Importeer klanten, leveranciers en producten

In onFact is het mogelijk om klanten, leveranciers en producten te importeren vanuit ".csv" bestanden. Vrijwel alle softwarepakketten kunnen exporteren naar dit formaat en  alle Excel bestanden kunnen ook, via de functie "opslaan als", geconverteerd worden naar .csv formaat. Heeft u bestanden in een ander formaat? Neem dan contact op en dan bekijken we de mogelijkheden om andere formaten om te zetten naar .csv formaat. 

Importconfiguratie aanmaken

Een .csv bestand is een tabel met in elke rij een klant, leverancier of product. Elke kolom van de tabel stelt een eigenschap van de klant, leverancier of product voor zoals naam, prijs, ... Omdat de volgorde van de eigenschappen in de tabel varieert per .csv bestand, moet er eerst een configuratie aangemaakt worden waarin gedefinieerd wordt welke kolom in welk onFact veld moet komen. Hiervoor kan je volgende stappen volgen:

  1. Open uw onFact account
  2. Ga via het menu rechtsboven naar "Instellingen bedrijf". 
  3. Ga naar het tabblad "Gegevens importeren".
  4. Klik rechtsboven op de groene knop "Importconfiguratie aanmaken"
  5. Selecteer bij "Brondata" of uw bestand klanten, leveranciers of producten bevat.
  6. Geef de importconfiguratie een naam naar keuze. Wanneer u producten importeert en het productbestand bevat geen groepsnaam, wordt deze naam gebruikt om de producten te groeperen.
  7. Upload uw .csv bestand als voorbeeldbestand. Ons systeem gaat dit bestand analyseren en de beschikbare kolommen detecteren.
  8. Na het uploaden kunt u per onFact veld, een kolom uit het bestand selecteren.
  9. Wanneer u klaar bent om alle velden toe te wijzen, maakt u de importconfiguratie aan. Er worden nog geen klanten, leveranciers of producten geïmporteerd op dit moment.
  10. Na het aanmaken van de configuratie, ziet u de configuratie in de tabel staan. Gebruik hier de knop "importeren" om het bestand up te loaden en opnieuw te importeren.
Heeft u problemen met het importeren van uw bestand? Neem dan gerust  contact op via e-mail met in bijlage uw importbestand. Dan brengen wij dit voor u in orde.
Uniek extern ID

Tijdens het aanmaken van een configuratie kunt u ook een veld "uniek extern id" selecteren. Wanneer uw importbestand bijvoorbeeld een unieke code per product bevat, kijkt het systeem of het product reeds bestaat in onFact. Wanneer dit product reeds bestaat, worden de eigenschappen geüpdatet. Wanneer het product nog niet bestaat, wordt het nieuw toegevoegd. Deze functie kunt u bijvoorbeeld gebruiken om prijswijzigingen van leveranciers eenvoudig toe te passen.

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons