Odoo

onFact heeft een koppeling beschikbaar met Odoo, wat ook door accountants kan gebruikt worden voor boekhoudkundige verwerking.

In Odoo is het mogelijk om e-mailadressen toe te wijzen aan een Odoo-dossier, om op die manier documenten aan te leveren en verder te verwerken. Via de onFact-koppeling met Odoo kunnen aan- en verkoopfacturen aangevinkt worden om ze meteen in UBL-formaat naar het opgegeven e-mailadres te verzenden. De documenten komen terecht in Odoo, waar ze verder kunnen verwerkt worden.

De koppeling met Odoo activeren

1. Ga via het menu rechtsboven (e-mailadres) naar 'Apps en koppelingen'.

2. Activeer bij 'Apps en koppelingen met betrekking tot boekhouding' de koppeling 'Odoo'.

3. Klik op de gele knop 'Configureren' naast deze app.

Standaard zie je een aan- en een verkoopdagboek verschijnen. Klik op de gele knop 'Bewerken' om voor elk dagboek de Odoo e-mailadressen in te voeren die je vindt in het Odoo-klantenportaal. Op basis van deze e-mailadressen worden documenten tussen onFact en Odoo onderliggend uitgewisseld.

• Verkoopdagboeken: hier kan je e-mailadressen invoeren voor het doorsturen van verkoopfacturen, en creditnota's van verkoopfacturen

• Aankoopdagboeken: hier kan je e-mailadressen invoeren voor het doorsturen van aankoopfacturen, creditnota's van aankoopfacturen en aankoopborderellen (indien deze module geactiveerd is)

Als er geen verschillende adressen zijn voor het doorsturen van bv. verkoopfacturen en hun creditnota's, kan je hetzelfde e-mailadres gebruiken voor de verschillende documenttypes binnen hetzelfde dagboek.

Klik nadien op 'Opslaan'. De connectie is nu actief.

Documenten doorsturen naar Odoo

Automatisch doorsturen activeren

Als de koppeling met Odoo geactiveerd is, krijg je in het venster ook de mogelijkheid om facturen automatisch door te sturen naar Odoo. De facturen worden éénmaal daags ('s nachts) verzonden naar Odoo. Dit houdt het volgende in:‌

• Verkoopfacturen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Creditnota's: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Aankoopborderellen: worden automatisch doorgestuurd als ze status 'verzonden' of 'betaald' hebben.

• Inkomende aankoopdocumenten (via onFact mailadres of PEPPOL): deze worden niet automatisch doorgestuurd maar moeten manueel goedgekeurd worden voor verzending, door ze in te boeken als aankoop (zie volgend punt) of door ze manueel door te sturen naar boekhouder;

• Aankoopfacturen: alle aankoopfacturen die je verwerkt via de module 'Aankopen' of de verwerklijst, worden automatisch doorgestuurd.

Toch een factuur verzonden naar de boekhouder die je nog zou moeten aanpassen?

1. Kopieer dan eerst deze factuur naar een creditnota

2. Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

1. Maak vervolgens een kopie van de factuur om deze via 'Factuur bewerken' aan te passen

Verkoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Facturen'. Selecteer hier de facturen die je wil doorsturen.

Je kan gebruik maken van de filterfunctie rechtsboven om bijvoorbeeld enkel facturen van het vorige kwartaal weer te geven en te selecteren.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde facturen doorsturen naar Odoo. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3.In de tabel verschijnt nu in de Odoo-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

TIP: het is ook mogelijk om via de filterfunctie te zoeken op deze kolom, zodat je kan bekijken welke facturen reeds doorgestuurd werden.

Creditnota's doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Creditnota's'. Selecteer hier de creditnota's die je wil doorsturen.

2. Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde creditnota's doorsturen naar Odoo. De verzending start en je zal per document een statusmelding krijgen.

3. In de tabel verschijnt nu in de Odoo-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd vanuit onFact.

Aankoopfacturen doorsturen

1.Ga via het linkermenu in onFact naar 'Aankopen'. Selecteer hier de aankoopfacturen die je wil doorsturen.

2. Er zijn twee mogelijkheden om je aankoopdocumenten door te sturen:

A. Je hebt je aankoopfacturen verwerkt in onFact

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven kan je de geselecteerde aankoopfacturen doorsturen naar Odoo.

B. Je hebt je aankoopfacturen niet verwerkt in onFact

Je kan de aankoopfacturen die in je verwerklijst staan, zonder verdere eigen verwerking doorsturen naar Odoo. Dit kan via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven.

In de tabel verschijnt nu in de Odoo-kolom een logo voor elk document dat succesvol doorgestuurd werd via onFact.