenten plaatsen?
      • E-mailtemplates
        • Hoe kan ik een logo toevoegen aan mijn uitgaande e-mails?
      • Templates aanpassen via interne code
  • VEELGESTELDE VRAGEN (F.A.Q.)
    • Overzicht veelgestelde vragen
Powered by GitBook
On this page
  • Offerteaanvragen activeren
  • Offerteaanvragen opstarten in onFact
  • Methode 1: offerteaanvraag doorsturen naar onFact
  • Methode 2: offerteaanvraag aanmaken vanuit onFact
  • Offerteaanvraag opvolgen
  • Notitie toevoegen
  • Antwoorden op bericht
  • Offerte aanmaken
  • Offerte verzenden
  • Beheer offerteaanvragen
  • Status van de offerteaanvraag
  • Offerteaanvraag verwijderen
  • Geavanceerde instellingen

Was this helpful?

Export as PDF
  1. Apps - Uitbreidingen

Offerteaanvragen

PreviousMailChimpNextOrderreferentie

Last updated 2 months ago

Was this helpful?

Verzamel al je offerteaanvragen van potentiële klanten in onFact, maak prospecten aan en volg het offertetraject op van aanvraag tot aanvaarding.

Offerteaanvragen activeren

Om je offerteaanvragen in onFact te kunnen beheren moet je deze uitbreiding eerst activeren.

  1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

  2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

  3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. klanten kies je 'Offerteaanvragen'; klik op de groene knop 'Activeren'.

De instellingen achter de gele knop 'Configureren' die nu zichtbaar wordt, .

Offerteaanvragen opstarten in onFact

In het linkermenu van onFact is onder de sectie 'Verkoop' een nieuw onderdeel 'Offerteaanvragen' verschenen. Bovenaan deze pagina zie je jouw specifieke e-mailadres waar je offerteaanvragen kan naar doorsturen (voorbeeld 'starcomm-492@proposals.onfact.nl').

Methode 1: offerteaanvraag doorsturen naar onFact

Offerteaanvragen die je ontvangt in je eigen (bedrijfs)mailbox, kan je eenvoudigweg doorsturen naar dit specifieke e-mailadres in onFact. Ze verschijnen dan in de lijst met ontvangen aanvragen:

TIP: wil je snel reageren? Stel dan een automatische e-mailforward in vanuit je eigen mailbox naar dit onFact-adres. Zo komen de aanvragen meteen in onFact terecht en kan je ze snel beantwoorden.

Methode 2: offerteaanvraag aanmaken vanuit onFact

Het is ook mogelijk om vanuit onFact zelf een offerteaanvraag toe te voegen, bv. naar aanleiding van een telefoongesprek met een klant. Klik daarvoor op de groene knop rechtsboven '+ Offerteaanvraag toevoegen'.

Offerteaanvraag opvolgen

Een offerteaanvraag kan er als volgt uit zien:

Onder de naam van de aanvrager krijg je de mogelijkheid

  • een nieuwe prospect aan te maken: dit opent een pop-up venster om contactgegevens aan te vullen. Deze fiche komt terecht in je lijst van 'Prospecten' in het linkermenu van onFact (onder 'Contacten')

  • te koppelen met een bestaande klant of prospect: van hieruit kan je linken met een bestaande klant- of prospectfiche.

Een 'prospect' wordt automatisch een 'klant' zodra een factuur aan deze prospect wordt opgemaakt.

Notitie toevoegen

Via de gele knop 'Notitie toevoegen' onder de berichten kan je een interne aanvulling opslaan. Deze notitie gaat niet naar de klant en is enkel zichtbaar in de onFact interface.

Antwoorden op bericht

Je kan reageren op een offerteaanvraag via de groene knop 'Antwoorden op bericht'. Een e-mailvenster zal openen met een vrij tekstveld. In dit venster kan je ook bijlagen toevoegen.

De e-mail wordt verzonden naar de klant/prospect en toegevoegd aan het conversatievenster:

Offerte aanmaken

Dit opent een nieuwe offerte. Klant-/prospectgegevens worden automatisch overgenomen en de offerte wordt gelinkt aan de klanten- of prospectenfiche.

Offerte verzenden

In het samenvattingsvenster van de offerte verschijnt bovenaan een gele knop 'Verzenden via de offerteaanvraag'.

Als je die verzendmethode kiest, wordt de offerte vanuit de offerteaanvraag verzonden. Een e-mailvenster wordt geopend met daarin een standaard e-mailbericht.

Na verzending verschijnen de e-mailtekst en offerte in het conversatievenster. In de tijdlijn zie je dat de offerte aangemaakt en verzonden werd.

Je kan de offerte ook verzenden vanuit de 'Offertes' sectie. In dat geval kan je gebruik maken van je eigen e-mailinstellingen en een e-mailtemplate. Een eventueel antwoord van de klant/prospect komt dan echter niet automatisch in het conversatievenster van de offerteaanvraag terecht.

Beheer offerteaanvragen

Status van de offerteaanvraag

In het overzichtsscherm van je aanvragen kunnen zeven verschillende statussen verschijnen m.b.t. je offerteaanvragen:

  • ontvangen

  • beantwoord

  • offerte aangemaakt

  • offerte verzonden

  • offerte aanvaard

  • offerte geweigerd

  • geannuleerd

Offerteaanvraag verwijderen

Via de blauwe knop 'Acties', bij de Tijdlijn van de offerteaanvraag, kan je een offerteaanvraag markeren als 'Geannuleerd' (het is bv. niet langer wenselijk dat je een offerte aanmaakt) of de offerteaanvraag volledig verwijderen.

Geavanceerde instellingen

onFact voorziet nog enkele geavanceerde instellingen bij deze module, met betrekking tot e-mailverzending en automatisch beantwoorden.

  • Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

  • Ga naar 'Apps en koppelingen'.

  • Bij de apps en koppelingen m.b.t. klanten kies je 'Offerteaanvragen'; klik op de gele knop 'Configureren'.

Configuratie: e-mailadres verzending

Als je deze instelling laat staan op 'onFact adres', worden e-mails die je verzendt vanuit de offerteaanvragen verzonden vanuit jouw specifieke offerteaanvragen-e-mailadres (bv. 'starcomm-524@proposals.onfact.nl'). De verzonden e-mails en de antwoorden van de klant verschijnen automatisch in het conversatievenster in onFact.

Kies je ervoor deze e-mails te verzenden via het e-mailadres dat is ingesteld bij je e-mailinstellingen (bv. 'offertes@starcomm.nl), dan zullen antwoorden van de klant op deze e-mails niet automatisch in het conversatievenster van onFact verschijnen.

Configuratie: automatisch antwoorden

Je kan een automatisch antwoord instellen dat wordt verzonden zodra je een nieuwe offerte-aanvraag in onFact ontvangt. De tekst voor dit bericht kan je zelf aanmaken via de gele knop 'Automatische antwoorden bewerken'.

Als je in onFact hebt binnen de account, dan kan je bij 'Verkoper' de gepaste gebruiker aanduiden.

Een offerte aanmaken kan vanuit het of rechtstreeks vanuit de offerteaanvraag: via groene knop rechtsboven '+ Offerte aanmaken'.

Heb je nog geen offerte aangemaakt in onFact? .

Je past de tekst van dit e-mailbericht makkelijk aan via ''.

meerdere gebruikers
offerteoverzicht
Bekijk dan eerst hier hoe je een offerte maakt
Standaard e-mailteksten
worden verderop besproken