Kan ik vlot papieren documenten invoeren voor verwerking?

Elke onFact-account heeft een mailbox waar je facturen kan naartoe sturen. Voor elke PDF in de e-mail wordt een inkomend aankoopdocument aangemaakt dat verwerkt kan worden om zo in te geven in onFact.

De meeste scanners met een invoerlade hebben een functie om gescande documenten onmiddellijk via e-mail door te sturen, dit kan je dus doen naar je onFact e-mailadres.

Je moet er wel op letten dat elke factuur/aankoopdocument als een aparte PDF wordt doorgestuurd.

Dit e-mailadres kan je vinden door bovenaan in onFact op de tandwieltjes te klikken en vervolgens naar het tabblad "inkomende aankoopdocumenten" te gaan. Hier zie je het e-mailadres staan, met daaronder de lijst van inkomende aankoopfacturen. Lees hier hoe je de aankopen van daaruit verder kan gaan verwerken in onFact.

Mobiel via foto

Het is ook mogelijk om met je telefoon een foto te maken van een document. Dit komt meteen terecht in je verwerklijst. Als je onFact mobiel opent, verschijnt er bovenaan een afbeelding van een fotocamera (naast de meldingen).

Als je op de camera klikt, vraagt hij om ofwel een afbeelding te selecteren vanuit je fotobibliotheek (bv. een foto van een bonnetje die je eerder al maakte), of rechtstreeks een nieuwe foto te maken ('Maak foto').

Klik je op de optie 'Maak foto', dan zal de camera op je telefoon zich openen en kan je een foto nemen van een bonnetje of document. Als de foto gemaakt is, wordt deze meteen geüpload naar onFact. Als de upload gelukt is, zie je een bevestigingscherm en de verwerklijst.

In de verwerklijst zie je nu de afbeelding staan als inkomend aankoopdocument. Van daaruit kan het bestand verder verwerkt worden.