CODA-bestanden exporteren

Vanuit onFact is het mogelijk om betaalinformatie te exporteren als CODA-bestanden. Deze bestanden kunnen (vaak automatisch) doorgestuurd worden naar boekhoudsoftware, voor verdere verwerking. CODA-bestanden kunnen vanuit onFact gegenereerd worden voor:

• een kasboek (overzicht van cash transacties)

• afschriften van kredietkaarten (VISA/Mastercard)

• transacties die in onFact worden ingeladen via Ponto

CODA-bestand van kasboek (cash transacties)

Je kan in onFact een gereglementeerd kasboek bijhouden als overzicht van je cash transacties.

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven in het kasboekscherm kan je:

• De aanwezige transacties éénmalig exporteren naar een CODA-bestand

• Automatisch aangemaakte CODA-bestanden consulteren via 'CODA-bestanden'

onFact zal automatisch CODA-bestanden klaarmaken, die je vindt onder 'CODA-bestanden'. Zo'n bestand wordt aangemaakt 1) op dagelijkse basis 2) op voorwaarde dat er die dag nieuwe transacties in het kasboek verschenen zijn.

CODA-bestand van afschriften kredietkaart

Je kan in onFact de afschriften van je kredietkaart opladen. Op basis daarvan wordt een digitale rekening gegenereerd van alle transacties via kredietkaart.

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven in het overzicht van je kredietkaarttransacties kan je:

• De aanwezige transacties éénmalig exporteren naar een CODA-bestand

• Automatisch aangemaakte CODA-bestanden consulteren via 'CODA-bestanden'

Per opgeladen kredietkaart-uittreksel wordt automatisch een CODA-document gegenereerd. Dit kan je consulteren via 'CODA-bestanden'. Bij het bestand wordt ook een IBAN-nummer vermeld. Dit nummer is een virtueel gegenereerd IBAN-nummer, om betalingen gegroepeerd door te kunnen geven aan boekhoudsoftware (zie verder).

CODA-bestand van rekeningen

Je kan in onFact live banktransacties binnen halen via partner Ponto. De transacties die op die rekening in onFact verschijnen, kunnen ook als CODA-bestand geëxporteerd worden.

Via de blauwe knop 'Acties' rechtsboven in het overzicht van de Ponto-rekening kan je:

• De aanwezige transacties éénmalig exporteren naar een CODA-bestand

• Automatisch aangemaakte CODA-bestanden consulteren via 'CODA-bestanden'

onFact zal automatisch CODA-bestanden klaarmaken, die je vindt onder 'CODA-bestanden'. Zo'n bestand wordt aangemaakt 1) op dagelijkse basis 2) op voorwaarde dat er die dag nieuwe transacties in onFact ingeladen werden.

Op het aanmaken van de CODA-bestanden op basis van de Ponto-koppeling zit een vertraging van 72 uur.

CODA-bestanden doorsturen naar boekhoudsoftware

Vanuit onFact kan je met heel wat boekhoudpakketten een koppeling maken. Dit laat toe om o.a. aan en verkoopdocumenten digitaal door te sturen naar boekhoudsoftware. Ook bovenstaande CODA-bestanden kunnen naar boekhoudsoftware worden doorgestuurd.

In de instellingenpagina van de gekozen boekhoudkoppeling in onFact kan je aangeven welke bestanden je wil doorsturen.

• Klik in de klantaccount op het e-mailadres rechtsboven

• Ga naar 'Apps en koppelingen'

• Bij 'Boekhouding' ga je naar de boekhoudkoppeling die geactiveerd werd

• Klik op de gele knop 'Configureren' bij de actieve boekhoudkoppeling

Onderaan de pagina bij 'Financiële dagboeken' zie je de rekeningen waarvoor CODA-bestanden kunnen worden doorgestuurd naar het boekhoudpakket. Verschuif de knop aan de rechterkant tot deze groen wordt om doorsturen te activeren.

Als jouw gekozen boekhoudkoppeling werkt via uitwisseling met e-mailadressen, kan je via de gele knop 'Bewerken' het e-mailadres invoeren waarnaar je de CODA-bestanden wil doorsturen ('E-mailadres inbox voor financiële documenten').

Automatisch doorsturen

Als in de klantaccount de optie 'Automatisch doorsturen' aan staat bij de boekhoudkoppeling, zullen toekomstige CODA-bestanden ook volgens de frequentie van het automatisch doorsturen worden verzonden. De bestanden zullen dus eenmaal daags, 's nachts, worden aangemaakt (in geval dat er nieuwe transacties zijn) en doorgestuurd naar de boekhoudsoftware.

IBAN-nummers

Als bij de vermelde bestanden een (i)-icoontje verschijnt bij het IBAN-nummer, dan gaat het voor deze bestanden over een virtueel gegenereerd IBAN-nummer. Dit nummer wordt toegekend aan deze 'transactiestroom' in onFact om deze betalingen gegroepeerd door te kunnen sturen naar de boekhoudsoftware.