Btw-register

Het artikel 28 van het koninklijk besluit nr. 1 van 29.12.1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de btw, verplicht garagisten en - meer algemeen - belastingplichtigen die geregeld bepaalde handelingen met betrekking tot motorvoertuigen verrichten om, per bedrijfszetel, een register te houden dat bestemd is voor de inschrijving van alle voertuigen die binnenkomen in hun inrichting met het oog op het ondergaan van één of meerdere van deze handelingen.

Voor meer informatie omtrent de verplichtingen binnen het btw-register, verwijzen we naar de website van sectorfederatie Traxio.

Btw-register activeren

Om het register in onFact te kunnen gebruiken moet je dit eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Garage kies je 'Btw-register'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Deze app verschijnt nu onder de module 'Garage' in het linkermenu.

Verplichte vermeldingen in het register

Lijst van handelingen en hun btw-code

De code die wordt gebruikt om de aard van de handeling vast te stellen wordt uitgedrukt door de cijfers 1 tot 4.

• Code 1: handelingen van onderhoud, herstelling, omvorming, installatie - andere dan deze die volledig onder waarborg worden verricht (beoogd door code 2).

• Code 2: handelingen (leveringen van goederen en dienstverrichtingen) die volledig worden verricht ter uitvoering van een waarborgverplichting.

• Code 3: voor het voertuig wordt een bestel of offerte opgemaakt.

• Code 4: handelingen m.b.t. de verkoop van wagens.

Locaties

Per handeling moet aangeduid worden op welke locatie de actie gebeurt. Concreet kan het gaan om verschillende afdelingen, garages, parkings, toonzalen, loodsen, werkplaatsen of andere plaatsen waar de betrokken voertuigen worden ondergebracht. Het instellen van je verschillende actieve locaties, doe je via de Garage-app.

Overzicht btw-register

In onFact worden de verplichte velden uit het btw-register weergegeven, incl. een veld 'Documenten'. Hierin worden gekoppelde documenten aan deze handeling opgelijst: bv. werkbon die werd aangemaakt, uiteindelijke factuur, offerte, ...

Via de blauwe knop 'Koppel aan Document' kan je zelf nog een gerelateerd document toevoegen. Indien er geen document tegenover de handeling staat, kan je in dit veld een verklarende nota toevoegen.

Een nieuwe inschrijving kan je toevoegen vanuit dit overzicht, bij het aanmaken van een nieuw voertuig (via voertuigfiche) of bij het aan- of verkopen van een voertuig.

Omdat het btw-register om conform te zijn, niet aanpasbaar mag zijn, is het niet mogelijk om ingevoerde lijnen te verwijderen.

Validatie btw-register

Bij een controle van de bevoegde inspectiediensten moet dit het duidelijk zijn dat het btw-register niet aanpasbaar is. onFact voorziet daarom de mogelijkheid om je btw-register te exporteren en dit te valideren via een online validatietool. Omdat het register niet gewijzigd mag worden, wordt dagelijks een versie afgesloten en ondertekend met een digitale handtekening door onFact. Deze digitale handtekening is de controlesleutel bij validatie.

Het digitaal ondertekend Excelbestand kan vanuit de interface gedownload worden (zie blauwe knop rechtsboven) en vervolgens ter controle opgeladen worden via een URL op de onFact-website (wordt nog ontwikkeld).