Importeer klanten, leveranciers en producten

In onFact is het mogelijk om klanten, leveranciers en producten te importeren vanuit '.csv' bestanden. Vrijwel alle softwarepakketten kunnen exporteren naar dit formaat en alle Excel bestanden kunnen ook, via de functie "opslaan als", geconverteerd worden naar .csv formaat. Heb je bestanden in een ander formaat? Neem dan contact op en dan bekijken we de mogelijkheden om andere formaten om te zetten naar .csv formaat. 

Importconfiguratie aanmaken

Een .csv bestand is een tabel met in elke rij een klant, leverancier of product. Elke kolom van de tabel stelt een eigenschap van de klant, leverancier of product voor zoals naam, prijs, ... Omdat de volgorde van de eigenschappen in de tabel varieert per .csv bestand, moet er eerst een configuratie aangemaakt worden waarin gedefinieerd wordt welke kolom in welk onFactveld terecht moet komen. Hiervoor kan je volgende stappen volgen:

  1. Open je onFact account.
  2. Ga via het menu rechtsboven naar 'Instellingen bedrijf'.
  3. Ga naar het tabblad 'Gegevens importeren'.
  4. Klik rechtsboven op de groene knop 'Importconfiguratie aanmaken'.
  5. Selecteer bij 'Brondata' of je bestand klanten, leveranciers of producten bevat.
  6. Geef de importconfiguratie een naam naar keuze. Als je producten importeert en het productbestand bevat geen groepsnaam, wordt deze naam gebruikt om de producten te groeperen.
  7. Upload je .csv bestand als voorbeeldbestand. Ons systeem gaat dit bestand analyseren en de beschikbare kolommen detecteren.
  8. Na het uploaden kan je per onFactveld een kolom uit het bestand selecteren.
  9. Wanneer je klaar bent om alle velden toe te wijzen, maak je de importconfiguratie aan. Op dit moment worden nog geen klanten, leveranciers of producten geïmporteerd.
  10. Na het aanmaken van de configuratie, zie je de configuratie in de tabel staan. Gebruik hier de groene knop 'Importeren' om het bestand op te laden en opnieuw te importeren.
Ervaar je problemen met het importeren van uw bestand? Neem dan gerust  contact op via e-mail met in bijlage je importbestand. Dan brengen wij dit voor je in orde.
Uniek extern ID

Tijdens het aanmaken van een configuratie kan je ook een veld 'Uniek extern ID' selecteren. Als je importbestand bijvoorbeeld een unieke code per product bevat, kijkt het systeem na of het product reeds bestaat in onFact. 

  • Wanneer dit product reeds bestaat, worden de eigenschappen geüpdatet en niet geheel overschreven. 
  • Wanneer het product nog niet bestaat, wordt het als nieuw toegevoegd. 

Deze functie kan je bijvoorbeeld gebruiken om prijswijzigingen van leveranciers eenvoudig door te voeren in onFact. Vergeet bij import dan zeker niet om de kolom 'Uniek extern ID' uit je importdocument te linken aan de kolom 'Uniek extern ID' in onFact.

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons