Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in onFact zijn er drie manieren:
Betaling via QR-code
Betaling via Ponto
Betaling via SEPA-bestand
Om je inkomende aankoopdocumenten te betalen, moet je eerst de module 'Aankopen' activeren bij 'Apps en koppelingen'. Lees hier hoe je dat doet.
In het linkermenu in onFact zie je nu een knop 'Aankopen' verschijnen. Als je daar op klikt verschijnt je lijst van Aankopen. In dit overzicht zie je in één oogopslag welke documenten er nog open staan, op basis van de labels in de kolom 'Status'.
groene knop 'betaald': de aankoop werd reeds betaald.
gele knop met betaaldatum: de aankoop werd nog niet betaald, maar is nog binnen de ingestelde betaaldatum.
rode knop met betaaldatum: de aankoop is nog niet betaald en overschreed ook al de ingestelde betaaldatum.
Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in onFact zijn er drie manieren:
Betaling via QR-code
Betaling via Ponto
Betaling via SEPA-bestand
Voor al deze betaalmethodes geldt dat je bij de verwerking van je aankoop in onFact, zeker het IBAN- en BIC nummer van je leverancier moet invullen. Als deze informatie ontbreekt zijn de betaalmethodes niet mogelijk (onFact zal een melding geven).
Het is mogelijk om vanuit onFact je aankoopdocument meteen te betalen nadat je het hebt ingevoerd. Op basis van de ingevoerde aankoopinformatie (bedrag, mededeling, IBAN-nummer leverancier, ...) wordt een QR-code gegenereerd.
Deze verschijnt onderaan de samenvatting van de aankoop, bij 'Betalingen'. Door deze te scannen met je bank-app kan je meteen de betaling aan de leverancier uitvoeren, op basis van de gegevens van je aankoop:
Niet elke bank-app kan dergelijke QR-code lezen. De apps van ING Bank en Bunq kunnen dat wel.
Bankrekening gekoppeld via bv. Ponto: de betaling zal automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.
Bankrekening niet gekoppeld aan onFact: verander dan manueel de status naar 'betaald' (groene knop bovenaan samenvatting van je aankoop).
Als je in onFact de koppeling met Ponto hebt geactiveerd voor bv. het ophalen van je banktransacties, zal er onderaan je aankoop een Ponto-betaalknop verschijnen:
Klik op de groene knop 'Betalen' om doorgestuurd te worden naar je Ponto-omgeving, waar je de betaling zal bevestigen en uitvoeren.
Aangezien je bankrekening gekoppeld is via Ponto zal de betaling automatisch gekoppeld worden en de status van je aankoop verandert automatisch naar 'betaald'.
Vanuit onFact kan je meerdere betalingen in 1x klaarzetten in je webbanking, via een SEPA-bestand. Je verzamelt vanuit onFact alle betaalgegevens, importeert deze in je online bankomgeving en de betalingen worden uitgevoerd op de door jou ingestelde betaaldatum.
Bij het verwerken van je aankoop moet je zeker een 'Betaaldatum' invoeren. Overschrijvingen die via een SEPA-bestand worden uitgevoerd, zullen worden uitgevoerd twee dagen voor de datum die jij hebt aangeduid als 'Betaaldatum'.
In onFact vul je de vervaldatum voor een betaling in. Je wil minstens 1 werkdag vroeger overschrijven, zodat de betaling bij de leverancier is op de vervaldag. Wil je je betalingen toch later uitvoeren, dan moet je in onFact bv. de 'vervaldag + 2 dagen' invoeren.
In het overzicht van je aankopen selecteer je de te betalen aankopen door ze aan te vinken.
Via de blauwe knop 'Acties' krijg je de keuze om te 'Exporteren naar SEPA-betaalbestand'. Klik er op om het bestand te downloaden. Als je niet voor alle leveranciers de IBAN- en BIC informatie hebt ingevoerd, zal onFact een foutmelding geven.
Bij het exporteren wordt gevraagd of je de geëxporteerde documenten wil markeren als 'gepland'.
Als je deze keuze met 'Ja' bevestigt, verschijnt deze betaling als 'gepland' in je lijst van aankopen.
Het SEPA-bestand is een bestand in XML-formaat dat je kan downloaden op je computer. Dit kan vervolgens opgeladen worden in je eigen online bankomgeving. Elke bank heeft hiervoor zijn eigen te volgen stappen.
Gebruik je de koppeling met Ponto, dan zullen betalingen van jouw rekening die buiten onFact plaatsvonden, ook kunnen gekoppeld worden. Heb je bv. een aankoopdocument betaald met je bank-app of via de QR-code, dan zal deze door de koppeling ook afgepunt worden.
Betalingen die niet gelinkt kunnen worden aan een document, komen terecht in je verwerklijst. Van hieruit kan je ze verder gaan toewijzen aan het correcte document.
Voor de opvolging van betalingen in onFact zijn er drie manieren mogelijk:
Manuele opvolging van de betaling
Manueel uploaden van digitale bankuittreksels
Automatische koppeling met bank via Ponto
Om met één klik je factuur als 'betaald' te markeren, klik je bij de samenvatting van je factuur op de knop 'Verander status naar betaald'.
Om de functionaliteiten van onFact optimaal te kunnen gebruiken, kan je echter ook best nog manueel de informatie over de effectieve betaling toevoegen. Ga daarvoor naar de blauwe 'Actie' knop en kies 'Manueel betaling aanmaken'.
Een pop-up venster opent om de betaalinformatie in te voeren:
Betaalrekening: dit kan de bankrekening van je bedrijf zijn, of bv. je kasboek (contanten). Je duidt aan op welke manier de betaling gebeurde.
Datum: datum van ontvangst van het factuurbedrag.
Tegenpartij naam: vooraf ingesteld op naam gefactureerde, kan overschreven worden.
Mededeling: vooraf ingesteld op factuurnummer, kan overschreven worden.
Bedrag: het bedrag dat je in deze transactie ontvangen hebt. Misschien betaalde de klant vandaag nog maar 1/2 factuurbedrag, of is de betaling onvolledig.
Klik op 'Betaling aanmaken' om deze door te voeren. Voorbeeld van ingevoerde betaling via kasboek:
De verschillende betaalrekeningen voor je bedrijf invoeren, doe je éénmalig via Instellingen. Lees hier hoe je dit doet.
Je kan een aantal betalingsbestanden manueel uploaden in onFact.
Ga daarvoor naar 'Betalingen' in het linkermenu.
Klik op de blauwe knop 'Acties' en kies 'Betalingsbestand importeren'
Selecteer bij bestandstype het type dat je wil uploaden:
De volgende types zijn mogelijk:
Een MT940 bestand is een digitale uitdraai van de banktransacties op je rekening. Een MT940 bestand omvat gegevens zoals het transactiebedrag, de omschrijving en rekening van de tegenpartij.
Vaak is het ook mogelijk om uit je webbanking verrichtingen met Mastercard of Visa te exporteren als een PDF-bestand. Dit bestand kan je ook manueel uploaden in onFact om aan je betalingen te koppelen.
Hou er rekening mee dat onFact niet kan identificeren welke betalingen je eventueel al geüpload hebt, en welke niet. Dit moet je zelf goed in de gaten houden om te vermijden dat betalingen dubbel in onFact verschijnen.
Zodra je een betalingsbestand hebt geüpload, zal er door het systeem een betaalrekening aangemaakt en gekoppeld worden. Per betaalrekening zie je een overzicht van bedragen en hun status.
In je overzicht van gemaakte facturen zal nu ook meteen een match gemaakt worden tussen de betalingen en de factuurstatus (openstaand vs. betaald). De openstaande facturen worden automatisch als 'betaald' gemarkeerd op basis van de geïmporteerde bankgegevens.
In sommige gevallen kan de ontvangen betaling toch niet meteen gematched worden met een factuur. Deze niet-toegewezen betalingen komen terecht in de verwerklijsten (zie verder).
Ponto is een tool om je bankgegevens te koppelen met een andere software. Door je Ponto-account te verbinden met onFact, kan je je bankgegevens en de betalingsmogelijkheden van jouw bank automatisch met onFact delen. Als onFact met Ponto gekoppeld is, kunnen al je banktransacties en het saldo van je verbonden bankrekeningen ingelezen worden. Met deze gegevens kan onFact dan automatisch facturen afpunten, een volledig overzicht geven van al je rekeningen, ...
In het hoofdstuk over Ponto lees je hoe je deze koppeling kan activeren en gebruiken in onFact.
onFact controleert de betalingen onder meer op vermelding van gestructureerde mededeling, factuurbedrag, vermelding van factuurnummer, ... maar toch kan er soms geen match gevonden worden (bv. indien het factuurbedrag niet volledig betaald werd). Deze niet-gematchte betalingen komen terecht in de verwerklijst 'Betalingen'. Die vind je rechtsboven in het venster, achter de drie tandwieltjes.
Afhankelijk van je geactiveerde apps en koppelingen, zie je hier meer of minder verwerklijsten. Zo bestaat er een aparte verwerklijst voor Betalingen, voor Producten met lage stock of voor Inkomende aankoopdocumenten.
Om een transactie aan een document te koppelen (factuur, kassaticket, ...) klik je op de blauwe knop 'Verwerken'. Er opent zicht een nieuw venster.
Klik je bijvoorbeeld op 'Koppel aan een factuur' dan opent zich de factuurlijst, en kan je het openstaande factuur selecteren en 'Koppelen' via de blauwe knop.
De gekoppelde transactie is nu verwerkt en verdwijnt uit de verwerklijst.
In de verwerklijst worden alle transacties opgelijst die niet gekoppeld kunnen worden, op basis van de aangeleverde bankuittreksels (manueel of via CodaBox). Hier kunnen dus bv. ook andere types van transactie tussen zitten, zoals een interne overboeking van de ene naar de andere bedrijfsrekening, of bankkosten die aangerekend worden. Om dit soort kosten uit te lijst te wissen, kan je op de grijze 'Negeren' knop klikken.
Stel dat op basis van de verwerklijst een betaling van een factuur slechts gedeeltelijk betaald bleek, kan je voor het resterende openstaande bedrag bv. een betaalherinnering aanmaken. Hoe je dat doet, lees je in de volgende sectie.
Het is mogelijk om voor een openstaande factuur een herinnering aan te maken. Om deze in te stellen ga je bij de samenvatting van je factuur links naar 'Herinneringen'. Klik op de groene knop 'Herinnering aanmaken'.
Een standaard onderschrift (boodschap) wordt gebruikt om je klant tot betaling aan te manen.
Dit onderschrift kan je voor je hele organisatie aanpassen. Lees hier hoe je dit instelt.
Boven het tekstveld wordt er gevraagd naar 'Nieuwe termijn herinnering'. De waarde in dit veld zal gebruikt worden om in de tekst te vermelden als waarde van de tag '%term%: "Wij verzoeken u het verschuldigde bedrag alsnog zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen de %term% dagen, over te maken op onze bankrekening %iban% onder vermelding van het factuurnummer."
Lees hier meer over het gebruik van tags in onFact.
Onder het tekstveld is het mogelijk om bijkomende kosten door te geven:
Aanmaningskosten: kosten die de opmaak en verzending van de aanmaning effectief dekken.
Interest percentage: op jaarbasis, moet binnen de wettelijk redelijke bepalingen vallen.
Minimum interest: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).
Schadevergoeding percentage: te interpreteren op gehele factuurbedrag incl. btw.
Minimum schadevergoeding: waarde vrij te bepalen (bedrag in euro, geen percentage).
Een voorbeeld:
Resultaat op herinnering niet-betaalde factuur na 30 dagen:
Beschrijf bovenstaande extra kosten ook in je Algemene verkoopsvoorwaarden. Lees hier hoe je dat doet.
Nadien klik je op 'Toevoegen'.
De herinnering is aangemaakt en kan nu bv. per e-mail verzonden of uitgeprint worden.
Je kan meteen voor al je betalingen één of meerdere automatische betaalherinneringen instellen op bedrijfsniveau. Lees hier de tutorial over 'Automatische herinneringen'.
Totaalbedrag factuur incl. BTW
€ 1.000
Aanmaningskost
€ 10
Interestpercentage
12%
Minimum interest
€ 5
Schadevergoeding percentage
10%
Minimum schadevergoeding
€ 3
Totaalbedrag factuur incl. BTW
€ 1.000
Aanmaningskost
€ 10
Interest (op 30 dagen)
€ 9,86
Schadevergoeding
€ 100
In onFact kan je op twee niveau's betalingen gaan beheren:
Betaling van je openstaande uitgaande facturen door klanten opvolgen (inkomende betalingen)
Betaling van je eigen aankopen uitvoeren (uitgaande betalingen)
Voor de opvolging van inkomende betalingen (= betalingen door jouw klanten) in onFact zijn er drie manieren:
Manuele opvolging van de betaling
Manueel uploaden van digitale bankuittreksels
Automatische koppeling met bank via Ponto
Voor het uitvoeren van uitgaande betalingen (= betaling van je aankopen) in onFact zijn er drie manieren:
Betaling via QR-code
Betaling via Ponto
Betaling via SEPA-bestand