Aankoopfacturen verwerken in onFact

In onFact zijn er verschillende mogelijkheden om uw aankoopfacturen te verwerken. De verwerking zelf hangt af van het formaat waarin u uw aankoopfactuur aan onFact toevoegt.

Aankoopfacturen toevoegen aan onFact

Via e-mail verzenden naar uw onFact-omgeving

Het doorsturen van e-mails naar uw onFact account is zeer eenvoudig. U forwardt de e-mail met uw factuur net zoals u alle andere e-mails doorstuurt. Het e-mailadres waarnaar u de factuur moet doorsturen, vindt u door in onFact rechtsboven op het enveloppe-icoontje te klikken.

Eenmaal de e-mail aangekomen is, kan u de inbox ook openen via het enveloppe-icoontje rechtsboven en de e-mail raadplegen. Het ontvangen van de e-mail kan enkele minuten duren.

Manueel uploaden / uploaden via smartphone

Ontvangt u de factuur op een andere manier, dan kan u deze ook manueel gaan uploaden. 

1. Ga daarvoor links in het onFact-menu naar 'Aankoopfacturen'. 

2. Klik rechtsboven op de groene knop 'Aankoop toevoegen'. 

In dit scherm gaat u de factuur uploaden. Doet u dit via smartphone, dan krijgt u ook de mogelijkheid om up te loaden 'via camera'; u kan dan een foto nemen van de aankoopfactuur en deze foto uploaden. 

Aankoopfacturen verwerken

Nadat u de factuur hebt opgeladen, zal u deze moeten verwerken in onFact. Dit gebeurt, afhankelijk van uw uploadwijze, automatisch. 

Uw aankoopfactuur werd opgeladen als PDF-bestand of foto

Als u een PDF-bestand van goede kwaliteit hebt geüpload, zal onFact automatisch enkele gegevens uit de factuur overnemen. Dit kunnen o.a. de gegevens van de leverancier zijn, op basis van diens BTW-nummer; de gestructureerde mededeling op de factuur, ... De mogelijkheden bij inlezen van een PDF-bestand zijn echter beperkter dan die bij een echte e-factuur (zie verder).

Is onFact niet in staat uw document in te lezen, dan voert u hier 

  • de gestructureerde mededeling in (indien aanwezig);
  • de leveranciersgegevens, incl. IBAN en BIC nummer (noodzakelijk voor betaling vanuit onFact);
  • de goederen, in functie van bv. uw stockbeheer - of minstens een totaalprijs van de factuur op uw eerste lijn.

Uw aankoopfactuur werd opgeladen als xml/UBL-bestand (e-factuur)

Als u van uw leverancier een factuur ontvangt in xml/UBL-formaat, dan zal onFact deze factuur volledig kunnen inlezen. UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het vervat de documentgegevens in een xml-bestand, dat door een computer snel kan verwerkt worden. Een programma als onFact, of het boekhoudprogramma van uw boekhouder, kan het bestand snel lezen en de informatie (uit bv. uw factuur) vlot verwerken. 

Als u dergelijk bestand uploadt als aankoopfactuur in onFact hoeft u geen verdere aanvullingen te maken; alle noodzakelijke gegevens voor verwerking én betaling van uw factuur staan in het systeem. U hoeft enkel nog op de groene knop 'Aanvaarden' te klikken: met deze knop maakt u onmiddellijk een aankoopfactuur aan in de module 'Aankopen' en slaat u de manuele invoerstap over. Via de knop 'Aanvaarden en volgende' gaat u onmiddellijk na het aanmaken naar de volgende onverwerkte e-mail. Zo kunt u door slechts één keer te klikken, factuur na factuur verwerken in onFact.

-> Vraag dus steeds aan uw leverancier om zijn facturen als e-factuur te bezorgen! Dit is vaak een kleine moeite voor uw leverancier, maar betekent meer efficiëntie en tijdswinst voor u.

Aankoopfacturen betalen

Heeft u de nodige gegevens m.b.t. uw aankoopfactuur ingevoerd, dan kan u overgaan tot betaling vanuit onFact. Op basis van het IBAN- en BIC-nummer van uw leverancier zal er een QR-code gegenereerd worden. Deze kan u bv. via uw mobiele banking app scannen, om op die manier meteen te betalen. 

Opgelet: op dit moment ondersteunen enkel de apps van KBC en Belfius deze directe betaalmogelijkheid. In geval van andere banken, zal u de betaalgegevens in uw banking-app moeten invoeren.

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons