Hoe werkt het stockbeheer?

onFact heeft een extra module "stockbeheer" beschikbaar waarmee u de stock van uw producten eenvoudig kan opvolgen. De module kan op verschillende manieren ingesteld en gebruikt worden. Onderstaand vindt u alle informatie om de module correct te gebruiken:

1. De app activeren

Wil u stockbeheer activeren in uw account? Ga dan via het menu rechtsboven naar "Apps en koppelingen" en klik in de lijst van "Apps" bij "Stockbeheer" op de groene knop activeren zodat de knop ernaast rood wordt. Deze app voegt stock informatie toe aan productoverzichten en productfiches maar voegt geen extra menuknop toe in het linkermenu zoals vele andere apps.

2. Stockbeheer 

In stockbeheer zijn er 2 acties die worden uitgevoerd op de stock van elk product: het vermeerderen van de stock en verminderen van de stock. In onFact gebeurt dit op basis van documenten. We geven een overzicht:

2.1 Stock vermeerderen

Om de stock te vermeerderen, omdat er bijvoorbeeld nieuwe producten aankomen in uw magazijn, zijn er 2 situaties:

  1. De module aankoopfacturen staat uit: indien de module aankoopfacturen niet gebruikt wordt, kunt u naar een productfiche gaan waarvan u de stock wil vermeerderen en klikt u in de kader voor stockbeheer op "aankoop toevoegen" en vult u gewoon het aantal in.
  2. De module aankoopfacturen staat aan: in dit geval wordt de stockbeheer berekend op de aankoopfacturen van de producten die u hebt aangekocht. Wanneer u een lijn met aantal toevoegt aan een factuur en dit koppelt aan een productfiche, wordt de stock vermeerderd met het aantal in deze lijn. Wil u toch buiten de aankoopfacturen functie werken? Dan kunt u gebruik maken van de functie "correcties" (zie verder)

2.2 Stock verminderen

Om de stock te verminderen, omdat u bijvoorbeeld producten verkocht heeft, zijn er drie mogelijkheden. Er moet vooraf voor 1 van de 3 mogelijkheden gekozen worden en de stockberekening zal steeds op basis van deze keuze gedaan worden. Deze keuze kan ingesteld worden door via het menu rechtsboven naar "Apps en koppelingen" te gaan en op de knop "Instellingen" te klikken naast de app "Stockbeheer".

  1. Op basis van leveringsbonnen: maakt u in onFact ook gebruik van de module leveringsbonnen? Dan is dit wellicht de meest correcte methode. Bij het opmaken van leveringsbonnen vertrekken in principe de producten uit uw magazijn en zijn ze niet meer te vinden in de stock. onFact gaat dus alle producten die opgenomen zijn in leveringsbonnen verminderen in de stock van de producten.
  2. Op basis van facturen en kassatickets: maakt u naast facturen in onFact ook kassatickets aan om producten te verkopen? Dan is de meest correcte methode om zowel voor kassaverkopen als facturen de stock in mindering te brengen. Maar opgelet: maakt u op het einde van de maand bijvoorbeeld een verzamelfactuur aan voor alle kassatickets waarin ook de individuele productlijnen van de kassatickets zijn opgenomen? Dan wordt de stock twee keer in vermindering gebracht en gebruikt u best de derde methode.
  3. Op basis van facturen: maakt u geen gebruik van leveringsbonnen of kassatickets? Dan kunt u de stockbeheer gewoon laten bereken op basis van de producten die opgenomen zijn op facturen. 

2.3 Correcties aanbrengen

Een product stuk? Een product gratis gekregen of weggegeven? In deze situaties kunt u eenvoudig een correctie aanbrengen aan de stock van een product. Hiervoor gaat u naar de productfiche en klikt u in de kader van het stockbeheer op correctie toevoegen. U kan hier zowel positieve getallen om de stock te vermeerderen, als negatieve getallen om de stock te verminderen invoeren;

3. Virtuele stock

Maakt u gebruik van de module "Bestelbonnen" (aan klanten), dan wordt er ook een virtuele stock getoond. Bestelbonnen zijn bestellingen van klanten die nog niet verwerkt zijn, maar waarvoor er wel producten gereserveerd moeten worden. Wanneer u bijvoorbeeld 10 fietsen in stock heeft, en er 9 op bestelbonnen staan, weet u dat u er wellicht extra zal moeten bestellen bij uw leverancier.

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons