Facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL

Met onFact kunt u naast facturen verzenden via e-mail, ook facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL. PEPPOL is een netwerk opgezet door de Europese Unie voor de uitwisseling van elektronische facturen. PEPPOL is te vergelijken met e-mail: elk bedrijf heeft een PEPPOL-adres waarnaar facturen kunnen verzonden worden die terecht komen in een inbox van een bedrijf. Facturen uitwisselen via dit kanaal heeft twee belangrijke voordelen voor beide partijen: facturen kunnen automatisch verwerkt worden en er is een sluitende ontvangstbevestiging waardoor er geen discussie meer mogelijk is of een factuur nu al dan niet afgeleverd is. 

Facturen ontvangen: inbox activeren

Om facturen te ontvangen via PEPPOL moet u eerst een inbox activeren en een PEPPOL-adres aanmaken. Uw PEPPOL-adressen worden gegenereerd op basis van uw ondernemingsnummer en btw-nummer. Op die manier kunnen uw leveranciers ook makkelijk detecteren of u actief bent op het PEPPOL-netwerk. onFact regelt deze activatie zeer eenvoudig voor u:

  1. Open uw onFact account
  2. Ga via het menu rechtsboven naar "Apps en koppelingen"
  3. Klik naast de app "Elektronische facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL" op "Activeren". 
  4. Klik op "instellingen" naast de app
  5. Klik op de knop "Registreer mijn bedrijf op het PEPPOL-netwerk"
  6. onFact maakt 2 adressen aan: één op basis van uw ondernemingsnummer en één op basis van uw btw-nummer. Uw leveranciers kunnen één van beide gebruiken om de factuur te verzenden.
  7. Wanneer u een factuur ontvangt via het PEPPOL-netwerk komt deze in uw inbox. Uw inbox opent u door op het enveloppe-icoontje te klikken rechtsboven in onFact. De ontvangen factuur wordt ook steeds, zowel als elektronische factuur als in PDF, verzonden naar uw e-mailadres. 

Facturen verzenden

  1. Maak een nieuwe factuur op de normale manier of open een bestaande factuur
  2. Boven de tijdlijn staat een extra kader. Hierin krijgt u de melding of uw klant al dan niet geregistreerd is op het PEPPOL netwerk. Wanneer we de klant gedetecteerd hebben, zal hier ook een knop komen te staan om de factuur via PEPPOL te verzenden. Het is niet nodig om een begeleidende tekst toe te voegen zoals bij een e-mail. 
  3. Wanneer de klant de factuur ontvangen heeft, komt in de tijdlijn de bevestiging dat de factuur is afgeleverd via het PEPPOL netwerk. 

Facturatie aan de overheid

Wanneer u facturen via PEPPOL moet verzenden aan de overheid, werkt dit op exact dezelfde manier. Echter vragen overheidsinstanties om een orderreferentie toe te voegen. Dit kan door bij de factuur naar het tabblad "Peppol instellingen" te gaan. Hier kunt u enkele specifieke waarden bewerken waaronder de orderreferentie.

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons