All pages
Powered by GitBook
1 of 1

Gegevens exporteren

Het is mogelijk om uit onFact lijsten van klanten, producten en leveranciers te exporteren. Ook documenten zoals facturen en leveringsbonnen kan je eenvoudig exporteren naar verschillende bestandsformaten. Hieronder lichten we even de verschillende formaten toe, aangezien deze bij de exportstappen vermeld worden.

Beschikbare formaten

CSV-bestand

UBL-bestand

PDF-bestand

zip-bestand

Klanten/leveranciers

Het is eenvoudig om vanuit onFact je ingevoerde klanten of leveranciers te exporteren. De werkwijze voor klanten en leveranciers is gelijkaardig; in deze sectie zal er enkel over 'klanten' gesproken worden, maar de stappen gelden ook voor 'leveranciers'.

Om te exporteren ga je in het klantenoverzicht rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'. Je kiest er voor de 'Export naar CSV (Excel)'.

De export zal nu gegenereerd worden. Deze kan je nadien downloaden en openen in een spreadsheet-programma:

In het geëxporteerde bestand kan je filters gebruiken om bepaalde klanten al dan niet te selecteren.

Producten

De werkwijze voor het exporteren van producten is gelijkaardig aan deze van klanten. Om de export te kunnen starten, moet je naar de volledige productlijst gaan. In het overzicht van de productgroepen, klik je op de blauwe knop 'Volledige productlijst'.

Om te exporteren ga je in de productlijst rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'. Je kiest er voor de 'Export naar CSV (Excel)'.

De export zal nu gegenereerd worden. Deze kan je nadien downloaden en openen in een spreadsheet-programma:

In het geëxporteerde bestand kan je filters gebruiken om bepaalde producten al dan niet te selecteren.

Documenten

De exportprocedure voor documenten is dezelfde, ongeacht of je nu een bestelbon of je kassatickets wil exporteren. Exporteren is mogelijk voor

  • Facturen

  • Bestelbonnen

  • Leveringsbonnen

  • Creditnota's

  • Offertes

  • Kassatickets

  • Betalingsverzoeken

In het voorbeeld hieronder wordt gesproken van 'facturen'. De werkwijze geldt dus echter voor alle andere documenttypes in onFact.

Vanuit het overzichtsscherm (in dit voorbeeld: van de gemaakte facturen) kan je via de blauwe 'Actie' knop rechtstreeks enkele exports van je facturen genereren. Er zijn vier mogelijkheden.

Let op: als je geen bepaalde documenten selecteert (bv. vinkje links naast factuurnummer), zullen de exports gemaakt worden op basis van alle documenten (bv. alle offertes, alle facturen, ...). Wens je enkel een bepaalde selectie te exporteren, duid dan op voorhand een selectie aan op basis van de gele knop 'Filters'.

Naar csv (Excel)

  1. Om te exporteren ga je in het overzicht van de documenten rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.

  2. Je kiest er voor de 'Export naar CSV (Excel)'. De export zal nu gegenereerd worden.

  3. Deze kan je nadien downloaden en openen in een spreadsheet-programma:

Naar csv met lijndata

Idem als bovenstaande methode. Het resultaat is een csv-bestand dat in plaats van bv. het gehele bedrag van een factuur of leveringsbon, elke product-of dienstlijn apart gaat vermelden met zijn eigen prijs, btw-bedrag, en overige informatie. Dergelijke export van bv. 3 facturen met elk tien lijnen zal niet resulteren in een exportdocument met 3 lijnen (standaard) maar 30 lijnen (elk lijnitem apart vermeld).

  1. Om te exporteren ga je in het overzicht van de documenten rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.

  2. Je kiest er voor de 'Export naar CSV met lijndata'. De export zal nu gegenereerd worden.

  3. Deze kan je nadien downloaden en openen in een spreadsheet-programma.

Naar 1 gecombineerd PDF-bestand

  1. Om te exporteren ga je in het overzicht van de documenten rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.

  2. Je kiest er voor de 'Export naar 1 PDF met alle documenten'.

  3. Er wordt nu één PDF-document gemaakt waarin alle geselecteerde documenten (bv. facturen) elkaar opvolgen.

Als ZIP-bestand met alle documenten

  1. Om te exporteren ga je in het overzicht van de documenten rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.

  2. Je kiest er voor de 'Export ZIP met alle documenten'.

  3. Als je de ZIP-map uitpakt, bevat deze alle geselecteerde documenten (vb. offertes) als afzonderlijke PDF-bestanden.

Als UBL-bestanden voor boekhoudsoftware

Deze optie is enkel beschikbaar voor documenttypes facturen en creditnota's!

  1. Om te exporteren ga je in het overzicht van de facturen of creditnota's rechtsboven naar de blauwe knop 'Acties'.

  2. Je kiest er voor de 'Exporteer naar UBL voor boekhoudsoftware (SimplerInvoicing)'.

  3. Deze export zal ook resulteren in een ZIP-map.

  4. Als je de map uitpakt, bevat deze alle geselecteerde facturen als afzonderlijke UBL-bestanden in xml-formaat. Deze kunnen door een boekhoudpakket ingelezen en verwerkt worden.

Als je een selectie documenten aanduidt en deze via de blauw knop 'Acties' rechtsboven wil exporteren naar UBL, zal er een mededeling verschijnen: "Wil u xx documenten markeren als verwerkt in de boekhouding?".

Klik je op 'Ja', dan zal onFact onthouden dat je deze documenten al hebt geëxporteerd om aan de boekhouder te bezorgen.

Ga je nu volgende maal filteren op je documenten, dan kan je kiezen om enkel de documenten te tonen die nog niet verwerkt zijn in de boekhouding. Op die manier vermijd je dat je documenten gaat verzenden die reeds in de boekhouding zitten.