Hoe kan ik de structuur van de nummering bewerken?

onFact gaat uw documenten automatisch nummeren volgens een bepaalde structuur. De standaard structuur is 1 of 2 herkenningsletters voor het type document, bijvoorbeeld "F", gevolgd door het jaartal in 2 cijfers "16" met daarachter het volgnummer in 4 digits "0012". Samen wordt dit bijvoorbeeld: "F160012". Het is mogelijk om deze structuur te veranderen om bijvoorbeeld "FACT 2016-001" als structuur te gebruiken. Om deze structuur te veranderen volgt u volgende stappen in uw onFact account:

  1. Klik rechtsboven op uw e-mailadres.
  2. Ga naar "Bedrijfsinstellingen"
  3. Ga naar het tabblad "Opmaak nummering"
  4. Klik rechtsboven op de knop "Nummeringsstructuur bewerken"
  5. Selecteer nu per document de gewenste structuur

Een aangepaste structuur gebruiken

onFact stelt enkele structuren ter beschikking, maar wanneer de gewenste structuur niet beschikbaar is kunt u deze zelf maken. Omdat u natuurlijk wil dat de nummering van de documenten automatisch gaat, kunt u niet gewoon een voorbeeldnummer ingeven maar moet dit aan de hand van een code ingegeven worden. De code bestaat uit een opeenvolging van elementen die maten de nummeringsstructuur gaan bepalen. Volgende codes zijn beschikbaar:

  • (1), (2), (3), (4), ... : onFact gaat deze term in de nummeringsstructuur automatisch vervangen door het eigenlijke volgnummer van het document. Het cijfer tussen de haakjes bepaalt de lengte van dit volgnummer. Zo zal het cijfer 12 bij de term "(2)" vervangen worden door "012". Wanneer het volgnummer langer is dan het cijfer tussen de haken wordt het volgnummer natuurlijk niet ingekort. Het volgnummer "1305" zal "1305" blijven voor de term "(3)".
  • %Y - Jaartal in vier cijfers, bijvoorbeeld: 2016 
  • %y - Jaartal in twee cijfers, bijvoorbeeld: 16 
  • %m - Maand in twee cijders, bijvoorbeeld: 05 
  • %BY - De twee jaartallen van een aangepast boekjaar, elk in vier cijfers: 20152016 
  • %by - De twee jaartallen van een aangepast boekjaar, elk in twee cijfers: 1516 
  • Alle overige letters, cijfers en speciale tekens blijven vast staan. Zo kunt u bijvoorbeeld het woord "FACTUUR" voor elk nummer plaatsen of de afkorting "FACT" of gewoonweg "F"

Nummering bij aangepaste boekjaren

Wanneer u gebruik maakt van een aangepast boekjaar en niet op 1 januari uw nummering wil resetten, moet u opletten bij het kiezen van een nummeringsstructuur. Bekijk volgend voorbeeld wanneer u een nummering gebruikt met enkel het huidige jaartal:

  1. U maakt een factuur aan op 30 januari 2016 en geeft deze de nummer F160015
  2. Op 1 juni sluit u uw jaar af en u begint terug te nummeren vanaf 1.
  3. Op 15 december maakt u de 15de factuur aan in dit boekjaar. Deze krijgt ook nummer F160015

Om te voorkomen dat 2 facturen hetzelfde nummer krijgen moet u dus gebruik maken van de tags die de twee boekjaren vermelden. In bovenstaand voorbeeld zouden de twee facturen respectievelijk de nummers F15160015 krijgen en F16170015

Nog steeds hulp nodig? Contacteer ons Contacteer ons