Een afdeling of tweede bedrijf met zelfde btw-nummer toevoegen in onFact

Het is mogelijk om in onFact een bepaalde afdeling van je bedrijf toe te voegen met een eigen naam en eigen (contact)gegevens, zo lang beide over hetzelfde btw-nummer beschikken. 

Wil je alle gegevens tussen het hoofdbedrijf en de afdeling/tweede bedrijf gescheiden houden, kies dan voor een volwaardige tweede account die los staat van de eerste. 

Wat is wel/niet mogelijk binnen éénzelfde account?

Aanmaken tweede template met eigen opmaak (logo, kleuren, …) en vermelding van gegevens van de afdeling (naam, IBAN, e-mailadres, …).

Aanmaken van extra standaardteksten (bv. onderschrift factuur, tekst in e-mailbericht, …) met daarin de gegevens van de afdeling.
-> Je opgemaakte documenten (offertes, facturen, …) kunnen dus volledig aangepast worden aan je afdeling.

 E-mails blijven verzonden en ontvangen via het e-mailadres dat gelinkt is aan het hoofdbedrijf, dit geldt ook voor bv. ingestelde automatische herinneringen die vanuit de afdeling zouden komen.

Cijfers m.b.t. omzet, verkopen, winst, … worden niet gescheiden weergegeven. Ook klanten en producten kunnen niet gekoppeld worden aan een bepaalde afdeling. Alle data over de bedrijfsvoering zullen dus bestaan uit data hoofdbedrijf + data afdeling, zonder onderscheid.

Gebruikers kunnen niet worden toegevoegd op het niveau van een eventuele afdeling. Een gebruiker je toegang geeft tot de facturen, heeft dus toegang tot de facturen van het hoofdbedrijf en deze van de eventuele afdeling. 
-> Je bedrijfsvoering blijft zich afspelen op niveau van het hoofdbedrijf incl. afdeling(en).
Ben je niet zeker welke keuze (afdeling/tweede account) voor jou best past, neem dan contact op met support@onfact.be.  

Een tweede template activeren

Je gaat rechtsboven naar je e-mailadres: daar kies je 'Instellingen bedrijf'. Ga dan naar 'Uiterlijk documenten'.
Om een extra template te activeren en deze van daaruit te bewerken:
  • Ga onderaan bij 'Beschikbare templates' naar de template van je keuze
  • Klik op 'Interne code bewerken'
  • Geef een nieuwe naam aan je template (bv. naam afdeling)
  • Klik op Opslaan
  • Nu kom je in het overzicht van interne code terecht: ofwel pas je rechtstreeks daar gegevens aan, ofwel klik je op de blauwe knop rechtsboven 'Terug'
  • Je extra template komt nu bovenaan bij 'Geactiveerde templates'; daar kan je de gele knop 'Template personaliseren' kiezen om je logo, kleuren, edm aan te passen.
Let op: het instellen van een andere bedrijfsnaam, ander e-mailadres, ... op die template kan enkel via de code. Contacteer support@onfact.be als je hier zelf niet mee aan de slag kan; wij voeren de gewenste gegevens dan voor je in.

Extra onderschriften aanmaken

Om je teksten voor de afdeling aan te passen (bv. wat er onderaan op je facturen verschijnt) kan je je standaardteksten wijzigen.
Je gaat rechtsboven naar je e-mailadres: daar kies je 'Instellingen bedrijf'. Ga dan naar 'Standaardwaarden'.
Scroll naar 'Onderschriften', kies daar 'Bewerken' naast bv. Facturen. Hier kan je een extra onderschrift gaan toevoegen, met referentie naar de afdeling (bv. vermelding naam, eventueel eigen IBAN, …).

Extra e-mailberichten aanmaken

Om je teksten voor de afdeling aan te passen (bv. wat er in de body van je e-mails verschijnt) kan je je standaard e-mailberichten wijzigen.
Je gaat rechtsboven naar je e-mailadres: daar kies je 'Instellingen bedrijf'. Ga dan naar ‘E-mailinstellingen’.
Scroll naar 'Standaard e-mailberichten', kies daar 'Bewerken' naast bv. Facturen. Hier kan je een extra standaard e-mailbericht gaan toevoegen, met referentie naar de afdeling (bv. vermelding naam, eventueel eigen IBAN, …).

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons