Facturen verzenden via AdValvas(PEPPOL) aan de Vlaamse overheid (project e-invoicing)

Sinds 1 januari 2017 is er een nieuwe wet van kracht waardoor leveranciers van de Vlaamse overheid verplicht zijn om te voldoen aan de voorwaarden van het  project e-invoicing. Dit houdt in dat er geen papieren of zelfs geen PDF facturen mogen verzonden worden naar de overheid maar speciale XML-facturen. Deze XML-facturen zijn makkelijker verwerkbaar door computers en hierdoor kan de overheid besparen op manuele boekingen van facturen.

De facturen mogen ook niet meer via post of e-mail aangeleverd worden maar moeten verzonden worden via het Europese "PEPPOL" netwerk. Ook dit bevordert de automatische verwerking van de documenten bij de overheid. 

In onFact is het mogelijk om de koppeling met "AdValvas Europe" te activeren. Eenmaal deze koppeling actief is kunt u zeer eenvoudig uw facturen met een druk op de knop verzenden naar de Vlaamse overheid. Met alle technische aspecten die we zopas opgesomd hebben hoeft u geen rekening te houden. In onderstaand filmpje ziet u de eenmalige configuratie van de koppeling en hoe eenvoudig het is om een factuur te verzenden:

Tutorial: de koppeling activeren en gebruiken

Stap 1: Abonnement afsluiten met AdValvas Europe

Om de koppeling te gebruiken met het AdValvas netwerk moet u eerst een abonnement afsluiten bij Advalvas. Bij de activatie van uw abonnement ontvangt u enkele authenticatiegegevens. Deze gegevens hebt u nodig om in te voeren in onFact om een koppeling op te zetten tussen beide netwerken. Het bestelformulier vindt u via onderstaande link:

Klik hier om het bestelformulier van AdValvas te downloaden

Stap 2: Activeer de koppeling in onFact

Activeer de AdValvas koppeling door:

  1. In te loggen in uw onFact account
  2. Via het menu rechtsboven naar "Apps en koppelingen" te gaan
  3. Naast de koppeling "Facturen verzenden via AdValvas (PEPPOL)" klikt u op de knop "Activeren".
  4. Een gele knop "Instellingen" is nu verschenen op de lijn van de koppeling. Klik hierop.
  5. U heeft nu vier velden dat u kan invoeren. Deze vier velden komen overeen met de authenticatiegegevens dat u ontvangen hebt van AdValvas Europe. (SenderName, Token, SenderId en SecretKey). Voer deze velden in. onFact controleert na bevestiging of de koppeling gelukt is.
  6. U krijgt een melding te zien dat de koppeling gelukt is.

Stap 3: De koppeling gebruiken

Adressering

Net zoals u bij verzending via e-mail een e-mailadres moet invullen voor de klant, moet u bij verzending via AdValvas(PEPPOL) het PEPPOL adres ingeven van de klant. Vraag dit adres zeker na bij de klant. Voor Belgische bedrijven is dit in de meeste gevallen de code " 9956:" gevolgd door het ondernemingsnummer van het bedrijf (of het BTW nummer zonder "BE"). Een voorbeeld: het PEPPOL adres van onFact met BTW-nummer BE0837.455.735 is "9956:0837455735". Net zoals bij het e-mailadres kunt u het PEPPOL adres bewaren in het klantenprofiel of ingeven tijdens het verzenden. 

Facturen en creditnota's verzenden

De koppeling is nu opgezet en u kan nu uw eerste factuur of creditnota verzenden over het PEPPOL netwerk. U maakt een factuur aan zoals u dit altijd al gedaan heeft, maar na het aanmaken ziet u nu naast de knop "Verzenden via e-mail", de knop "Verzenden via AdValvas" staan.

Aan de linkerzijde vindt u ook het menu "Peppol instellingen". Hier kunt u enkele extra gegevens meegeven aan de factuur zoals de orderreferentie. Deze wordt vaak gevraagd door de Vlaamse Overheid. 

Heeft u nog vragen over deze koppeling? Aarzel dan niet om ons te contacteren via  support@onfact.be

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons