Back-up en synchronisatie met uw server via SFTP

Wil je een extra back-up hebben van je bestanden, naast de standaard automatische back-ups van onFact? Of zoek je een eenvoudige manier om PDF- en UBL-bestanden op te halen voor verdere verwerking? Dan kan dit via de back-up en synchronisatiefunctie van onFact via SFTP.

SFTP?

SFTP is een afkorting van Secure File Transfer Protocol. Via SFTP kan je twee computers met elkaar verbinden, om vervolgens bestanden uit te kunnen wisselen. Via SFTP koppel je onFact met je eigen server.

Binnen de 24u synchroniseren we zo nieuwe of aangepaste documenten, en voegen we de PDF- en UBL-versies ervan toe op je eigen server, ingedeeld in handige mappen zodat je ze snel kan terugvinden. 

TIP: deze functie is ook beschikbaar voor boekhouders zodat zij eenvoudig bestanden van hun klanten kunnen ophalen voor verdere verwerking.

Back-up en synchronisatie starten

  1. Ga in je onFact-account via het menu rechtsboven naar 'Apps en koppelingen'.
  2. Klik op 'Activeren' bij de app 'Synchronisatie en back-up via SFTP met uw eigen server'.
  3. Klik op 'Instellingen' naast de app.
  4. Voeg een nieuw SFTP-account toe. Het is mogelijk om je documenten tegelijkertijd te synchroniseren met verschillende servers.
  5. Geef de account een naam en vul de gegevens van de SFTP-account in. Dit zijn 
    1. de locatie (host) van deze server;
    2. de poort (meestal 22);
    3. de gebruikersnaam; 
    4. en het wachtwoord.
  6. Kies ook de structuur waarin de bestanden ingedeeld moeten worden. Dit kan per jaar, kwartaal en maand. Best kies je voor dezelfde termijn als je periodieke btw-aangiftes.
  7. Wanneer we een connectie gemaakt hebben met je server kan je navigeren naar de juiste map waarin je wil dat onFact de bestanden plaatst. In de geselecteerde map maakt onFact een mapje aan met jouw bedrijfsnaam en plaatst hierin per kalenderjaar de documenten. 

OPGELET: Als je hiervoor de hosting van je website gebruikt, let dan op dat je geen doelmap kiest die publiek toegankelijk is, om te vermijden dat al je onFact-bestanden voor iedereen zichtbaar zijn.

SFTP voor boekhouderaccounts

De SFTP-connectie kan op dezelfde manier als gewone accounts opgezet worden. Echter worden de documenten van alle bedrijven waartoe je supporttoegang hebt gesynchroniseerd, elk in hun aparte map.

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons