Diamantsector (NL)

Door enkele specifieke modules te activeren in onFact is het mogelijk om verkoopfacturen aan te maken voor de diamantsector. Wij bieden de mogelijkheid om verkoopfacturen aan te kunnen maken in 'Karaat', vreemde munteenheden zoals US Dollar en bv. ook het totaal aantal karaat op een factuur te vermelden. In dit artikel bespreken we de manier waarop je je account kan configureren voor diamanttransacties.

Starten met je account

Modules activeren in je account

Activeer 'Anderstalige klanten': https://documentatie.onfact.be/apps/anderstalige-klanten

-> Dit zal een 'taal'-veld tonen in het gedeelte 'Klantinformatie' van je verkoopfactuur, zodat je een factuur kan aanmaken in het Engels, Frans, Nederlands, ...

Activeer 'Andere munteenheden': https://documentatie.onfact.be/apps/andere-munteenheden

-> Dit zal een veld 'Munteenheid' tonen in het gedeelte 'Klantinformatie' van je factuur, waardoor je facturen kan aanmaken in bv. US Dollar. Zodra dit veld gebruikt wordt, zal ook een wisselkoers worden weergegeven in de interface. Deze koers wordt 'live' opgehaald en weergegeven. Wens je bv. te werken met een vaste wisselkoers, dan moet je dit veld leegmaken en daar de door jou gekozen wisselkoers invoeren (om toe te passen op de berekeningen in het document).

Activeer 'Maateenheden': https://documentatie.onfact.be/apps/maateenheden

-> Dit zal een veld tonen 'Maateenheid', wat na het aantal volg op elke factuurlijn. Selecteer het standaardsymbool 'ct.' in de beschikbare lijst van eenheden om dit toe te voegen aan de betrokken factuurlijn.

Enkel door de maateenheid 'ct.' aan te duiden, zal deze lijn 1) mee worden opgenomen in het totaal aantal gefactureerde Karaten en 2) correct kunnen worden verwerkt voor e-invoicing.

Optioneel

Activeer 'Bestelbonnen': https://documentatie.onfact.be/apps/bestelbonnen

-> Het documenttype 'Bestelbonnen' kan in onFact gebruikt worden als consignatiedocument. Dit is een intern document dat gebruikt kan worden ter voorbereiding van facturatie. Zie verder, als je werkt met een bijzondere 'Karaat template', zal de titel 'Bestelbon' op de PDF van het document gewijzigd worden naar 'Consignatiedocument' (enkel op het PDF-document, niet in de programma-interface).

Activeer 'onFact Drive': https://documentatie.onfact.be/koppelingen/back-up-and-synchronisatie/onfact-drive

-> Dit onderdeel in je account kan gebruikt worden als een gedeelde opslagruimte, in het geval je ook je boekhouder toegang hebt verleend tot je onFact-account. In deze ruimte kan je documenten opladen die waardevol zijn om ook met je boekhouder te delen, maar die niet behoren tot je aan- of verkoopfacturen.

Aanvraag van de specifieke template 'met Karaat'

Stuur een e-mail naar [email protected] om de activering aan te vragen van een specifieke template (= document layout) in je onFact-account, die ook 'Karaat' en overige relevante informatie zal weergeven.

In deze layout:

• worden bijzondere kolommen vermeld, incl. het aantal Karaat

• in het geval van facturatie in een andere munteenheid, wordt de toegepaste wisselkoers op de fatuur vermeld

• wordt het totaal aantal Karaat vermeld

Het activeren van deze layout kan niet uitgevoerd worden door jezelf als onFact-gebruiker maar moet steeds worden aangevraagd via het supportteam.

Optionele acties

Verbinding met jouw accountant

Eén van de voordelen van het werken met een software zoals onFact is dat je eenvoudig de verkoopdocumenten die je hebt aangemaakt, en de aankoopfacturen die je hebt verzameld, kan delen met je boekhouder. onFact is verbonden met een breed scala aan boekhoudprogramma's: allicht hebben we ook een verbinding met de software die jouw boekhouder gebruikt. Info: https://documentatie.onfact.be/koppelingen/koppeling-met-de-boekhouder

Is je accountant reeds vertrouwd met onFact? Je kan hem/haar makkelijk toegang geven door de boekhouder toe te voegen als een support gebruiker. Volg deze stappen:

