Garage

Onder 'Garage' vind je het overzicht van wagens die aan een klant gekoppeld zijn en die in je garage binnen komen voor diagnose, onderhoud/herstelling, nazicht, ...

Garage activeren en configureren

Om deze app in onFact te kunnen gebruiken moet je ze eerst activeren.

1. Ga rechtsboven naar je e-mailadres en klik er op om het menu te openen.

2. Ga naar 'Apps en koppelingen'.

3. Bij de apps en koppelingen m.b.t. Garage kies je 'Garage'; klik op de groene knop 'Activeren'.

4. Deze app verschijnt nu onder de module 'Garage' in het linkermenu.

Als je deze module activeert, zal onFact ook automatisch 'Btw-register' in je account activeren: noteeer hierin de verplichte handelingen bij werk aan voertuigen.

Garage configureren: locaties

Zodra de app geactiveerd is verschijnt een gele 'Configureren'-knop. Deze leidt naar een overzicht van je 'Locaties': die worden gebruikt in het btw-register.

Per handeling moet in het btw-register aangeduid worden op welke locatie de actie gebeurt. Concreet kan het gaan om verschillende afdelingen, garages, parkings, toonzalen, loodsen, werkplaatsen of andere plaatsen waar betrokken voertuigen worden ondergebracht.

Het bedrijfsadres zoals ingevuld in onFact, is reeds vooraf ingesteld als basislocatie. Deze kan je bewerken (bv. een andere naam geven) of verwijderen. Je kan ook een extra locatie toevoegen, bv. een loods waar overige voertuigen gestald worden.

Voertuig aanmaken

Ga in het linkermenu van onFact naar de app 'Garage'. Hier zie je een overzicht van de voertuigen waar een klant aan gekoppeld is.

Klik op de groene knop rechtsboven om een nieuw voertuig aan te maken. Een blanco voertuigfiche opent.

Een voertuig moet verplicht aan een klant gekoppeld worden. In het veld 'Klant' kan je een bestaande klant selecteren.

Voertuiggegevens ophalen via opzoeking chassisnummer

Als je in het veld 'chassisnummer' het nummer van de wagen invoert, kan je via 'Opzoeken' de voertuiggegevens ophalen die gekend zijn bij de DIV. Zo'n opzoeking kost € 0,30 en kan betaald worden via je portefeuille in onFact. Indien geen gegevens gekend zijn of het nummer eerder op de dag reeds (door jou) werd opgevraagd, worden geen kosten aangerekend.

Dergelijke opzoeking kan ook meer gedetailleerde gegevens ophalen, die dan verschijnen onder 'Geavanceerde instellingen'.

Het is ook mogelijk om de voertuiggegevens manueel aan te vullen. Na opslaan verschijnt de voertuigfiche.

Detail voertuigfiche

De ingevoerde gegevens worden opgeslagen in de voertuigfiche. Van hieruit zijn enkele acties mogelijk.

Foto toevoegen

Klik op het vak om een foto in te voegen of sleep de foto in het kader. Deze afbeelding wordt enkel intern gebruikt en verschijnt niet op documenten.

Document aanmaken (offerte, werkbon, ...)

Via de tabs aan de linkerkant kan je, afhankelijk van welke documenttypes in de account geactiveerd zijn, meteen bv. een werkbon of factuur aanmaken voor deze wagen. De klantinformatie én de voertuiginformatie worden in het document reeds ingevuld:

Het is in dit venster mogelijk om gegevens m.b.t. de wagen toe te voegen of te wijzigen, en daardoor de voertuigfiche te updaten. Dit is het geval indien je hier bv. een nieuwe kilometerstand gaat invoeren, en vervolgens aan de linkerzijde 'Voertuig aanpassen' aanvinkt.

Inschrijving btw-register

Via de groene knop bovenaan de voertuigfiche kan je een inschrijving doen in het btw-register.

Meer informatie over dit register vind je op de pagina 'Btw-register'.

Zodra aan de wagen een document gekoppeld wordt (bv. werkbon, factuur, ...) zal deze ook worden weergegeven in het btw-register bij 'Gelinkte documenten'.

Kilometerstand doorgeven

De kilometerstand van een wagen wordt aangevuld via de tab 'Kilometerstand' aan de linkerzijde van de voertuigfiche. Klik in de tab 'Kilometerstand' rechtsboven op de groene knop 'Toevoegen'.

Alle ingaves van kilometerstand voor dit voertuig, bv. bij een afsluiting van een werkbon of invoer factuur, worden in deze tab van de voertuigfiche bewaard.

Het doorgeven van kilometerstanden naar Car-Pass verloopt via de koppeling met Car-Pass.

Printversie document met voertuig

De basisgegevens van de wagen die in een werkbon, offerte, factuur, ... zijn opgenomen, verschijnen ook op de printversie van het document. Voorbeeld bij een klassieke template zonder opmaak:

Voertuig verkopen (omzetten naar Stockvoertuig)

Via deze tab kan je een wagen aankopen en omzetten naar een Stockvoertuig voor je verkooplijst.

Als je de module 'Aankoopborderellen' hebt geactiveerd, kan je van hieruit ook meteen een aankoopborderel aanmaken voor dit voertuig.

In dat geval opent zich een aankoopborderel, met daarin reeds de klant- en voertuiggegevens ingevuld. Je kan dit borderel zelf nog invullen.

Klant wordt verwijderd (losgekoppeld), en het voertuig komt in de lijst van 'Stockvoertuigen' te staan.

Je kan dit van hieruit ook 'Inschrijven in btw-register'.