De verwerklijsten in onFact zijn overzichten van zaken die je verder nog moet nakijken of 'verwerken'. Je vindt ze bovenaan de onFact-interface, achter de tandwieltjes. Het gaat om lijsten van betalingen die niet automatisch konden afgepunt worden, artikelen met een kritieke voorraad of inkomende aankoopdocumenten die je nog moet verwerken.
De verwerklijst voor betalingen kan je bereiken via het tandwielicoontje rechtsboven, maar wordt ook meteen getoond op het dashboard (zie rechtsonder). Klik je daar op 'Bekijk alle', dan word je omgeleid naar de verwerklijst voor betalingen.
De verwerklijst voor betalingen vind je als eerste in de verwerklijst, naast die voor lage stock (indien stockbeheer geactiveerd is) en je inkomende aankoopdocumenten.
In de kolom 'Bedrag' zie je cijfers staan.
negatief cijfer in rood: onFact heeft een uitgaande betaling ontdekt op basis van je koppeling met je bankrekening. Dit bedrag is uitgegeven, maar er is nog geen aankoopdocument aan gekoppeld.
positief cijfer in groen: onFact heeft een inkomende betaling ontdekt op basis van je koppeling met je bankrekening. Dit bedrag heb je ontvangen, maar er is nog geen verkoopdocument aan gekoppeld.
zandloper-icoon: je hebt een corresponderend betaaldocument geüpload, maar dit nog niet verder verwerkt.
Je kan er voor kiezen om betalingen te Negeren (grijze knop) of te Verwerken (blauwe knop):
Negeren kan bijvoorbeeld gebruikt worden wanneer de betaling een transfer tussen twee van je rekeningen betreft, btw die je moet betalen, of dergelijke.
Andere betalingen die gelinkt zijn aan een document (aan- of verkoop), kan je beter Verwerken.
Om een betaling aan een document te koppelen, klik je op 'Verwerken'.
Je kan van hieruit gaan koppelen met een bepaald documenttype, of rechtstreeks een aankoopfactuur in de pop-up slepen.
Klik je bijvoorbeeld op 'Koppelen met factuur', dan zal de lijst met jouw verkoopfacturen zich openen. Je zal dan de correcte factuur kunnen kiezen (bv. via zoekvenster bovenaan) en deze koppelen door op de blauwe knop 'Koppelen' te klikken.
De betaling zal nu gekoppeld worden aan de correcte factuur en verdwijnen uit je verwerklijst.
Kies je bijvoorbeeld 'Koppelen met aankoop', dan zal de lijst met jouw aankoopdocumenten zich openen. Je zal dan het correcte document kunnen kiezen (bv. via zoekvenster bovenaan) en dit koppelen door op de blauwe knop 'Koppelen' te klikken.
Dit verloopt analoog aan de koppeling met facturen; de gekoppelde aankoop zal uit de verwerklijst 'Betalingen' verdwijnen.
Als je de module 'Stockbeheer' gebruikt, kan je per product een waarschuwing voor kritieke voorraad instellen. In de verwerklijst wordt een tab voorzien waarin je meteen de producten ziet staan waarvan de voorraad dit waarschuwingsniveau heeft bereikt.
Zodra je de voorraad van deze producten weer hebt aangevuld tot boven het kritieke aantal (bv. via aankoop of manuele stockwijziging), zullen de items uit de verwerklijst verdwijnen.
Als je gebruik maakt van de module 'Aankopen', zullen in deze tab de documenten terechtkomen die je nog verder moet verwerken. Er zijn vier manieren om aankoopdocumenten in je verwerklijst te ontvangen:
door de bestanden te uploaden in het linkse uploadvenster;
door met je smartphone vanuit onFact een foto te maken van het bonnetje;
door de bestanden door te mailen als bijlage aan een e-mail naar je onFact-mailadres, vermeld in het venster in het midden;
door de bestanden te ontvangen in je PEPPOL-inbox, indien je leveranciers op dit netwerk aangesloten zijn en je deze app gebruikt/hebt geactiveerd (venster rechts).
De bestanden die op die manieren aan onFact geleverd worden, komen onderaan in het venster in een lijst terecht.
Lees hierover meer in het hoofdstuk 'Aankopen'.