• Klik op je e-mailadres rechtsboven in onFact

• Ga naar 'Instellingen bedrijf'

• Ga naar de tab 'Gebruikers'

• Aan het einde van de pagina klik je op de knop '+ Voeg externe gebruiker toe'

• Vul het e-mailadres in dat je ontvangen hebt van je accountant (dit is een specifiek e-mailadres dat verbonden is aan een 'Boekhoudersaccount' in onFact en sla op

-> Toegang is nu verleend aan jouw boekhouder. Afhankelijk van de boekhoudsoftware die men gebruikt, zal hij/zij jou informeren over hoe jouw onFact-documenten nu kunnen doorgestuurd worden naar de boekhoudsoftware.

Is onFact helemaal nieuw voor jouw accountant? We stellen onze diensten graag vrijblijvend eens voor. Deel gerust contactgegevens met ons via [email protected].

De Peppol-diensten activeren voor e-facturatie

onFact dekt natuurlijk ook e-facturatie: met ons programma is het mogelijk om e-facturen aan te maken & te verzenden via het Peppol-netwerk, en ook e-facturen te kunnen ontvangen & verwerken.

Om daarvoor de 'Peppol' diensten te kunnen gebruiken, zal je je éénmalig moeten aanmelden en aangeven dat jij weldegelijk een wettelijke vertegenwoordiger bent van je onderneming. Info: https://documentatie.onfact.be/overige-functies/verzending-via-peppol

Op bovenstaande documentatie vind je ook een video die aangeeft hoe je je op het Peppol-netwerk kan aanmelden.

Toepassen van btw-regime

Afhankelijk van het type goederen/diensten die je verkoopt en aan wie je ze factureert, kunnen verschillende btw-uitzonderingen van toepassing zijn. Deze kan je aanduiden in het veld 'Btw-uitzondering' in het gedeelte met de 'Klantinformatie'.

Afhankelijk van de aard van je verkoop, kan het overeenkomstige btw-regime geselecteerd worden uit het menu.

Contacteer je accountant om te bekijken welke btw-uitzondering in welk geval van toepassing is.

Veelgestelde vragen

Q: Kan ik in onFact ook facturen aanmaken voor buitenlandse klanten?

JA

Aangezien we de mogelijkheid bieden voor het aanmaken van facturen in verschillende talen en munteenheden, kan je 'elke' factuur aanmaken in onFact en ze naar jouw klant verzenden, particulier of onderneming, overal ter wereld.

Q: Kan ik een factuur verzenden naar een buitenlandse klant die niet actief is op het Peppol-netwerk?

JA

Als je in de tijdlijn van je factuur klikt op de blauwe 'Acties' knop, kan je de optie 'Verzenden via e-mail' selecteren in plaats van verzending via Peppol. Dit laat toe je document vanuit onFact per e-mail naar je klant te verzenden. Info rond verzending via e-mail in onFact: https://documentatie.onfact.be/instellingen/e-mailinstellingen

Q: Kan ik ook aankoopfacturen van buitenlandse leveranciers verwerken in onFact?

JA

Aangezien we het mogelijk maken dat je documenten kan verwerken in andere munteenheden, kan je elk type aankoopfactuur van elke leverancier in onFact verwerken. Als je zowel je aan- als je verkoopzijde in onFact gaat beheren, krijg je een duidelijk beeld van waar je staat met je openstaande bedragen - zowel aan de klant- als aan de leverancierszijde. Het verzamelen van je aankoopdocumenten in onFact maakt het ook makkelijk om deze digitaal door te sturen naar je accountant.

Q: Kan ik mijn eigen programma voor stockbeheer koppelen aan onFact?

JA, maar ...

... dit zal afhangen van de mogelijkheden rond technische integratie die het andere programma biedt. onFact is op dit moment reeds verbonden met een breed scala aan specifieke softwareprogramma's, die met ons verbinding maken via onze API. Dit is een technische connector die het mogelijk maakt dat andee programma's ons hun data doorsturen, van waaruit dan bv. een verkoopfactuur kan worden aangemaakt in onFact. Onze API is hier gedocumenteerd:

onfact | Stoplight

Deel deze informatie gerust met het technische team achter je stockbeheerprogramma. Zij kunnen ons zeker contacteren via [email protected], om te bekijken hoe beide systemen verbonden kunnen worden.