Algemene voorwaarden toevoegen

Er zijn drie methodes om algemene voorwaarden toe te voegen:

  1. Als eerste of laatste pagina in de PDF van een document
  2. Als aparte extra bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document
  3. Als extra tekst onderaan een document, geschikt voor zeer korte voorwaarden

1. Algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina in de PDF van een document

Om de algemene voorwaarden als eerste of laatste pagina toe te voegen bij bepaalde documenten volgt u volgende stappen:

  1. Ga naar uw onFact account en log in
  2. Ga via het menu rechtsboven naar "Instellingen bedrijf"
  3. Ga naar het tabblad "Bijlagen"
  4. Klik onderaan naast "Bestanden die bij elke e-mail met 1 klik ingevoegd kunnen worden." op de groene knop "Bijlage uploaden"
  5. Selecteer een PDF bestand met uw algemene voorwaarden. Enkel PDF bestanden kunnen voor of achter een document gevoegd worden. Indien u bijvoorbeeld een Word bestand heeft, kunt u dit eenvoudig via Word opslaan als een PDF.
  6. Na het uploaden verschijnt er een gele knop "instellingen" naast het geĆ¼pload bestand. Klik hierop.
  7. Vink de functie "Standaard in e-mail" uit. 
  8. Selecteer bij de gewenste documenten, zoals bijvoorbeeld bij offertes en facturen, de optie "voor/na document invoegen". 

De algemene voorwaarden zullen nu voor of na elk document ingevoegd worden.

2. Algemene voorwaarden als aparte bijlage in een e-mail tijdens het verzenden van een document

Om de algemene voorwaarden als extra bijlage toe te voegen in een e-mail volgt u volgende

  1. Ga naar uw onFact account en log in
  2. Ga via het menu rechtsboven naar "Instellingen bedrijf"
  3. Ga naar het tabblad "Bijlagen"
  4. Klik onderaan naast "Bestanden die bij elke e-mail met 1 klik ingevoegd kunnen worden." op de groene knop "Bijlage uploaden"
  5. Het is aangeraden om de algemene voorwaarden als PDF toe te voegen omdat dit op de meeste computers geopend kan worden. Indien u bijvoorbeeld een Word bestand heeft, kunt u dit eenvoudig via Word opslaan als een PDF.

Wanneer u nu een document via e-mail in onFact doorstuurt, zal deze bijlage te zien zijn in de kader "bijlagen" tijdens het verzenden en standaard aangevinkt staan om mee te verzenden.

3. Algemene voorwaarden als extra tekst onderaan een document

U kunt ook voorwaarden toevoegen onderaan een document. Dit is echter enkel geschikt voor korte voorwaarden aangezien de voorwaarden anders steeds gesplitst worden op meerdere pagina's. 

  1. Ga naar uw onFact account en log in
  2. Ga via het menu rechtsboven naar "Instellingen bedrijf"
  3. Ga naar het tabblad "Standaardwaarden documenten"
  4. Klik onderaan op "bewerken" naast het gewenste documenttype, bijvoorbeeld naast "Facturen". 
  5. Klik op het bewerk icoontje naast de standaardtekst.
  6. Voeg een extra paragraaf toe achter de voorbeeldtekst en plaats hier uw algemene voorwaarden.

Wanneer u nu een document aanmaakt, zal deze tekst standaard voorgesteld worden als onderschrift. Deze tekst kan nog steeds aangepast worden naar wens tijdens het aanmaken van een document. 

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons